RPA 財務機器人在共享中心的應用研究

錢紅光，鮑 莉，嚴舟航

（1.2.湖北工業大學，湖北 武漢 430068；3.武漢輕工大學，湖北 武漢 430040）

遠有結繩記事、繪圖記事到古代時期甲骨文與初級記賬，近代會計出現復式記賬方式并產生成本會計，現代企業結合會計電算化，會計核算手段得到快速發展。目前在“大智移云”背景下，會計已然進入會計信息化時代。在大數據環境下財務共享中心隨著時代的發展應運而生，這種模式的廣泛應用在某種情況下會出現一定的弊端。如企業財務工作在根本問題上得不到快速的提升，RPA 即智能財務機器人的出現，可以推動企業財務活動在各個流程中得到快速提升。

一、相關概念及公司簡介

（一）RPA 與財務共享中心

RPA(Robotic Process Automation）又名機器人流程自動化與智能財務機器人，是根據IT 人員預先設定的規則程序，模擬人進行財務工作活動①。它具有容錯率低，無區域限制，高精確度，強大可伸縮性等特點，在不破壞當前應用程序與系統的情況下，可7×24小時不間斷工作，大大提高了企業的工作效率②。張楊軍指出，RPA 通常被應用于大型企業財務工作中，最重要的功能就是簡單重復勞動③。從功能上說RPA 可以實現數據收集、數據分析、圖像識別與信息監控等，是數字化支持的智能軟件，相比于傳統軟件開發周期，RPA 開發周期更短、設計更加簡單。財務共享中心設定的目的是提升企業工作效率、 優化組織結構、 規范企業運營流程、 降低企業營運成本等。依靠高科技信息技術與數字化智能化，市場與企業人員共同享受專業化服務的分布式管理④。丁琦峰指出，企業建立財務信息系統平臺，為企業提供標準、規范、低成本核算服務管理模式⑤。財務共享中心通過財務共享、數據集中、基金管理集中、核算體系共享等平臺，對企業業務簡單單一、批量化的工作內容進行高效處理，可以極大實現企業利益最大化。

（二）M 公司簡介

某餐飲集團（下文簡稱M 公司）是美國跨國大型連鎖企業，M 公司在中國不同地區擁有21 家子公司，2016 年11 月1 日獨立在美國紐約證券交易所上市并且于2020 年在香港上市。主要出售的產品為快餐食品，深受青少年與年輕人的追捧。M 公司旗下包括a、b、c、d 等8 種品牌。據2019 年底統計，a 品牌在中國門店有6534 家；到2022 年，a 品牌在中國已超7000 家，所有品牌總店鋪超1 萬家。2015 年國家提出會計信息化與智能化，結合大數據時代發展，M 公司于2015 年在武漢成立財務共享中心，處理旗下所有品牌及店鋪水電費用、員工薪資、人員招聘、內部加盟商的往來款項等財務工作。

二、RPA 在財務共享中心的應用

M 公司旗下子公司分布較廣并且占領較多的市場份額，總公司與子公司，子公司與旗下加盟商，所屬地店鋪與相關公司之間會產生較多的交易事項并形成往來業務。錢倩指出，RPA 可以在財務共享中心的績效管理、檔案管理、資金管理等12 項流程中得到廣泛應用⑥。本文以月度業務為例主要闡述RPA 在費用報銷、發票管理與認證、資金付款與收款和總賬到報表處理的應用流程。

（一）主要業務流程梳理

1.RPA 在費用報銷的應用。M 公司企業規模較大，旗下企業員工眾多，RPA 在員工費用報銷使用頻率較多，應用流程如下所示:（1）員工根據實際發生業務提出申請。實際業務是費用報銷的起點，企業成員如出差生病形成的車費、住宿費、團建費與醫藥費，在獲得相關發票后，員工在企業自助服務平臺員工報銷里填寫發生事件、時間、地點與金額等相關事項并添加發票電子附件，RPA 根據員工所寫內容自動形成員工報銷申請單與條形二維碼。財務共享中心核查組在自助服務平臺檢驗發票真實性與金額一致性，檢查通過后郵寄到M 公司財務共享中心做賬與存檔。（2）RPA 智能審核。財務共享中心接收相關文件，利用OCR 掃描技術掃描二維碼形成源數據。RPA 將源數據、財務系統和自助服務平臺進行完整性檢查，核查一致，RPA 實現自動付款。（3）生成日記賬憑證。財務共享中心利用源數據與銀行付款明細開具發票，使用Excel 對源數據進行整理并生成日記賬憑證。

2.RPA 在發票管理與認證的應用。M 公司財務共享中心在發票管理上還沒有實現全流程自動化管理，但在具體流程上比較成熟：（1）對賬單發送及核對。月初財務人員在JDE（是J.D.Edwards 公司制作的集成化財務記賬系統，下文簡稱JDE）下載上月全國市場與加盟商提供的業務款項，包括員工薪資、貨款、運費等費用。RPA 自動通過開票單位編碼、稅率稅區碼、金額、稅率等相關信息，把同一公司往來款項形成業務往來對賬單。利用設置的規制，在特定的時間里RPA 通過郵件把對賬單發送給對應公司或市場負責人，經核對無誤后，市場負責人根據內部往來對賬單開具發票。（2）發票接受與稅局認證。如圖1 所示，市場負責人根據對賬單開具的發票郵寄到財務共享中心，財務共享中心檢查和錄入對應的發票信息并形成發票清單。月底RPA財務機器人借助發票清單信息和邏輯判斷函數與稅務局發票信息核對，利用特定的腳本自動在稅務局對發票進行認證。作廢紅字發票也可以通過RPA在JDE 進行自動核銷。

圖1 發票流轉對比圖

3.RPA 在資金付款與收款的應用。收款與付款是企業運營的重要組成部分，主要包括發送對賬單，銀行付款與收款，網銀下載與核對，智能收付款核銷主要流程如圖2 所示：（1）對賬單發送與核對。流程與發票管理流程一致。（2）銀行付款與收款。對賬單確認無誤，付款組在特定的時間利用RPA 在網上銀行進行集中付款。（3）網銀明細下載和整理成Excel 格式。（4）智能收付款核銷。依據收付款網銀數據，RPA 借助爬蟲程序從JDE 外圍系統模擬人進行收款付款確認工作。雙方主要流程如下所示：一是銀行付款流程：次月郵寄往來明細表，發票等給付款方→付款方核對無誤進行付款→財務共享中心發起清款走審批流程→總賬主管過賬→發票認證、稅金入賬。二是銀行收款流程：次月內部往來結算單與發票郵寄給相關市場→月末下載銀行明細→網銀明細通過RPA 生成標準格式→RPA 自動收款核銷→重復。三是若出現例外情況，由財務人員人工進行檢查核銷。財務人員檢查收款記錄是否完整并上傳銀行回單，無誤后將批號交給主管過賬生成財務報告（圖2）。

圖2 銀行收付款核銷對比圖

4.RPA 在總賬到報表處理的應用。（1） 數據核對。關閉賬戶之前，RPA 借助自動化流程技術在JDE 外圍系統中進行關閉賬戶請求的處理，對內部往來應收款項、應付款項、銀行對賬、加盟商對賬等內容及相關明細進行核對。若RPA 出現報錯，財務人員對出現報錯的地方進行人工核對查驗。（2）請求過賬。對企業內部往來款項中的貨款、員工薪資、稅金等內容，RPA 在JDE 外圍系統運行過賬，例外事項財務人員進行人工處理。（3）關賬前期完整性檢查。核對明細表，總賬，賬齡分析表，調節表等。（4）由科目匯總表產生財務報表。月結關閉賬戶后，M 企業借助RPA 運行JDE 外圍系統中財務報表的請求，自動生成四大報表⑦。

（二）RPA 應用小結

結合M 公司往來業務流程，由圖3 可知RPA財務機器人的應用主要貫穿數據獲取、賬單發送、稅務管理、內部結算以及憑證生成等業務。根據財會業務種類的不同，將RPA 劃分為不同種類的機器人。從上述流程可知，M 公司財務共享中心正處于發展階段，RPA 已經廣泛用于大量簡單且重復性較高的業務模塊，部分業務模塊還處于人工操作流程。目前M 公司根據業務需求已自主研發近100 個不同功能的財務機器人。隨著M 公司流程不斷優化以及自動化技術不斷升級，M 公司有望將整個業務模塊實現自動業務流程化，提高準確且快速的工作效率。

圖3 RPA 業務流程

三、RPA 在財務共享中心存在的弊端

RPA 雖然在M 公司財務共享中心廣泛運用，但目前還存在一定的弊端，主要缺點如下所示：

（一）RPA 優化更新較為頻繁

M 公司所處理的會計業務包含代墊薪資、委托股利、加盟商貨款往來等，這些業務已占據所有財務業務的80%，M 公司今后打算將所有財務工作承接到財務共享中心。所以根據企業項目需求需要不斷變化，RPA 就需要不斷優化。同時M 公司RPA 在月末處理大量重復性的工作時，在源文件沒有任何問題的情況下會出現停止運行程序的狀況，例如核銷收款程序停止運行，這時需要財務人員人工隨時檢查，占用財務人員額外的工作時間。尤其在月結期間，財務人員會消耗大量有效工作時間，加重工作任務，沒有在月結期間有效提高工作效率。

（二）RPA 的研發占用大量時間

財務人員與IT 技術人員分屬不同領域，工作內容相差較大，想要研發一款專屬于M 公司的財務機器人，需要二者進行有效溝通。財務人員根據自己工作內容的需求向IT 講解工作流程，IT 根據財務人員的講解編寫運營程序并進行適用性與完整性測試。出現問題還需要雙方檢查核對，所占用的時間是巨大的。

（三）RPA 運營與后期維護成本較大

相較于普通辦公軟件，首先財務機器人需要更為高端的后臺與軟件配置，也需要IT 技術人員對財務工作設定標準規范的代碼，對于小型企業RPA 的運行成本會遠超過預期帶來的利益。所以RPA 目前都集中在大型企業與會計師事務所，對于小型企業還需要研發較便宜的RPA。其次，RPA 可以7×24 小時不間斷地對大量簡單易錯的業務進行處理，非必要情況下RPA 的電腦不會關機，這種高消耗比平常辦公電腦損耗更大，需要配備專門工作人員定期進行優化升級，其中維護成本會高許多。

四、研究建議與結論

RPA 目前還處于逐步發展階段，主要應用于大型企業，小型企業由于企業規模和成本利益等考慮還處于會計電算化時代。M 公司財務業務量較大且工作模式在不斷優化，RPA 經常會出現特殊情況報錯與程序過低，需要不斷更新。陳虎指出，RPA 和人工智能都能在一定程度上替代原有的人工勞動，但是二者有較大的區別⑧。RPA 是根據信息技術人員設置特定標準的程序，只會根據前端設定的要求執行命令。而人工智能具有自主學習能力，能通過大數據不斷改正自己的行為。所以對M 公司主要有以下建議：（1）M 公司結合自身業務量與經營模式，向人工智能發展。雖然AI 技術還處于初步探索階段，但隨著RPA 技術的不斷發展，RPA 加AI 融合形成的IPA 將會成為未來的發展趨勢。（2）配置優良人力資源。財務共享中心特定的運行模式，在員工上崗之前應先培訓，以滿足工作需要⑨。（3）設定專業檢測人員對RPA 電腦進行定期維護。雖然配備專業檢測人員會提高企業運行成本，但RPA 一般都存在資金雄厚且規模較大的企業里。若RPA 在月末、年末財務工作繁忙時出現問題，不僅沒有提高企業的運行效率，反而因為著急解決RPA 的問題，耽誤正常結賬工作任務。配備專業檢查人員不僅不會提升企業成本，反而因為高效率完成工作提高企業績效。

綜上所述，本文在大數據背景下對RPA 在M公司財務共享中心應用的相關概念、 運營流程、存在的問題等方面進行論述，M 公司的財務共享中心經過多年來的發展已經形成規范化標準化的工作模式。RPA 在處理企業財務大量較高重復性的工作中，發揮了財務機器人自動化與智能化功能，不斷優化企業財務工作中出現的簡單、 高重復性工作，大大提升了工作效率。但是M 公司的RPA 還處于不斷發展階段，會不定時地出現例外情況占用財務人員額外的工作時間。隨著RPA 的不斷優化，財務機器人促進了企業財務的轉型，把財務人員從低級簡單的工作中解放出來，讓財務人員從事高創造性和更有價值的工作。