主題教育專題檔案收集的三個著眼點及管理對策探析

■ 楊凱杰

主題教育專題檔案是主題教育活動的真實記錄，是最原始、最珍貴的第一手材料。主題教育專題檔案圍繞主題教育活動形成，具有專業性、分散性、全局性等特點。其中，檔案分布的單位及部門多、時間跨度長、涉及種類廣，導致檔案收集過程中收集難度增大。筆者結合自身工作實踐，談談對主題教育專題檔案幾點體會。

一、主題教育專題檔案的著眼點

（一）文件材料歸檔范圍劃定要“細”

在全黨范圍內開展主題專題教育，各地區各部門各單位嚴格按照黨中央統一部署，結合自身實際，認真學習貫徹習近平總書記“七一”重要講話精神及二十大重要理論。主題教育開展期間形成大量文件材料，對于總結經驗、探尋規律、工作查考及研究歷史具有十分重要的價值。歸檔的文件材料主要包括：1、各地區各部門各單位關于成立主題教育領導機構和工作機構的文件；2、各地區各部門各單位領導同志有關主題教育專題工作的指示、批示和講話；3、各級主題教育領導小組及辦公室印發的各種文件的正本（印制稿）、簽發稿；4、各級主題教育領導小組及辦公室召開的各類重要會議的方案、議程、文件、紀要、錄音、錄像、照片等；5、各級主題教育領導小組及辦公室作出的決定、實施方案、總結、報告、簡報專報、大事記等；6、開展專題學習、專題培訓、專題研究、專題宣講、“我為群眾辦實事”實踐活動等過程中形成的方案、報告、臺賬、清單、總結等；7、各級主題教育指導組在工作中形成的方案、情況、報告等；8、其他具有保存和利用價值的文件材料[1]。

（二）文件材料的收集范圍要“全”

2021年11月，國家檔案局、黨史學習教育領導小組辦公室共同發布《關于做好黨史學習教育文件材料收集歸檔工作的通知》，明確要求各級檔案主管部門要把做好黨史學習教育文件材料的收集、歸檔工作作為一項重要任務抓緊抓好。同時，各地區各部門各單位要明確職責、指定專人，認真做好黨史學習教育開展以來各種文件材料的收集整理和歸檔工作，確保齊全完整。上述文件充分說明國家對主題教育的重視。對此，各級檔案局、檔案館要充分發揮檔案的業務指導效用，對于各部門各單位主題教育中形成的檔案材料應收盡收、應歸盡歸，盡力確保主題教育檔案完整齊全[2]。

（三）文件材料的業務指導及歸檔監督要“效”

在各單位、各部門系統內部，存在檔案管理重視程度不足、經費緊張等問題，很少設立專職檔案室、檔案人員。負責整理歸檔的人員往往由辦公室、政工科兼任，缺乏必要的時間精力及檔案業務素養，導致歸檔文件數量及質量參差不齊，檔案后期可利用程度低。為解決文件材料應歸盡歸和檔案專業從業人員數量不足的矛盾，需要檔案局、檔案館在文件接收過程中開展專門的業務指導及歸檔監督。一方面結合部門、單位工作實際，督促各單位、部門建立專門的主題教育專題檔案歸檔制度，明確收集第一責任人及直接責任人，建立歸檔臺賬及交接文據，收集過程中既保證清晰易懂，同時做到應收盡收、準確嚴謹。另一方面加強對征收檔案的事中、事后控制，檔案局、館應在每周派出檔案專業人員深入各部門、各單位進行業務指導及巡回檢查，每月對單位工作人員進行培訓及宣傳，積極消除各部門單位思想顧慮，確保主題教育專題檔案整理歸檔順利開展。

二、主題教育專題檔案管理工作中存在的問題

（一）各部門對主題教育專題檔案重視不足

在全國范圍開展各種主題教育，是黨中央作出的重大決策，各部門各單位針對主題教育均投入大量時間精力。然而很多部門單位存在重學習教育過程輕事后檔案整理現象，忽視主題教育事后總結。檔案管理在工作中被忽略，部門領導對檔案管理工作的重要性認識嚴重不足，檔案工作人員大多由辦公室人員兼任，致使主題教育初期各項工作難以兼顧，造成文字材料、方案總結的丟失，對主題教育專門檔案的完整性造成損害。此外，大多數人認為主題教育是短期工作，檔案的歸集整理簡單收集即可。思想上沒有將主題教育專題檔案管理工作上升到新高度，導致主題教育專題檔案歸集緩慢，質量差。

（二）各部門主題教育專題檔案缺乏制度指引

各部門、各單位對于主題教育中形成的檔案管理制度不明確。主題教育是項新課題，各單位各部門對于此類專題檔案的收集和整理缺乏有效經驗，沒有完全按照上級要求制定相對應的規章制度。對于已制定檔案歸檔整理的部門單位也缺乏深度和應急預案，缺乏完整系統的專題檔案制度指引，導致主題教育專題檔案收集整理工作不及時、不完整，影響了主題教育的完整性和全面性，主題教育的學習效果大打折扣。

（三）主題教育專題檔案整理手段單一

伴隨時代發展，檔案數字化已成為主流趨勢。主題教育專題檔案不僅限于紙質材料，更多是以電子載體方式出現。目前各部門、單位對專題檔案進行收集整理時大多只整理紙質材料，忽視了對電子載體的征收。此外，對于紙質材料沒有通過數字化等方式進行歸集，造成檔案數量多且復雜，不利于后續進館保存。

（四）缺乏檔案專業人才，檔案利用不充分

目前，各單位普遍缺乏檔案專業人才。在主題教育中，雖然各單位會配備相關人員處理過程中產生的各類文件，但與現實要求還存在較大差距。配備人員通常是辦公室工作人員，對何為檔案、檔案歸集范圍界定不清，且缺乏系統的檔案專業知識培訓，檔案知識匱乏。此外，各單位對專題檔案的歸集缺少深度和廣度，對檔案僅限于整理保存，存在“存而不用”現象，檔案在保存過程中逐漸失去利用價值，后續的管理和總結大打折扣。

三、加強主題教育檔案管理的手段

（一）提高主題教育檔案重視程度

檔案是重現歷史面貌的最基礎材料，是主題教育的重要參考，對于人們從中汲取精神力量、把握歷史規律具有重要作用。各部門、單位要提高對主題教育專題檔案的重視程度，組織工作人員認真學習主題教育相關知識及檔案整理要求，明確專題檔案在日常工作中的重要責任。通過申請財政專項資金、定期培訓等方式，充分調動工作人員對專題檔案整理工作的積極性。此外，上級部門要主動將主題教育檔案管理工作納入部門日常考核，保障檔案整理收集順利開展。

（二）建立完善主題教育專題檔案整理制度

各部門、單位要明確自身管理制度，積極對接上級主題教育指導小組和檔案局、檔案館，充分結合自身實際，建立完善的專題檔案整理制度、專題檔案查閱制度、專題檔案保管制度、專題檔案應急制度，檔案管理人員崗位責任制等制度，確保檔案工作走向規范化、制度化。此外，各單位要做好專題檔案的資源體系建設，明晰各自職責，進一步明確檔案收集部門和整理部門，強化主題教育檔案的收集，保證專題檔案材料不丟失。

（三）持續推進主題教育專題檔案信息化水平

在開展主題教育專題檔案整理時要緊跟時代潮流，充分利用高科技手段滿足專題檔案整理需要。一要注重及時轉化。主題教育初期，形成的檔案大多為紙質檔案，經歸集后查詢利用效率不高。檔案整理后要及時開展專題檔案數字化工作，提升檔案利用率。二要構建專題檔案數據庫。主題教育專題檔案數量龐大，種類繁多，要及時按照國家檔案局下發的歸檔文件材料范圍進行分類列目，構建完整檔案數據庫。三要重視后期系統維護，及時對后期產生的文件材料進行補充收集，確保專題檔案緊跟時事，準確完整。

（四）配備專職檔案工作人員，提升主題教育專題檔案利用效率

做好主題教育專題檔案收集整理，關鍵在于從業人員檔案專業素養。各部門要配備專職檔案管理人員，積極儲備人才，提高專題檔案歸檔整理應急響應速度和能力。定期開展檔案、計算機等業務培訓，嚴格按照主題教育專題檔案管理相關標準，在日常工作中注重收集整理，切實做好專題檔案整理管理工作。此外，適當調整傳統紙質檔案查詢利用方式，主動“走出去”開展專題檔案利用服務，深入挖掘檔案利用渠道，通過電話查檔、線上預約查檔等方式，拓寬服務視野，使主題教育檔案真正實現其自身的價值[3]。

主題教育專題檔案是主題教育工作的關鍵組成要素，是主題教育工作最原始、最珍貴的第一手材料。收集齊全完整的主題教育檔案，是做好主題教育工作最可靠的原始依據，可為我們工作提供第一手的參考和佐證，有效地為做好主題教育工作提供最優質的服務。重視主題教育的收集和保存，也是為將來開展類似的專題活動積累素材，為更好開展專題教育活動提供參考借鑒，有助于推動專題教育活動更好地開展。