信息時(shí)代下園林檔案管理工作的發(fā)展路徑

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，城市化進(jìn)程在快速推進(jìn)。城市園林項(xiàng)目的建設(shè)數(shù)量也顯著增加，對(duì)園林建設(shè)部門的檔案管理工作水平提出了更高要求。園林檔案管理工作是后續(xù)項(xiàng)目建設(shè)和運(yùn)行管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加強(qiáng)檔案管理工作是十分必要的。鑒于此，本文首先分析了在信息時(shí)代園林檔案管理工作的意義，然后針對(duì)其工作中存在的不足提出了具體的優(yōu)化管理策略，以供廣大園林檔案管理工作者參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；園林檔案管理；發(fā)展路徑

園林科學(xué)和技術(shù)檔案是園林領(lǐng)域的重要記錄和反映，包含了許多關(guān)鍵內(nèi)容，如園林施工單位的技術(shù)資格、研究和應(yīng)用成果、技術(shù)推廣、生態(tài)影響、不同地域的種植要求以及溫度和濕度要求等。這些檔案在園林研究和技術(shù)管理部門的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮著關(guān)鍵作用。盡管科學(xué)和技術(shù)檔案不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但利用綜合信息資源有助于避免和減少管理和生產(chǎn)方面的重復(fù)和不必要的損失，從而間接節(jié)省了園藝部門大量的人力和資金成本。這有助于提高所有園藝部門的經(jīng)濟(jì)效率，并為相關(guān)部門創(chuàng)造巨大財(cái)富。由于檔案不能直接為園林建設(shè)帶來經(jīng)濟(jì)利益，有些決策者沒有給予足夠的重視。這是導(dǎo)致檔案管理工作的優(yōu)先級(jí)低，缺乏投入和支持的原因之一。但需認(rèn)識(shí)到，科學(xué)和技術(shù)檔案在園林建設(shè)的長(zhǎng)期發(fā)展中具有重要的作用，它們能夠?yàn)閳@林建設(shè)提供可靠的技術(shù)支持和決策依據(jù)，有助于提高整體規(guī)劃、設(shè)計(jì)和施工質(zhì)量，為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)帶來持續(xù)利益。因此，加強(qiáng)園林科學(xué)和技術(shù)檔案的管理和利用，是提升園林業(yè)發(fā)展水平和經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵步驟之一。

一、園林檔案信息化建設(shè)的重要性

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，信息化檔案管理在園林工程建設(shè)各個(gè)階段發(fā)揮著重要作用。首先，利用檔案管理系統(tǒng)，可以對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、組卷、立卷、裝訂等操作，減少了人工操作的問題。通過適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)媒介，實(shí)現(xiàn)了一次投入、多次產(chǎn)出的便利。其次，電子檔案便于管理人員保存和使用，可以通過硬盤、光盤等方式存儲(chǔ)，并借助現(xiàn)代化的閱讀工具進(jìn)行查閱。電子檔案不會(huì)出現(xiàn)破損和磨損等問題，保證能長(zhǎng)時(shí)間保存。第三，借助完善的檔案管理系統(tǒng)，電子檔案可以幫助管理人員進(jìn)行內(nèi)容查詢和檢索。即使出現(xiàn)記憶模糊，利用關(guān)鍵詞搜索功能，能夠快速定位和查找到所需的檔案文件。

二、園林工程檔案材料收集的形式

（一）對(duì)內(nèi)部收集

根據(jù)本單位的歸檔制度要求，園林工程項(xiàng)目的相關(guān)有價(jià)值檔案材料應(yīng)按照歸檔時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)收集，同時(shí)應(yīng)涵蓋園林工程立項(xiàng)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)。

（二）對(duì)外部收集

作為園林工程檔案歸檔管理的建設(shè)單位，應(yīng)通過多種渠道收集檔案材料，特別是外部形成的關(guān)于工程項(xiàng)目資料，如設(shè)計(jì)方、中標(biāo)單位、招標(biāo)代理單位、投資方、監(jiān)理方、公共資源交易部門、審計(jì)部門、政府其他部門等凡是和本園林工程相關(guān)的部門形成的、關(guān)于本園林工程的檔案資料，切實(shí)做到應(yīng)收盡收。

三、園林檔案信息化管理中存在的不足

（一）對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)不夠深入

當(dāng)前階段，我國(guó)大多數(shù)園林單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了園林檔案管理信息化，但是仍然有一些園林單位的信息化技術(shù)水平較低，導(dǎo)致相關(guān)軟件沒有及時(shí)更新和升級(jí)，使得這些單位的園林檔案管理仍停留在紙質(zhì)管理狀態(tài)。這嚴(yán)重影響了園林檔案管理信息化建設(shè)工作的發(fā)展。

（二）欠缺專業(yè)的檔案信息化管理人才

檔案管理工作在信息化時(shí)代對(duì)計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提出了要求，這意味著管理人員不僅需要扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，還需要熟練掌握計(jì)算機(jī)操作。因此，選擇專業(yè)的檔案管理人員來執(zhí)行檔案信息化管理是非常重要的。目前來看，我國(guó)在園林檔案管理專業(yè)人才方面存在一定的缺乏，這在一定程度上影響了園林檔案信息化管理的順利進(jìn)行。

（三）尚未完善檔案管理機(jī)制

園林檔案管理機(jī)制的不完善主要存在四個(gè)方面的問題：首先，館藏機(jī)制不健全。缺乏明確的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)和收集渠道，無法確定哪些園林需要?dú)w檔以及需要收集的檔案材料，缺乏相應(yīng)的運(yùn)行保障機(jī)制。其次，平時(shí)管理機(jī)制不健全。檔案文件更新進(jìn)度跟不上實(shí)際建設(shè)的步伐，導(dǎo)致部分園林的改建、擴(kuò)建檔案無法及時(shí)更新。管理者的疏忽也導(dǎo)致園林文件受到蟲蛀等損壞。第三，監(jiān)管機(jī)制不健全。園林檔案管理中缺乏有效監(jiān)管，導(dǎo)致管理不當(dāng)或管理人員長(zhǎng)期離職，造成園林檔案管理存在安全隱患。第四，資金投入機(jī)制不健全。部分園林檔案管理缺乏必要的資金投入，無法滿足實(shí)際需求。例如，由于空間不足，檔案文件混亂，不僅影響查閱效率，還存在較大的安全隱患。

四、信息時(shí)代下園林檔案管理工作的發(fā)展路徑

根據(jù)園林工程的建設(shè)階段，其檔案的形成可分為準(zhǔn)備、施工、竣工三個(gè)階段，且每個(gè)階段的側(cè)重點(diǎn)都有不同。但作為園林建設(shè)工程檔案中的重要組成部分，每個(gè)階段都應(yīng)做到真實(shí)且詳盡。對(duì)此，要想順利實(shí)現(xiàn)園林建設(shè)檔案管理的信息化，應(yīng)當(dāng)做好以下幾方面的工作：

（一）把握檔案形成的根源

為了確保園林建設(shè)工程檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檔案材料的收集工作應(yīng)在項(xiàng)目開工之前的檔案形成源頭處做好準(zhǔn)備。在實(shí)際工程中，每個(gè)步驟都涉及檔案管理工作。在開工前，需要記錄現(xiàn)場(chǎng)勘查情況，并核實(shí)其中容易出現(xiàn)的設(shè)計(jì)變更等問題，同時(shí)收集施工許可證、開工報(bào)告等必要文件。在歸檔這些材料時(shí)，檔案管理人員可以同時(shí)采用電子版文本和紙質(zhì)文檔的方式進(jìn)行歸檔，以實(shí)現(xiàn)檔案保管的雙保險(xiǎn)目標(biāo)。

（二）關(guān)注檔案形成的過程

在許多園林建設(shè)工程中，檔案室通常是在施工階段逐步形成的。在施工過程中，需要記錄一些重要資料，例如隱蔽工程驗(yàn)收單、土方登記單等。同時(shí)，還需要收集施工分布圖、技術(shù)交底、操作記錄等相關(guān)資料。這些記錄不僅反映了工程的進(jìn)度，也是對(duì)工程質(zhì)量監(jiān)管的重要過程。另外，這些檔案資料具有當(dāng)時(shí)產(chǎn)生、當(dāng)?shù)睾炇稹⒓纯躺У奶卣鳎瑳Q定了檔案的實(shí)時(shí)產(chǎn)生和及時(shí)收集性。其中還涉及現(xiàn)場(chǎng)簽字和認(rèn)可的過程。為了滿足這些要求，檔案管理人員需要完善電子簽名、電子印章系統(tǒng)等技術(shù)手段，以配合工作的完成。這樣可以增強(qiáng)檔案的可靠性和時(shí)效性，確保這些檔案記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（三）留意竣工驗(yàn)收階段

園林建設(shè)工程的最終評(píng)價(jià)是通過竣工驗(yàn)收階段實(shí)現(xiàn)的。在園林建設(shè)工程竣工后，將產(chǎn)生各種相關(guān)檔案，如竣工報(bào)告、竣工圖紙、工程決算、驗(yàn)收會(huì)議記錄等。此外，還會(huì)包括各種反映開工前地形、地貌、隱蔽工程和竣工情況的圖片和視頻資料。在這一過程中，會(huì)產(chǎn)生大量具有結(jié)論性的文本，用于對(duì)園林建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行最終評(píng)價(jià)和總結(jié)。這些檔案不僅是對(duì)工程本身的評(píng)價(jià)，也是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)、開拓創(chuàng)新的前提。因此，檔案管理人員需要特別注意對(duì)這些檔案的收集、整理和保存工作。

（四）構(gòu)建完善的信息化檔案管理平臺(tái)

計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了高效、便捷的信息化管理平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)可以滿足園林景觀設(shè)計(jì)底圖、設(shè)計(jì)項(xiàng)目以及相關(guān)資料的查詢、檢索和下載需求。此外，還提供了針對(duì)園林景觀設(shè)計(jì)底圖的瀏覽工具。通過這一平臺(tái)，管理人員可以方便地獲取所需的檔案信息，大幅提升了檔案管理的效率。因此，構(gòu)建完善的信息化檔案管理平臺(tái)勢(shì)在必行。在整個(gè)管理過程中，應(yīng)該建立一個(gè)獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)，將各類檔案資源集中整合起來。這樣可以確保檔案的完整性和高度整合度，進(jìn)而提高檔案信息的利用率。

（五）注重檔案管理信息化建設(shè)

在信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)檔案管理工作的局限性變得更加明顯。特別是人工管理模式不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且會(huì)嚴(yán)重影響檔案資料收集和整理的質(zhì)量。因此，推動(dòng)園林檔案管理工作的信息化建設(shè)變得尤為重要。通過信息化建設(shè)，園林檔案管理可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字化生成檔案資料，從而推動(dòng)各類檔案記錄和格式的規(guī)范化建設(shè)。同時(shí)，依托大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)，檔案管理人員可以利用檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)快速完成檔案信息的收集和整理。這樣做不僅提高了工作效率，而且極大地提升了信息的準(zhǔn)確性。因此，園林單位要高度重視檔案管理的信息化建設(shè)。

（六）建立健全相關(guān)機(jī)制

在信息時(shí)代背景下，為了實(shí)現(xiàn)園林檔案管理的最佳效果，需要采取一系列有效的措施來完善機(jī)制，優(yōu)化工作流程，以確保園林事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。首先，需要健全園林檔案的館藏機(jī)制。園林檔案收集范圍應(yīng)涵蓋園林建設(shè)項(xiàng)目開工前的各項(xiàng)規(guī)定、施工資料、竣工驗(yàn)收資料和投入使用的相關(guān)資料等。要對(duì)規(guī)劃者、政策制定者、建造者等相關(guān)人員的物質(zhì)資料進(jìn)行綜合收集，實(shí)現(xiàn)全過程數(shù)據(jù)采集。其次，需要完善園林檔案的投入機(jī)制。建立園林檔案資助項(xiàng)目，落實(shí)專項(xiàng)資金，以防止園林檔案因資金不足或項(xiàng)目中斷而無法進(jìn)行檔案收集，從而避免園林檔案的流失。再次，要健全日常管理機(jī)制。定期檢查文件存放環(huán)境，防止紙質(zhì)檔案因漏水、天氣等原因而發(fā)霉，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)電子文件的保護(hù)，防止受到木馬病毒等威脅。最后，要建立健全的監(jiān)督機(jī)制。確保園林檔案管理人員到位，并通過年度考核來規(guī)范園林檔案的布局和合理存放。

（七）強(qiáng)化信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

園林建設(shè)檔案的信息化管理涉及施工單位、政府審批機(jī)構(gòu)等各個(gè)方面，并包括了整個(gè)工程建設(shè)的全部資料。為了確保園林建設(shè)檔案的信息化管理體制建設(shè)，需要應(yīng)用完善且先進(jìn)的信息技術(shù)手段。首先，建立完整、規(guī)范的園林建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)應(yīng)具備綜合性、實(shí)用性的功能，包括文件存儲(chǔ)、自動(dòng)編目、自動(dòng)組卷、智能搜索和統(tǒng)計(jì)編研等。該系統(tǒng)在升級(jí)和遷移時(shí)需關(guān)注計(jì)算機(jī)兼容性和數(shù)據(jù)備份，以防止檔案丟失。其次，要保證檔案資料的真實(shí)有效性，可運(yùn)用數(shù)字簽名、身份認(rèn)證和加密保護(hù)等方法，確保檔案文件在傳輸和處理過程中不出現(xiàn)偏差。同時(shí)，為所有檔案文件設(shè)置相應(yīng)的安全密碼，確保檔案的只讀性、原始性和真實(shí)性。最后，加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)，提高他們的專業(yè)能力，使其能夠在實(shí)際工作中發(fā)揮作用。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)和教育，使他們熟悉行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家規(guī)范，能夠做好日常建設(shè)活動(dòng)記錄工作，參與項(xiàng)目的驗(yàn)收活動(dòng)，增強(qiáng)檔案資料的可靠性和完整性。此外，檔案管理人員還需要具備識(shí)圖能力，掌握信息化檔案管理系統(tǒng)的使用規(guī)范，清楚建設(shè)施工流程，避免出現(xiàn)后補(bǔ)資料的問題。同時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)建立良好的合作關(guān)系，意識(shí)到園林建設(shè)檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)審查工作，做好歸檔前后的資料鑒別，全面提升管理人員的園林建設(shè)檔案管理能力。

五、園林工程檔案收集、歸檔、管理應(yīng)注意的事項(xiàng)

維護(hù)園林工程檔案的成套性圍繞一個(gè)獨(dú)立的園林工程項(xiàng)目，形成全套檔案是一個(gè)密切聯(lián)系的有機(jī)整體。一個(gè)典型的園林工程項(xiàng)目經(jīng)歷立項(xiàng)批復(fù)、預(yù)算、設(shè)計(jì)、招標(biāo)、施工、竣工、驗(yàn)收、審計(jì)決算等程序，形成一個(gè)完整的工作流程。在這個(gè)流程中，園林工程檔案具有成套性的重要特點(diǎn)，體現(xiàn)在檔案的形成和內(nèi)容構(gòu)成兩個(gè)方面。首先，所有有價(jià)值的檔案材料都應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)化的歸檔原則進(jìn)行歸檔。整個(gè)活動(dòng)過程中形成的有價(jià)值的檔案材料都應(yīng)得到妥善保存，并按照一定的分類規(guī)則和文件組織原則進(jìn)行整理和歸檔。對(duì)于分標(biāo)段的工程項(xiàng)目檔案材料，同一工作內(nèi)容每個(gè)標(biāo)段要依次排列，確保沒有遺漏。對(duì)于同一名稱的招標(biāo)資料、投標(biāo)資料，需要注意組卷時(shí)相鄰，并且編號(hào)要連續(xù)，以便于后續(xù)的查閱和使用。其次，園林工程檔案的內(nèi)容構(gòu)成也需要具備成套性。這意味著園林工程檔案應(yīng)涵蓋項(xiàng)目的所有重要環(huán)節(jié)和信息，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、預(yù)算報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、招標(biāo)文件、施工記錄、竣工報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、審計(jì)決算報(bào)告等。這些檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的順序進(jìn)行歸檔，以確保檔案的完整性和連貫性。

保持園林工程檔案動(dòng)態(tài)性對(duì)于已經(jīng)竣工驗(yàn)收完成審計(jì)決算的園林工程項(xiàng)目，雖然已經(jīng)進(jìn)行了歸檔，但后續(xù)仍會(huì)陸續(xù)完成資金撥付、養(yǎng)護(hù)期滿的工程驗(yàn)收交付等相關(guān)工作。在這些工作中，會(huì)產(chǎn)生資金撥付審批表、項(xiàng)目結(jié)算材料、驗(yàn)收證明等重要材料，這些材料也是園林工程檔案的有機(jī)組成部分。另外，為了保持園林工程檔案的完整性和動(dòng)態(tài)性，可以采取補(bǔ)充歸檔的措施。即對(duì)新增的重要材料進(jìn)行整理、分類，并按照規(guī)定的歸檔原則進(jìn)行歸檔。

歸檔的園林工程檔案的系統(tǒng)性為了達(dá)到檔案歸檔的要求，文件必須具備完整、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，并經(jīng)過系統(tǒng)的整理、編目、劃分保管期限、組成案卷才能歸檔。因此，需要提高檔案整理人員對(duì)歸檔文件完整性、準(zhǔn)確性、材料屬性、保存價(jià)值的鑒別能力。在整理過程中，應(yīng)嚴(yán)格審核把關(guān)，確保手續(xù)齊全、簽字完整、章蓋齊全等要求的材料。對(duì)于需要補(bǔ)充手續(xù)的文件，在歸檔之前要及時(shí)完善相關(guān)手續(xù)，保證工作的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性。同時(shí)，對(duì)于沒有歸檔價(jià)值的材料，應(yīng)予以剔除，以防止出現(xiàn)不該歸檔的材料被歸檔，或者應(yīng)歸檔的材料沒有納入進(jìn)來，從而影響園林工程檔案歸檔質(zhì)量。

要遵循集中統(tǒng)一管理園林工程檔案的原則園林工程檔案應(yīng)由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)保管，不得出現(xiàn)園林工程檔案散失于業(yè)務(wù)部門不統(tǒng)一歸檔管理的情形，這會(huì)嚴(yán)重影響檔案的安全性、完整性。

要抓住重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段進(jìn)行園林工程檔案的收集工作園林工程檔案的收集工作要貫穿整個(gè)園林工程建設(shè)過程。從項(xiàng)目開始之初，就需要指定專人負(fù)責(zé)實(shí)時(shí)收集工程相關(guān)資料。同時(shí)，在工程竣工驗(yàn)收階段，應(yīng)抓住關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，要求施工方和監(jiān)理方嚴(yán)格抓好竣工資料的整理和上報(bào)工作。對(duì)于資料不全或未按時(shí)上報(bào)的情況，不得進(jìn)行完工驗(yàn)收。

園林工程檔案的整理歸檔要便于管理和提供利用同一個(gè)園林工程項(xiàng)目的所有檔案應(yīng)集中保存在一起，并且不突破工程項(xiàng)目的界限。這樣可以全面地反映一個(gè)工程項(xiàng)目的全部情況。在檔案的分類和組卷過程中，需要準(zhǔn)確地進(jìn)行案卷分類，確保每個(gè)案卷都能科學(xué)合理地組織起來。同時(shí)，案卷的提名應(yīng)具有高度概括性和包容性，以便清晰明了地描述檔案內(nèi)容。這樣做可以方便按照工程項(xiàng)目和案卷的題名快速準(zhǔn)確地查找和利用與園林工程相關(guān)的檔案。

規(guī)范園林工程檔案的管理和利用要嚴(yán)格執(zhí)行檔案查借閱登記管理制度，未經(jīng)許可不得擅自帶離檔案；查閱檔案必須兩人在場(chǎng)，嚴(yán)禁擅自涂改、抽取、替換已歸檔的園林工程檔案材料。

六、結(jié)束語

綜上所述，園林建設(shè)檔案信息化管理體制的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)的系統(tǒng)工程，需要得到有關(guān)部門的重視和支持。在推進(jìn)信息化管理的過程中，需要關(guān)注檔案的形成和整理工作，加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，同時(shí)建立信息化管理系統(tǒng)，以確保檔案資料的真實(shí)可靠性。此外，還需注重培養(yǎng)管理人員的信息素質(zhì)，提供相關(guān)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使他們能夠靈活運(yùn)用信息化工具來進(jìn)行檔案管理工作。通過這些措施的實(shí)施，促進(jìn)園林建設(shè)檔案管理工作的高效開展，實(shí)現(xiàn)更好的信息化管理水平。

作者單位：毛宇 長(zhǎng)春市林業(yè)科學(xué)研究院

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