企業(yè)科研經(jīng)費管控過程中存在的主要問題及對策建議

梁匯銘

（華東建筑設(shè)計研究院有限公司，上海 200041）

一、企業(yè)科研經(jīng)費管理的現(xiàn)存問題

（一）管理制度不夠完善

企業(yè)進行科研項目經(jīng)費管控必然要有完善的規(guī)章制度來約束各崗位人員日常工作行為，實現(xiàn)高效的經(jīng)費管控目標。但是，部分企業(yè)并未制定合理的、科學(xué)的經(jīng)費管理制度，以至于部分崗位人員在實際開展經(jīng)費相關(guān)工作時并沒有可參照的制度體系，也無法規(guī)范地進行經(jīng)費相關(guān)管控，極大地削弱了經(jīng)費有效利用率。例如，經(jīng)費管理中預(yù)算管理制度不完善，使得企業(yè)內(nèi)部很多人員并沒有認識到經(jīng)費預(yù)算實施的必要性，也沒有對經(jīng)費預(yù)算管理工作給予一定的支持配合，最終造成經(jīng)費管理混亂、使用隨意，有效率降低等缺陷[1]。對項目結(jié)余經(jīng)費的管控不嚴謹，財務(wù)人員在科研管理過程中僅僅是記錄、核對經(jīng)費的使用，并沒有參與到更多前期決策性的經(jīng)費管控中，以至于部分科研項目經(jīng)費無法順利進行結(jié)余。

（二）經(jīng)費核算難

企業(yè)科研經(jīng)費管理主要是針對專項經(jīng)費和自籌經(jīng)費的管理，各企業(yè)內(nèi)部科研經(jīng)費核算一般都是由財務(wù)部門人員負責(zé)，有的財務(wù)人員對科研經(jīng)費的來源并不清楚，對科研工作流程并不了解，在進行相關(guān)經(jīng)費核算時并不能規(guī)范地進行經(jīng)費分類、核算，也不能準確歸口科研項目，存在重復(fù)立項，共用卡號的現(xiàn)象，以至于得到的經(jīng)費核算結(jié)果準確度有著很大改進空間。企業(yè)科研經(jīng)費“核算難”具體表現(xiàn)在：間接費用核算不合理（部分經(jīng)費支出分類不準確，項目口徑不同執(zhí)行的核算標準不同）、科研項目經(jīng)費不結(jié)（即單純結(jié)清項目，并未對相關(guān)經(jīng)費進行結(jié)算）、經(jīng)費支出不嚴謹（不同研究領(lǐng)域涉及的經(jīng)費支出標準有所差異，但實際上企業(yè)對其支出標準的制定較模糊）、科研項目開展財務(wù)和業(yè)務(wù)人員缺乏溝通交流（增加了不必要的溝通成本，也會因部門信息不對稱產(chǎn)生經(jīng)費審批困擾）等方面。

（三）經(jīng)費管理流程混亂

通常而言，經(jīng)費管理流程的流程是項目資料信息調(diào)研、項目申報；再由相關(guān)崗位人員進行項目申請書編制上報領(lǐng)導(dǎo)層進行權(quán)威性審核，項目獲得審批后相應(yīng)經(jīng)費會在規(guī)定時間內(nèi)入賬，后續(xù)由企業(yè)財務(wù)人員負責(zé)經(jīng)費的詳細支出管控。但在企業(yè)實際運行中，經(jīng)費從申請到使用整個過程都是由項目負責(zé)人憑經(jīng)驗開展，并沒有嚴格遵循所謂的經(jīng)費管理流程。而且企業(yè)獲得科研經(jīng)費后財務(wù)人員并沒有一定的話語權(quán)，科研人員全權(quán)掌控項目經(jīng)費，科研人員認為經(jīng)費是他們準備材料申請而來，他們有絕對的管理權(quán)、使用權(quán)。所以，在實際使用過程中也不會經(jīng)過財務(wù)人員的審核批準，使財務(wù)人員對于經(jīng)費支出的合理性無法進行判斷，因此，會出現(xiàn)各種不規(guī)范的經(jīng)費使用，極大地降低了經(jīng)費有效利用率[2]。

（四）經(jīng)費使用要求多樣化

科研類企業(yè)有著自身獨有的特征，對專業(yè)度、技術(shù)水平、研發(fā)人員等都有著較高要求，而且內(nèi)部資金來源也較豐富，再加上科研項目類型的多樣化，使得科研經(jīng)費的使用、管理存在各種各樣問題及偏差。最開始科研項目分類有：863計劃、973計劃、國家重點實驗室、國家社科基金、海外科研項目經(jīng)費、地方科研經(jīng)費等多種類別。后來由于國家科技變革計劃的提出，為了簡化科研經(jīng)費管控，把部分科研項目進行了整理歸類。現(xiàn)階段各科研項目分類有：國家重點研發(fā)計劃、自然科學(xué)基金、人才專項、技術(shù)引導(dǎo)專項等。實際上即便有了相應(yīng)的科研項目整合標準，具體要完全落實項目分類整合也需要花費一段時間，在此期間難免會出現(xiàn)科研經(jīng)費使用不恰當?shù)那闆r，也容易出現(xiàn)整合和分散管理較混亂的情況，影響各科研項目經(jīng)費的規(guī)范使用。還有些科研項目的中標單位是高校，但是需要與其他企業(yè)共同合作完成項目研發(fā)，這就涉及企業(yè)部分科研經(jīng)費的使用。國家稅務(wù)機關(guān)要求企業(yè)對該部分經(jīng)費出具增值稅發(fā)票給高校，且要繳納相應(yīng)稅費，那么可用科研經(jīng)費也會相應(yīng)減少。

（五）經(jīng)費使用缺乏監(jiān)管

一些企業(yè)內(nèi)部涉及的部門、規(guī)章制度眾多，對科研經(jīng)費管控也制定了一系列科學(xué)、可行的制度體系，但是對科研經(jīng)費的監(jiān)管方面并沒有制定完善的操作規(guī)定。由于受外部環(huán)境影響較大，企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)費管理監(jiān)管機制也要不斷變動才能保障監(jiān)管效果最大化，多數(shù)企業(yè)制定了經(jīng)費管理監(jiān)管制度后并不會對其進行定期更新調(diào)整。企業(yè)內(nèi)部科研經(jīng)費部分環(huán)節(jié)缺乏有效監(jiān)管，就會給個別人員違規(guī)操作提供機會，從而出現(xiàn)隨意支出經(jīng)費的情況，造成科研經(jīng)費腐敗局勢[3]。

二、企業(yè)加強科研經(jīng)費管理的對策建議

（一）健全科研經(jīng)費預(yù)算管理制度體系

1.制定可行的經(jīng)費預(yù)算管理制度。在制定相應(yīng)制度前需要對企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建三層預(yù)算管理體系架構(gòu)，分別為決策層、管理層和執(zhí)行層，對應(yīng)的職能部門分別為預(yù)算管理委員會、財務(wù)部和預(yù)算辦公室、各職能部門。在完善的預(yù)算管理體系架構(gòu)下，各層級人員要嚴格遵循自身經(jīng)費預(yù)算管理職責(zé)，輔助經(jīng)費預(yù)算管理制度的制定及完善，并督促后續(xù)經(jīng)費預(yù)算相關(guān)工作的有序開展。

2.合理編制經(jīng)費管理內(nèi)容。對于項目經(jīng)費使用，相關(guān)人員要依據(jù)各科研項目特點合理進行預(yù)算內(nèi)容編制，并在后續(xù)持續(xù)關(guān)注項目研發(fā)進度，對于實際和預(yù)期有著很大差異的環(huán)節(jié)要進行適當經(jīng)費預(yù)算使用調(diào)整，保障經(jīng)費能夠得到合理應(yīng)用，最終經(jīng)費預(yù)算管理也能實現(xiàn)預(yù)期目標[4]。

（二）嚴格落實經(jīng)費核算管控

1.制定科學(xué)可行的科研經(jīng)費核算制度體系，提高財務(wù)部門在經(jīng)費管控中的地位。科研項目涉及的領(lǐng)域眾多，而且不同領(lǐng)域?qū)?jīng)費使用側(cè)重點、核算工作開展也都有著很大差異。為了保障項目經(jīng)費核算工作能夠有序開展，企業(yè)內(nèi)部要靈活制定經(jīng)費核算管理制度，并預(yù)留一定的改動空間，避免因突發(fā)狀況出現(xiàn)經(jīng)費核算缺乏相應(yīng)制度體系的情況。這就要求財務(wù)人員具備專業(yè)知識技能，熟練應(yīng)對各種突發(fā)狀況。

2.嚴格落實規(guī)范化的經(jīng)費核算流程，主要從支出和調(diào)整兩部分著手考慮。其中，經(jīng)費支出要依據(jù)經(jīng)費預(yù)算管理流程開展，為后續(xù)核算工作順利完成奠定基礎(chǔ)，該環(huán)節(jié)執(zhí)行過程中要格外注意支出費用的分類和核算科目劃分，確保核算內(nèi)容全面且不會重復(fù)冗余。

（三）完善科研項目資金結(jié)余制度

1.健全結(jié)余資金管控方式。我國目前針對科研項目經(jīng)費結(jié)余部分的處置并未設(shè)置相應(yīng)的制度體系、文件條例，所以，在實際處理結(jié)余經(jīng)費中會出現(xiàn)混亂，為此，各企業(yè)要在國家制度體系層面上健全結(jié)余資金的管控方式，便于處理各科研類項目結(jié)余資金。首先，企業(yè)相關(guān)人員要意識到科研經(jīng)費的特殊性，并不能把此類資金等同于普通融資資金，要意識到結(jié)余資金并不屬于企業(yè)自身財富。其次，制定健全的資金匯報工作流程，對剩余經(jīng)費原因進行詳細說明，匯總給上級領(lǐng)導(dǎo)層。如果出現(xiàn)大額剩余資金，則要對相關(guān)失職人員進行通報批評。

2.針對性質(zhì)特征不同的結(jié)余資金要選擇不同的處理方式，為此相關(guān)人員要對現(xiàn)有結(jié)余資金產(chǎn)生的原因進行詳細分析，才能進一步對癥下藥，采取相應(yīng)的結(jié)余資金處理方式。企業(yè)內(nèi)部可能存在的經(jīng)費結(jié)余類型有：預(yù)算不合理（預(yù)算編制隨意，盡可能獲得高額經(jīng)費，而忽略了實際項目支出金額）、核算不嚴謹（部分核算人員進行經(jīng)費核算時，忽略了各種期間費用的分攤，使得科研項目出現(xiàn)經(jīng)費虛減情況）、重復(fù)立項（同一項目通過多個渠道，由多個經(jīng)手人負責(zé)獲得多倍項目經(jīng)費）、節(jié)省（把部分需采購大型的、使用頻率較低的設(shè)施進行租賃使用，一段時候后結(jié)束租賃，極大地降低了經(jīng)費支出）。得知結(jié)余資金原因后，可對其進行適當處理，其中預(yù)算不合理造成的結(jié)余和核算不嚴謹產(chǎn)生的結(jié)余都要進行相應(yīng)回收，保障科研經(jīng)費的有效利用；而重復(fù)立項結(jié)余要對相關(guān)責(zé)任人進行處罰，并追究一系列審核批準簽字授權(quán)人員職責(zé)，輕則罰款、警告，重則降職、處分。

（四）建立健全科研經(jīng)費績效評估、信用評級制度

企業(yè)還要制定一套完善的科研經(jīng)費績效評估、信用評級制度，對科研成果轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟實力提供一定幫助。在績效評估制度建設(shè)時要考慮：首先，成本評估。對經(jīng)費管控過程中的目標成本支出、實際支出值進行對比，可采用定量定性結(jié)合的方式進行相關(guān)成本結(jié)果評估。其次，目標責(zé)任。有了詳細具體的科研目標，相關(guān)人員才能更好地發(fā)揮個人價值實現(xiàn)科研目標，履行自身崗位科研職責(zé)，也能夠促進科研經(jīng)費的高效利用和科研項目的成果有效轉(zhuǎn)變。最后，建立科研人員個人信用體系。科研項目開展前，相關(guān)科研人員的詳細個人信息都要有所考察，并把其學(xué)術(shù)成果、學(xué)術(shù)能力、道德水平等相關(guān)信息錄入人員管控系統(tǒng)，并持續(xù)進行優(yōu)化更新，為個人績效考核提供參照依據(jù)。有了完善的經(jīng)費績效評估制度，相關(guān)人員也能夠全面開展績效評估工作[5]。信用評級制度的建設(shè)主要是對結(jié)余資金去向進行判斷，結(jié)余資金可績效留在企業(yè)，也可直接上繳至上級單位，具體如何處置可通過信用評價來判斷。

（五）制定并完善科研經(jīng)費監(jiān)督管理制度

1.制定科研經(jīng)費監(jiān)督管理制度體系。為了保障企業(yè)科研經(jīng)費的正常使用，有管理制度還不夠，還要有全過程監(jiān)管制度，管理和監(jiān)管相互制約發(fā)揮各自作用，才能最大化地保障科研經(jīng)費高效應(yīng)用。企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員在制定經(jīng)費監(jiān)督管理制度時，需要對經(jīng)費來源、分配、預(yù)算、使用、結(jié)余核算等全部流程進行梳理，并制定完善的監(jiān)管制度，確保經(jīng)費使用科學(xué)規(guī)范、合法合規(guī)。

2.充分發(fā)揮審計職責(zé)。對企業(yè)科研經(jīng)費使用來講，審計有內(nèi)部和外部兩大類，有了內(nèi)外部審計的共同監(jiān)管、督促作用，經(jīng)費管理工作才能更加規(guī)范化、科學(xué)化地開展。為此，企業(yè)要安排專業(yè)的內(nèi)部審計人員全權(quán)負責(zé)經(jīng)費管控過程，并積極配合外部各單位、機構(gòu)開展審計工作，確保經(jīng)費管控過程無漏洞。

3.建設(shè)科研經(jīng)費信息化軟件系統(tǒng)。部分企業(yè)內(nèi)部科研部和業(yè)務(wù)部、財務(wù)部之間并沒有搭建良好的溝通渠道，以至于彼此間信息不對稱，在資金使用管控方面也存在著一定的滯后性。為此，企業(yè)要借助信息化軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)各部門間信息共享，也能夠保障企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督管理人員對科研經(jīng)費使用進行全過程監(jiān)管，其他各部門間也能夠充分發(fā)揮相互監(jiān)管、相互督促、相互幫助作用，保障科研經(jīng)費的高效合理應(yīng)用[6]。

三、結(jié)語

隨著科研經(jīng)費總額的持續(xù)增大以及經(jīng)費來源渠道的日益多元化，對企業(yè)內(nèi)部科研經(jīng)費的有效使用、科研環(huán)境的持續(xù)優(yōu)化等都提出了更高的要求，企業(yè)經(jīng)營管理者應(yīng)加大對科研經(jīng)費使用的管控力度，力求用最小的經(jīng)費成本獲得最大化的科研成果。基于此，本文針對企業(yè)科研經(jīng)費管理的現(xiàn)存問題，提出了相應(yīng)的對策建議，具體措施包括健全科研經(jīng)費預(yù)算管理制度體系、嚴格落實經(jīng)費核算管控、完善科研項目資金結(jié)余制度、建立健全科研經(jīng)費績效評估和信用評級制度、制定并完善科研經(jīng)費監(jiān)督管理制度等。希望本文的研究能夠幫助更多類似企業(yè)解決相關(guān)問題，同時幫助企業(yè)規(guī)范科研經(jīng)費使用，促進科研經(jīng)費的有效利用，切實為科研項目工作的有效開展提供充足的資金保障。