搶抓數字化改革機遇推動檔案數字化發展

浦江縣檔案館

近年來，浦江縣檔案館認真貫徹落實習近平總書記對檔案工作的重要指示批示精神，立足于新時代檔案事業發展的實際，堅持以數字化改革為引領，用數字化改革辦法撬動業務流程再造、制度機制變革、手段方式創新，被確定為省檔案數據共享中心資源匯集試點單位。

夯實基礎設施建設，增強“契合度”

浦江縣的檔案信息化建設啟動較早。早在2012年，浦江縣在開始建設協同辦公系統時，縣檔案館就開始著手謀劃全縣的數字檔案室管理平臺。2015年浦江縣OA系統基本普及，全縣數字檔案綜合管理平臺也上線運行。2018年，借力“最多跑一次”改革和國家級數字檔案館創建的東風，對原有的館室一體化平臺進行了迭代升級，并新建電子檔案接收管理平臺。

根據數字檔案館合理布局、安全可靠的原則，浦江縣檔案館采用了數字檔案館局域網、政務網、因特網錯位發展的建設模式。局域網架設數字檔案館管理系統、自助閱覽系統；政務網注重與各協同單位的共建共享；互聯網側重交互展示，努力建成特色檔案的線上展覽陣地。“三網”之間通過技術手段和管理制度，實現數據有條件對接。在此基礎上，縣檔案館建成了包括兩個層面的應用系統：一是基于局域網的數字檔案館管理系統；二是基于政務網的“浦江縣檔案室管理系統”。通過對數字檔案室管理系統和數字檔案館管理系統不斷升級，實現了檔案工作各業務環節的信息化、網絡化、規范化管理，成為浦江縣檔案數字化改革發展的重要平臺。

升級系統功能模塊，突出“融合度”

浦江縣檔案館不斷地對應用系統的“收、管、存、用”功能模塊進行擴展升級，各業務流程均做到可定制、可擴展。2015年啟用的“浦江縣檔案室管理系統”構建了電子公文在線處理、在線歸檔、在線管理、在線利用、在線移交、在線接收、離線遷移、在線督導的檔案管理新模式。2018年，圍繞全省“最多跑一次”改革目標和深化“互聯網+政務服務”建設總體要求，新建浦江縣電子文件接收處理系統，實現了“一窗受理平臺”（最多跑一次）行政權力統一運行系統的電子化歸檔。該系統還升級了檔案管理功能、檔案保存功能和檔案在線年檢等功能。

檔案管理功能。一是數據管理，可根據需要對數字檔案資源進行組織，分類管理，分類統計，發現錯誤可以退回糾錯庫，由專人進行修改。二是輔助實體管理，可對館藏檔案的開放、銷毀、病害等方面進行描述，能更全面地了解檔案實體情況。三是輔助開放審核，在系統中設計責任到人的工作流程，同時借助敏感詞或自定義分類，提高開放審核的效率。

檔案保存功能。利用磁盤陣列存儲大數據特性，在磁盤陣列上按照檔案類別建立文件夾，存儲不同類型的數字檔案資源，實現對全文數據的管理。

浦江縣檔案館利用檔案在線年檢平臺，把年檢有問題的條目，反饋給各單位進行整改，取得了較好的實效。

加強檔案資源建設，提升“協同度”

結合具體實際，浦江縣檔案館提出了數字檔案資源建設“兩步走”策略：按照“存量數字化”要求，大力推進傳統載體檔案數字化工作；按照“增量電子化”要求，啟動電子文件在線接收工作。在實際工作中，通過技術升級、完善制度、細化標準等，不斷提升檔案資源建設的協同度。

提供便利。為給檔案工作帶來實實在在的便利，浦江縣檔案館開展了電子檔案電子化歸檔，相比較以前需要把電子文件打印出來整理歸檔并形成數字化成果的過程，直接在線歸檔不僅便于檔案員操作，而且能夠節省立檔單位人力財力。經估算，僅2021年的電子公文這一板塊就節省資金22萬余元。

制訂制度。綜合考慮傳統檔案接收進館、紙質檔案數字化成果接收進館以及電子檔案接收進館的工作需求，歸納總結經驗，編制了《浦江縣檔案館檔案移交接收管理辦法（試行）》，明確進館單位范圍、進館檔案范圍、移交期限，制定檔案移交的流程和要求及相關表單，形成長效機制，便于有序開展各類檔案接收進館工作。

整理標準。為進一步明確檔案數據的接收要求，同時也是為了方便立檔單位掌握國家省市有關標準和進館檔案的要求，浦江縣檔案館將國家省市相關標準進行了整理并結合浦江實際情況制定了《浦江縣檔案館數據接收標準》。對紙質檔案數字化成果、電子檔案、檔案目錄數據庫交換格式，參照《檔案著錄規則 DA/T 18-2022》重新整理了目錄字段，新添加“著錄層級、開放標識、公開屬性”等字段。

探索數據歸集共享，聚焦“精準度”

浦江縣檔案館綜合考慮共享數據梳理、清理、完善、匯集等工作環節，本著“積極穩妥、先易后難、統一協調、分階段建設”的原則，探索推進檔案數字化改革和數據歸集共享。

規范目錄數據。浦江縣檔案館梳理出新中國成立后館藏非涉密文書檔案文件級目錄142萬余條，數據較大。工作專班討論研究后，按年度對目錄數據進行梳理。館內原有的數據與共享匯集標準存在差異，數據規范小組對照數據共享中心建庫標準，重新調整目錄數據字段，逐條修改目錄數據，如在檔號中增加檔案館代碼，減少案卷號位數等。

完善數據庫結構。篩選出生醫學證明檔案6萬余條，浦江縣檔案館對照標準，發現數據庫結構不完整，缺少“獨生子女性別”等字段。在周一夜學時，工作專班對全館人員進行業務培訓，明確任務，集中攻堅，10個工作日完成新生兒性別等數據著錄，確保試點工作順利推進。

建立專題數據庫。浦江縣檔案館主動對接縣扶貧辦、縣民政局等扶貧開發領導小組成員單位，全力歸集扶貧檔案目錄及檔案數字資源，努力推動扶貧檔案目錄和檔案數字資源的接收，及時建立扶貧檔案專題庫。

對接檔案電子出證。電子出證平臺由省檔案館建設和維護，加蓋電子印章的電子檔案與紙質檔案具有同等效力，是真正實現掌上查檔、方便群眾的舉措。2021年9月，浦江縣檔案館在省館的支持下完成電子出證工作的系統配置，開通電子出證功能。

提升檔案服務能力，提高“便利度”

局域網利用。浦江縣檔案館通過數字檔案館管理系統對查檔人員進行登記以后，產生一個查閱號。查檔人員對前臺工作人員說明需要查詢的檔案后，工作人員對查詢到的檔案進行查看審核，確認無誤后進行查閱流程的辦理。對于一些查閱比較多的檔案，工作人員可以推送至自助查檔終端，查檔人員可憑查閱號或者身份證在自助查檔終端進行登錄查看。在原文掃描件方面，前臺人員可以根據實際情況推送選擇的頁或者全部推送至自助查檔終端。

“遠程查檔，近端出證”。近年來，浦江縣檔案館不斷迭代升級數字檔案工作平臺，在15個鄉鎮365中心設立的查檔窗口，都可申請查閱縣檔案館檔案，方便百姓辦事，讓群眾不用跑到檔案館就能查到需要的檔案，真正實現隨時隨地查檔。2020年1月至今共遠程查檔2875人次，基本實現“數據多跑路，百姓少跑腿”。此外，遠程利用查閱范圍也延伸至所有館藏可開放檔案，達到館藏可開放檔案全覆蓋，著力打造“老百姓家門口的檔案館”。

數字化改革是一個不斷迭代升級的過程，浦江縣檔案館將進一步強化檔案技術發展，努力培養現代化檔案管理人才，不斷提升檔案數字化改革水平，更好地服務黨和國家工作大局，服務人民群眾。