大數據時代電子檔案管理與利用服務路徑分析

摘 要：近年來，隨著我國科技水平的不斷提升，信息化技術逐漸應用到各行各業中，社會進入大數據時代，給人們的思想、工作、生活帶來了翻天覆地的變化。在檔案行業，電子檔案的普及，在一定程度上推動了檔案管理和利用工作的快速發展，但是也滋生出一系列問題。在此背景下，本文圍繞大數據時代電子檔案管理與利用服務優勢、當前面臨問題、未來優化路徑展開分析研究，并提出相關對策措施，旨在助力各檔案部門實現事業轉型高質量發展。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；信息化技術

在大數據背景下，檔案行業由傳統的紙質文件為主的管理模式轉化為以電子信息化檔案管理，雖然存在著提高管理效率、保證數據安全、促進共建共享等優勢，但是總體來看仍有著管理體系不健全、人員結構較分散、管理技術能力較差、軟硬件設施不足、系統功能優勢不明顯、社會服務不到位等問題[1]。面對新形勢新任務，如何發揮電子檔案優勢，拓展事業發展新空間，進一步加快電子信息化步伐，是各檔案部門亟待解決的問題。

1 大數據時代電子檔案管理與利用服務優勢

1.1 查閱存儲更加便利

電子檔案相對于傳統紙質檔案，在查詢利用方面具有明顯優勢。在過去的檔案管理利用工作中，大多采用人工方式查詢利用的模式，管理規范性差，信息檢索的速度和精準率低，利用效果不明顯，費時間費人力。而電子檔案可借助計算機網絡和操作系統等相關技術，以在極短的時間內完成查詢信息定位，實現檔案查詢檢索自動化[2]。在存儲方面，電子檔案以數字化的形式記錄到光盤、硬盤、磁帶等檔案數據存儲介質中，不僅節約管理成本，提高空間資源利用率，而且大大提升電子檔案數據的管理便捷性。

1.2 管理利用更加安全

在過去紙質檔案管理利用過程中，受自然因素與人為因素影響，極易導致紙質文件受到風化、腐蝕、損壞、丟失、泄露等不可逆傷害。而將電子檔案存儲在光碟、硬盤、云數據庫等各種類型的電子存儲設備上，對外界環境要求低，具有環保性的特點，可干擾的外界影響因素相對少。在查詢利用方面，以關鍵詞為依據對數據庫進行針對性篩選，提取較為精準的局部信息，查檔用戶無法訪問到無關字節的檔案信息內容，瀏覽與檢索檔案保密性更強，從而使檔案資料的利用流程更加安全。

2 大數據時代電子檔案管理與利用服務存在問題

2.1 人員綜合能力仍需加強

在新時代，人才是各項事業發展的重要支撐。由于檔案工作受關注程度較小，整體人才引進和業務人員培養工作推動較為緩慢，導致行業內精通現代檔案管理技術、信息化理論知識、系統實操能力的復合型人才嚴重不足。同時，各檔案部門人員結構不合理，年齡普遍較大，文化水平低，缺少信息化管理意識，大多仍然采用傳統的管理模式“人工化”開展各項征集、歸檔、查詢、利用工作，不能夠熟練應用數據挖掘、人工智能、云存儲等先進技術，嚴重制約檔案管理利用工作的高效開展[3]。

2.2 管理體系水平仍需提升

在檔案數字化、信息化高速發展的背景下，部門檔案行業尚未制定完善的檔案管理利用制度。在開展工作中缺乏規范性、可行性標準體系，使得檔案信息收集不全、資源利用流程不完善、數據丟失損壞的現象問題頻頻發生，檔案的科學性、完整性、真實性較差，極大地增加檔案管理的風險，無法真正將國家有關電子文件歸檔和電子檔案管理制度落在實處。

2.3 安全防護手段仍需升級

雖然大數據的應用為電子檔案的管理與利用提供極大便利，但是由于計算機網絡的開放性、復雜性，使電子檔案的安全難以得到有效保障。大多檔案主管部門針對電子檔案的防護停留在人工排查、局部監督層面，對于系統漏洞、內外部攻擊、惡意代碼侵入、網絡環境威脅等問題缺乏行之有效的安全防護。在硬件方面尚未配備漏洞掃描、安全審計等兼容性較強的安全設備；在軟件方面殺毒軟件、防火墻、病毒庫沒有實時更新；在管理利用方面對于系統訪問人員沒有經過管理員審核、TCP/IP協議的過濾，沒有定期檢查系統操作日志，監督力度不夠，數據丟失和信息泄露事件頻頻發生，構成嚴重的威脅。

2.4 “信息孤島”問題仍需解決

共建共享是大數據時代電子檔案管理利用的主要特點之一，在檔案主管部門，檔案行業內領導者與管理人員傳統管理理念根深蒂固，管理模式難以轉變，共享意識不夠。行業內尚未制定統一規劃方案，缺少尚未配套的管理制度與規范的共享流程。受系統功能制約，在網絡安全背景下，檔案數據利用、信息管理、價值彰顯方面存在巨大的安全風險，使得檔案信息無法實現快速傳輸、集中收集，即使通過技術手段獲取，也僅僅是簡單的“物理堆砌”，深度融合水平較低，無法為數據挖掘、云計算等新興技術的應用提供有效基礎，這就導致“信息孤島”問題不斷加重。

2.5 檔案服務意識仍需強化

隨著科技網絡日益發達，電子檔案的利用范圍與服務群體不斷擴大，優化利用流程、提高服務質量、強化服務意識勢在必行。但是，檔案部門長時間處于被動服務狀態，重“藏”輕“用”現象隨處可見。一是檔案管理者與從業人員受傳統檔案思想的影響，將大多時間、精力、成本投放在檔案的收集整理、保管存放上，主動服務社會發展與豐富人民群眾精神生活方面的工作開展較少。二是檔案利用方式落后，利用手段比較有限，服務范圍固定狹窄，宣傳技術設備比較落后，沒有充分利用大數據時代新媒體優勢，電子檔案無法通過計算機網絡的方式實現快速傳播，嚴重制約了檔案信息服務效率。

3 大數據時代電子檔案管理與利用服務優化路徑

3.1 加強專業人才隊伍建設

為推動檔案事業又好又快發展，各檔案主管部門要不斷深化人才體制機制改革，優化人才存量，做好人才增量，提升人才素質，大力引進行業內緊缺人才，建設一支結構優化、素質優良、富有創新活力的高水平人才隊伍，為檔案事業高質量發展提供堅強人才保障和智力支撐[4]。一是健全人才工作的領導機制和落實機制，以提升人才培養質量為導向，全面加強人才隊伍建設的頂層設計和規劃，不斷強化服務意識、轉變服務職能、創新服務方式，加大對人才的服務力度，進一步建立和完善有利于人才成長的體制機制，努力營造人才“引得進、留得住、用得好、流得動”的良好制度環境和氛圍。二要積極拓寬招才引才途徑，主要負責同志要積極與上級部門溝通，爭取相關政策支持和職數保障，并通過市場化選聘、社會化招聘、校園招聘等方式，多角度、多渠道、多方式選拔人才，不斷為本單位干部隊伍注入新活力。三是堅持人才引進和培養并重，要快速提升干部隊伍的綜合能力水平，加快人才梯隊結構的合理調整、促進行業內人員之間的良性流動和動態發展。可通過邀請專家教授舉辦線上線下相結合的專題培訓、短期集訓，針對行業內政策標準進行深入講解，確保全體人員對標準吃準吃透、對發展方向判斷不偏、對工作節奏掌控不亂，實現信息化基礎知識的有效提升，為大數據時代檔案事業轉型升級打下良好的理論基礎。四是各檔案主管部門要樹立良好用人理念，立足本單位工作實際，用好各類人才，著力完善人員晉升、獎勵保障、選賢任能制度，樹立正確用人導向，建立健全素質培養、選拔任用、正向激勵等體系，進一步加強人才隊伍管理教育，增強廣大人才的責任感和使命感，充分發揮好干部隊伍作用，最大限度發揮工作效能，堅決糾正選人用人上的不正之風，大力發掘和培養優秀年輕干部，推動干部隊伍建設邁上新臺階。

3.2 建立健全檔案管理體系

一是結合實際，制定“電子檔案管理利用工作實施方案”“涉密文件管理制度”“檔案保密制度”“信息系統安全管理制度”等標準文件，明確工作總體目標、工作方法步驟和工作要求，落實各相關部門責任分工，推動形成職責邊界清晰、層層負責的工作責任機制。同時要建立歸檔、檔案接收、檔案查詢與利用、檔案庫房保管、檔案統計、檔案保密、檔案銷毀等流程制度體系和檔案災害應急預案，并成立檔案管理及突發事件應急工作領導小組，設立領導小組辦公室，確保檔案管理有組織保障，制度體系有效落實，應急處置有預案，科學管理水平有提升[5]。二是建立精細化、科學化工作機制，及時掌握工作進度，明確工作措施，強化問題導向，緊盯薄弱環節，清單式羅列存在的具體問題，及時明確問題化解方法、責任人和時限要求。三是領導者要高度重視調查研究，勤于深入實際，在思想上適應大數據時代信息化相關技術的應用，樹立正確的價值導向，深入調研檔案管理新模式、新理念、新思路、新方法，并結合工作實際在制度設置、流程分工、數據管理、社會服務等方面匹配新時期發展模式，要善于用發展的眼光看問題，用創新的辦法解決問題，以自信、開放、包容的心態，創新理念貫穿檔案工作全過程、各方面更好地呼應檔案事業高質量發展的新要求。

3.3 持續優化管理系統功能

一是在管理系統建設初期，領導者和具體負責同志應緊緊圍繞國家檔案局關于信息化建設的有關部署，遵循“統一規劃、統一標準、分級建設、逐步實施、資源共享、確保安全”的指導方針，以檔案信息資源共享和開發利用為目的，以檔案網絡和數據庫建設為基礎，從檔案信息化應用系統建設、檔案信息資源庫建設、檔案安全保障功能建設等方面，促進各類檔案信息資源科學、規范、有序管理，形成多形式多層次共享平臺，從而進一步提升檔案信息資源管理利用水平[6]。二是優化系統信息整合功能。在共建共享實際數據匯總過程中，要將數據安全管理貫穿整個流程，建立數據資源歸集共享審批流程，由各單位相關業務部門提出申請，技術保障部門提出數據掛接意見，分管領導審核同意后交由數據系統管理員上傳至檔案數據共享中心，確保數據歸集工作分工明確、職責清晰、流程規范、安全有序。同時在共建過程中要加強數據歸集審核過程中的介質管理，增添專用移動存儲介質，實行專項登記，專人專用，明確責任人及其使用的保密管理責任，確保數據在流轉過程中的安全可靠。三是加強數據保密水平，建立嚴格的訪問機制，對電子檔案的管理利用進行權限限制，同時充分利用數據分析技術，提升對未知威脅的檢測和預防能力，實現身份精確認定和高效鑒別，降低認證攻擊安全隱患，更好地在信息化工作中發現網絡異常行為、找出風險點，覺察網絡攻擊行為的蛛絲馬跡、找到攻擊源，識別網絡釣魚攻擊、防止欺詐入侵。作為具體管理人員，要嚴格管控涉密區域，確保涉密區與非涉密區物理隔離，嚴禁聯網移動設備入內；互聯網計算機要粘貼非密標簽，實行標簽化管理；不定期對計算機系統、安全設備和軟件進行升級及病毒查殺，保障涉密網絡環境和數據安全。

3.4 提升檔案服務社會水平

檔案利用是檔案工作發揮價值的集中體現，在大數據時代，電子檔案服務主要是指在計算機網絡環境下的一種開放式、多元化、廣泛化服務，各檔案主管部門在規范電子檔案收集、管理、存儲的基礎上，應大力開發檔案信息，促進檔案服務利用走向多元化、多樣化，充分彰顯檔案價值。一是領導者和檔案管理人員要轉變服務理念，在思想上從被動服務到主動服務、從單一服務到綜合服務的行動轉變，從社會需求出發，針對不同行業、不同事項、不同用戶制定行之有效、精確匹配的個性化檔案利用服務計劃，進而為社會各界利用者提供優質電子檔案信息服務。二是發揮電子檔案資源共建共享優勢，充分利用數據挖掘、主動推動等先進技術，完成電子檔案信息的整合、加工、檢索、共享，同時廣泛收集社會廣大受眾群體的檔案利用方式和需求，對其進一步分析、追蹤，為用戶推送有價值的信息，進而實現電子檔案服務不受時空限制。三是提供遠程服務，借助通信技術、云技術等積極構建遠程檔案服務利用平臺，以異地人工實時服務方式將檔案信息進行交互，在更加廣泛的范圍內為社會各行各業提供遠程電子檔案查詢、利用、共享等功能操作[7]，使服務突破地域限制、節約成本，更好地發揮電子檔案的利用價值。四是大力推行微服務、云服務，以微信、微博、視頻號作為載體進行電子檔案信息即時傳播，實行線上查檔，為公眾提供更加直接的電子檔案利用渠道，降低電子檔案與公眾的距離感，提高電子檔案利用率，達到信息共享、互動交流、強化協作的目的，更好地為公眾提供電子檔案信息服務。

參考文獻

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[4]陳令杰.電子文件歸檔和電子檔案管理模式優化探討[J].黑龍江檔案，2023（01）：92-94.

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[6]張桂.淺析電子檔案管理信息安全現狀及對策[J].四川勞動保障，2023（03）：49-50.

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作者簡介：劉妍（1989— ），大學學歷，中國郵政文史中心（中國郵政郵票博物館）館員，研究方向：企業檔案管理、大數據與檔案管理。