以數(shù)字化轉(zhuǎn)型促檔案公共服務(wù)能力提升

溫州市鹿城區(qū)檔案館

近年來，溫州市鹿城區(qū)檔案館錨定數(shù)字化改革，大力推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將檔案新館建設(shè)作為夯實(shí)硬件基礎(chǔ)、提升“軟件”水平的發(fā)展引擎，不斷提升檔案公共服務(wù)能力，成效顯著，實(shí)現(xiàn)彎道超車，領(lǐng)先全市。以搶抓機(jī)遇、積極創(chuàng)新、樹立典型為檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主要方法，截至目前，完成省級(jí)科研項(xiàng)目4項(xiàng)，其中3項(xiàng)獲省優(yōu)秀科技成果獎(jiǎng)，在《浙江檔案》等專業(yè)刊物上發(fā)表科研論文近10篇。在全省范圍內(nèi)率先打造“民生檔案自助查檔一體機(jī)系統(tǒng)”“城中村改造檔案監(jiān)管系統(tǒng)”，相關(guān)經(jīng)驗(yàn)做法在全省復(fù)制推廣。

2021年6月，鹿城區(qū)檔案館“重大活動(dòng)（突發(fā)事件）檔案監(jiān)管應(yīng)用”入選省檔案數(shù)字化改革試點(diǎn)項(xiàng)目；2022年5月，鹿城區(qū)檔案館申報(bào)的“重大活動(dòng)與突發(fā)事件檔案監(jiān)管體系建設(shè)”檔案科研項(xiàng)目獲國(guó)家級(jí)立項(xiàng)。這也是鹿城區(qū)建館以來首次獲國(guó)字號(hào)立項(xiàng)，標(biāo)志著區(qū)檔案館在檔案數(shù)字化改革與檔案公共服務(wù)能力上實(shí)現(xiàn)新的突破；2022年6月，“在全自主可控環(huán)境下的數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)的研究”課題再獲省級(jí)檔案科研項(xiàng)目立項(xiàng)；2022年10月，鹿城區(qū)作為全市唯一區(qū)縣，獲批全省檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型示范區(qū)創(chuàng)建試點(diǎn)；2023年1月，數(shù)字檔案館建設(shè)之鹿城模式入選全國(guó)檔案數(shù)字館建設(shè)典型案例。

1 緊抓機(jī)遇，保障項(xiàng)目實(shí)施

1.1 項(xiàng)目落地。2018年，以鹿城區(qū)檔案新館工程啟動(dòng)為機(jī)遇，將“數(shù)字檔案館系統(tǒng)及硬件支撐平臺(tái)項(xiàng)目（數(shù)字檔案館系統(tǒng)迭代升級(jí)工程）”“檔案專業(yè)設(shè)備采購(gòu)”等項(xiàng)目作為子項(xiàng)列入新館工程概（預(yù)）算與工程建設(shè)共同完成可研分析，通過立項(xiàng)審批，確保項(xiàng)目落地。

1.2 資金保障。為解決項(xiàng)目實(shí)施所需的大額資金問題，我館積極向上爭(zhēng)取支持，著力用足用好地方政府專項(xiàng)債券政策。于2019年通過謀劃?rùn)n案產(chǎn)業(yè)化項(xiàng)目，成功爭(zhēng)取政府專項(xiàng)債券資金9900萬，有效保障重大項(xiàng)目建設(shè)資金需求，為整體項(xiàng)目開展奠定堅(jiān)實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)。

1.3 機(jī)制護(hù)航。在本館人員主導(dǎo)的前提下，充分調(diào)動(dòng)不同區(qū)域、不同領(lǐng)域人才，形成合力、組成專班。一是打破崗位限制，甄選檔案、信息化等交叉型人才加入專班，形成1人“分飾多角”的工作機(jī)制。既解決館內(nèi)人員不足問題又全面調(diào)動(dòng)全館資源、協(xié)調(diào)全館之力；二是打破區(qū)域限制，尋求其它檔案部門技術(shù)支持，以課題研究為導(dǎo)向并結(jié)合館內(nèi)技術(shù)配置情況，就緊缺技術(shù)人員，邀請(qǐng)兄弟檔案館相關(guān)專家，參與項(xiàng)目課題研究；三是打破領(lǐng)域限制，探索政企合作。將協(xié)助開發(fā)創(chuàng)新科研項(xiàng)目列入招標(biāo)文件要求，成立聯(lián)合研發(fā)小組。充分利用項(xiàng)目參建企業(yè)的技術(shù)力量，參與系統(tǒng)架構(gòu)與軟件開發(fā)。

2 積極創(chuàng)新，提升公共服務(wù)能力

2.1 以改革創(chuàng)新為抓手，推動(dòng)檔案工作整體智治。走在前列，擁抱改革，主動(dòng)創(chuàng)新。2015年，鹿城區(qū)檔案館在全市率先提出區(qū)域檔案信息一體化理念，并于當(dāng)年完成“區(qū)檔案信息共建共享平臺(tái)”項(xiàng)目建設(shè)，初步實(shí)現(xiàn)全區(qū)檔案信息一張網(wǎng)、檔案業(yè)務(wù)一網(wǎng)通辦。2021年，積極響應(yīng)全省檔案數(shù)字化改革工作要求，充分發(fā)揮信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)。率全市之先，全面梳理檔案工作核心業(yè)務(wù)，超前謀劃、引領(lǐng)創(chuàng)新，旨在打通檔案核心業(yè)務(wù)執(zhí)行鏈，搭建“場(chǎng)景化+流程化”智慧檔案管理及區(qū)域檔案信息一體化平臺(tái)，加快實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化協(xié)同、業(yè)務(wù)監(jiān)管和數(shù)據(jù)交互，切實(shí)做到檔案館館內(nèi)管理精細(xì)化、區(qū)域管理全覆蓋，融入黨政機(jī)關(guān)整體智治體系。

本次數(shù)字檔案系統(tǒng)迭代升級(jí)將結(jié)合檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，在核心業(yè)務(wù)梳理的基礎(chǔ)上，制定檔案業(yè)務(wù)處理的標(biāo)準(zhǔn)化流程及時(shí)準(zhǔn)確沉淀業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)所有指標(biāo)可視化，進(jìn)一步推動(dòng)90%檔案核心業(yè)務(wù)線上管理，不斷提升數(shù)字賦能水平，全面實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)“一網(wǎng)通辦”“一網(wǎng)統(tǒng)管”。積極論證、先行先試，打造“機(jī)關(guān)查檔直通車”“檔案多人協(xié)同編研工作機(jī)制”“開放數(shù)據(jù)智能審核體系”“原生電子文件在線自動(dòng)歸檔，‘單套制’管理”“重大活動(dòng)（突發(fā)事件）檔案監(jiān)管系統(tǒng)”“檔案生命軌跡一鍵追溯”“檔案數(shù)據(jù)化基礎(chǔ)上的智慧利用”“館藏檔案電子檔案利用精細(xì)到頁(yè)”“人工智能檔案服務(wù)”等創(chuàng)新亮點(diǎn)工作，全力爭(zhēng)創(chuàng)省級(jí)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型示范區(qū)。

2.2 以資源建設(shè)為基礎(chǔ)，推進(jìn)數(shù)據(jù)資源綜合利用。檔案資源是一切檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。前期在館庫(kù)硬件條件限制的情況下，區(qū)檔案館著重加大民生檔案接收工作，接收婚姻、出生證明、工資改革、土地山林承包、計(jì)生、工傷、學(xué)籍等21類涉民檔案共計(jì)100余萬件，占總館藏量的70%。同時(shí)開展館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工。于2015年，在全市率先實(shí)現(xiàn)館藏歷史檔案100%數(shù)字化后，在全區(qū)實(shí)施“先數(shù)字化后接收”機(jī)制，確定館藏檔案100%數(shù)字化。

2022年，借數(shù)字檔案系統(tǒng)迭代升級(jí)之機(jī)，將數(shù)字資源建設(shè)納入其中。一是原館藏檔案數(shù)字化成果全面提升，通過OCR識(shí)別、語義分析及標(biāo)簽化加工，深入挖掘，多方向關(guān)聯(lián)整理，激活沉寂的館藏資源，再結(jié)合系統(tǒng)功能自動(dòng)輸出專題數(shù)據(jù)集合，形成檔案數(shù)據(jù)倉(cāng)。實(shí)現(xiàn)從數(shù)字化向數(shù)據(jù)化、從內(nèi)容載體向內(nèi)容開發(fā)的擴(kuò)展。二是通過“原生電子文件在線自動(dòng)歸檔”“檔案生命軌跡一鍵追溯”等創(chuàng)新應(yīng)用，全面推行電子文件“單套制”管理制度。三是踐行“數(shù)字賦能、融合發(fā)展”的檔案服務(wù)理念，探索檔案數(shù)據(jù)化基礎(chǔ)上的智慧利用。

2.3 以信息共享為保障，持續(xù)延伸檔案服務(wù)觸角。近年來區(qū)檔案館在提升檔案公共服務(wù)能力方面不斷創(chuàng)新，依托社區(qū)檔案信息共建共享平臺(tái)和民生查檔一體機(jī)系統(tǒng)，融合“多級(jí)全宗管理”新理念，于2018年率先將館一體化系統(tǒng)延伸到村（社區(qū)）及基層站，結(jié)合省檔案服務(wù)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)從省至村社的五級(jí)共建共享檔案服務(wù)，全力推動(dòng)檔案公共服務(wù)向“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動(dòng)”邁進(jìn)。

今年，將針對(duì)黨政機(jī)關(guān)打通“浙政釘”與“數(shù)據(jù)歸集系統(tǒng)”，通過“機(jī)關(guān)查檔直通車”“資政服務(wù)”“檔案工作整體智治”等應(yīng)用，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享互通、統(tǒng)一認(rèn)證、在線（掌上）辦理。針對(duì)社會(huì)公眾打通“浙里辦”“甌E辦”等接口，融入政府公共資源數(shù)據(jù)服務(wù)平臺(tái)，構(gòu)建全方位、全覆蓋的服務(wù)體系。通過優(yōu)化檔案資源建設(shè)、拓展信息服務(wù)渠道，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的知識(shí)化和個(gè)性化，深化民生檔案一網(wǎng)查檔、掌上查檔和電子出證，真正通過跨部門、跨區(qū)域、跨層級(jí)的檔案服務(wù)造福人民群眾。

3 問題導(dǎo)向，樹立典型樣板

服務(wù)大局、服務(wù)人民是檔案工作的重點(diǎn)，流程再造、重塑業(yè)務(wù)，提升檔案服務(wù)能力是數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)。近年來，鹿城區(qū)檔案館勇立潮頭，圍繞中心工作，找準(zhǔn)突破口，在全省范圍內(nèi)樹立多例典型樣板。

3.1 解決堵點(diǎn)，在檔案利用服務(wù)“最后一公里”上下功夫。2018年掀起“最多跑一次”改革熱潮，機(jī)器多跑路、群少跑路，成為主旋律。“民生檔案查檔一體機(jī)系統(tǒng)”項(xiàng)目應(yīng)運(yùn)而生。鹿城區(qū)檔案館通過“人證合一”“人檔合一”“電子簽章”等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了自助查檔系統(tǒng)“在線查檔、即時(shí)出證”，解決了檔案利用服務(wù)的“最后一公里”問題。目前，該自助終端提供婚姻、醫(yī)學(xué)出生證明、土地承包、山林延包、計(jì)生等民生檔案的個(gè)人查檔利用服務(wù)。新打造“民生檔案館室協(xié)同利用”機(jī)制，通過民生檔案館、室協(xié)同利用平臺(tái)實(shí)現(xiàn)與民政局、公證處、計(jì)生等部門共享利用，為群眾提供“替你跑”服務(wù)，切實(shí)踐行了“最多跑一次”改革。截至2023年1月底，共通過自助終端查檔出證12337人次，占鹿城區(qū)檔案館檔案查閱總量60%以上。

3.2 著眼難點(diǎn)，在全自主可控環(huán)境下數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)上下功夫。2019年以來，自主可控成為信息建設(shè)主題。在全自主可控環(huán)境下數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)成為又一創(chuàng)新方向。2022年5月，“全自主可控環(huán)境下數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)的研究”項(xiàng)目獲省檔案局科技項(xiàng)目立項(xiàng)。實(shí)施檔案館局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)硬件支撐平臺(tái)的國(guó)產(chǎn)化替代工程，并在全自主可控環(huán)境下搭建數(shù)字檔案館系統(tǒng)，通過在項(xiàng)目建設(shè)全生命周期管理過程中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，最終形成一套科學(xué)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)摹⑼晟频睦碚擉w系，為檔案部門實(shí)施此類工程奠定理論基礎(chǔ)，提供指引。

3.3 瞄準(zhǔn)熱點(diǎn)，在重大活動(dòng)（突發(fā)事件）檔案監(jiān)管體系上下功夫。2020年新冠疫情席卷全球，給醫(yī)療、民生、應(yīng)急等領(lǐng)域的檔案整理帶來了新的挑戰(zhàn)。在過去的一段時(shí)間里，我區(qū)“12·12溫富大廈火災(zāi)事故”“10·10鹿城雙嶼民房坍塌事故”等相關(guān)處置檔案，未能形成專題、移交進(jìn)館。為了有效解決當(dāng)前檔案工作在應(yīng)對(duì)重大活動(dòng)和突發(fā)事件所遇到的諸多矛盾，“重大活動(dòng)（突發(fā)事件）檔案監(jiān)管體系建設(shè)與應(yīng)用研究”項(xiàng)目應(yīng)運(yùn)而生。堅(jiān)持問題導(dǎo)向，著重解決以下問題。一是機(jī)制健全，建立重大活動(dòng)“清單制”和突發(fā)事件“聯(lián)系制”，將重大活動(dòng)（突發(fā)事件）檔案工作提前納入監(jiān)管體系。二是系統(tǒng)重塑，將傳統(tǒng)全宗模塊化、人員獨(dú)立化，解決組織架構(gòu)復(fù)雜問題。三是流程再造，解決檔案材料收集難題。將檔案整理與文件材料收集分離，打通浙政釘，實(shí)現(xiàn)隨辦隨收。四是監(jiān)管前置，通過操作指引、在線問答、網(wǎng)上課堂提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過監(jiān)管駕駛艙，以“任務(wù)清單+告警提醒”，實(shí)現(xiàn)一屏實(shí)時(shí)監(jiān)管。五是隨歸隨用，解決及時(shí)利用問題。

凡益之道，與時(shí)偕行。鹿城檔案的數(shù)字化改革之路是一條與時(shí)俱進(jìn)、勇毅前行的創(chuàng)新之路。在上級(jí)黨政和區(qū)委的堅(jiān)強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)下，鹿城區(qū)檔案館將繼續(xù)堅(jiān)持“三個(gè)走向”，貫徹“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”要求，凝心聚力、攻堅(jiān)克難、狠抓落實(shí)，以檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型推動(dòng)檔案產(chǎn)業(yè)化發(fā)展、以檔案產(chǎn)業(yè)化發(fā)展提升整體服務(wù)水平，切實(shí)保障數(shù)字化改革成果落實(shí)到服務(wù)黨和國(guó)家工作大局、服務(wù)人民群眾上，在發(fā)展地方政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)事業(yè)中展現(xiàn)檔案擔(dān)當(dāng)，為打造高質(zhì)量發(fā)展建設(shè)共同富裕示范區(qū)先行樣板貢獻(xiàn)檔案力量。