基于問題導向的醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理對策

摘 要：人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，在信息化高速發(fā)展的背景下，如何充分利用數(shù)字化技術提高人事檔案管理質量和效率是一項重要的研究內容。本文結合醫(yī)院工作實踐，探討在人事檔案管理中應用數(shù)字化技術的必要性，總結人事檔案數(shù)字化管理常見問題，并以問題為導向提出相應對策，旨在為推進醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理提質增效提供參考資料。

關鍵詞：問題導向；醫(yī)院人事檔案；數(shù)字化管理；對策

人事檔案是醫(yī)院進行人力資源管理過程中最直接、客觀和真實的依據(jù)。在人事檔案管理中應用數(shù)字化技術，能夠提高人事檔案管理的質量和效率。淄博市中心醫(yī)院已引進并投入使用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作榮獲中共中央組織部頒發(fā)的干部人事檔案工作目標管理一級標準證書，在工作實踐中積累了豐富經(jīng)驗。本文結合醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理實踐經(jīng)驗，探討在人事檔案管理中應用數(shù)字化技術的必要性，總結醫(yī)院在人事檔案數(shù)字化管理過程中的常見問題，并提出相應對策，旨在為推進醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理提質增效，提供翔實、可靠的參考資料。

一、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的必要性

一是有利于提高人事檔案的利用率。加強人事檔案開發(fā)利用是發(fā)揮人事檔案作用的重要基礎。隨著醫(yī)療改革不斷深入，醫(yī)院對人事檔案的使用需求不斷提高，傳統(tǒng)的“紙質檔案+人工審查”管理手段已滿足不了醫(yī)院發(fā)展的要求。在紙質檔案時代，查閱人事檔案時必須到指定位置，查找翻閱檔案過程中耗費人力和時間以及容易造成紙質檔案破損等難題，嚴重阻礙了對檔案的利用。而數(shù)字化管理借助先進的信息技術與數(shù)字化技術，建立人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠實現(xiàn)快速檢索和查詢，還可以有效實現(xiàn)檔案信息共享，院內不同部門可以在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)上，迅速獲取所需人事檔案信息，不受時間和空間限制，從而提高人事檔案的利用率，確保相關工作高效開展。

二是有利于提高檔案管理工作的質量和效率。相比于傳統(tǒng)的紙質檔案，數(shù)字化檔案有利于實現(xiàn)檔案的長時間和安全保存。將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為電子檔案，能夠減少對原始檔案的接觸，避免檔案破損、丟失以及內容被篡改等問題，還能夠方便及時地查詢歷史操作記錄，提高檔案管理的規(guī)范性，保障檔案質量。此外，人事檔案數(shù)字化管理能夠有效提高檔案管理效率。人員信息處于動態(tài)變化過程，工資表、考核材料以及職稱晉升材料等需要定期或不定期補充與調整，而且醫(yī)院部門繁雜、人員眾多，情況層出不窮，更加大了檔案管理的工作量和管理難度。因此，依靠人工頻繁收集和整理檔案材料，進行檔案編目等工作需要耗費大量人力、物力和財力，而且容易出現(xiàn)錯誤，工作效率低下。應用數(shù)字化管理能夠有效解決上述問題，節(jié)省檔案管理成本，提高檔案管理效率，促進醫(yī)院檔案管理工作持續(xù)、穩(wěn)定開展。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理常見問題

1.缺乏對人事檔案數(shù)字化建設的重視和人事檔案數(shù)字化管理思維

目前，許多醫(yī)院仍然延續(xù)著傳統(tǒng)的人事檔案管理理念和方式。考慮到引進和維護數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)資金投入大，將紙質檔案轉換為電子檔案耗費精力多，引進或培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊伍難度大等問題，許多醫(yī)院望而卻步，沒有用發(fā)展的眼光正確認識人事檔案數(shù)字化管理的必要性，對人事檔案管理工作的資金投入相對不足，嚴重阻礙了檔案數(shù)字化建設進程。此外，數(shù)字化檔案的突出優(yōu)勢之一是查詢方便、快捷，能夠實現(xiàn)檔案信息共享。但目前，醫(yī)院普遍存在電子檔案和紙質檔案“雙檔齊管”的現(xiàn)象，將紙質檔案掃描歸檔為電子檔案后便束之高閣，需要查閱檔案信息時仍優(yōu)先翻閱紙質檔案，沒有形成數(shù)字化檔案思維，未能充分發(fā)揮數(shù)字化檔案價值，也是對數(shù)字化檔案資源的浪費。

2.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設不完善

完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是開展數(shù)字化檔案管理工作的基礎，但目前，醫(yī)院使用的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)多結合自身特點引進或開發(fā)，不同系統(tǒng)之間存在不兼容問題。例如，醫(yī)院與上級部門之間有密切的業(yè)務往來，經(jīng)常需要互相查閱檔案信息，因為不同部門之間數(shù)字化檔案建設進程不一、管理標準各異以及管理系統(tǒng)不兼容等問題，所以無法實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息的便捷查詢。此外，系統(tǒng)應用功能開發(fā)不全，也限制了檔案信息的共享水平。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的應用權限主要集中在人事檔案管理部門，沒有實現(xiàn)科學、合理的分層分模塊下放，未能建立安全和互聯(lián)互通的查詢網(wǎng)絡，不同部門間若想查閱檔案，仍存在時空限制。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建設不完善，無法真正實現(xiàn)檔案信息共享，不利于檔案數(shù)字化管理的推廣和應用。

3.管理體系不健全，缺乏統(tǒng)一標準

首先，人事檔案數(shù)字化管理是一項復雜的系統(tǒng)工作，必須建立統(tǒng)一標準和規(guī)范化管理流程，才能形成完善的數(shù)字化人事檔案管理模式，并最大限度地發(fā)揮其利用價值。但目前，醫(yī)院普遍面臨人事檔案數(shù)字化管理體系不健全問題。傳統(tǒng)紙質檔案的管理標準已經(jīng)非常成熟，但對于數(shù)字化檔案卻沒有標準化管理制度，如存儲格式、掃描文件的大小和像素要求等缺少統(tǒng)一標準，繼而無法實現(xiàn)數(shù)字化檔案在更大范圍和更廣層面的兼容和互通，限制了其利用水平。其次，管理制度的不健全可能額外增加檔案掃描整理的工作量，在實際工作中，檔案管理人員可能經(jīng)常面臨不確定性問題，降低工作效率和檔案整理質量。此外，缺乏數(shù)字化檔案的移交、查閱和調取等規(guī)范化管理流程，檔案管理工作未能受到合理有效的約束和監(jiān)督，容易出現(xiàn)操作不當問題，甚至出現(xiàn)篡改、泄密等違規(guī)行為，對檔案信息的完整性和真實性造成極大威脅。

4.缺少復合型檔案管理人才及相關培訓

人事檔案數(shù)字化管理是一項難度高、周期長和任務重的巨大工程，不僅需要充足的資金和專業(yè)的設備，而且需要具備檔案管理知識和數(shù)字化應用技術的復合型檔案管理人才。但目前，缺乏專業(yè)化檔案管理人員已經(jīng)是許多醫(yī)院面臨的共同難題，大部分醫(yī)院的檔案管理人員多為兼職，經(jīng)短時間培訓后上崗，缺乏檔案管理專業(yè)知識和素養(yǎng)，讓這部分人接受人事檔案數(shù)字化建設工作更是難上加難，容易出現(xiàn)畏難和拖延等抵觸情緒，不利于人事檔案數(shù)字化建設進程。而且，缺乏專業(yè)素養(yǎng)還可能在檔案數(shù)字化建設過程中，造成原始檔案損壞或出現(xiàn)操作失誤，降低檔案管理質量。此外，就學科專業(yè)體系而言，目前高學歷層次（如碩士研究生）檔案專業(yè)人才稀缺，醫(yī)院對檔案專業(yè)人才的引進與留用存在困難。面臨人才數(shù)量和質量不足的雙重困境，必然難以有效開展人事檔案數(shù)字化管理工作。面對復合型人才的缺乏，目前鮮有針對數(shù)字化檔案建設與管理的專業(yè)化培訓，人事檔案數(shù)字化建設進程緩慢，在應用過程中難以發(fā)揮預期作用。

5.安全性問題

數(shù)字化檔案在帶來諸多便利的同時，不可避免地存在著檔案信息安全問題。一方面，數(shù)字化檔案依托于硬件和軟件設備設施，一旦數(shù)據(jù)設備設施和程序出現(xiàn)故障，檔案的安全性和可靠性將會遭受嚴重破壞，造成檔案丟失和損壞。而且，很多醫(yī)院對數(shù)字化檔案的安全管理不夠重視，缺乏有效的防護手段，導致數(shù)字化檔案存在被惡意篡改、丟失和信息泄露的隱患；另一方面，紙質檔案要經(jīng)過整理、掃描、圖像處理和編制目錄等多個環(huán)節(jié)才能實現(xiàn)數(shù)字化，工作周期長，操作煩瑣，任務繁重，在數(shù)字化過程中可能出現(xiàn)人為篡改、損壞或泄密等問題，給數(shù)字化檔案管理帶來安全隱患。

三、有效應對醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理問題的對策

1.樹立先進的人事檔案數(shù)字化管理理念

實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的有效應用，必須更新人事檔案管理理念，形成良好的數(shù)字化管理意識。首先，領導層面要加強對數(shù)字化檔案建設的重視，配備完善的軟硬件及基礎設備設施，制定完備的數(shù)字化檔案管理制度和規(guī)劃，并加大對檔案管理人員的培訓力度，培養(yǎng)其用數(shù)字化思維處理檔案管理中的各種問題。其次，傳統(tǒng)的人工管理模式效率低、勞動強度大、疏漏和錯誤多，必須形成良好的數(shù)字化管理意識，積極應用先進的云計算和大數(shù)據(jù)技術等，對人事檔案數(shù)據(jù)進行梳理，并引進OA平臺綜合管理系統(tǒng)，借助智能分析和篩選功能對檔案進行立卷分類，確保數(shù)據(jù)庫可以準確識別檔案，方便對檔案信息進行查詢和檢索。此外，要樹立“需求導向”的管理思維，提供能夠滿足實際需求的檔案服務。過去，醫(yī)院在人事檔案管理工作中主要采取“供給導向”理念，即人事檔案管理部門主要從自身業(yè)務角度出發(fā)提供檔案服務，沒有充分考慮醫(yī)院對人事檔案不斷提高的使用需求，而“需求導向”的管理思維有助于提高對檔案信息的利用水平，促進人事檔案數(shù)字化管理水平不斷提高。

2.建立完備的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

在醫(yī)院人事檔案管理中有效應用數(shù)字化管理的前提，是建立和完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)不僅要具備對各項人事檔案信息的收集、存儲、整理、分析、檢索、查閱以及處理等全面功能，還需實現(xiàn)對人事檔案信息的有效整合、精算以及建模。而且，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建成后要不斷進行升級、更新及漏洞修補，以使之日益完善。此外，為提高數(shù)字化人事檔案的共享水平，還要注重人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的兼容性，如上級部門可以牽頭建立標準化管理系統(tǒng)。由于不同部門和不同醫(yī)院間情況各異，需要在實地調研和廣泛征求意見的基礎上制定系統(tǒng)構建方案，真正實現(xiàn)檔案信息在不同部門之間的互聯(lián)互通。

3.引用先進的人事檔案數(shù)字化管理技術

醫(yī)院部門繁雜和人員眾多，檔案信息更新頻繁，對數(shù)字化檔案建設與管理提出了更高要求。建議引進先進的信息化技術，以確保數(shù)字化管理順利開展。首先，可以應用數(shù)字化技術對人事檔案內容進行充實，如可以采用數(shù)字微技術將紙質檔案轉變?yōu)閿?shù)字化檔案，或采用AI識別技術對檔案高清化處理，并將檔案轉變?yōu)镻DF格式；其次，可以借助網(wǎng)絡技術進行線上虛擬化辦公，利用音頻和視頻等形式對檔案數(shù)據(jù)進行備份存儲，或是借助云盤、硬盤和云服務器等載體對檔案數(shù)字化管理，以豐富檔案數(shù)據(jù)和類型。此外，還可以通過建立立體化的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，全面反映醫(yī)院職工的業(yè)務能力和專業(yè)素質，及時更新人事檔案信息，為人力資源建設提供可靠數(shù)據(jù)。

4.建立健全人事檔案數(shù)字化管理制度和標準體系

檔案管理制度是醫(yī)院開展人事檔案管理工作的依據(jù)和指導。醫(yī)院可以通過完善人事檔案數(shù)字化管理制度，明晰人事檔案管理責任、規(guī)范人事檔案管理流程和明確人事檔案管理目標，進而實現(xiàn)人事檔案管理工作的制度化與規(guī)范化轉變。檔案數(shù)字化管理制度的制定必須充分結合醫(yī)院實際情況，既要滿足檔案信息交流的需要，保證檔案管理制度的針對性和可操作性，還必須確保人事檔案的數(shù)字化管理工作能夠規(guī)范、合理開展。例如，制定合理的人事檔案借閱管理制度，既要對檔案借閱的權限和操作流程等提出明確要求，又要增加線上借閱的審批功能，在檔案被借閱和歸還時，能及時更新檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)上的借閱狀態(tài)標識。一是明確檔案管理的權限分級，根據(jù)職務級別和部門分工等對不同人員設置不同管理權限，并形成相互制約和相互監(jiān)督的機制，杜絕個人單獨接觸檔案的可能。二是設置具有針對性的管理考核機制，將檔案數(shù)字化管理建設成果納入績效考核中，激發(fā)檔案工作者的積極性和能動性，并培養(yǎng)其數(shù)字化管理意識和思維。三是必須制定統(tǒng)一的標準體系，如數(shù)字化檔案的分類、掃描和歸檔標準。一方面，明確和統(tǒng)一的標準體系，能夠有效提升人事檔案數(shù)字化管理的工作效率；另一方面，可以提高數(shù)字化檔案內容的規(guī)范性，實現(xiàn)數(shù)字化檔案在不同部門之間的互聯(lián)互通，進而提高檔案信息的利用水平。

5.引進并培養(yǎng)復合型人事檔案數(shù)字化管理人才

強化醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的關鍵在于加強人才引進與培養(yǎng)，打造一支專業(yè)水平高和綜合素養(yǎng)高的“檔案專業(yè)+信息專業(yè)”的復合型人才隊伍。一是充分重視人事檔案數(shù)字化管理人才隊伍建設，加大人才引進力度，可以采用檔案專業(yè)人才配備信息技術人才的方式進行人才引進，更好地滿足人事檔案數(shù)字化管理需求；二是加強對現(xiàn)有人事檔案管理人員的教育和培訓，不斷提高其專業(yè)知識、業(yè)務水平、責任意識和創(chuàng)新能力，并培養(yǎng)其信息化和數(shù)字化操作能力；三是改革人才結構方面的不合理之處，優(yōu)化人才結構，合理進行崗位分配，加強人力資源管理；四是改變以往只重視培養(yǎng)醫(yī)務人才而忽視人事檔案管理人才的傳統(tǒng)觀念，建立科學合理的激勵機制，制定合理的績效考核標準，從而提高人事檔案管理人員的主動性和積極性，最大限度發(fā)揮出人才價值。醫(yī)院人事檔案管理由專職人員負責，均經(jīng)過嚴格培訓，考核合格后持證上崗，且崗位與職稱一致，并進行定期培訓。為做好數(shù)字化人事檔案建設工作，醫(yī)院人事檔案管理部門還應配備高素質計算機專業(yè)人才，提供技術指導和幫助。

6.強化人事檔案的安全與風險管控

首先，要增強檔案管理人員的安全意識。通過培訓和考核等方式加強檔案管理人員對檔案安全的重視，學習并掌握數(shù)字化人事檔案的安全防范策略，對數(shù)字化檔案隨時做好備份和加密處理，預防數(shù)據(jù)丟失；其次，要配備安全性能高的軟硬件設備，并加強系統(tǒng)安全防護，避免檔案丟失或遭到不法攻擊、盜取和惡意修改、刪除等；最后，必須制定嚴格的信息保密制度，檔案管理人員在職期間需要簽訂保密協(xié)議，明確保密責任與義務。在日常管理工作中，系統(tǒng)應準確識別操作者的身份，并保留更改痕跡，在每個環(huán)節(jié)把好安全關，提高信息共享的安全性。

四、結束語

綜上所述，通過在醫(yī)院人事檔案管理中應用數(shù)字化管理，有利于提高人事檔案管理質量、效率及利用率。在具體實踐中，應當通過積極更新檔案管理理念、建立和完善檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)、建立健全檔案管理制度、強化檔案保護工作以及提高人事檔案管理人員綜合素質等措施，確保并推動數(shù)字化技術在醫(yī)院人事檔案管理中的充分應用。

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作者簡介：尹蕾（1969—），女，漢族，山東淄博人，碩士研究生，副研究館員，研究方向：檔案管理、干部人事檔案管理。