海外軌道交通項目投標(biāo)報價信息化系統(tǒng)

李世全

(中國土木工程集團有限公司, 100038, 北京∥高級工程師)

海外軌道交通項目技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的多樣性、項目實施國別或區(qū)域環(huán)境的差異性,導(dǎo)致其投標(biāo)報價具有顯著特點。投標(biāo)報價是決定項目中標(biāo)與否的關(guān)鍵因素之一,傳統(tǒng)投標(biāo)報價方式存在諸多短板和和挑戰(zhàn),特別是在投標(biāo)報價數(shù)據(jù)的收集和整理上存在著嚴(yán)重的不足。因此,需要構(gòu)建專門針對海外軌道交通項目的投標(biāo)報價信息化系統(tǒng),以針對性解決相關(guān)問題。

1 海外軌道交通項目投標(biāo)報價特點

同國內(nèi)同類軌道交通項目相比,海外軌道交通項目投標(biāo)報價具有以下幾個特點:

1) 海外軌道交通項目投標(biāo)報價所涉及的標(biāo)準(zhǔn)較多。國內(nèi)軌道交通項目所涉及的標(biāo)準(zhǔn)較為單一,基本為我國的國家標(biāo)準(zhǔn)和鐵路標(biāo)準(zhǔn),而海外軌道交通項目所涉及的標(biāo)準(zhǔn)往往包括EN(歐洲標(biāo)準(zhǔn))系列標(biāo)準(zhǔn)、UIC(國際鐵路聯(lián)盟)系列標(biāo)準(zhǔn)、美國標(biāo)準(zhǔn)、南非標(biāo)準(zhǔn),以及我國的國家標(biāo)準(zhǔn)和鐵路標(biāo)準(zhǔn)等。不同標(biāo)準(zhǔn)針對軌道交通項目各專業(yè)的要求存在差異,因此,在海外軌道交通項目投標(biāo)報價過程中,應(yīng)重點考慮該項目所對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對各專業(yè)的要求,需要了解不同標(biāo)準(zhǔn)下所采用投標(biāo)數(shù)據(jù)的差別。

2) 海外軌道交通項目與國內(nèi)外軌道交通項目的投標(biāo)報價模式不同。國內(nèi)軌道交通項目基本采用清單報價,主要基于施工預(yù)算定額報價,所有投標(biāo)人采用統(tǒng)一的定額組織報價,投標(biāo)報價階段的施工組織設(shè)計對價格影響不大。在海外軌道交通項目投標(biāo)中,采用EPC(工程總承包)模式的居多,投標(biāo)人需要先做出設(shè)計方案和工程量清單,然后在此基礎(chǔ)上進行報價,采用成本加利潤模式[1]。目前,在海外軌道交通項目投標(biāo)報價過程中,投標(biāo)人員首先要研讀招標(biāo)文件內(nèi)容,其中包括翻譯招標(biāo)文件、理解商務(wù)要求及技術(shù)要求,然后再協(xié)調(diào)各相關(guān)專業(yè)人員共同完成投標(biāo)文件的準(zhǔn)備。通過借鑒所積累的過往項目的投標(biāo)報價數(shù)據(jù),可以提高現(xiàn)有項目的投標(biāo)報價的效率。

3) 海外軌道交通項目投標(biāo)所采用語言種類較多。海外軌道交通項目投標(biāo)文件所采用的語言往往與項目所在國官方語言一致,包括英語、法語、阿拉伯語、土耳其語等語種。投標(biāo)報價文件的整體翻譯需要考慮一致性,所有數(shù)據(jù)的含義需要嚴(yán)格符合其本意。

2 海外軌道交通項目投標(biāo)報價現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)

海外軌道交通項目工期長、空間區(qū)域大、所涉及專業(yè)多、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)種類多,而且咨詢方多為西方國家的咨詢企業(yè)[2];同時,項目組成復(fù)雜、投標(biāo)支持?jǐn)?shù)據(jù)量巨大、報價考慮因素眾多,且多為EPC模式,因此要做好海外軌道交通項目的投標(biāo)報價工作需要解決好各種維度數(shù)據(jù)的積累。目前,部分投標(biāo)報價人員仍然采用Excel軟件進行投標(biāo)報價,還有一部分人員采用簡單的工程預(yù)算軟件進行投標(biāo)報價。無論是Excel軟件還是其他各種軟件,對提高投標(biāo)報價效率的確能夠起到一定的作用,但仍無法適應(yīng)項目組成復(fù)雜、專業(yè)分工較多的海外軌道交通項目的投標(biāo)報價。

提高中標(biāo)率的最重要條件是投標(biāo)價格的準(zhǔn)確性。若報價過高,會因競爭能力下降而失去中標(biāo)機會;若報價過低,中標(biāo)方可能無法獲得利潤,甚至可能因此而導(dǎo)致項目失敗[3]。基于目前的狀況,急需提高投標(biāo)價格的準(zhǔn)確性,而投標(biāo)價格的準(zhǔn)確性依賴于報價數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,目前海外軌道交通項目在報價數(shù)據(jù)方面主要面臨以下挑戰(zhàn):

1) 投標(biāo)報價數(shù)據(jù)積累難度大。我國企業(yè)進行海外軌道交通項目投標(biāo)報價時所遇到的難點之一就是投標(biāo)報價數(shù)據(jù)的獲得和積累。

2) 對投標(biāo)報價數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度要求高。海外軌道項目招標(biāo)方對實施性施工組織設(shè)計要求很高,實施性施工組織設(shè)計優(yōu)劣能夠直接決定能否中標(biāo)。如要獲得優(yōu)秀的實施性施工組織設(shè)計,既需要好的編寫人員,同時要求所取數(shù)據(jù)有著極高的準(zhǔn)確性,這就需要不斷更新投標(biāo)報價所采用的數(shù)據(jù)。

3) 對投標(biāo)報價數(shù)據(jù)的管理集中度要求高。由于軌道交通項目所涉及專業(yè)較多,投標(biāo)所需的各種資料和信息分散在不同部門、不同人員手中,采用傳統(tǒng)的投標(biāo)報價方式會造成統(tǒng)計口徑難以一致,甚至同一資料也會有不同的版本。

4) 對以往投標(biāo)報價項目的投標(biāo)數(shù)據(jù)分析要求高。投標(biāo)團隊往往都是臨時組合的,個人經(jīng)驗無法形成體系,對以往投標(biāo)報價項目的投標(biāo)數(shù)據(jù)分析能力有限,借鑒和參考以往投標(biāo)數(shù)據(jù)的意義也有限。

鑒于以上情況,急需構(gòu)建海外軌道交通項目投標(biāo)報價信息化系統(tǒng)以針對性解決上述問題。所構(gòu)建的海外軌道交通項目投標(biāo)報價信息化系統(tǒng)需實現(xiàn)以下目標(biāo):

1) 數(shù)據(jù)的安全性及可追溯性。通過該系統(tǒng)自動采集各個區(qū)域市場實際執(zhí)行的合同中的數(shù)據(jù)及經(jīng)營過程中的數(shù)據(jù),保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、安全性,同時實現(xiàn)流程的可追溯。

2) 數(shù)據(jù)的實時更新、查閱和共享。對以往的投標(biāo)報價數(shù)據(jù)進行記錄和標(biāo)記,將每個投標(biāo)項目的狀態(tài)細分為資審、投標(biāo)、已中標(biāo)、資審未通過及未中標(biāo)等,按照項目的進展?fàn)顟B(tài),驅(qū)動對應(yīng)業(yè)務(wù)模塊的數(shù)據(jù)形成過程,實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時更新、查閱和共享。

3) 數(shù)據(jù)資源整合。著力解決投標(biāo)數(shù)據(jù)管理分散、數(shù)據(jù)難以收集及數(shù)據(jù)查閱和共享不方便的核心痛點,變“先找人再找數(shù)據(jù)”為“自助式查詢數(shù)據(jù)”,徹底解決以往資質(zhì)審查時存在的資料查詢不及時和時差問題,并將與報價相關(guān)的數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計分析和匯總工作融入到報價過程中,既解決數(shù)據(jù)難以收集的問題,又極大地減輕投標(biāo)報價相關(guān)人員的工作量,提高整體工作效率。

3 海外軌道交通項目投標(biāo)報價信息化系統(tǒng)

3.1 系統(tǒng)架構(gòu)

海外軌道交通投標(biāo)報價信息化系統(tǒng)充分考慮了海外軌道交通項目的特點,以投標(biāo)報價文件形成為主線進行系統(tǒng)設(shè)計,包括標(biāo)前工作、技術(shù)標(biāo)、報價標(biāo)、商務(wù)標(biāo)及標(biāo)后工作等模塊,如圖1所示。

圖1 海外軌道交通項目投標(biāo)報價信息化系統(tǒng)架構(gòu)及報價文件形成流程

系統(tǒng)采用Visual C++語言開發(fā),管理平臺采用SSM(Spring+SpringMVC+Mybatis)框架開發(fā),以Java為開發(fā)語言,并采用前后端完全分離的開發(fā)方式,數(shù)據(jù)庫采用MySQL數(shù)據(jù)庫。

3.2 系統(tǒng)組成

該系統(tǒng)由管理平臺和報價系統(tǒng)組成。管理平臺按三層架構(gòu)設(shè)計,從下而上分別是數(shù)據(jù)庫(數(shù)據(jù)采集及接口等)、事務(wù)處理(投標(biāo)文件遞交、項目施工組織設(shè)計等)和應(yīng)用層。數(shù)據(jù)庫主要包括與投標(biāo)項目信息、資審文件信息和施工組織基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫等相關(guān)的數(shù)據(jù)庫;接口層為報價軟件及外部系統(tǒng)提供應(yīng)用接口,進行相關(guān)事務(wù)處理;應(yīng)用層是該系統(tǒng)所對外提供的功能,主要包括投標(biāo)項目管理、資審文檔管理、施工組織文件管理、報價數(shù)據(jù)管理、年度臺賬匯總和軟件授權(quán)管理。數(shù)據(jù)的更新與統(tǒng)計是該系統(tǒng)的核心競爭力,各市場為該系統(tǒng)持續(xù)輸入最新數(shù)據(jù),不斷更新數(shù)據(jù);投標(biāo)報價部門通過對以往投標(biāo)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析,為后續(xù)的投標(biāo)報價提供支撐。

報價軟件為定制化報價處理軟件,該軟件完全按照海外軌道交通項目投標(biāo)報價的特點進行設(shè)計,其語言類型較多,報價習(xí)慣也采用國際慣例。報價軟件與管理平臺之間能夠進行無縫數(shù)據(jù)銜接,確保報價所需數(shù)據(jù)能夠及時上傳到管理平臺。

3.3 系統(tǒng)應(yīng)用

公司在海外近50個國家都有軌道交通項目實施,通過海外軌道交通項目投標(biāo)報價信息化系統(tǒng)能夠?qū)φ趯嵤╉椖康奈镔Y采購費用、設(shè)備租賃費用、專業(yè)分包費用和勞務(wù)分包費用等數(shù)據(jù)進行收集形成價格庫。該系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)隨著新合同的簽訂和數(shù)據(jù)上傳而隨時更新。在投標(biāo)報價過程中,如基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中沒有投標(biāo)項目所在區(qū)域的報價數(shù)據(jù),可單獨組織詢價,并將詢價數(shù)據(jù)納入整個海外軌道項目投標(biāo)使用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。

需要將中標(biāo)項目的中標(biāo)函、合同、竣工證書、項目照片等資料輸入該系統(tǒng),這些完整的成套數(shù)據(jù)將作為新項目投標(biāo)報價的重要參考,該系統(tǒng)會自動對這些數(shù)據(jù)進行歸類、統(tǒng)計,包括中標(biāo)率、分布情況等。需要將每次中標(biāo)和未中標(biāo)的總結(jié)分析報告輸入該系統(tǒng),在后續(xù)投標(biāo)報價過程中可直接調(diào)用、參考這些統(tǒng)計和分析結(jié)果。該系統(tǒng)有效解決了海外軌道交通項目投標(biāo)報價過程中數(shù)據(jù)采集的難點,在實際應(yīng)用中取得了較好的效果。

以非洲某軌道交通項目投標(biāo)報價為例,該項目位于非洲大陸,為項目國政府重點關(guān)注項目,項目采用的是歐洲標(biāo)準(zhǔn)。在該軌道交通項目在投標(biāo)報價過程中,通過該系統(tǒng)可以查到以下信息:

1) 項目國當(dāng)?shù)卦诮椖夸摻睢⑺槭⑺唷⒉裼偷热康夭牡慕诓少弳蝺r,歐洲及我國國內(nèi)鋼軌、道岔、扣件的價格及交貨周期,當(dāng)?shù)貏趧?wù)單價,設(shè)備的臺班費,當(dāng)?shù)氐倪\輸費、清關(guān)費等,這些數(shù)據(jù)均是從項目國在建項目近期執(zhí)行合同中抓取的,在投標(biāo)報價過程中核實后可直接調(diào)用。

2) 在項目國近期中標(biāo)的某軌道交通項目的投標(biāo)報價中,涉及到的專業(yè)包括軌道、房屋建筑、四電、橋梁、市政等專業(yè),該項目所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)同樣為歐洲標(biāo)準(zhǔn),項目類型與新招標(biāo)項目一致,因此在進行新招標(biāo)項目的招標(biāo)文件編制過程中,其實施性施工組織設(shè)計中的各專業(yè)方案可參照該項目的。

3) 公司曾參與了項目國鄰國的某軌道交通項目投標(biāo),但未中標(biāo),分析中發(fā)現(xiàn)其投標(biāo)報價中的措施費偏高,因此導(dǎo)致未能中標(biāo),投標(biāo)報價組將分析總結(jié)報告上傳至了該系統(tǒng)。項目國與其鄰國地理位置、地貌氣候較為相似,因此,在項目國的項目投標(biāo)時參考了該鄰國項目的分析總結(jié)報告,直接調(diào)用了系統(tǒng)內(nèi)該鄰國項目中的各種數(shù)據(jù),并結(jié)合項目國項目業(yè)主和監(jiān)理的實際情況制定了投標(biāo)策略,最終成功中標(biāo)。

4 結(jié)語

海外軌道交通項目投標(biāo)報價信息化系統(tǒng)解決了投標(biāo)報價基礎(chǔ)數(shù)據(jù)集中管理問題。通過不同國家軌道交通項目相關(guān)數(shù)據(jù)的及時錄入,可使系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)得以累積并不斷更新,因而使后續(xù)項目的投標(biāo)報價更加準(zhǔn)確。通過參考系統(tǒng)中以往投標(biāo)報價項目的分析總結(jié)報告,可使新項目的投標(biāo)策略更加有效。

該系統(tǒng)的應(yīng)用有助于在海外軌道交通項目投標(biāo)過程中提高效率、降低成本、增強數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和可靠性,為投標(biāo)人提供更高效、可靠并可追溯的投標(biāo)報價過程。信息化是對外經(jīng)營企業(yè)實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)積累、數(shù)據(jù)共享、投標(biāo)協(xié)同并最終形成企業(yè)內(nèi)部定額及核心數(shù)據(jù)資產(chǎn)的必經(jīng)之路。