檔案治理視域下高校檔案管理模式轉(zhuǎn)型優(yōu)化的路徑分析

文/王素平 宋倩

隨著科技進步與發(fā)展，高校檔案管理模式以及方法等也發(fā)生了變化，如何適應這種新變化，使高校檔案管理朝著高質(zhì)量的方向發(fā)展，是當前高校亟待解決的問題。

高校檔案管理工作存在的不足

檔案管理理念認知存在一定偏差。部分工作人員認為檔案管理就是整理資料文件，沒有對管理模式以及方法等進行優(yōu)化，所應用的依然是傳統(tǒng)管理模式以及方法等。部分高校檔案管理工作還處于相對被動的狀態(tài)，對于檔案管理工作的性質(zhì)以及整體性把握不足。

檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提升。高校檔案管理是一項極為復雜的工作，涉及多個部門以及專業(yè)，對于管理人員的綜合素質(zhì)以及能力等均提出了較高的標準和要求。各部門在工作期間都會產(chǎn)生檔案，檔案對于部門的工作影響很大，需要安排專業(yè)人員負責管理工作。但是結(jié)合當前相關工作實施的實際情況來看，許多高校對于檔案管理的重視度不足，檔案管理人員的綜合素質(zhì)并不是很高，且管理人員相對比較固化，即負責檔案管理的人員工作很少出現(xiàn)變動，長時間從事相關工作容易導致管理人員的思維固化。

管理方式滯后。隨著信息技術的不斷發(fā)展和進步，檔案管理也開始朝著數(shù)字化的方向發(fā)展。當前，高校檔案管理工作中信息化技術的應用并不徹底，傳統(tǒng)管理模式應用相對比較廣泛。傳統(tǒng)管理模式下，檔案主要以線下服務為主，檔案管理服務可能會因此受到時空的局限，服務質(zhì)量、效果因此受到較大的影響和干擾。

檔案信息資源利用單一化。高校檔案信息資源豐富，但是在對諸多高校檔案管理情況進行分析時，發(fā)現(xiàn)存在很多重管理輕應用的現(xiàn)象，檔案利用范圍相對較小，檔案信息資源開發(fā)乏力。一些高校要求對檔案進行統(tǒng)一管理，這種管理模式雖然可以避免檔案遺失或者是出現(xiàn)其他方面的紕漏，但是也容易導致檔案管理工作不夠靈活。一些高校沒有大范圍地應用檔案，且部分檔案局限于紙質(zhì)文件，難以充分發(fā)揮其價值。

檔案管理制度不完善。在檔案管理工作實施過程中，通常會建立各種各樣的制度，當前，我國高校檔案管理雖然構(gòu)建了相應的制度，但有些制度不健全，沒有對檔案管理的模式以及方法等進行優(yōu)化和調(diào)整，所用的依然是傳統(tǒng)管理制度和方法。

優(yōu)化路徑

轉(zhuǎn)變檔案管理思想觀念。思想是行動的先導，為了更好地解決檔案管理中存在的問題，助力檔案管理朝著更加高質(zhì)量的方向發(fā)展，還需要積極主動轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，明確檔案管理工作實施的重要性。高校在開展檔案管理工作時，需要用發(fā)展的眼光看待問題。檔案管理對于高校的發(fā)展有著多元化的促進作用，比如檔案管理工作的實施可以幫助高校更好地開展人力資源管理工作，使各個崗位職工能夠充分發(fā)揮自身能力與價值。同時，通過檔案管理所反饋出來的情況還可以幫助高校總結(jié)反思工作中存在的問題與不足，更好地解決問題。當然，要轉(zhuǎn)變高校檔案管理思想觀念也絕非一朝一夕能夠做好的事情，需要從多個層面著手。一方面，需要做好檔案管理人員的思想教育工作，讓他們充分認識到自身工作的意義以及價值。另一方面，還需要做好非檔案管理人員的思想觀念轉(zhuǎn)變工作。檔案管理對于高校的發(fā)展建設影響重大，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)缺陷或是失誤，都將會對高校的發(fā)展產(chǎn)生不良影響和干擾。因此，非檔案管理人員要夠積極主動配合各項檔案管理工作的推進。

圖據(jù)網(wǎng)絡。

落實檔案治理多向協(xié)同化。高校檔案管理工作并非某一個部門單獨的工作，其事關高校發(fā)展建設，與高校各個部門以及院系之間有著千絲萬縷的聯(lián)系。檔案治理視域下，要做好檔案管理、治理工作，就應當做到多向協(xié)同。管理主體不能只是局限于檔案管理部門，要盡可能讓更加多元化的主體參與到相關工作之中，可以將檔案館、圖書館、二級學院、行政部門等融合在一起，構(gòu)建新型檔案管理系統(tǒng)模式，明確各個部門在檔案管理中所應當承擔的責任，使檔案管理朝著更加高質(zhì)量的方向發(fā)展。

從檔案管理保管員朝治理組織者轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案管理模式下，管理人員年齡偏大，對于管理方面新的知識以及技巧等不了解，難以靈活解決管理工作中存在的問題與不足。因此，為了提高檔案管理質(zhì)量效果，解決檔案管理中存在的問題，就需要積極引導從事檔案管理的工作人員轉(zhuǎn)變思想，讓其從保管員朝著組織者轉(zhuǎn)型。可以根據(jù)高校檔案管理工作的實際需要，組織與檔案管理存在有一定關聯(lián)性的機構(gòu)或者是部門參與到檔案管理工作中，共同商議檔案管理優(yōu)化對策、檔案管理的重難點等，為檔案管理質(zhì)量的優(yōu)化以及提升等做好準備。而且，檔案管理人員從傳統(tǒng)的保管員轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織者，他們的工作負擔也會大幅度降低，可以將更多優(yōu)質(zhì)資源應用于檔案管理之中，提高檔案管理的靈活性，使資源得到更好配置。

積極推進檔案管理數(shù)據(jù)共享。在檔案治理理念下，傳統(tǒng)的管理手段以及方法已經(jīng)無法滿足當前的需求，推進檔案管理數(shù)據(jù)共享是發(fā)揮檔案作用價值的有效手段之一。在具體的推進工作中，高校需要加大投入力度，積極構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理數(shù)據(jù)共享信息化平臺，落實好軟硬件建設工作。同時，還需要加強電子信息系統(tǒng)整合，做到多資源接入以及多平臺集約共享。當然，在此過程中需要較高水平的信息技術支持。因此，高校也應當立足自身的情況，因地制宜開展相關工作，發(fā)揮好信息技術的優(yōu)勢作用。

實現(xiàn)檔案管理信息資源利用多元化。當前，高校雖然都進行了檔案管理，但是結(jié)合管理現(xiàn)狀來看，其信息資源開發(fā)利用依然呈現(xiàn)出單一化的趨勢。隨著科技發(fā)展，傳統(tǒng)的開發(fā)手段無法滿足多元主體對于檔案信息資源便捷性、豐富性、針對性、知識性以及共享性的需求。高校檔案記錄了學校發(fā)展建設的各項信息，對于高校的發(fā)展建設意義重大，未來要想進一步凸顯檔案的作用與價值，就需要從多元化的角度出發(fā)，分析檔案對于學校各項工作的推進有哪些積極作用，然后在此基礎之上進行優(yōu)化。

健全制度。健全的檔案管理制度，有利于對高校各項工作產(chǎn)生促進作用。因此，高校應加強對檔案管理工作的重視，對制度不斷進行規(guī)范和完善。同時，與時俱進，提高檔案管理質(zhì)量效果，解決好檔案管理中存在的問題。

總之，做好檔案管理工作，明確管理環(huán)節(jié)的重難點所在，制定科學合理的管理措施以及方法，提升管理人員的綜合素質(zhì)，都可以助力高校各項工作高質(zhì)量開展。高校應重視檔案管理工作，繼續(xù)加大投入，充分發(fā)揮檔案管理的作用，助推高校高質(zhì)量發(fā)展。