風(fēng)險導(dǎo)向下軟件企業(yè)完善內(nèi)部控制體系的辦法

沈恩欣／文

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)、智能技術(shù)等的高速發(fā)展，軟件企業(yè)在迎來全新發(fā)展機(jī)遇的同時，也面臨著各種新的風(fēng)險問題，這對其內(nèi)部經(jīng)營管理水平提出了更高的要求。分析軟件開發(fā)企業(yè)實際的生產(chǎn)經(jīng)營狀況可以發(fā)現(xiàn)，其主要利用內(nèi)部控制手段開展內(nèi)部管理，這也有利于提高軟件企業(yè)的資金與資產(chǎn)運(yùn)行價值。企業(yè)管理人員需要強(qiáng)化內(nèi)部控制，以實現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的目標(biāo)。同時，企業(yè)必須重視內(nèi)部控制與企業(yè)日常管理工作相結(jié)合，企業(yè)要結(jié)合自身實際情況優(yōu)化內(nèi)部控制體系，使其在風(fēng)險評估、審計監(jiān)督、控制活動、環(huán)境優(yōu)化、信息溝通等方面充分發(fā)揮作用，助力企業(yè)的健康良性發(fā)展。文章簡單闡述軟件企業(yè)內(nèi)部控制的特點和作用，針對內(nèi)部控制體系建設(shè)中存在的問題提出有效的優(yōu)化建議。

風(fēng)險導(dǎo)向 軟件企業(yè) 內(nèi)部控制體系 優(yōu)化建議

近年來，國家不斷加大對信息技術(shù)行業(yè)的支持力度，軟件行業(yè)進(jìn)入黃金發(fā)展時期。但由于企業(yè)具有技術(shù)密集、高風(fēng)險高收益、規(guī)模較小等特點，管理層往往將工作重心放在產(chǎn)品研發(fā)和市場推廣方面，對內(nèi)部控制體系建設(shè)工作缺乏重視，也未設(shè)立專門的部門負(fù)責(zé)內(nèi)部控制監(jiān)督工作，使得內(nèi)控流程和制度流于形式，影響其作用的發(fā)揮。由此，軟件企業(yè)要加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用，全面梳理內(nèi)部控制體系建設(shè)中存在的問題，制定針對性的優(yōu)化措施，從而保證內(nèi)部控制工作的有效性。

軟件企業(yè)內(nèi)部控制特征

軟件企業(yè)內(nèi)部控制的特點主要有以下三個。

具有較強(qiáng)的不可控性

軟件企業(yè)開展內(nèi)控的主要目標(biāo)是以投資決策的執(zhí)行為基礎(chǔ)，保障經(jīng)濟(jì)事項的高效執(zhí)行，助力經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)。同時，軟件企業(yè)可以通過各種虛擬載體保存產(chǎn)品，無法使用常規(guī)的實物控制方法對其進(jìn)行管理。

重視安全性管理

軟件企業(yè)開展內(nèi)部控制的主要目的是提高資金資源的利用率，所以在建設(shè)內(nèi)控體系的過程中，要重點關(guān)注技術(shù)和軟件風(fēng)險問題。企業(yè)不但要加強(qiáng)對研發(fā)環(huán)節(jié)的安全監(jiān)管，還要注重產(chǎn)品和技術(shù)保護(hù)，避免出現(xiàn)技術(shù)泄露和產(chǎn)品復(fù)制等問題［1］。

重視人員管理

作為知識密集型企業(yè)，在產(chǎn)品研發(fā)環(huán)節(jié)的資金支出中，軟件企業(yè)研發(fā)人員的工資占據(jù)較高的比重，并且人員的綜合能力直接影響產(chǎn)品研發(fā)效果。同時，軟件企業(yè)需要耗費(fèi)較長時間進(jìn)行項目投資和產(chǎn)品研發(fā)，一旦出現(xiàn)人才流失問題，容易造成商業(yè)機(jī)密泄露，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，企業(yè)要注重培養(yǎng)復(fù)合型人才，使其在掌握專業(yè)知識和技能的基礎(chǔ)上，具備較高的職業(yè)操守和道德觀念，避免人才流失給企業(yè)造成負(fù)面影響。

軟件企業(yè)完善內(nèi)部控制體系的意義

軟件企業(yè)完善內(nèi)部控制體系的積極意義體現(xiàn)在四個方面。

幫助企業(yè)科學(xué)劃分各個部門的職責(zé)和權(quán)限

由于軟件企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)和涉及內(nèi)容較多，會牽扯到多個部門，所以要通過建設(shè)內(nèi)部控制體系，明確不同部門的職責(zé)，構(gòu)建起互相制約和高效協(xié)同的組織結(jié)構(gòu)和職責(zé)分工制度，規(guī)范和約束各個部門員工的行為，高效落實內(nèi)控工作，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

有利于企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展

作為知識和技術(shù)密集型產(chǎn)業(yè)，軟件企業(yè)在生存和發(fā)展過程中需要面對各種挑戰(zhàn)，建設(shè)內(nèi)控體系，有利于保證數(shù)據(jù)信息的完整性和準(zhǔn)確性，確保安全高效利用內(nèi)部資源，為實現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)提供助力［2］。

幫助企業(yè)規(guī)避經(jīng)營和財務(wù)風(fēng)險

內(nèi)部控制可以對經(jīng)濟(jì)事項進(jìn)行事前預(yù)測、事中控制、事后考核，從而及時識別和科學(xué)處理各種風(fēng)險問題。比如，事前階段企業(yè)可以預(yù)測可能出現(xiàn)的風(fēng)險，并編制有效的風(fēng)險防控預(yù)案；在事中階段，可以分析其效益性數(shù)據(jù)，保證資金得到安全高效利用；在事后階段，可以考核有關(guān)人員的工作績效，通過采取激勵措施，激發(fā)員工的工作積極性。

規(guī)范會計工作

搭建完善的內(nèi)控體系，企業(yè)能全面收集和科學(xué)分析內(nèi)外部數(shù)據(jù)，約束財務(wù)人員的行為，從而保證數(shù)據(jù)資料的可靠性，為編制戰(zhàn)略規(guī)劃提供依據(jù)。

軟件企業(yè)內(nèi)部控制體系的建設(shè)現(xiàn)狀

內(nèi)部治理機(jī)制不完善

當(dāng)前，大部分軟件企業(yè)并未建立相關(guān)的審計機(jī)構(gòu)。即便建立了審計機(jī)構(gòu)，由于未明確審計對象、審計周期和審計方法，所以大部分審計工作流于形式，并未發(fā)揮其應(yīng)有的作用。內(nèi)部治理機(jī)制不完善，嚴(yán)重影響軟件企業(yè)內(nèi)部控制管理質(zhì)量，加劇了企業(yè)內(nèi)部資源消耗，增加了企業(yè)運(yùn)行成本［3］。

預(yù)算管控不到位

雖然大部分軟件企業(yè)強(qiáng)化了預(yù)算管理控制，但是仍然存在預(yù)算管控不嚴(yán)、預(yù)算軟約束問題，以及預(yù)算控制與執(zhí)行效果不理想等問題，會計數(shù)據(jù)的真實性和應(yīng)用質(zhì)量無法得到保障，且直接對企業(yè)的綜合管理能力和實際效益產(chǎn)生不利影響，甚至阻礙軟件企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

內(nèi)審監(jiān)督缺乏有效性

內(nèi)部控制管理過程中，內(nèi)部審計工作是關(guān)鍵，內(nèi)部審計人員只有秉承嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實的態(tài)度開展軟件企業(yè)內(nèi)部審計工作，才能保證內(nèi)部控制質(zhì)量。大量軟件企業(yè)當(dāng)前應(yīng)用的會計信息系統(tǒng)并未設(shè)置高效完善的內(nèi)部審計監(jiān)督管理機(jī)制，內(nèi)部審計人員的專業(yè)素養(yǎng)不足也導(dǎo)致其對信息化會計系統(tǒng)的掌握有所欠缺，無法合理有效地應(yīng)用信息化會計系統(tǒng)，導(dǎo)致內(nèi)部審計監(jiān)督效果不佳。

內(nèi)控信息安全風(fēng)險增加

在軟件企業(yè)的會計工作逐漸朝信息化方向發(fā)展的背景下，會計系統(tǒng)需要與互聯(lián)網(wǎng)直接聯(lián)系，依托互聯(lián)網(wǎng)存儲企業(yè)內(nèi)部資料，網(wǎng)絡(luò)黑客、不法分子會利用網(wǎng)絡(luò)漏洞竊取軟件企業(yè)內(nèi)部資料，導(dǎo)致企業(yè)蒙受巨大的經(jīng)濟(jì)損失。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境愈發(fā)復(fù)雜，企業(yè)內(nèi)部控制難度進(jìn)一步加大，安全風(fēng)險類型日益多元。

風(fēng)險導(dǎo)向下軟件企業(yè)內(nèi)部控制體系的建設(shè)辦法

強(qiáng)化風(fēng)險管理意識

隨著市場競爭日趨激烈，軟件企業(yè)要對風(fēng)險管理工作引起重視，以內(nèi)部控制制度為基礎(chǔ)構(gòu)建風(fēng)險評估和應(yīng)對機(jī)制，有效防范和應(yīng)對各種經(jīng)營和財務(wù)風(fēng)險問題。企業(yè)需要定期組織有關(guān)人員參加培訓(xùn)，提高所有員工對生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)中風(fēng)險管理工作的重視程度，使他們樹立正確的風(fēng)險管理意識，嚴(yán)格落實事前預(yù)測、事中控制、事后評價的工作流程，及時發(fā)現(xiàn)和處理各種風(fēng)險問題，保障企業(yè)各項活動的順利開展［4］。

完善企業(yè)治理機(jī)制

一方面，軟件企業(yè)要明確與股東和利益相關(guān)者的權(quán)責(zé)分配機(jī)制，規(guī)范管理人員的職權(quán)，保證日常管理工作的順利開展。管理人員要嚴(yán)格按照內(nèi)部助理的有關(guān)原則落實內(nèi)控工作，尤其要注意收集和處理生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類數(shù)據(jù)，從而保證各類決策的可行性和科學(xué)性。另一方面，企業(yè)董事會和高層領(lǐng)導(dǎo)人員要發(fā)揮模范帶頭作用，科學(xué)分配不同層級管理人員的權(quán)責(zé)利，結(jié)合自身實際情況合理設(shè)置治理目標(biāo)，根據(jù)業(yè)務(wù)特點和發(fā)展需求調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，從而為優(yōu)化內(nèi)控制度和完善治理機(jī)制奠定基礎(chǔ)。

規(guī)范預(yù)算管理

軟件企業(yè)在開展預(yù)算管理工作的過程中，要結(jié)合自身特點做好生產(chǎn)經(jīng)營預(yù)算和投資預(yù)算的管理工作。在投資預(yù)算管理方面，企業(yè)要積極利用信息化系統(tǒng)構(gòu)建投資決策模型，結(jié)合收集到的各類數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確計算投入產(chǎn)出比，編制差異化預(yù)算方案，通過互相比較和分析確定與企業(yè)實際情況最匹配的方案。在生產(chǎn)經(jīng)營預(yù)算管理方面，企業(yè)要全面整合人力資源預(yù)算、經(jīng)營損失和收益預(yù)算、生產(chǎn)管理預(yù)算、間接成本預(yù)算、辦公費(fèi)用預(yù)算等數(shù)據(jù)信息，選擇最合適的方案并加以落實［5］。同時，為了保證預(yù)算管理工作順利進(jìn)行，企業(yè)要對預(yù)算編制工作引起重視，細(xì)化分解戰(zhàn)略目標(biāo)，形成各個部門和不同層級人員的具體任務(wù)，結(jié)合內(nèi)外部數(shù)據(jù)資料進(jìn)行預(yù)算編制，為預(yù)算的后續(xù)執(zhí)行奠定基礎(chǔ)，為利潤目標(biāo)的實現(xiàn)提供助力。

加強(qiáng)內(nèi)部審計及風(fēng)險評估

軟件企業(yè)要設(shè)立單獨(dú)的審計部門，給予其相應(yīng)的權(quán)限，結(jié)合自身實際情況優(yōu)化內(nèi)部審計監(jiān)督機(jī)制，充分發(fā)揮審計監(jiān)察職能，及時發(fā)現(xiàn)和處理內(nèi)控體系中存在的問題，督促有關(guān)部門和員工及時整改。為了實現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)，軟件企業(yè)要精準(zhǔn)識別內(nèi)控體系運(yùn)行中的各類風(fēng)險，組織有關(guān)人員采取科學(xué)合理的應(yīng)對措施，不但要識別企業(yè)發(fā)展的普遍性風(fēng)險，還要結(jié)合行業(yè)特點防范技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品升級、技術(shù)保護(hù)、人員流失、信息安全等方面的風(fēng)險。為此，企業(yè)要設(shè)立專門的風(fēng)險評估小組，建立高效完善的風(fēng)險識別、分析、評估、應(yīng)對機(jī)制，結(jié)合內(nèi)外部環(huán)境的變化分析內(nèi)控活動中的各種不確定性因素，準(zhǔn)確預(yù)測和識別可能出現(xiàn)的風(fēng)險，分析風(fēng)險出現(xiàn)的概率和嚴(yán)重程度，并采取有效的應(yīng)對措施，將風(fēng)險控制在合理范圍內(nèi)。

針對核心活動加強(qiáng)管控

軟件開發(fā)活動

首先，設(shè)立技術(shù)委員會，確保研發(fā)立項及計劃決策的科學(xué)性。由技術(shù)委員會負(fù)責(zé)擬定研發(fā)戰(zhàn)略，評估并審核相關(guān)計劃及立項內(nèi)容，組織內(nèi)部開展研討活動及技術(shù)交流，評審并跟蹤研發(fā)活動情況，制訂相關(guān)計劃并調(diào)整，監(jiān)督研發(fā)計劃的執(zhí)行情況。技術(shù)委員會在制訂計劃的過程中，要以投票的方式開展，每個技術(shù)委員只有一張表決票，以此有序調(diào)整研發(fā)、立項等各項內(nèi)控流程。

其次，需要解決研發(fā)人員及研發(fā)預(yù)算等問題。由研發(fā)部和財務(wù)部對最具可行性的研發(fā)報告開展流程審核，財務(wù)預(yù)算人員需要參與研發(fā)立項工作，以便評估費(fèi)用預(yù)算，提出合理建議，減少成本浪費(fèi)。此外，需要強(qiáng)化對離職人員保密工作的管理，一旦員工提出離職申請，需要開展離職訪談，告知其需要保守商業(yè)機(jī)密。同時，核心人員在離職6個月內(nèi)，需要開展任職行為及股權(quán)投資的核查，一旦出現(xiàn)從事競爭產(chǎn)品研發(fā)的情況，需要追究其法律責(zé)任。

市場營銷活動

首先，需要優(yōu)化市場調(diào)研流程，要在銷售員初步調(diào)研以后開展技術(shù)評估，由銷售人員完成相關(guān)報告并提交至辦事處，然后由技術(shù)人員審核，在判斷技術(shù)可行性以后，交給銷售辦理人員審核，以此發(fā)揮委員會的決策效用。該報告經(jīng)銷售總監(jiān)審核以后，需要提交至技術(shù)委員會審批，審批通過后，由銷售人員撰寫需求報告，并提出課題，進(jìn)行研發(fā)立項干預(yù)。

其次，需要優(yōu)化客戶信用管理流程。傳統(tǒng)的客戶信用評估工作由銷售人員開啟，并經(jīng)由銷售總監(jiān)、內(nèi)勤及負(fù)責(zé)人等審批。但此過程并未與其他部門產(chǎn)生制衡聯(lián)系，所以可設(shè)立銷售信用管理部門來專門負(fù)責(zé)評估客戶的信用價值。

再次，全流程管理訂單。企業(yè)需要以人工方式管理訂單臺賬，依據(jù)業(yè)務(wù)推進(jìn)情況更新訂單信息，涵蓋合同的歸檔、銷售、發(fā)貨、開票等各個環(huán)節(jié)。若簽收單歸檔不及時，必須追蹤發(fā)貨狀態(tài)；而對于客戶已經(jīng)簽訂的訂單，也需要盡快完成歸檔。

最后，催收應(yīng)收賬款，需要銷售部與財務(wù)部通力合作，明確相關(guān)催收流程。財務(wù)部需要在每月結(jié)賬日前的五個工作日內(nèi)分析賬齡，明確銷售合同中的付款期限，距離到期日兩個月內(nèi)的應(yīng)收賬款，需要告知銷售人員，使其及時催收。人力資源部需要適當(dāng)加大催收的考核力度，不僅需要考核銷售人員的簽收數(shù)量，還需要分析回款情況，以此增強(qiáng)銷售人員回款催收的主動性。

加快內(nèi)部控制信息化建設(shè)

軟件企業(yè)從自身的實際情況出發(fā)，有機(jī)整合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，強(qiáng)化日常經(jīng)營管理，建立完善的信息溝通機(jī)制，保障企業(yè)內(nèi)部信息溝通暢達(dá)。與此同時，建立完善的信息反饋機(jī)制，輔助員工利用信息反饋渠道，交流分析日常工作中存在的問題，一旦出現(xiàn)突發(fā)問題，可及時向管理人員及相關(guān)部門反饋，輔助企業(yè)作出有效決策，減少不必要的經(jīng)濟(jì)損失。由于軟件企業(yè)內(nèi)部銷售人員和技術(shù)服務(wù)人員流動性較強(qiáng)，所以可發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，實現(xiàn)業(yè)財一體化，推動企業(yè)財務(wù)管理轉(zhuǎn)型，減少人員流動的負(fù)面影響，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展保駕護(hù)航。

防控系統(tǒng)安全風(fēng)險

軟件企業(yè)需要構(gòu)建高效的會計信息化系統(tǒng)安全管理方案，配備專業(yè)人員，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理，監(jiān)測計算機(jī)運(yùn)行環(huán)境，避免黑客入侵；不斷提高內(nèi)部防火墻的安全級別，嚴(yán)格設(shè)置操作人員權(quán)限，及時更新登錄密碼，加強(qiáng)信息系統(tǒng)審計；不斷強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保障數(shù)據(jù)庫的安全。必須定期維護(hù)信息化軟件，避免數(shù)據(jù)被篡改。同時，應(yīng)縮短數(shù)據(jù)備份的時間間隔，強(qiáng)化數(shù)據(jù)的恢復(fù)功能，不斷增強(qiáng)風(fēng)險識別能力，有效防范信息安全問題。此外，企業(yè)還需要不斷強(qiáng)化對各項技術(shù)風(fēng)險的識別，以確保網(wǎng)絡(luò)安全。定期檢查并維護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，減少安全隱患，針對信息泄露等各種風(fēng)險事件要制定科學(xué)的應(yīng)急措施，不斷提升風(fēng)險應(yīng)對能力。

在風(fēng)險導(dǎo)向下，軟件企業(yè)為實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)，需要不斷完善內(nèi)部控制體系建設(shè)，針對企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)中存在的問題，積極采取預(yù)防措施，以此不斷提高自身的內(nèi)部控制質(zhì)量，推動企業(yè)實現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展。