董秘工作的精進之道

張菊芳

我始終認為董秘應堅持“三度修煉”并不斷精進。所謂“三度修煉”，即高度規范、追求極致；廣度鏈接、真誠溝通；深度思考、持續學習

董事會秘書，是上市公司在復雜的商業競爭世界里不可或缺的重要角色。對外，董秘是公司與監管機構、投資者以及其他利益相關者相互溝通的重要紐帶；對內，董秘則是公司戰略規劃、制度治理、合規經營以及高質量信息披露等事項的協助制定者和跟蹤落實者。

我于2009年碩士畢業后加入瑞茂通供應鏈管理股份有限公司（以下簡稱“瑞茂通”），初期主要負責公司的法務工作。2010年，公司著手啟動上市工作，我也因此有幸全程參與整個上市過程，并得到了非常多的鍛煉和提升。經過兩年多的努力，公司于2012年成功登陸上海證券交易所，我也由此開始了精彩且充滿挑戰的董秘職業生涯。

履職十余年來，我親歷了瑞茂通的轉型與創新，也見證了其成長與壯大，一路走來既有勤勉艱苦，亦有累累碩果。公司從上市之初單一動力煤品種、受限的線下供應鏈以及有限的國內業務布局，逐漸發展到如今多品類全面發展、“全球買，全球賣”以及線上線下相結合產業互聯的局面，伴隨其中的還有不斷擴大的公司影響力。2016年，公司子部門成功成為亞太地區使用最為廣泛的煤炭指數——ICI指數的編委，成為唯一具有中國背景且在編委中權重較高的成員；2021年，公司正式入選商務部等8單位評選的“供應鏈創新與應用示范企業”，并榮獲中物聯評選的5A級供應鏈服務企業。

從事董秘工作10余年的時間里，我始終堅持董秘的“三度修煉”并不斷精進。所謂“三度修煉”，即高度規范、追求極致；廣度鏈接、真誠溝通；深度思考、持續學習。

高度規范，追求極致

規范運作是上市公司的立足之本，只有合規經營，才能為公司長遠穩定發展提供堅實保障，才能使公司在競爭激烈的市場環境中不斷前行，為股東和社會創造更多的價值。目前，瑞茂通證券部配有專門的合規人員負責每天的違規預防工作，包括查閱最新監管規則要求、對董監高等“關鍵少數”培訓的通知簡況，對資本市場上違規案例、問詢函件的整理匯總，等等。通過對以上相關信息的認真研讀和分析，證券部得以結合公司具體情況，及時修改完善公司治理制度，編制提示注意事項并發送給相關人員，預防底線意識松動和對紅線的潛在觸碰。

在高度合規意識的指引下，我對信息披露工作同樣提出了嚴要求、高標準。我經常向證券部的同事們強調“信息披露無小事”，告誡他們一定要養成認真、細致、嚴謹的工作習慣，在證券事務上切不可粗心大意、敷衍應付。信息披露工作應嚴格遵守公告“三部曲”：第一步，先找相應的法律法規及交易所對應的公告格式指引，以此作為標準和參照，對照核校，糾正訛誤；第二步，以資本市場上已經披露的同類型公告作為參考，擇其善者以為師資；第三步，搜集公司內部資料以充實和完善公告內容。由于披露的公告信息須一次性成功，容錯率幾乎為零，因此對待編制出的信息內容還要進行多人多次檢查核對，對信息文本的表述也要斟詞酌句、追求精確，務必做到披露的信息詞句達意、言簡意賅、不存歧義。合規是信息披露的第一要務，在合規的基礎上我們才能通過公告內容跟市場建立有效的溝通，站在投資者的角度去審視公告，做到公告內容通俗易懂、言之有物。

廣度鏈接，真誠溝通

董秘的工作離不開廣泛的溝通，因而平時要以積極、開放、真誠、共贏的理念做好溝通工作。董秘日常溝通匯報對象眾多，需要及時將監管機構的監管理念要求、分析師和投資者對公司的發展建議傳達給公司，同時要將公司的戰略方向、經營規劃和經營成果傳遞給投資者，另外還需保證公司內部董事會、管理層及控股股東、實際控制人之間的信息暢通。這就需要董秘具備深刻的洞察能力和快速的信息處理能力，要“眼觀六路、耳聽八方”，第一時間掌握公司外部的相關輿論信息和內部的各類重大信息，并迅速做好應對解決方案。

我們要根據各種不同的場景，針對不同的對象，采用最合適的溝通方式，準確清晰地表達公司的立場和信息，還要敏銳地捕捉和理解各方的需求和關切，并予以及時的回應和反饋。我們的溝通一定是要有溫度的，不能冷冰冰的，要學會換位思考，并時刻保持共情能力。比如在公司股價下跌之際遇到投資者的埋怨甚至指責時，我們除了解釋股價影響因素較多，更多的還是需要傾聽和安慰，就像朋友聊天一樣，感同身受，并給予足夠的重視和理解，多正向引導，這樣才能避免進一步的沖突和矛盾。

心懷尊重和真誠就是最好的溝通，相信真誠的力量，越簡單，越真誠，越有效。

深度思考，持續學習

如上所述，董秘的工作離不開廣泛的溝通。而提高溝通的效率、減少障礙與隔閡的存在，擴大共通的語義空間是行之有效的方法，這就要求董秘必須具備廣泛的知識和技能，從而在溝通中保持足夠的知識面、專業性和準確性。同時，隨著商業環境的不斷變化、法律法規和資本市場規則的不斷更新、公司業務和行業情況的持續演變以及市場趨勢和技術發展的不斷推陳出新，董秘也必須保持深度的思考、獨立的判斷以及持續的學習能力，以此來適應周圍的這些變化和不確定性，從而作出正確的決策。

如果說以上“三度修煉”是為了提升董秘的個人職業能力，那么我覺得一個優秀的董秘還應該用好團隊的力量、平臺的力量。正所謂“獨行快，眾行遠”，一個公司的證券部是彼此互知的，全國5000多家上市公司的董秘也絕不是彼此斷聯的，在更寬廣的平臺或組織中分享交流、互助協同，董秘工作才會有更廣闊的前景和無限的可能。未來我將繼續秉持高度的責任感和職業精神，保持初心，持續修煉，為在董秘履職生涯中不斷精益求精、黽勉上征而努力！

作者系瑞茂通供應鏈管理股份有限公司董事會秘書