檔案信息化建設(shè)與檔案管理新思考

摘 要：在信息化時(shí)代發(fā)展背景下，以往的檔案管理工作發(fā)生了極大轉(zhuǎn)變，管理模式得到升級(jí)、管理理念得到轉(zhuǎn)變以及管理機(jī)制得到優(yōu)化，極大滿足了不同行業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要。基于此，本文從檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義入手，分析檔案信息化管理的定義，并提出檔案信息化管理和建設(shè)的具體內(nèi)容，重點(diǎn)闡述檔案管理和信息化建設(shè)的優(yōu)化策略，以期做到與時(shí)俱進(jìn)，將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理工作相融合，進(jìn)而加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，有效提高檔案管理工作成效。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；新思考

為保證檔案管理信息化工作效能，提升資源的精確性、完整性和實(shí)時(shí)性，充分發(fā)揮其使用價(jià)值，相關(guān)單位在開展各類檔案管理工作期間，需要對(duì)現(xiàn)代化檔案管理工作展開深入研究，從觀念、制度和設(shè)備設(shè)施等多個(gè)角度出發(fā)開展建設(shè)活動(dòng)，并利用多種管理手段，充分發(fā)揮現(xiàn)代化檔案管理工作優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案管理工作有序開展，滿足新時(shí)代發(fā)展背景下檔案管理工作的需要，保證內(nèi)部檔案材料的長(zhǎng)期性、共享性和穩(wěn)定性發(fā)展特質(zhì)，促使檔案管理信息化建設(shè)在一定程度上提高我國(guó)檔案管理質(zhì)量及水平，切實(shí)做好檔案信息化建設(shè)作業(yè)，為單位后續(xù)的管理決策工作提供必要參考。

一、檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

檔案資源具有涉及面廣、內(nèi)容豐富等特點(diǎn)，是相關(guān)單位整個(gè)發(fā)展歷程的集中體現(xiàn)，包含了以往運(yùn)營(yíng)期間的各類業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)信息，可為后續(xù)相關(guān)工作的順利推進(jìn)提供可靠參考。

第一，檔案內(nèi)容是記錄企業(yè)單位發(fā)展的真實(shí)憑證，可為后續(xù)的決策工作提供必要的參考，其包含了多樣化信息，不會(huì)受到人為因素影響出現(xiàn)隨意篡改、編造等問題，確保各類檔案管理資料的精確性、完整性和客觀性。需要注意的是，有一部分檔案資源是當(dāng)事人及責(zé)任人的親筆手稿或帶有本單位領(lǐng)導(dǎo)的簽字批示，需要妥善保存。在實(shí)際工作期間，管理人員需要積極挖掘檔案信息中潛在的資源價(jià)值，認(rèn)真做好分類、編碼、歸檔和保存等工作，以提升檔案資源管理工作效能。

第二，近年來，我國(guó)檔案管理工作開展得如火如荼，各行業(yè)、單位均以與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新為主要工作目標(biāo)，認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作，積極突破傳統(tǒng)管理理念對(duì)檔案管理工作的影響，轉(zhuǎn)變過去單一的檔案資料存儲(chǔ)作業(yè)方式，重視對(duì)檔案資源的進(jìn)一步開發(fā)、利用和服務(wù)，進(jìn)而促進(jìn)物質(zhì)及經(jīng)濟(jì)文明社會(huì)的有效建設(shè)。在此期間，應(yīng)注意及時(shí)引進(jìn)信息技術(shù)，保證各項(xiàng)資源的收集、統(tǒng)計(jì)、整合、處理和存儲(chǔ)作業(yè)質(zhì)量，以多樣化的檔案管理效能，充分發(fā)揮其作用。

二、檔案信息化管理和建設(shè)的具體內(nèi)容

1.服務(wù)意識(shí)

檔案工作人員需主動(dòng)更新自身觀念，培養(yǎng)勇于創(chuàng)新、主動(dòng)服務(wù)的精神，避免出現(xiàn)消極怠工的不良情緒。從服務(wù)方法來看，可積極推進(jìn)接待服務(wù)、復(fù)制服務(wù)、資訊服務(wù)、上門服務(wù)、網(wǎng)上查閱、檔案調(diào)閱、電話查詢以及信函處理等多種服務(wù)形式；從服務(wù)態(tài)度來看，應(yīng)端正服務(wù)態(tài)度，簡(jiǎn)化資料查閱流程，保障服務(wù)水平，進(jìn)而滿足不同人員及單位的需求；從服務(wù)手段來看，需結(jié)合傳統(tǒng)手工查閱及現(xiàn)代計(jì)算機(jī)檢索模式，將人員檔案、資產(chǎn)管理等各類私密信息資料進(jìn)行數(shù)字化存檔，提高整體服務(wù)質(zhì)量。

2.硬件設(shè)備設(shè)施

檔案管理信息化建設(shè)的深入使得現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)得到了完善與更新，主要可從軟硬件兩個(gè)角度入手。一方面，引進(jìn)各類硬件設(shè)備設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案管理及辦公自動(dòng)化，購(gòu)進(jìn)服務(wù)器、投影儀、掃描儀、交換機(jī)、顯示器、刻錄機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、攝像機(jī)以及錄音機(jī)等多種硬件設(shè)備設(shè)施，便于數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)及共享。另一方面，更新軟件系統(tǒng)，組建專門的檔案管理信息系統(tǒng)，綜合現(xiàn)有檔案館資料，加大資金投入力度，設(shè)計(jì)集文檔綜合管理系統(tǒng)、獨(dú)立門戶網(wǎng)站以及檔案信息系統(tǒng)局域網(wǎng)于一體的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源的共享互通，保障檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

3.管理水平

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)已逐漸融入檔案管理工作中，為進(jìn)一步提升管理水平，需要相關(guān)單位及人員做到以下幾點(diǎn)：第一，做好電子文件的保存管理及資料的整合分析，保證各類電子數(shù)據(jù)的精確性。第二，及時(shí)落實(shí)文件的傳送、接收和保存工作，實(shí)現(xiàn)電子文件管理工作的有序推進(jìn)。第三，注意文件時(shí)效，確保在文件限定有效期內(nèi)完成文件的下載、存儲(chǔ)，避免對(duì)后續(xù)的調(diào)閱、使用造成影響。第四，對(duì)于長(zhǎng)時(shí)間使用或內(nèi)容較為重要的電子文件，需定期備份，避免出現(xiàn)丟失問題，為相關(guān)單位帶來不必要的影響。

三、檔案管理和信息化建設(shè)的優(yōu)化策略分析

1.重視檔案管理

長(zhǎng)久以來，檔案管理被視為一類邊緣化、幕后化的工作，各企業(yè)單位在有意或無意間忽視了對(duì)檔案管理工作的重視，加之部分檔案管理工作成效并不突出，導(dǎo)致檔案管理工作更加容易被無視。在信息時(shí)代發(fā)展背景下，相關(guān)管理部門需要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的長(zhǎng)期性及重要性，了解檔案管理工作對(duì)于推動(dòng)企業(yè)單位決策起到的重要支撐作用。相關(guān)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極將檔案管理納入日常工作范圍，彌補(bǔ)檔案管理工作的不足，并采取多種有效的方法進(jìn)行有針對(duì)性的處理，提高其解決問題及防范風(fēng)險(xiǎn)的能力，保證檔案管理工作的高質(zhì)量開展。

與此同時(shí)，相關(guān)檔案管理人員需要在日常工作中端正態(tài)度，主動(dòng)落實(shí)崗位職責(zé)，完成上級(jí)下發(fā)的各項(xiàng)工作任務(wù)，以細(xì)心、嚴(yán)肅的態(tài)度解決檔案管理工作的各類細(xì)節(jié)作業(yè)，避免出現(xiàn)檔案管理工作形式化、模式化等問題。例如，檔案管理部門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員可主動(dòng)利用客戶端、公眾號(hào)和短視頻等方式，向廣大群眾宣傳檔案管理工作的具體服務(wù)職能、社會(huì)及經(jīng)濟(jì)效益等，并不定期綜合檔案管理人員的工作難點(diǎn)及技術(shù)需要，開展系統(tǒng)性、針對(duì)性的培訓(xùn)，充分發(fā)揮檔案管理領(lǐng)導(dǎo)層的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案管理工作有序進(jìn)行。此外，各管理人員需要將檔案管理意識(shí)深入腦中，幫助相關(guān)工作人員主動(dòng)參與檔案管理工作，逐漸形成較為和諧的檔案管理工作氣氛，保證檔案管理工作水平顯著提高。

2.豐富檔案管理辦法

在實(shí)際的檔案管理工作期間，資料收集是最基礎(chǔ)也是最重要的工作環(huán)節(jié)之一，在此期間，相關(guān)信息化系統(tǒng)需要積極做到無縫對(duì)接，保證可及時(shí)、完整和高效地整合各類檔案資料。在信息化時(shí)代背景下，企業(yè)單位在實(shí)際生產(chǎn)運(yùn)行期間會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，且由于檔案資料涉及多個(gè)部門，其業(yè)務(wù)檔案存在極大的差異性及滯后性，因此，就要求檔案管理人員在實(shí)際工作中主動(dòng)明確分類并及時(shí)上傳各類業(yè)務(wù)檔案，保證檔案資料的實(shí)際使用價(jià)值，提升其利用率。

在此背景下，為確保各業(yè)務(wù)部門檔案管理工作順暢銜接，需要有效融合檔案管理工作與業(yè)務(wù)系統(tǒng)，保證各檔案信息全面、精確傳送至檔案系統(tǒng)中，可有效提升檔案管理工作的高效性及規(guī)范性。在收集電子檔案期間，各管理部門需要始終把控電子檔案的控制權(quán)，保證檔案資源的可讀性及安全性，為后續(xù)檔案資源的深入開發(fā)利用提供技術(shù)支撐，提升檔案管理工作成效。相關(guān)檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)具備一定的現(xiàn)代化信息技術(shù)素養(yǎng)，可以熟練操作各類設(shè)備設(shè)施，滿足信息化檔案管理工作的需要。需要注意的是，檔案管理信息化建設(shè)工作需要充分發(fā)揮檔案管理軟、硬件的支持作用。

由此，相關(guān)檔案管理部門需要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的建設(shè)，從源頭上保證各系統(tǒng)及其設(shè)備設(shè)施的完善性、先進(jìn)性，支撐現(xiàn)代化檔案管理進(jìn)一步落實(shí)。在如今電子檔案數(shù)量不斷增加的背景下，相關(guān)管理部門應(yīng)選擇適合自身發(fā)展需要的信息管理軟件，強(qiáng)化對(duì)系統(tǒng)的有效開發(fā)，進(jìn)而有效提升檔案管理工作的質(zhì)量及效率。另外，在開展檔案管理信息化建設(shè)期間，相關(guān)部門也需要依據(jù)實(shí)際需要，積極組建各類檔案共享管理平臺(tái)，為提升社會(huì)效益提供有效支撐。

3.完善管理制度

針對(duì)現(xiàn)階段檔案管理機(jī)制落實(shí)不到位、覆蓋不全面的問題，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)提高對(duì)檔案管理工作的重視，制定科學(xué)的檔案管理制度，為后續(xù)開展各類實(shí)踐活動(dòng)提供工作參照，并綜合實(shí)際工作需要合理完善細(xì)節(jié)，提升檔案管理制度的科學(xué)性。在實(shí)際工作期間，企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做到實(shí)事求是、因地制宜，圍繞自身發(fā)展需要?jiǎng)?chuàng)建合法、合規(guī)的檔案管理機(jī)制，保證其可操作性，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步開展。在檔案管理工作中，需要有效落實(shí)績(jī)效考核及獎(jiǎng)優(yōu)懲劣的制度，嚴(yán)格依據(jù)具體工作要求細(xì)化檔案管理工作人員的實(shí)際任務(wù)，并定期開展各類績(jī)效考核工作，對(duì)表現(xiàn)突出的優(yōu)秀員工給予獎(jiǎng)金及證書表彰，并利用宣傳欄、多媒體等方式大力宣揚(yáng)，在檔案管理部門形成積極進(jìn)取的工作氛圍。對(duì)于工作態(tài)度不端正、知錯(cuò)不改的員工應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)要求適當(dāng)懲處，問題較為嚴(yán)重的可考慮利用懲罰性調(diào)離或辭退等方式，幫助企業(yè)單位始終維持公開、公正的原則，激發(fā)員工工作熱情，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的長(zhǎng)效、健康開展。

4.建立管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)工作的重要組成部分之一，確保檔案管理系統(tǒng)的安全性，實(shí)際上就是保證了檔案資料的完整性，可為后續(xù)信息的合理利用創(chuàng)造有利條件。由此，相關(guān)單位需要積極利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，優(yōu)化升級(jí)檔案管理系統(tǒng)，并針對(duì)資料類型進(jìn)行模塊劃分，幫助相關(guān)人員開展檔案查詢、錄入工作。除此之外，在創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)期間，需要引進(jìn)專業(yè)的搜索引擎系統(tǒng)，保證檔案調(diào)閱工作的效率，并針對(duì)重復(fù)性資料設(shè)立專門的處理模塊，幫助相關(guān)檔案管理人員及時(shí)處理。另外，相關(guān)技術(shù)人員也應(yīng)當(dāng)重視系統(tǒng)使用的安全性，在計(jì)算機(jī)中加裝防火墻、殺毒軟件和管理軟件等，避免木馬病毒或黑客對(duì)企業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)造成破壞，提升電子檔案數(shù)據(jù)的安全性，避免出現(xiàn)受損等問題，影響后續(xù)的正常使用。

5.培養(yǎng)專業(yè)人才

人才是現(xiàn)階段保證社會(huì)整體生產(chǎn)力的關(guān)鍵要素，是推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)一步開展的工作重點(diǎn)，是提升檔案管理水平的主要手段，相關(guān)單位需要做到將信息技術(shù)與實(shí)際應(yīng)用相結(jié)合，提升檔案管理工作的信息化特性。另外，在當(dāng)前的信息化管理工作中涌現(xiàn)了一大批掌握關(guān)鍵技術(shù)、專業(yè)能力強(qiáng)的人才，為檔案管理工作提供了有效的人才資源。同時(shí)，企業(yè)單位也需要積極鼓勵(lì)在職員工扎實(shí)掌握各類檔案管理知識(shí)，為信息化檔案管理工作提供支撐。由此，相關(guān)部門需要定期組織高效、長(zhǎng)期的培訓(xùn)活動(dòng)，帶動(dòng)檔案管理人員將學(xué)習(xí)落實(shí)在日常生活中，保證形成常態(tài)化、規(guī)范化的學(xué)習(xí)氛圍，并靈活利用講座、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式對(duì)在職人員開展合理培訓(xùn)，幫助其完善知識(shí)架構(gòu)，深入理解管理人員的學(xué)習(xí)訴求，及時(shí)調(diào)整具體的培訓(xùn)內(nèi)容，保證其實(shí)用性及目的性，確保檔案管理人員能力與現(xiàn)代化檔案管理工作相匹配。檔案管理部門也需要主動(dòng)落實(shí)惜才、愛才和重才的工作思想，幫助檔案管理人員在自身崗位上發(fā)光發(fā)熱，并以積極、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度參與到檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位檔案管理工作水平顯著提高。

6.加大管控力度

全面把控是判斷檔案管理工作質(zhì)量的重要因素，相關(guān)管理人員需要嚴(yán)格依據(jù)具體的管理要求，詳細(xì)核對(duì)、整合、分類和存儲(chǔ)收集到的檔案信息，且每個(gè)環(huán)節(jié)均需要由專業(yè)人士統(tǒng)一管理，雖然在一定程度上會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作難度提高，但也使檔案信息得到了更加充分的利用與管理。

同時(shí)，相關(guān)部門也應(yīng)適當(dāng)加大管理力度。第一，檔案管理部門應(yīng)掌握各軟件、平臺(tái)的實(shí)際管理情況，組建較為完善的管理機(jī)制，并綜合可能會(huì)出現(xiàn)的突發(fā)問題，與其他部門共同攜手，創(chuàng)建良好的檔案管理環(huán)境。第二，在開展管理考核期間，應(yīng)注意從多角度綜合評(píng)判現(xiàn)有的考核管理及評(píng)價(jià)機(jī)制。第三，積極利用各類網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，保證其科學(xué)性、高效性和全面性，確保檔案管理信息化建設(shè)工作有序開展。另外，規(guī)范化的管理工作也可在一定程度上減少不必要的資源投入，確保檔案管理工作高質(zhì)量開展。

四、當(dāng)前取得的成就

從實(shí)際情況來看，各單位的檔案信息化建設(shè)工作已取得初步成果，依據(jù)自身的需求組建了數(shù)字檔案館及檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了電子文件及檔案的一體化管理，并融入當(dāng)?shù)貦n案信息網(wǎng)站，為信息的調(diào)閱提供了便利。另外，隨著檔案管理信息化的深入開展，現(xiàn)有檔案管理工作環(huán)境也得到了極大改善，建立了局域網(wǎng)絡(luò)及信息網(wǎng)站，部分單位也接入了寬帶通信專線，極大程度上增強(qiáng)了工作人員的檔案管理意識(shí)，豐富了檔案資源內(nèi)容，調(diào)整了現(xiàn)有的管理結(jié)構(gòu)，進(jìn)一步提高了數(shù)據(jù)信息的開放性及共享性，實(shí)際檔案服務(wù)成效顯著。

五、結(jié)論

綜上，檔案管理工作本身就是一項(xiàng)復(fù)雜、煩瑣和周期長(zhǎng)的工作，在開展檔案管理工作期間，極易出現(xiàn)各類紕漏，影響檔案資源的有效利用。因此，在開展檔案管理工作期間，需要以實(shí)際的檔案管理工作為根本出發(fā)點(diǎn)，融入先進(jìn)的信息技術(shù)，明確檔案管理工作的不足，并有針對(duì)性地制定具體的處理方案，利用重視檔案管理、豐富管理辦法、完善管理制度、建立管理系統(tǒng)、培養(yǎng)專業(yè)人才以及加大管控力度等手段，進(jìn)一步加快檔案管理信息化工作進(jìn)度，提升檔案管理工作服務(wù)水平，有效提升現(xiàn)代化檔案資源的利用率及實(shí)效性，突出檔案管理工作的效能。

參考文獻(xiàn)：

[1]侯中英，劉岐.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].才智，2022（05）：145-147.

[2]趙麗穎.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的認(rèn)識(shí)與思考[J].科技資訊，2021，19（34）：89-91.

[3]謝洪林.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2021（04）：30-31.

[4]薛立杰.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（36）：3-4.

[5]劉 路.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].傳媒論壇，2020，3（23）：114-115.

[6]彭 柳.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案，2017（01）：17-18.

[7]熊 偉.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].中國(guó)管理信息化，2016，18：172-173.

作者簡(jiǎn)介：劉宜雙（1985—），女，瑤族，廣西柳州人，碩士，館員，研究方向：檔案管理、公文辦理、數(shù)字化建設(shè)等辦公室業(yè)務(wù)。