共建共享視域下檔案數字化管理現狀及優化路徑分析

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，各行各業進入大數據時代，共建共享理念逐漸深入人心，檔案工作從傳統以紙質文件為主的實體管理模式轉變為以電子檔案為主的數字管理模式，檔案數據量呈幾何級增長。在此背景下，檔案主管部門緊跟時代潮流，充分結合數字化信息技術優勢，盡快實現“存量數字化，增量電子化”，是當今面臨的重要挑戰。本文圍繞共建共享視域下檔案數字化管理存在問題及優化路徑展開分析，對體系建設、安全建設、人才建設、設施建設提出改進方法，以期為加快檔案數字化步伐提供決策參考。

關鍵詞：共建共享；信息技術；檔案數字化

在當下，檔案數字化加工工作在各行各業正如火如荼地開展。雖然整體數字化率不斷提升，但硬件設備缺乏、技術力量不足、人員水平較差、安全性能較低等問題仍頻頻出現。如何高效完成大量紙質檔案數字化轉型，提高數字化成果質量，有效規避外包流程中的風險，為實現廣大地域內檔案資源共建共享提供數據基礎，是今后檔案事業發展的重中之重。

1 共建共享視域下檔案數字化管理優勢

1.1 滿足海量數據存儲需求

在共建共享視域下，檔案數據呈幾何級速度增長，并涵蓋大量結構化與非結構化信息內容，數據高效整合、科學規范管理、共建共享利用需求不斷增長。傳統檔案管理模式以紙質形態存儲、人工查檔服務為特征，效率低下，安全風險高，難以全面發揮檔案利用價值。隨著大數據、云計算、計算機網絡等現代新興技術的普遍應用，檔案館藏存量實現數字化、增量文件實現電子化，在一定程度上緩解了檔案數據信息膨脹的問題，進一步拓寬了資源利用新路徑，進而實現高質量創新性發展。

1.2 強化抵抗多方風險能力

傳統檔案多為紙質實體，極易導致紙張風化、腐蝕、損壞、丟失，一旦遇到火災、洪澇、地震等災害，造成不可逆傷害。檔案實現數字化存儲，通過機房管理及異地、異質備份，不僅節約管理成本，而且在一定程度上提升檔案數據安全性與管理便捷性，使其不會因為外界因素造成大范圍損毀和丟失，進而為檔案事業的穩步發展奠定了安全基礎。

1.3 提升資源共建共享水平

數字化檔案管理是發揮檔案利用價值，更好滿足全社會檔案需求的重要技術手段。通過新時代云技術與計算機網絡，在優化檔案數字化資源管理模式的同時，促進檔案數據有序整合、檢索模式更加靈活、管理范圍不斷擴大、利用工作更加高效，在一定程度上滿足用戶的個性化需求，為社會提供優質檔案服務空間，為實現資源共享奠定了基礎。

2 共建共享視域下檔案數字化管理工作的現狀

2.1 檔案管理體系仍需優化

一是認識程度不夠。檔案主管單位或者上級部門未意識到檔案數字化的重要性，思想上仍停留在傳統檔案管理層面。認為檔案工作僅僅是將紙質文件整理好、保管好即可，沒有將數字化工作放在重點位置、主要任務去抓，使得在資金、人員、政策資源配置上沒有給予合理支持，導致數字化工作難以開展。二是管理制度落后。部分檔案主管單位受傳統模式禁錮較深，檔案管理理念相對陳舊[1]，過于重視檔案的基礎管理工作，缺乏以數字技術提高管理效率的意識。數字化加工工作在檔案整理、加工流程、安全防護、信息流轉、數據錄入、資源利用等方面缺少嚴謹規范的制度，嚴重影響了檔案管理數字化改革。三是缺少統籌規劃。大多數字化工作由檔案部門的管理科或者信息科負責，沒有設置數字化管理領導機構，職責界定不清晰、任務細化不精確、任務落實不到位的現象較為明顯。同時對理解和把握行業頂層設計層面檔案數字化工作的新要求和重點注意事項不夠，導致數字化工作的實效性處于較低狀態，整體尚未建立科學合理、行之有效的運行機制[2]。

2.2 檔案信息安全難以保障

一是外包公司選擇不到位。大多單位在決定數字化加工外包公司之前，并未對其進行充分的市場調研，對該公司加工能力、保密資質、人員配置、市場口碑了解不夠。導致在數字化過程中著錄錯誤、關聯錯誤、遺漏掃描、元數據丟失、拼接缺損等錯誤出現率較高，甚至會由于人為因素造成信息泄露、文件損毀、數據丟失等不可逆傷害，在修改流程中需在時間和人工成本上付出巨大代價。二是安全防護工作不到位。大多檔案主管單位均已建成檔案管理利用平臺，但是沒有配套的網絡審計、漏洞掃描、安全網關等硬件設備與防火墻、殺毒軟件、訪問限制、人員管理等安全防護措施。同時，在安全保障、機房巡檢、應急演練、“八防”標準執行等方面的檢查工作不規范、不到位，極易造成檔案數據損壞、丟失、被竊等風險。三是檔案數據備份不到位。館藏檔案資源總體數量與日俱增且只增不減，檔案信息備份沒有做到與時俱進，異地備份、異質備份工作開展周期較長，在一定程度上增大了由于突發性自然災害、不可逆人為損害等因素造成數據丟失、損壞的風險。

2.3 專業檔案人才嚴重缺乏

一是工作人員年齡普遍較大，學歷較低，理論基礎底子薄，且在部分企事業單位檔案員往往是身兼數職，流動性較大，對于數字化技術了解甚少，相關工作無法有效開展。二是相關人員受傳統模式影響較大，思維較為固化，創新意識淡薄，在實際業務開展過程中依然采用落后的工作方法，無法滿足大數據背景下檔案管理及共建共享實際需求。三是部門單位缺乏對檔案管理人員的技術培訓，未能高度重視人才培養工作，拓展培養路徑方式較為單一，不能夠對數字檔案進行有效加工、管理和創新，影響了檔案數字化工作的有效開展。

2.4 加工技術設備較為落后

目前，數字檔案館建設仍處于初級階段。技術不夠全面，缺少配套的硬件設備，上級部門對檔案數字化建設、信息化管理工作的財政資金支持不夠，專業化、高端化設備投入較少，使用率較低。管理系統平臺的優化升級力度不夠，導致兼容性不強，管理系統無法發揮科學性、高效性、合理性優勢，無法與其他部門單位系統實現互聯互通，共建共享工作難以開展，在一定程度上影響了檔案數字化建設的進程。部分單位在系統研發初期，沒有進行深度調研，相關系統功能開發與本單位實際數字化業務需求不匹配，采購的基礎設施不配套、不合理、銜接難，無法發揮先進信息化技術優勢，所以雖然建成了較為完善的數字化管理系統，但是管理模式仍然停留在較為傳統的水平，造成資源浪費。

3 共建共享視域下檔案數字化管理工作優化路徑分析

3.1 不斷完善檔案配套管理協作機制

3.1.1強化數字化意識。部門領導及檔案管理人員要牢固樹立信息化發展建設理念，充分意識到數字化管理是必然發展趨勢，積極轉變傳統理念，深入學習剖析數字化管理相關標準及內容，不斷創新與完善新發展理念，加大現代科學技術實踐力度，保障其與檔案管理工作有效融合，進而推進全要素、全流程檔案管理信息化體系[3]。

3.1.2制定數字化制度。要不斷強化檔案數字化履職工作，全面提升責任意識，進一步明確本地域本行業檔案數字化相關法規制度，出臺具有行業特征、符合單位發展規劃、可指導具體業務的標準文件，例如“涉密數據管理制度”“檔案保密制度”“數字化安全管理制度”“電子檔案管理標準”等，明確基本要求，形成強有力的指導體系，推動數字化全流程工作有法可依、有章可循。

3.1.3加強建設領導。要成立檔案數字化建設工作領導小組，可由部門主要領導擔任組長，分管領導擔任副組長，信息技術科或者管理利用科的人員作為組員。同時可邀請上級分管領導、檔案行業數字化專家、高校教授作為專委顧問，負責統一領導檔案數字化工作，進一步明確行業工作總目標、方法步驟和工作要求，落實責任分工，形成“主管領導親自抓、部門領導主要抓、主管科室具體抓”的檔案數字化加工協同配合體系。進一步提升促進檔案數字化工作系統完備、科學規范、依法管檔、依規治檔的水平。

3.2 不斷增強檔案數據信息安全水平

3.2.1監管外包公司。在委托第三方開展數字化工作之前，要深入市場，廣泛調研，針對社會中有檔案數字化加工資質、保密資質的企業進行分析，至少選擇三家公司進行綜合實力評價，盡量確定管理規范、經驗豐富、口碑較好的外包人員開展工作[4]。同時要加大對外包公司的監管力度，嚴格簽訂保密協議，提高檔案數字化建設人員的保密意識，把監督抽查作為重要監督手段，全程緊盯數字化加工工作，對全部已完成數字化成果進行多次質檢，對于加工質量差、錯誤率較高的情況進行返工懲罰，在工作開展過程中不斷優化工作方式，改進工作方法，加快檔案數字化進程，從源頭上保證檔案數據的真實性、完整性、準確性[5]。

3.2.2健全網絡信息系統。定期開展檔案數字化信息和網絡安全檢查、日志審計系統巡檢、UPS不間斷電源充放電測試等維保工作，及時清理備份系統存儲空間，對服務器機房精密空調、電氣線路相關風險隱患及時進行整改，并定期組織開展網絡普查、網絡安全自查等工作，及時安裝殺毒軟件、更新病毒庫、修補網絡系統漏洞，保障網絡運行穩定，為數字化工作順利開展提供保障。

3.2.3完善應急預案。針對實際情況，定期開展應急演練，對數字化加工過程中可能存在的風險隱患進行精準識別和實際處理，做好前期預防控制，讓損失盡可能降低，避免因不可逆因素造成的安全威脅，保障數字化工作的科學性、規范性、安全性，最大程度降低損失。

3.2.4建立雙機熱備機制。使檔案系統能夠實時監控數據庫所有檔案信息，確保其在共建共享過程中做到安全傳輸，提高同步性，同時要保證在出現應急事件時備用系統能夠及時替換源系統并提供應急服務，切實保障數字化數據不丟失、安全服務不間斷。

3.3 不斷提高檔案管理人員整體素質

作為檔案主管部門，要始終貫徹落實“人才是第一資源”的理念，大力實施人才培養和創新驅動發展戰略，不斷優化干部隊伍結構，多角度、多層次、多方面開展業務培訓活動，助力檔案數字化管理干部同志打好理論基礎，提高管理水平。

3.3.1堅持檔案數字化管理需求導向，進一步加強高層次信息化人才引進力度，積極向上級爭取人才引進政策傾斜。通過高校培養、社會招聘、定向選拔等方式，把具有現代科技理論知識和較強專業實操技術能力的人才吸納進來，為檔案數字化加工業務工作注入新的活力[5]。

3.3.2領導小組要定期開展業務培訓專題會議。邀請檔案行業專家、高校理論教授、先進地區檔案系統業務骨干講解數字化、信息化工作政策內涵、操作技巧、實踐經驗、發展趨勢，促進檔案管理同志厘清工作思路，轉變工作思維，有意識地培養適應新時代科技創新型社會必須具備的素養和能力，熟悉掌握各種現代化數字應用手段，不斷推動本單位檔案電子資源信息化、數據化、智能化管理。

3.3.3將“引進來”與“走出去”相結合。要組織領導小組成員前往青島、南京、杭州、深圳等省內外先進地區檔案部門參觀學習，及時了解前沿數字化技術、先進典型做法，進一步解放思想、開闊視野、尋找差距和不足，從而激勵員工工作主動性和創新熱忱，并使其充分認識到數字化建設和提高自身專業管理水平的重要性，為今后更快速地實現檔案數字化管理利用工作的科學性、有序性提供人才支撐和技術保證。

3.3.4健全考核機制，確保考核的信度與效度清晰。在日常工作中將加強檔案管理人員作風建設與數字化加工工作同研究、同部署、同落實、同檢查、同考核，真正做到落實工作到位、指導工作到位、監督檢查到位、落實責任到位、責任追究到位。

3.4 不斷加大技術設備財政資金投入

3.4.1強化規劃設計，爭取領導支持。根據自身實際工作需求，制定館藏檔案數字化長期規劃，爭取將此重點工作納入本地黨委政府“十四五”規劃中。同時向上級部門積極尋求專項資金，加大數字化基礎設施建設力度，尋找專業外包公司對現有館藏室藏檔案進行全面數字化加工，進而加快館藏檔案數字化進程[6]。

3.4.2強化平臺設計，拓展數據服務。對信息化系統平臺進行全面研發，增強新舊硬件設備與軟件系統的兼容，整體提升檔案數字化管理軟硬件水平。有目的地應用計算機網絡、數據庫、數字簽名等技術手段優化平臺功能，使其在數據信息爆炸式增長的背景下，能夠從多種渠道采集識別、精準獲取數字檔案信息資源，進而在檔案信息查閱、篩選、檢索、利用過程中為社會各界用戶提供便捷服務，讓“數據多跑路、群眾少跑腿”。充分利用互聯網平臺將檔案部門與社會實現互聯互通、共建共享。最大限度發揮檔案數字化工作價值，為書寫新時代檔案事業華麗篇章貢獻“數據力量”。

參考文獻

[1]李鳳榮.關于事業單位檔案數字化建設的幾點思考[J].黑龍江檔案，2023（02）：248-250.

[2]周同.新時代事業單位檔案數字化建設研究[J].黑龍江檔案，2023（02）：146-148.

[3]張愛華.云時代背景下檔案數字化管理的應用策略[J].黑龍江檔案，2022（04）：134-136.

[4]蘇小麗.檔案數字化工作方法的實踐研究[J].蘭臺世界，2023（04）：105-107.

[5]劉慧.事業單位檔案數字化建設策略探析[J].信息記錄材料，2023，24（03）：80-82.

[6]王仕鳳.檔案數字化管理現狀及優化路徑研究[J].辦公室業務，2022（16）：125-126+138.

作者簡介：陳櫻（1984— ），研究生學歷，廣東電網有限責任公司梅州供電局館員、經濟師，研究方向：檔案管理。