以“235”行動優化干部檔案專項審核
——以常州市婦幼保健院為例

王玲

（常州市婦幼保健院，江蘇 常州 213000）

0 引言

為進一步深入貫徹落實中央從嚴管理干部精神，全面規范干部選拔任用情況，營造風清氣正用人生態，繼2014 年全國開展干部人事檔案專項審核工作后，中組部2020 年下發了《關于深入開展干部人事檔案專項審核工作的通知》，審核范圍覆蓋到國有企事業單位中層管理人員和專業技術人員，并對重點人員、重點崗位的檔案進行重點審查。2020 年6 月新《中華人民共和國檔案法》公布實施，專門增加了“檔案信息化建設”這一重要內容，為干部人事檔案專項審核提能增效指明了發展方向。常州市婦幼保健院積極響應政策號召，創新性開展“235”行動，以全流程信息化路徑，推進干部人事檔案專項審核全覆蓋高質量發展，在2022 年底省市級驗收中取得突出成績，全覆蓋工作成效顯著，為黨風廉政建設提供了有力的政治保障和堅實的檔案基礎。

1 干部人事檔案專項審核存在的問題

1.1 思想重視程度不夠

作為一家三級甲等公立醫院、國家級母嬰友好醫院，常州市婦幼保健院共有干部職工1082 人，中層干部、高級專業技術人員等第一梯隊重點審核對象占比達到42%，分布在全院63 個科室。按照全覆蓋文件要求，此項工作時間緊任務重，且檔案存放按姓氏筆畫排序的統一管理模式，也為逐層逐級推進全覆蓋工作帶來效率降低、重復操作的困境，亟需探索適合公立醫院崗位特性的全覆蓋業務新模式。

同時，由于重業務輕管理的深根思想，對干部人事檔案重要性認識不到位問題在醫院管理中尤為突出。如個人材料歸檔不及時，甚至認為自己保管更加安全[1]，或者在填寫《干部履歷表》、年度表等材料時能省則省、信息不全、缺少簽名、字跡模糊等問題，嚴重影響了全覆蓋工作進程。

1.2 歷史遺留問題眾多

部分人員檔案資料不完整。例如，干部選拔“凡提必審”中發現有位候選人同等學力申請碩士學歷的材料只有一張學位證書復印件，畢業時間是2006 年，歷史遺留時間較長，且學籍信息跨省，補辦手續較為困難；還有2008 年調入醫院的職工，原單位的年度考核登記表缺少3 年，在職稱晉升評聘工作中可能會受到影響[2-3]。

個別檔案重要信息記載不一致。例如，有位職工原本退休時間是2018 年6 月，但審核時發現其入團志愿書的出生年月比其他材料填早了一年，影響到了退休認定甚至崗位續聘；還有2014 年調入醫院的職工，在認定參加工作時間時發現，養老保險記錄和勞動合同時間不相符，工齡無法認定……這類問題牽扯到干部職工的切身利益，會對職工個人產生不可估量的損失，需要綜合研判、慎重審核認定[4-5]。

1.3 信息化手段落后

目前檔案管理軟件只有江蘇省委監制的干部檔案管理系統（單機版），因其物理隔絕的安全保護特性，電腦不能聯網不能使用U 盤，干部信息需要檔案人員被動錄入，對全覆蓋工作跟進“三齡兩歷一身份”審核進度、單項信息快速檢索以及大量數據統計匯總的需求并不友好，需要借助其他信息化手段來提升效率。檔案材料的信息化程度和精細化程度是在日常工作中逐漸積累起來的，但由于保密特性的局限性，缺乏信息共享功能，易造成數據更新不及時、準確性得不到保障等問題，在需獲取員工詳細信息時仍舊需要翻閱原始檔案完成，和新檔案法中的“檔案信息化建設”要求相去甚遠，需進一步優化檔案管理模式，在保證檔案安全和信息安全的前提下，創新全覆蓋工作路徑，提升信息化利用水平，增強檔案主動服務于醫院管理的能力。

2 以“235”行動為全覆蓋提能增效

“235”行動，即以兩個主體為對象，把好三道關口，通過五項創新優化路徑，從思想認識、流程規范、信息化建設等方面，全面推進專項審核全覆蓋工作高質量發展。

2.1 以兩個主體為對象

壓實黨委責任主體。按照《江蘇省干部人事檔案專項審核工作實施方案》的要求，建立由黨委總負責、多部門共同參與的工作機制，將全覆蓋工作納入醫院年度目標管理考核，切實提高干部職工的重要性認識。同時召開全體干部職工動員大會，要求統一部署、分級負責、協同推進，為高效能開展全覆蓋工作奠定基礎以及標準。

全體職工對象主體。根據公立醫院臨床工作特性，決定以科室為單位逐片開展專項審核，不再以職稱為分類依據。這項舉措不僅更貼合業務實際，條理更清晰，減少大量重復操作，同時也把文件要求的逐步推進全院覆蓋問題提前納入規劃，大大縮短了全覆蓋進程。

取對數生長期K562和KG1a細胞，以1×108/L的密度接種。加入60 μmol/L Rh2-S誘導細胞24 h，收集各組細胞，預冷PBS洗滌2次，按照Annexin V-FIT-C/PI雙染細胞檢測試劑盒說明書進行操作，用流式細胞儀分析細胞凋亡。實驗重復3次。

2.2 把好三道審核關口

為確保信息的準確性，醫院建立檔案室初審，組織部門復審，人事部門終審的“三道關口”閉環管理模式。由檔案室逐卷逐頁查閱檔案形成《專項審核情況登記表》完成初審，通過內部局域網抄送組織部門進行中期復審完成《情況統計一覽表》，再抄送人事部門完成終審形成《核對無誤下發名單》，檔案室對照《下發名單》打印《審核專用干部任免審批表》并統籌安排本人確認簽名。該項模式確保《審批表》在下發給個人前做到“三一致、無一誤”，將風險扼殺在搖籃中。

2.3 創新五項優化路徑

通過專項培訓、分級標記、匯總分析、責任到人、審慎認定等五項創新優化路徑，借助科學手段做到全流程信息化操作，記錄有痕、利用便捷，大大提升了全覆蓋工作的準確性、安全性、有效性，提能增效成果明顯。

2.3.1 專項培訓

組建專項審核小組，召集人事部門、組織部門、上級檔案指導員，對專項審核小組成員進行為期一周的專項業務技能培訓，主要針對“三齡兩歷一身份”準確性把控。同時專項審核小組統籌規劃，確定科學分工。①分片審查，以醫院當月最新的《職工分布表》為劃分依據，一人一科室，順序下行直至完成，這樣操作避免了職工的遺漏或重復審核。②標準化記錄，每本檔案“三齡兩歷一身份”審核情況，每人按照表1 內容做好信息登記，以便統一匯總分析。專項審核標準化記錄如表1 所示。

表1 專項審核標準化記錄

2.3.2 分級標記

為便于問題檔案整改，以及長期利用的直觀性，檔案室所有完成審核的檔案，采用分級標記方式，對應不同類型的檔案。例：審核無誤的檔案在側邊目插入“藍色+OK”標簽，問題檔案則為“粉色+出生有誤/工作有誤”標簽，新進檔案若還未完成審核的，側邊目不做標記。在后續打開檔案柜進行查閱和整理時，對專項審核進展一目了然。

2.3.3 匯總分析

專項審核工作覆蓋面廣、差異性大，容易出現人員缺漏、信息錯位、進度遺忘等問題，醫院自主設計制作《干部人事檔案專項審核情況統計一覽表》（表2），利用信息化手段，按照“三齡兩歷一身份”信息做統一登記，對需要整改的問題檔案做備注說明，對敦促完善的材料缺少情況做進度追蹤，真正實現了“一鍵檢索、全部掌握，記錄有痕、利用便捷”，為專項審核信息化操作注入一筆創新色彩。

表2 干部人事檔案專項審核情況統計一覽表

2.3.4 責任到人

為避免戰線太長，消耗員工積極性，《審核專用干部任免審批表》確認簽字工作以10 個科室為一批次，分批審核分片下發。以人事部門提供的當月最新《職工分布表》為基礎，確定《下發名單》，標明實發實收份數、需要補充提交的材料、缺漏信息填寫等，由各科室負責人為責任人，做好登記并回收到位，這樣不僅能有的放矢、引起職工高度重視，并且借助信息化手段快速提效、操作有痕，保障了專項審核的規范性及安全性。

2.3.5 審慎認定

對重要信息有誤的問題檔案，通過問詢了解、分類研判、慎重認定，夯實各環節主體責任，避免各部門推諉扯皮，切實保障干部職工切身利益。

（1）問詢了解。由檔案審核小組負責了解干部本人重要信息有誤情況，并作書面說明，同時盡快提供相關證明材料以便更正問題檔案。

（2）分類研判。針對出生年月需要外調情況，檔案室出具《戶籍底冊證明》范本給干部本人以示說明并作為參考，確保外調材料有效且符合規范，并由組織人事部門調查核實真偽后方可存檔；針對工作時間需補充材料，由人事部門給出專業指導，明確所需提供材料，補充完全后報人社審批，形成正式更改工作時間文件，交由檔案室存檔；針對其他不規范不齊全情況，分別采取原件復制、補充收集等方式，注明經辦人和時間，加蓋組織人事公章交由檔案室存檔。

（3）慎重認定。對符合更正要求的證明材料，按照現有政策認定；對難以認定的，本著從嚴掌握原則，經集體研究、綜合研判、談話溝通作出認定。

3 干部人事檔案專項審核所取得的顯著成效

常州市婦幼保健院以“235”全覆蓋行動為抓手，積極響應《中華人民共和國檔案法》“檔案信息化建設”的要求，借助信息化手段提質增效、開拓創新思維，不僅更好更快的解決了全覆蓋逐步推進任務，給需要提供證明材料的干部職工更充分的準備時間，減少時間成本帶來的個人利益損失，也為檔案管理的常態化建設縷清思路、掃清障礙，更為檔案主動服務于醫院高質量發展打下了堅實基礎。

目前常州市婦幼保健院全覆蓋工作比中組部文件要求的預期安排提前一年完成，居常州市衛健系統首位，“235”全覆蓋行動獲得省市級督查驗收好評及肯定表彰，撰寫的相關課題文章多次獲得江蘇省檔案學會優秀論文獎勵。

4 持續改進的建議

4.1 進一步提升科室協同配合

全覆蓋工作涉及科室廣，參與人員多，認定戰線長，容易出現疲軟、拖拉的情況。在持續改進階段，對各責任科室的分工、主要任務還需進一步細化分解、夯實主體責任，進一步提高對干部人事檔案重要性的認識，嚴守質量關、時間關的“兩道底線”，加強科室協同配合，筑牢清風養正防線。

4.2 加強追蹤問題檔案整改進度

問題檔案的特異性復雜，且關系到員工的切身利益，需要審慎認定。由于大部分問題檔案的歷史遺留時間長遠，追根溯源比較困難，因而認定時限也較長。為避免遺忘、推諉，檔案室應堅持利用好信息化手段，及時做好《一覽表》等各項工作進度的更新登記，并將問題檔案整改進度對相關科室做階段性任務匯報，確保全覆蓋工作件件有著落、事事有回應。

4.3 進一步提高干部人事檔案信息化利用率

為加強檔案管理的及時性、準確性、精細性，要進一步探索檔案信息化建設，積極構建檔案資源共享服務平臺，實現數據統計、資源共享、云上服務一體化，真正把紙質檔案轉化為數字檔案，切實提升檔案信息化建設水平，優化檔案常態化管理工作機制，增強檔案主動服務于醫院管理的能力，為推動醫院高質量發展注入檔案新動能。

5 結語

本文以常州市婦幼保健院為例，對干部檔案專項審核全覆蓋工作開展“235”行動取得顯著成效，切實保障干部職工切身利益，營造風清氣正用人生態，獲得省市委督查驗收好評及表彰，為檔案事業高質量發展提能增效。