信息化背景下檔案數(shù)字化外包實踐與優(yōu)化策略

摘 要：信息技術(shù)的快速發(fā)展和檔案利用需求的日益增長，使得以紙質(zhì)檔案管理為主的傳統(tǒng)檔案管理模式難以滿足現(xiàn)代社會的要求。因此，將傳統(tǒng)檔案數(shù)字化處理，對數(shù)字副本管理和直接利用，成為新時期檔案工作的發(fā)展趨勢。本文通過分享檔案數(shù)字化外包實踐經(jīng)驗，針對外包中存在的問題和風(fēng)險隱患展開分析和總結(jié)，提出優(yōu)化策略，旨在為檔案數(shù)字化外包工作提供參考或借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；外包；實踐；優(yōu)化策略

傳統(tǒng)檔案管理方式在檔案保管、查找利用和數(shù)據(jù)統(tǒng)計等方面耗時費力、效率低下，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案利用需求不斷增長以及利用方式的轉(zhuǎn)變，使得傳統(tǒng)檔案管理模式難以適應(yīng)新時期檔案工作的需要，檔案數(shù)字化建設(shè)成為檔案部門實現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型和管理提質(zhì)增效的必要途徑。紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本方便存儲、節(jié)省空間、檢索便捷、共享高效及安全保密性更強，對于提高檔案管理效率和管理質(zhì)量具有重要意義。由于檔案部門存在人力、財力以及物力不足等問題，難以通過自身力量完成繁重的數(shù)字化任務(wù)，因此，檔案業(yè)務(wù)外包成為推動檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)進程的一種有效的解決方式。

一、檔案數(shù)字化外包實踐

我館擁有大量的紙質(zhì)檔案，包括文書、地質(zhì)、聲像、基建和會計等各類檔案。早在2008年，我館就組織內(nèi)部人員開展檔案數(shù)字化工作，然而，由于工作量大，人手有限，且只能在日常工作閑暇之余開展，導(dǎo)致進展緩慢。近年來，為應(yīng)對新時期檔案工作新挑戰(zhàn)，加快推進檔案信息化建設(shè)，我館決定通過外包方式加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，切實提高檔案管理水平和服務(wù)能力。通過本次外包，共完成56萬頁紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本的制作，采用世紀科怡V5.0檔案管理系統(tǒng)對其展開管理，實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的集成，大幅提升檔案的查找、利用效率和服務(wù)能力，緊密契合了新時期檔案工作的要求，為后續(xù)數(shù)字檔案室平臺建設(shè)奠定堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。為確保本次外包工作的順利開展，我館采取了一系列措施，并取得了良好的效果。

1.開展充分的前期準備

在數(shù)字化外包前，成立了由單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案業(yè)務(wù)部門、辦公室和財務(wù)部門主要人員組成的項目管理團隊，明確了各方職責(zé)和主要任務(wù)。負責(zé)清點館藏檔案中未數(shù)字化的檔案數(shù)量，擬對該部分檔案全部數(shù)字化，明確按照《歸檔文件整理規(guī)則》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等標(biāo)準要求開展數(shù)字化工作，通過市場詢價，并邀請外包公司實地核查檔案現(xiàn)狀，估算單價、工期和項目總費用等。

2.選擇了可靠的外包服務(wù)商

按照政府采購要求，通過招投標(biāo)的方式采購本次服務(wù)，并設(shè)定競標(biāo)要求，如要求競標(biāo)者必須持有涉密載體印刷資質(zhì)證書，重點對競標(biāo)者的營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)、設(shè)備設(shè)施、人員情況、專業(yè)技術(shù)能力和工作經(jīng)驗、管理能力、信譽度以及報價等信息展開綜合評估，經(jīng)館評審委員會評審，最終選擇一家具有多年數(shù)字化工作經(jīng)驗且聲譽良好的企業(yè)，并與之簽訂外包服務(wù)合同和保密協(xié)議。經(jīng)過嚴格的審查和核實程序，提高了承包商的可靠性。

3.制定了科學(xué)、合理的工作方案

要求外包公司按照規(guī)范要求并結(jié)合實際，制定檔案數(shù)字化工作方案，經(jīng)館評審委員會審批后嚴格執(zhí)行。該方案包括目標(biāo)任務(wù)、工作范圍、組織管理、設(shè)備投入、技術(shù)路線和方法、執(zhí)行標(biāo)準、保障措施等內(nèi)容，明確檔案數(shù)字化各個環(huán)節(jié)的具體要求。例如，檔案出入庫履行交接手續(xù)，掃描環(huán)節(jié)要求按盒逐件逐頁掃描，分辨率不低于300dpi，全部采用彩色模式掃描，圖像文件采用JPG和PDF雙格式保存，膠裝成冊的檔案要求不拆裝，直接使用高拍儀掃描，還要形成《紙質(zhì)檔案掃描工作單》等過程文件。

4.實施嚴格的管控措施

檔案數(shù)字化實施過程中嚴格管理和控制人員、設(shè)備設(shè)施、場所、過程和質(zhì)量。一是實行外包公司項目人員報備制度，項目實施過程中不得隨意更換人員，數(shù)字化前項目人員必須經(jīng)過崗前培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案數(shù)字化相關(guān)的標(biāo)準、規(guī)范、安全和質(zhì)量要求等方面，逐項培訓(xùn)并重點指導(dǎo)。二是要求外包公司配備滿足不同需求的掃描儀，安全性檢查、造冊登記和全程監(jiān)控所有設(shè)備設(shè)施，確保設(shè)備設(shè)施使用的可追溯性，電腦、打印機、掃描儀等與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，拷貝數(shù)據(jù)必須使用我方提供的登記在冊的光盤，項目結(jié)束后將外包方自帶設(shè)備的硬盤與其他移動存儲介質(zhì)一同移交我方。三是采取了一系列措施確保數(shù)字化加工環(huán)境的安全可靠。例如，將數(shù)字化加工場所選在毗鄰庫房的獨立工作間，工作間安裝防盜系統(tǒng)，設(shè)立檔案臨時存放的鐵皮柜，檔案不在加工場所過夜，工作人員進入工作場所時不得攜帶與工作無關(guān)的手機、相機和背包等私人物品。四是要求形成檔案數(shù)字化工作流程單，詳細記錄數(shù)字化加工環(huán)節(jié)的情況，確保工作流程單隨數(shù)字化成果資料同步流轉(zhuǎn)。五是制定了細致的質(zhì)量控制標(biāo)準，涵蓋了數(shù)字化全流程的質(zhì)控，定期檢查著錄質(zhì)量、掃描質(zhì)量、圖像處理質(zhì)量、掛接質(zhì)量和檔案裝訂質(zhì)量，形成相應(yīng)的檢查記錄。

5.制定了詳細的成果驗收標(biāo)準

首先，質(zhì)量驗收。要求外包公司質(zhì)檢合格后，由我方采用人工抽檢的方式開展最終質(zhì)檢，抽檢比例不低于5%，目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)對應(yīng)準確性達到100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率不低于95%；其次，檔案實體驗收。隨機抽取一定數(shù)量的檔案實體，重點檢查檔案是否損壞、排序是否準確、是否缺頁以及裝訂是否準確等，要求準確率達到100%；最后，過程文件的驗收。要求檔案數(shù)字化加工過程中形成的各種工作文件、日志、記錄和元數(shù)據(jù)等齊全完整。只有滿足上述要求，項目才能通過驗收。成果驗收合格后，采取“兩式三份”備份策略展開成果資料備份，即采用PDF和JPG兩種格式，服務(wù)器、移動硬盤和光盤三種介質(zhì)備份。

二、實施過程中存在的問題與風(fēng)險隱患

檔案數(shù)字化外包為檔案部門節(jié)省了人力、物力和財力，大幅提高了工作效率，但也存在一些問題和風(fēng)險挑戰(zhàn)，主要包括服務(wù)質(zhì)量問題、檔案安全風(fēng)險、外包公司自身風(fēng)險和檔案部門管理風(fēng)險。

1.服務(wù)質(zhì)量問題

一是目錄著錄不規(guī)范、不準確。實施過程中常見檔號、題名、時間、頁數(shù)和責(zé)任者等著錄項出現(xiàn)缺著、錯著等問題。例如，責(zé)任者著錄時使用多種不規(guī)范的簡寫表示同一責(zé)任者；日期著錄時收文日期、歸檔日期、形成日期混淆不清；頁數(shù)著錄時將目錄和備考表的頁數(shù)分別統(tǒng)計到首件和末件檔案；因字跡模糊、檔案缺損、手寫字潦草、繁體字和不規(guī)范的簡體字，導(dǎo)致難以識別出現(xiàn)著錄錯誤。

二是圖像質(zhì)量問題。數(shù)字化過程中，會遇到一些與掃描和圖像處理相關(guān)的質(zhì)量問題。其中，掃描質(zhì)量問題主要表現(xiàn)為圖像清晰度差、失真、分辨率低以及出現(xiàn)圖像錯掃、漏掃、掃描不完整及有異物等情況。此外，還存在圖像歪斜失色、裁剪、糾偏和去污等圖像處理不當(dāng)造成的質(zhì)量問題，這些問題都會影響檔案后續(xù)的使用效果。另外，還有PDF格式保存的圖像文件中存在錯頁跳號、信息缺失、頁面倒置、多件檔案混淆的情況。

三是掛接質(zhì)量問題。因工作量大、工作人員粗心以及前期目錄和圖像質(zhì)量檢查不到位等原因，導(dǎo)致檔案數(shù)字化圖像與目錄數(shù)據(jù)的掛接準確性不夠、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的不一致、圖像無法正常打開等問題。

2.檔案安全隱患

檔案安全問題是檔案工作的底線。檔案數(shù)字化外包各個環(huán)節(jié)均存在一定的安全隱患，需要引起高度重視。第一，隨意擴大外包范圍會增加檔案信息被泄露的風(fēng)險。如果將涉密、重要或不宜對外公開的檔案外包給沒有相關(guān)資質(zhì)的承包商，可能導(dǎo)致檔案信息被泄露。第二，從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)不高或保密意識缺乏可能導(dǎo)致檔案安全問題。第三，數(shù)字化加工環(huán)節(jié)多、周期長、經(jīng)手人多，任意環(huán)節(jié)的疏漏都可能導(dǎo)致檔案實體出現(xiàn)錯亂、丟失、被盜或損壞等風(fēng)險。例如，檔案拆裝操作不當(dāng)可能導(dǎo)致檔案順序混亂、撕裂、破損或遺失；而一些老舊、脆化、紙張較薄的檔案，在高速掃描儀掃描時容易撕裂、碎片化及破損。第四，檔案數(shù)字化場所不符合庫房“八防”要求，可能給檔案實體帶來丟失、被盜等潛在風(fēng)險。第五，檔案數(shù)字化副本容易復(fù)制和傳播，雖然為檔案利用帶來了便利，但也增加了檔案信息安全風(fēng)險。檔案信息可能被隨意拷貝、下載和傳播，而且不留下痕跡，很難追溯。

3.外包公司自身風(fēng)險

外包公司作為檔案數(shù)字化加工的直接實施者，對檔案數(shù)字化加工效率、成果質(zhì)量和檔案安全產(chǎn)生直接影響。一是缺乏市場規(guī)范導(dǎo)致外包公司的準入門檻較低，一些資質(zhì)普通的公司也能注冊為檔案服務(wù)企業(yè)，難以保證檔案安全和數(shù)字化質(zhì)量。二是部分外包公司的內(nèi)部管理較差，沒有建立完善的規(guī)章制度，內(nèi)部監(jiān)管不嚴，從而使得數(shù)字化質(zhì)量失控，存在合同履行風(fēng)險。三是外包公司以營利為目標(biāo)的服務(wù)理念與檔案部門渴望獲得優(yōu)質(zhì)服務(wù)、加快檔案數(shù)字化建設(shè)的愿景不符，存在過于注重項目進度而忽視工作質(zhì)量的風(fēng)險。四是外包人員的配置、個人素養(yǎng)和技術(shù)能力，以及使用不達標(biāo)的掃描設(shè)備，直接影響檔案數(shù)字化加工的效率、質(zhì)量和安全等問題。選擇外包商時，不僅要關(guān)注價格因素，還要全面考慮資質(zhì)、專業(yè)水平、業(yè)務(wù)能力和服務(wù)信譽等因素，以降低潛在的風(fēng)險。

4.檔案部門監(jiān)管風(fēng)險

外包公司擁有獨立運作權(quán)，如果檔案部門缺乏監(jiān)管或監(jiān)管不到位，會引發(fā)潛在問題和風(fēng)險。首先，人員監(jiān)管風(fēng)險。外包公司的從業(yè)人員，特別是臨聘人員，存在專業(yè)素養(yǎng)不高、安全保密意識薄弱、工作流程不熟悉、操作不規(guī)范、工作不細致、人員更替頻繁等問題，缺乏有效的監(jiān)管將會對數(shù)字化進程、質(zhì)量和安全產(chǎn)生影響。其次，軟硬件監(jiān)管風(fēng)險。外包公司的硬件設(shè)備設(shè)施和軟件系統(tǒng)可能存在安全隱患，如未經(jīng)過安全檢查、未采取必要的信息輸出裝置或端口封閉措施、設(shè)備和存儲介質(zhì)的交叉使用，以及使用質(zhì)量不達標(biāo)的硬件設(shè)備設(shè)施，這些問題都會帶來潛在的風(fēng)險。最后，流程監(jiān)管風(fēng)險。外包公司通常采用流水線式的工作方式以提高效率，如果監(jiān)管機制不完善，流程管理過于松散或者過于注重結(jié)果而忽視過程監(jiān)督，可能會導(dǎo)致質(zhì)量和安全方面的隱患。例如，外包公司不按質(zhì)量管理要求開展質(zhì)量控制，或者只是做表面工作以應(yīng)付檢查，缺乏有力監(jiān)管將導(dǎo)致質(zhì)量和安全問題無法及時被發(fā)現(xiàn)。

三、檔案數(shù)字化外包優(yōu)化策略

針對檔案數(shù)字化外包實踐中存在的問題和風(fēng)險隱患點，可從以下幾方面進一步優(yōu)化。

1.規(guī)范外包市場

檔案數(shù)字化外包，優(yōu)選外包公司是確保外包工作順利開展和高質(zhì)量完成的重要一步。然而，由于缺乏嚴格的市場準入標(biāo)準和管理機制，致使檔案服務(wù)行業(yè)進入門檻比較低，外包公司內(nèi)部管理水平和專業(yè)技術(shù)水平參差不齊，給檔案部門優(yōu)選企業(yè)帶來了困惑和風(fēng)險。為了解決這個問題，政府部門應(yīng)加強對檔案服務(wù)企業(yè)的規(guī)范管理，制定市場準入機制和備案登記制度。通過審查評定企業(yè)的規(guī)模、設(shè)備設(shè)施、人員、專業(yè)資質(zhì)、業(yè)績和信譽等方面，確定其是否具備進入檔案外包行業(yè)的條件，備案登記符合準入條件的企業(yè)及其從業(yè)人員，以便對其經(jīng)營活動展開監(jiān)督和管理。通過規(guī)范管理外包市場，有助于提高外包公司的整體素質(zhì)和服務(wù)水平，為廣大用戶提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)，保障用戶的利益和檔案的安全。這樣一來，檔案部門可以根據(jù)自身需求，在政府備案的企業(yè)中選擇可信賴的外包公司。

2.建立有效的溝通協(xié)調(diào)機制

檔案數(shù)字化外包過程中，建立有效的溝通協(xié)調(diào)機制至關(guān)重要，可以確保雙方對整個項目有清晰的認識，避免因工作協(xié)調(diào)不暢引起無謂的爭端，能夠及時協(xié)商解決實施過程中出現(xiàn)的問題，保障數(shù)字化加工項目順利開展。可通過確定主要聯(lián)系人、建立微信工作群、舉辦定期會議、提供進度報告、建立問題反饋和問題解決機制、共享信息和經(jīng)驗等方式保持良好的溝通，及時交流信息、交換意見、解答疑問和解決問題，確保外包工作高效、順利開展。

3.實行“合理分批，動態(tài)調(diào)整”策略

在選擇外包商時，盡管外包商可能提供了令人信服的競標(biāo)材料，但其真實的服務(wù)能力很難完全了解，加上各個單位檔案管理存在差異性，給項目的實施帶來了一定的風(fēng)險。為了降低外包風(fēng)險，及時發(fā)現(xiàn)問題，避免同類問題的累積而造成大量返工，可采用“合理分批，動態(tài)調(diào)整”的策略。具體而言，可將外包任務(wù)分為若干批次實施，每完成一批任務(wù)就驗收一批，并根據(jù)實際情況動態(tài)調(diào)整和優(yōu)化。通過這種方式，可以實現(xiàn)以下目標(biāo)：一是能降低整體風(fēng)險，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，避免問題的擴大化；二是能及時追蹤問題，可以在每批任務(wù)完成驗收后評估和反饋外包商的工作，及時調(diào)整和優(yōu)化后續(xù)任務(wù)的實施；三是能適應(yīng)變化，通過動態(tài)調(diào)整可以更好地適應(yīng)不同類別和不同保管狀況的檔案，確保數(shù)字化工作順利開展。

4.外包和自主數(shù)字化相結(jié)合策略

考慮到部分檔案的保密性、重要性和數(shù)量相對較少等特點以及一些外包公司可能缺乏相關(guān)資質(zhì)（如保密資質(zhì)），如果檔案部門擁有足夠的人力、財力、物力和技術(shù)能力，可以考慮對這類檔案展開自主數(shù)字化處理，以降低泄密風(fēng)險。可以把握檔案數(shù)字化外包的契機，鼓勵本單位的檔案人員參與檔案外包全過程，通過提供崗前培訓(xùn)、自主學(xué)習(xí)和技術(shù)交流等方式，不斷提升檔案人員在檔案數(shù)字化、信息化和檔案信息管理方面的自主能力。此舉既能保證檔案的安全可控性，又能夠培養(yǎng)內(nèi)部專業(yè)人才，提升隊伍整體水平。

四、結(jié)語

檔案數(shù)字化外包是一種重要的檔案資源建設(shè)方式，能夠提高檔案數(shù)字化建設(shè)效率和質(zhì)量，降低成本，節(jié)省時間并釋放人力。然而，也不能忽視外包所面臨的服務(wù)質(zhì)量、檔案安全、外包公司自身管理和檔案部門監(jiān)管等風(fēng)險和挑戰(zhàn)。除了做好前期準備工作、優(yōu)選外包公司、加強全程監(jiān)管、制定科學(xué)合理的工作方案和驗收標(biāo)準外，還應(yīng)從規(guī)范外包市場、建立有效的溝通協(xié)調(diào)機制、實施“合理分批，動態(tài)調(diào)整”策略、推行外包和自主數(shù)字化相結(jié)合策略等方面不斷優(yōu)化，以確保數(shù)字化外包工作順利開展。隨著檔案部門對檔案數(shù)字化外包工作日益重視，外包行業(yè)也會逐漸成熟，未來檔案數(shù)字化外包的發(fā)展前景將更加廣闊。

參考文獻：

[1]吳艷玲.如何認識和應(yīng)對檔案數(shù)字化外包工作中存在的風(fēng)險隱患[J].黑龍江檔案，2021（02）：64-65.

（作者單位：廣東省核工業(yè)地質(zhì)局檔案館）

作者簡介：楊磊（1987—），男，漢族，湖南衡陽人，本科，館員，研究方向：地質(zhì)檔案管理與檔案信息化建設(shè)。