信息系統項目管理中的進度管理

廣州市財經商貿職業學校 李暉

如何在滿足時間約束條件下完成項目建設，實現項目總體目標，本文以“某云平臺項目”建設中的進度管理為例，探討信息系統項目中進度管理的重要性，主要從七個方面進行論述，簡單闡述進度管理的相關理論和過程，針對在管理中使用到的方法、工具進行剖析，闡述所取得的效果。

2019 年11 月，南方某中心通過公開招標進行云平臺的建設，對接傳統與新興內容生產系統，實現多渠道內容的匯聚、存儲、整合和優化。項目進度管理是信息系統項目的重要項目管理內容之一，對項目成敗有重大影響。該項目涉及面廣、規模大、干系人眾多，在執行進度管理過程中時常要對實際進度進行檢查，并在不同管理過程中使用適用的工具和技術，保證項目在滿足時間約束的前提下實現項目總體目標。

項目的進度和項目的范圍、成本、質量有著非常密切的關系，具有既對立又統一的特點。優秀的進度管理，可促進資源利用，節約成本，提高質量；但過于強調進度，可能會出現成本超支、質量欠佳引起客戶的不滿，所以進度管理要從全局角度來考慮，使多方面達到巧妙的平衡。因此項目組必須重視項目進度管理工作，結合項目實際情況，通過規劃進度管理、定義活動、排列活動順序、估算活動資源、估算活動持續時間、制定進度計劃、控制進度等幾個過程來開展進度管理工作。

1 規劃進度管理

整個項目建設過程中如何管理、執行和控制進度，是通過規劃進度管理來提供指南，由其制定政策和程序[1]，形成項目進度管理計劃。如表1 所示，進度管理計劃不一定很詳細，但應包括進度管理的過程和相關工具或技術，規定計量單位、績效測量規則、控制臨界值等。

表1 進度管理計劃Tab.1 Schedule management plan

進度計劃應圍繞以質量為中心來展開，以確保質量為前提。本項目進度管理計劃確定關鍵路徑法結合關鍵鏈法為編制進度計劃的具體方法，使用工具軟件為MS Project，計量單位是人天，偏差臨界值為正負5%，進度報告情況是使用甘特圖每周報告一次，績效測量規則使用進度績效測量指標、過程活動是定義活動、排列順序等，狠抓進度、成本和質量的平衡點，為項目進度管理打下了堅實的基礎。

2 定義活動

項目的工作分解結構已經識別了工作包(即最底層的可交付成果)，工作包還可以進一步細化得到活動。活動是為完成工作包而必須開展的工作[2]，一個工作包可由多個活動來共同完成。定義活動的結果是獲取活動清單、活動屬性和里程碑清單。活動清單包括完成項目的所有活動，每個活動都有獨特的名稱，并展示活動的內容、目標、結果、負責人、日期等；活動屬性用于擴展活動描述，如分配工作執行人、工作開展的地點、活動的類型等；里程碑清單是項目的重要時點或事情，展示了在每個階段需要達到的狀態，為進度控制提供基礎。

根據進度管理計劃和范圍基準，通過專家判斷、分解和滾動式規劃，形成了活動清單、活動屬性（如表2所示）和里程碑清單。實現原系統的數據共享交換，聘請技術專家和項目組共同進行，使用迭代式規劃與分解，列出了對接工作所需的全部活動及其標識、編碼、描述、緊前與緊后活動、邏輯關系等，確定了實現用戶信息、數據、素材庫等共享交換的時間點。如活動清單內編號51603，活動名稱為全網效果數據抓取，工作描述為實現傳播效果評估、稿件影響力分析等功能；如活動屬性里編號61503，活動名稱為微網站及小程序-直播活動，工作描述是提供手機微網站及微信小程序的直播功能，緊前活動是圖集活動，緊后活動是專題活動，關系都是從結束到開始，提前量和滯后量均為0，需要1 位中級第五檔開發工程師，執行地點在項目組辦公室并于2 月中旬完成；如里程碑清單中里程碑名稱是完成需求分析，里程碑描述是完成需求調研、需求分析并獲得中心確認，主要可交付物是需求文件、需求規格說明書。

表2 活動屬性Tab.2 Activity attributes

3 排列活動順序

為在所有既定項目制約因素前提下取得最好的效率，對項目活動進行識別和記錄，了解活動間的關系，定義活動的邏輯和順序，活動之間需預留多少提前量或滯后量。活動依賴關系有強制性邏輯、選擇性邏輯、外部依賴和內部依賴關系。排列順序的成果是項目進度網絡圖，可使用前導圖法或箭線圖法繪制。前導圖法能顯示四種活動關系（結束-開始、結束-結束、開始-開始、開始-結束）；箭線圖法只使用結束-開始關系，事情和活動都有清晰的標識。

根據活動清單和活動屬性，使用前導圖法來編制項目進度網絡圖。由于項目涉及設備購置安裝、云平臺租賃服務、原系統對接、新系統建設開發工作，一般是硬件就緒才開展部署調試測試等工作。為避免存在等待情況，項目組在采購部門開展購置租賃工作的同時按照硬件要求搭建臨時環境供測試等使用，在考慮了各種依賴關系情況下完成了項目進度網絡圖。

4 估算活動資源

對已定義的活動清單進行分析，估算完成各活動需要的人力資源、設備、材料、用品等的數量和種類，明確要使用什么資源，每種資源使用的種類數量及何時使用。估算的技術有很多，可通過歷史項目信息進行判斷，或其他可選的實施方案進行分析，社會組織或行業協會發布的信息進行參考，和更常用的自下而上估算，即活動進一步細分，然后估算資源需求，再把這些資源需求進行匯總。同時還需參考資源日歷，了解特定的人力資源、設備、材料等何時可用，可用多久。

通過了解廠家的供貨情況，明確了購置租賃的資源需求。同時從已確定活動的復雜情況進行分析匯總，如微網站與小程序的咨詢活動、圖集活動、直播活動等活動的逐層匯總，估計出人員組織結構、數量要求、技術能力要求以及配套的開發和測試工具等，總體上估算出完成建設所需的資源及數量。活動資源需求如原系統對接聘請的技術專家，資源類型是高級工程師第七檔，數量2 人，參與活動編號20204，可用時段為2 月17日～2 月27 日，費用為1500 元/人日。資源分解結構如資源模塊為設備，資源類型超融合平臺一體機，水平要求滿足計算虛擬化、網絡虛擬化、底層存儲等；資源模塊為人員，資源類型為IOS 開發工程師，技能水平精通原生IOS 開發，等級水平為中級第五檔。

5 估算活動持續時間

依據資源估算的結果估算每個活動完成所需要的工期，初步確定每個活動所需的時間量，工具包括儲備分析、群體決策、類比估算、三點估算、參數估算等。三點估算法考慮了估算中的不確定性和風險[3]，類比估算利用歷史數據與其他變量之間的統計關系，類比估算以過去類似項目的參數值（如持續時間、預算、規模、重量和復雜性等）為基礎。如項目里活動編號61503，描述小程序的活動，分別使用參數估算、類比估算、三點估算工具進行估算。

如表3 所示，參數估算法投入的時間是4 人日，資源數量2 人，可獲得百分比100%，績效系數0.95，持續時間計算結果是2.3 天。若使用類比估算法則以前的活動是2 個活動的小程序開發，持續時間是1 天，現在的活動是5 個活動的小程序開發，倍數是2.5 倍，持續時間估算結果為2.5 天。再通過查閱近期成功建設的項目文檔中了解到類似活動完成所需時長，安排項目組成員采用類比估算和按照采購租賃、系統對接、開發建設等活動的功能要求、復雜程度等采用參數計算來估算所需要的時間，加以考慮風險因素估計最樂觀、最悲觀和最可能時間進一步分析。綜合上述方法，使用MS Project 進行處理，適當添加5 天應急儲備時間，為制定進度計劃做好了準備。

表3 活動持續時間估算Tab.3 Activity duration estimates

6 制定進度計劃

如表4 所示，項目進度計劃通常使用甘特圖配合活動清單來顯示項目進度和其他相關活動進展隨著時間改變的內在關系情況。制訂方法有關鍵路徑法、關鍵鏈法、進度壓縮、資源優化技術（資源平衡、資源平滑）、計劃評審技術。其中關鍵路徑法不需考慮資源限制，關鍵路徑就是最長的路徑；而關鍵鏈法考慮了資源限制并集中管理緩沖；資源優化技術里資源平衡通常會延長關鍵路徑，資源平滑不會造成延遲，但無法實現資源的優化。

表4 項目進度計劃（甘特圖）Tab.4 Project schedule (Gantt chart）

結合活動時間估算、資源可用性、邏輯關系，并結合使用關鍵路徑法和關鍵鏈法計算。項目要求在五一前完成，經歷了春節、清明節后計算結果超出了該目標。項目組在保證質量的前提下盡可能壓縮關鍵路徑上的活動，適當趕工和短期借調高級技術人員以壓縮進度，通過資源優化技術在非關鍵路徑上盡量抽出資源投入到關鍵路徑的工作中，在確保資源可用下保留應急儲備，結合系統進度網絡圖、甘特圖、資源日歷制定了項目進度計劃，采用甘特圖作為進度模型，使用進度績效指數SPI 來測量績效，如偏差在5%以內不進行干涉，否則需要及時報告、分析并采取措施進行糾正，經批準后形成了項目進度基準。

7 控制進度

項目活動繁多復雜，意外或變化隨時存在，要及時發現會影響的因素，盡可能使其向有利的方向發展。在監控過程中時常會發現有偏差的發生，此時要找出偏差產生的原因，分析對進度的影響，判斷是否需要調整進度計劃，及時采取糾正和預防措施。進度是否發生偏差通過計算進度偏差SV 或進度績效指數SPI 來進行判斷。一般人員、設備、技術、資金等會是偏差產生的原因，產生偏差的活動是關鍵活動或偏差大于總浮動時間、自由浮動時間通常會導致工期增加，應考慮投入更多資源以較小成本盡可能壓縮進度、并行施工、改用更好的資源、改進技術、加強質量管理等降低返工的可能性和減少活動范圍來縮短活動工期。

本項目在某次監控中發現某系統的對接SPI 為0.91，已超過了偏差臨界值，經排查發現其對接存在達到一定峰值時獲取不到數據的情況，原因在于新網關的安裝設置影響到了系統，通過重設網關與調整獲取速率以解決。經查確認該項目已進入尾聲且不在關鍵路徑上，項目組對相關活動進行了調整，安排人力優先實現了數據對接，其他活動適當采取并行施工的方法保證了不會被影響，沒發生延期的情況。

8 結語

有條不紊地開展項目建設工作，需在充分開展前期調研的基礎上編制切實可行的進度管理計劃，合理規劃里程碑節點使其具有可行性。同時密切與項目范圍基準、質量管理計劃、項目資金需求相聯系，加強各個過程組的管理和控制，才能妥善處理建設過程中產生的各種問題，最終實現項目總體目標。