國有企業檔案管理工作高質量發展路徑研究
——以陜西鋼鐵集團有限公司檔案事業發展為例

文/張 靜

國有企業是黨領導的中華民族偉大復興事業的重要支柱和依靠力量，是國民經濟中的中流砥柱，是重要物質基礎和政治基礎，也是黨領導的國家治理體系的重要組成部分。國有企業檔案，是國有企業的重要的信息資源財富。本文以陜西鋼鐵集團有限公司檔案事業發展為例，重點研究國有企業檔案管理工作高質量發展的路徑，無疑對國有企業的發展會起到有力的助推作用

國有企業檔案是非常重要的信息資源，是一個企業寶貴的精神和物質財富，是企業歷史經驗的積累與見證。如何不斷提升國有企業檔案管理工作高質量發展水平，近年來，陜西鋼鐵集團有限公司進行了積極探索，找到了一些問題的癥結，取得了非常好的經驗，提出了客觀可行的操作方案。

一、陜鋼集團檔案管理工作取得的成績

陜西鋼鐵集團有限公司的前身是龍鋼公司，龍鋼公司檔案室保管了自建廠以來六十多年的企業檔案，不僅庫存量多、檔案類別特別齊全，而且專業檔案工作人員穩定。近年來，陜西鋼鐵集團有限公司對企業檔案工作高度重視，采取了一系列有力有效的舉措予以加強，取得了顯著成效。目前，陜西鋼鐵集團有限公司總體檔案工作已經走上了科技化、信息化、規范化軌道，優質高效的檔案管理系統已經創建完備，層級職責明確、任務清晰；檔案管理制度健全，歸檔范圍明確，歸檔辦法具體可操作；電子檔案管理工作已經邁出實質性步伐。通過不懈努力，龍鋼公司檔案室于2021年10月被陜煤集團提級命名為標準化示范檔案館，同月被列為陜煤集團數字檔案館（室）建設試點單位。

陜西鋼鐵集團有限公司檔案館之所以取得如此好的成績，重點在于全面加快數字檔案館的全方位、系統性、重塑性變革。具體表現在以下幾個方面：

1.對標先進，確定數字檔案館建設思路

陜西鋼鐵集團有限公司組織人員先后到陜西小保當礦業有限公司、韓城市檔案局等數字檔案館（室）建設標桿單位進行了對標學習，認真查擺與先進企業檔案管理、軟件配套、硬件配置、數字化應用等方面的短板和不足，結合自身實際情況，分析明確目標任務，提出改進措施。同時，先后到韓城檔案局、韓城鄉村振興局的數字化加工現場進行現場調研，了解設備配置、加工流程等具體要求，為深入開展數字檔案館建設打好了基礎。

2.建章立制，確保數字檔案館規范建設

2021年，經過歷時5個月、投入200余萬元，對原有的檔案區域進行了擴容改造提升，建設了智能檔案密集架管理系統、數字檔案安全配套系統、智能消防聯動系統、監控防盜系統等多項現代化檔案智能化綜合管理系統，是一個集收集保管、查閱利用、展覽陳列、智能管理于一體的現代化智能檔案室。在此基礎上，陜西鋼鐵集團有限公司檔案館依照國家檔案局發布的《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設評價方法》《企業數字檔案館（室）建設指南》《GBT 39784-2021電子檔案管理系統通用功能要求》的相關要求，結合公司實際，制定了《龍鋼公司數字檔案館建設方案》《龍鋼公司數字檔案館項目建設投資估算表》《數字檔案館數字化建設技術要求》，進一步明確建設任務、工作步驟及配套保障，為高效規范開展數字檔案館建設做好了支撐。

3.主動作為，開展存量檔案數字化

前期，陜西鋼鐵集團有限公司檔案館已積極探索存量檔案數字化，已實現40%存量檔案數字化。在總結前期經驗的基礎上，結合數字化檔案館建設標準，該館先后購置了一臺文檔高速掃描儀（柯達I3300）、一臺平板掃描儀（虹光AT262+）、一臺工程圖紙掃描儀（卡萊泰克Color‐trac SmartLF SCi 36C）、一臺檔案級藍光光盤打印刻錄機（派美雅Bravo 4202 Blu），藍光光盤50張，設立了數字化加工間，配置了四臺電腦、三臺掃描儀、安裝了實時監控系統、四組文件柜，購買安裝了HT數字化加工流程系統V6.5軟件，組建專人經過培訓后上崗，對庫存剩余存量檔案進行數字化加工。

4.創新思維，推動增量檔案數字化

自創建數字化檔案館以來，陜西鋼鐵集團有限公司檔案館對公司利用率高等具有保存價值的資料進行了摸底調研，動員和督促相關單位通過自動化流程進行辦公，同步為其創造條件、提供服務，搭建好OA及ERP辦公到檔案系統的一鍵存檔橋梁，真正端口遷移，實現檔案的一鍵歸檔，確保檔案歸存的完整性。目前，陜西鋼鐵集團有限公司所有收發文、采購合同，全部實現電子檔案的一鍵歸檔，為后期更多增量檔案實時歸檔樹好了標桿。

5.系統謀劃，全面布局數字檔案館建設

為了統籌推進，建設高標準又接地氣的公司檔案館，委托第三方專業公司，從更專業的角度，制定了《龍鋼公司數字檔案館數字化建設項目方案》。目前，該項目已于2022年6月開工，目前正在進行系統開發及系統部署階段。該項目實施主要分為五個階段：項目啟動階段主要是調研系統的應用范圍、應用運行環境、檔案業務規范、應用系統接口、歷史數據等；系統開發階段主要依據《數字檔案館（室）建設指南》《GBT 39784-2021電子檔案管理系統通用功能要求》，對該館現有數字檔案管理系統進行擴展；系統部署階段主要是系統環境搭建、安裝、部署、調試和培訓工作。在系統部署完成后，針對原系統歷史數據完成歷史數據遷移。今后，將繼續加快推進數字檔案館數字化建設進度，督促按期完成系統開發、系統部署、歷史數據遷移、系統試運行使用，實現現有的數字檔案管理系統功能擴展。持續深入推進存量檔案的數字化工作，計劃利用1-2年的時間，實現所有存量檔案數字化。進一步升級檔案系統，實現所有數字化檔案的全文檢索，利用多媒體進一步提升檔案查閱效率，減少頻繁查閱對紙質文件的損壞。繼續對標先進，拓展視野，建設更高標準、更高質量、更切合實際的，具有企業特色的數字化檔案館。

二、陜鋼集團檔案管理工作存在的問題

成績面前看不足，方能繼續前進不停步。回顧陜西鋼鐵集團有限公司在肯定優秀子公司檔案管理工作成績的同時，更加高度關注下屬其他子公司的檔案管理工作存在的一些問題：

1.缺乏科學的管理制度和完善的基礎管理設備

首先，在檔案資料的收集管理上，沒有明確的歸檔范圍和健全的工作流程，導致部分應該收集的資料缺失，檔案記錄不完善。其次，在檔案資料的存儲上，普遍缺乏固定的專門的檔案室以及固定的檔案工作人員，缺乏相應的保管制度。由于檔案存放設施不夠或者標準不達標，勢必造成一定的損毀和遺失，這是檔案管理中最容易出現漏洞的因素之一。再次，在檔案的使用流程方面，缺乏完善的檔案使用流程，致使部分檔案收集后沒有得到恰當利用。

2.缺乏企業檔案現代化建設足夠的力量支撐

由于企業檔案管理長期以來不被重視、檔案工作人才匱乏以及“走馬燈”式的變動等因素，導致企業在檔案管理方面嚴重缺乏相應的力量支撐，使之難以適應企業發展的時代潮流，難以滿足現代化社會發展的需要，容易造成檔案管理效率低下、管理質量低下、檔案利用率不高等現象，給企業的高質量發展帶來了種種阻礙和不利影響。

3.檔案管理科技化和信息化程度不高

在計算機網絡技術的不斷滲透下，企業檔案的載體不再是單一的紙質版，更多的是使用電子版的存檔模式。現實是陜西鋼鐵集團有限公司部分基層單位檔案管理方式不夠科技化和信息化，檔案管理方法無法有效融入新時代企業發展。就目前而言，部分企業檔案管理方法呈現出滯后性，無法滿足時代發展的要求，尤其在近幾年科學技術的不斷發展下，信息化水平有所提高，但是部分企業沒有及時引入信息化水平，仍舊采取傳統的管理方法，效率無法提高。

4.缺乏專業的檔案管理人員

就陜西鋼鐵集團有限公司來講，目前，部分下屬單位檔案管理部門的工作人員基本處于“兼職”狀態，多是其他崗位的人員進行兼管。檔案人員的“兼職”和“走馬燈”式的更換，導致檔案在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。這是企業檔案工作高質量發展的人為因素方面的障礙。

5.缺乏對檔案管理工作的高度重視

在對檔案工作的認識上，陜西鋼鐵集團有限公司一些人存在一個誤區，即檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。由于受傳統因素的影響與制約，企業檔案管理一直處于弱勢地位，相關的管理者與領導者缺乏對其重視，沒有從根本上認識國有企業檔案管理的現實意義，所以在軟件、硬件上缺乏投資，如此一來，自然就會對檔案管理工作的發展造成影響。

三、陜西鋼鐵集團有限公司檔案管理工作高質量發展的路徑

推動國有企業檔案管理工作的全面高質量發展，要從現實出發，加強領導，完善制度機制，強化培訓，調動工作人員積極性，等等。主要在于：

一是要提高政治站位。要把政治標準貫穿業務工作始終。堅持“黨管檔案工作”和“檔案工作姓黨”，牢記檔案工作的政治定位、政治特質和政治功能，把自己擺進去、把職責擺進去、把工作擺進去，聚焦譜寫陜西鋼鐵集團有限公司檔案事業高質量發展新篇章的工作主題，著手補短板、用力解決最突出的問題，推進整體工作高質量發展。要結合檔案工作職能特點，全面學習領會、系統準確理解貫徹習近平總書記對檔案工作的重要指示批示，這是檔案工作的總綱，各項工作都必須服務和服從于這個工作總綱，用這個總綱研究謀劃工作、推進開展工作，絕不能心中無數、腳下無向。要清晰陜西鋼鐵集團有限公司發展的坐標方位是陜西鋼鐵集團有限公司蘭臺人圍繞中心、服務大局的出發點，也是推動檔案事業轉型發展、創新發展的聚焦點，必須在深刻體會中準確把握，在履行職能中貫徹落實，不斷增強戰略定力，防止出現工作基點模糊漂移的現象。要堅持把新發展理念貫穿始終。在貫徹落實中，加強前瞻性思考、全局性謀劃、戰略型布局、整體性推進，把著力點放在加強系統集成和精準施策上，堅持不斷提升業務能力、依法依規做好業務工作。

二是要創新管理方式。未來的成功不在過去的答案里，當新模式被重構，當數字化時代來臨，當第四次工業革命開啟，原有的檔案工作管理方式無法適應企業檔案管理工作時代化信息化需要，檔案管理系統運行環境所需服務器配置不滿足《數字檔案室評審要求》，下一步需加快啟動服務器配置優化工作。必須完善檔案管理方式，實現創新性至關重要。要利用計算機技術的強大功能，遵循文件運動周期理論，對文件從制作、現行使用、暫時保存到永久保存四個階段實行全過程的管理，達到文件與檔案數據資源的最佳管理和利用效果。要構建切實有效的接收與征集制度，將傳統模式積極摒棄，采取事前監控收發文件的方式；要進一步明確檔案收集的范圍，不能僅僅局限于紙質載體，需要將國有企業生產中的各種具有價值的資料加以整合；要加強應用信息網絡，要針對實際情況構建全面且完整的檔案管理信息網，將信息網絡的輻射作用發揮出來，實現檔案資源共享。

三是要健全制度體系。企業管理具有綜合性和復雜性，同時需要動態性地開展工作，這導致企業的檔案管理也具有以上三方面的特征。針對現階段企業檔案管理工作中出現的問題，首先，陜西鋼鐵集團有限公司總部和下屬不同的企業要根據自身的特點和實際，細化制度和規范的具體內容，從每一條細則著手，健全制度體系。其次，要根據《檔案事業發展“十四五”規劃》《綜合檔案館業務建設評價辦法》《檔案館業務建設評價標準》，落實綜合檔案館業務建設評價工作要求，強化數字檔案建設關注事項、貫徹企業檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度及《檔案文獻遺產申報辦法》《檔案文獻遺產項目庫建設與管理辦法》。再次，要建立健全檔案工作人員培訓制度，強化檔案工作人員綜合素質，給檔案工作者建立晉升機制，激發檔案工作人員做好工作的內生動力。還要重視和落實責任追究制度，從制度上明確檔案管理相關人員應負的責任，確保制度的優質高效運作。