個人信息安全視角下的高校智能檔案管理探析

馬勤 楊曉晞

摘 要：隨著數字經濟時代的到來，個人信息蘊含的商業價值引發了各種非法侵害個人信息的現象，高校智能檔案管理也出現安全風險。高校智能檔案管理存在技術漏洞、儲存載體的脆弱性以及高校檔案管理制度落后等問題都對智能檔案管理中的個人信息安全產生影響。對此，不僅要加強對先進技術的引進，還要保障儲存載體的環境安全，同時，要加強高校檔案管理制度的優化，多重措施共同維護高校智能檔案管理中的個人信息安全。

關鍵詞：高校檔案；檔案智能化；個人信息安全

數字經濟時代，隨著信息傳播方式和個人信息儲備環境等方面發生重大變革，檔案管理方式也發生重大改變，高校智能檔案管理隨之產生。智能檔案的核心就是將檔案數據納入智能網絡的管理中，運用智能技術對檔案內容開展有效整理，挖掘其內在價值，提升檔案管理的效率，使其發揮檔案價值的最大化。

一、問題的提出

國家十分重視高校檔案的智能化管理。2020年新修訂的《檔案法》中，通過專章對檔案智能化展開規定，強調檔案的信息化管理。鼓勵高校積極建立檔案信息資源共享，推動高校間檔案信息的跨地區、跨部門的共享，提升檔案管理的利用率，讓檔案管理活起來。

數字經濟時代，國家越來越重視對個人信息安全的保障，2021年相繼出臺了《個人信息保護法》《數據安全法》等法律規范，加強對個人信息安全的保護。高校智能檔案管理中收集的個人信息具有其獨特性，可以直接或間接地結合識別出特定個人，高校檔案中的個人信息是用戶在高校、社會中的身份特征。個人信息中的個人隱私，對用戶個人至關重要，維護自身個人信息安全，是每個人所固有的人身權利。教育部發布的《高等學校檔案管理辦法》中對高校檔案歸檔有著具體的分類，其中包括黨群類、行政類、學生類、教學類以及科研類等?；诟咝９芾淼男枰占嚓P人員的個人信息。

如“學生類”的檔案中，收集學生的學籍檔案、體檢信息和獎懲信息等；“行政類”檔案中，收集教師的個人信息、工作經歷等信息。這也意味著高校檔案需要對所收集的個人信息擔負起相應的安全保障責任。因此，如何在飛速發展的數字時代保障高校檔案管理中的個人信息安全，是當今高校智能檔案管理工作中亟須解決的問題。

二、高校智能檔案管理中存在的個人信息安全風險

高校檔案管理中的個人信息安全既包括智能檔案管理中虛擬檔案個人信息的安全，又包括智能檔案管理中個人信息實體安全。目前，高校智能檔案管理中存在的個人信息安全風險主要包括以下三類。

1.高校智能檔案管理的技術漏洞對個人信息安全帶來的風險

在數字經濟時代，由于數據成為互聯網平臺競爭的首要對象，因此，也催生出各種對他人信息收集利用的技術。很多方式都能給高校智能檔案管理帶來風險，如網絡黑客、檔案管理網站以及數據庫出現漏洞等。更有甚者，對于正常運行的檔案管理網站，通過植入病毒以及釣魚網站等非法技術獲取個人信息，這就意味著在不知不覺中檔案中的個人隱私內容就會被獲取。檔案管理中的個人信息本身就具有傳播主體廣、傳播范圍大的特質，導致檔案管理中個人信息安全的風險加大。通過各種軟件應用的動態使用，導致每個人都能輕而易舉地創造和傳播個人信息。

在實際中，有些高校智能檔案的管理缺乏防火墻設置，安全性能薄弱。同時，經過調查，很多時候用戶在登錄檔案網站的時候，系統會默認記住初始登錄的姓名、通訊方式、住址以及登錄密碼，這使得個人信息的獲取變得更加簡單。因此，對高校檔案中個人信息安全的維護變得艱難。2020年，鄭州西亞斯學院由于學校對學生檔案管理不到位，在收集學生返校信息的時候缺乏保密意識，導致數萬名學生的個人信息在網絡上流傳，學生的個人生活也因此受到很大影響。

2.高校智能檔案管理儲存載體的缺陷給個人信息安全帶來的風險

在智能檔案管理過程中，個人信息在生成數據之后就被儲存在一定的介質中。目前，在高校智能化檔案管理中，對檔案收集后常儲存在固態硬盤、U盤、電腦軟件或云端等。固態硬盤、U盤等通常為半導體集成電路集成的固態電子設備。檔案管理中將收集的信息轉化成“0”和“1”的表征態，儲存在半導體儲存器中。固態硬盤和U盤具有儲存速度快、儲存容量大且體積小便于攜帶的優點。與之相對應的，一些自然原因或者人為因素都有可能會給個人信息載體造成損害，該儲存載體有丟失的風險，同時，可能會被物理摧毀，而儲存在其中的個人信息相應也會受到損害。例如，巴黎圣母院火災后，其儲存的很多歷史檔案都遭到了不可挽回的損毀。

云端儲存的實質是將復雜的檔案信息轉化成特定的信號，并將繁雜的儲存組織架構封裝在電腦軟件內部。通過元數據模塊的內嵌，將若干檔案信息以集群的方式在電腦軟件內部構建起云端儲存系統。檔案云端儲存通過智能技術將儲存空間虛擬化，大大解決了高校檔案量大、儲存難的問題。并且，相較于固態硬盤、U盤等物理儲存介質，云端儲存還減少了物理損害的可能性。但由于云端儲存是存在于電腦內部，具體的運行是需要電腦系統的運轉加以帶動，所以，相比之下云端容易被黑客技術入侵，造成個人信息的泄露。此外，云端儲存可以同時給多個使用者提供檔案信息查詢或者傳輸給多個人，這就意味著在傳輸的過程中個人信息會被多個人經手，存在被泄露的風險，且事后追責困難。

3.高校智能檔案管理制度不健全給個人信息安全帶來的風險

當前，高校檔案管理模式單一，職業道德規范準則不夠健全。檔案管理人員職業道德修養不僅包括能力的修養，還包括思想的修養。1996年，在北京召開的國際檔案大會上對檔案工作的職業要求提出明確規范，《檔案工作者職業道德準則》中規定，作為檔案工作者應當堅持對職業、對隱私以及對法律的遵守和熱愛。《職業道德》中明確提出，作為眾多個人信息的收集處理者，檔案管理人員應當對自身工作提升安全規范意識，要遵守利用他人隱私的使用原則，保障他人個人信息的安全。

檔案管理最基本的職業素養就是愛崗敬業，檔案管理作為一個單位所有資料的終端儲存地點，工作人員的工作素養直接影響到整個單位的形象。整體檔案管理理念的落后，是高校檔案管理中容易發生影響個人信息安全的主要原因。有些高校雖然硬件建設上有智能檔案管理網站，但是具體的運行體系落后，管理理念老套，缺乏對檔案工作的整體把握和重點規劃，智能檔案管理實際也無法運行。同時，當前高校檔案管理人員存在能力良莠不齊和思想高度參差不齊的情況。很多檔案管理人員對自身工作的實質認識不清，忽略了自身工作的重要性，認為檔案管理工作就只是對檔案的收集、整理和保管。在需要的時候翻翻找找，沒有意識到管理檔案所涉及個人信息的敏感程度。對于收集的涉及個人信息的檔案甄別不細致，后續管理也不到位，甚至于很多時候檔案管理工作人員多為兼職人員，沒有經過專業的培訓，專業知識不夠扎實。

三、高校智能檔案管理中加強個人信息保護的措施

1.加強先進技術的引進，填補高校智能檔案管理的技術漏洞

用戶通過智能檔案管理平臺查詢使用檔案，智能檔案平臺是否安全直接關系到其內部儲存的個人信息安全。建設高校智能檔案管理安全平臺，應當充分運用先進的大數據技術優勢。第一，參考《個人信息保護法》中根據個人信息分類的標準，將高校檔案所管理的個人信息展開分類，分為一般信息和敏感個人信息，針對一般個人信息和敏感個人信息設置不同的用戶權限與開放利用程度。明確個人信息使用的申請和審批權限。第二，對于高校人員私密信息以及高校財務等保密信息設為“私密不可見”或“暫無查詢信息”，降低用戶個人私密信息被泄露的可能。對于經過大數據分析后的一般信息，可以適當放寬查詢使用的權限。第三，依托動態監測技術，實時檢測網站系統中瀏覽檔案的行為，尤其加強對高校檔案中個人信息操作行為的檢測。利用大數據分析技術，分析操作行為，一旦發現行為可能對檔案中個人信息安全造成風險時及時提醒。應警惕信號的及時傳遞，有助于相關人員對侵害個人信息的行為及時采取行動，降低侵害個人信息安全事件發生的可能性。同時，對操作行為的檢測也有助于檔案管理中造成隱私被泄露后的精準追責，減少不必要的責任推脫。

2.保障儲存環境安全，彌補高校智能檔案載體的物理缺陷

針對高校檔案智能管理中個人信息載體脆弱的漏洞，應有針對性地完善。首先，在檔案收集階段。國家在2009年的時候就強調檔案資源安全，提議各地檔案館可以建立異地備份，減少檔案信息儲存載體物理損害造成的損失。當前，高校智能檔案管理中儲存載體雖易遭到損害，但由于其具有體積小、易轉移的特點，也相對容易異地備份。高校應當制訂專門的異地備份計劃，定期備份高校檔案。依托云計算等大數據技術，加密儲存檔案中的個人信息部分，設立儲存載體損害及加密信息自動損毀機制，減少由于檔案儲存載體損害而引起個人信息的泄露；其次，設定專職或兼職檢修人員，加強檔案管理工作人員對個人信息安全的重視。根據不同載體的優缺點，學校應當加強對檔案管理智能化儲存設備的定期檢修。定期檢修的內容包括對檔案信息儲存設備排查有無物理損害隱患，并隨手做好工作記錄，以便監督人員的檢查；最后，建立高校智能檔案個人信息安全風險機制，定期演練以應對儲存載體受損所可能帶來的損害。當高校檔案管理中發生個人信息安全事故時，應由校領導牽頭，打通教學、科研、人事、財務和檔案管理各部門之間溝通的渠道，促進各部門之間合作，實現處理資源和能力的聯合匯總。

3.建立健全檔案管理制度，提升高校智能檔案管理的整體水平

首先，完善高校檔案管理工作的組織結構，對檔案管理人員的工作職責加以明確。第一，高校應當將檔案管理機構獨立出來，制定明確標準的工作制度。明確各個工作崗位的職責，使每個工作人員都能各司其職，提升其個人信息安全保障意識。第二，明確檔案管理流程，明晰檔案的收集整理、價值鑒定、保管、編目、檢索以及利用等流程的工作，規范檔案管理工作流程，促使檔案管理工作效率提升。第三，建立健全檔案管理工作定期檢查制度。安排高校領導對檔案管理的領導與監督，建立領導定期評價考核制度，有助于提高工作人員的工作效率，進一步推進和完善檔案管理工作。

其次，完善智能檔案管理工作，應當優化高校檔案管理人員的技術水平。高校應當細化檔案人員選拔制度，對檔案管理不同職位人員制定不同的選拔條件。具體而言，對于需要靈活運用信息技術的崗位，設置技能要求，其余崗位則相對放寬技術要求。并且，對相關技術崗位人員也應設置定期考核與培訓制度，持續提升智能檔案管理人員技術水平與個人信息安全保障意識，常考常學常更新，時刻警惕檔案管理個人信息安全。

最后，高校應當增加開展檔案管理的經費投入。檔案信息化管理、設備設施的智能化展開以及人員信息技術的提升都需要持續不斷的經費投入。因此，高校應當制訂相應的檔案管理經費計劃，將檔案智能化管理納入高校財務計劃考核中，制訂相應的發展計劃。一方面，能夠使智能檔案管理技術水平提升，個人信息安全保障水平提升；另一方面，加強資金的投入，相應地促使高校上層加強對檔案管理的監督，從而推動高校智能檔案管理工作效率的提升。

四、結語

當前，推動高校檔案管理智能化是高校檔案管理工作的重點。隨著高校智能檔案建設不斷完善，其中，個人信息安全的保障問題也因此凸顯。各高校在積極推動智能檔案建設的進程中，應當提升對檔案個人信息安全的重視程度。健全智能檔案管理技術，提升智能檔案管理水平，適應數字時代不斷變化的技術環境，促進高校智能檔案管理工作的長遠開展。

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（作者單位：山東建筑大學法學院）

作者簡介：馬勤（1976—），女，漢族，河北吳橋人，碩士，館員，研究方向：檔案管理；楊曉晞（1997—），女，漢族，安徽合肥人，碩士研究生在讀，研究方向：數據安全法。