“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校檔案管理存在的問題及優(yōu)化

李一葳

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校檔案管理存在的問題

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理效率低下

在高職院校檔案管理中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)逐漸顯現(xiàn)出一些限制和問題。這種管理方式主要表現(xiàn)在檔案的存儲(chǔ)、檢索和利用方面。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足日益增長的檔案信息量和管理需求，不僅造成了大量人力和物力的浪費(fèi)，而且檔案檢索和更新困難。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式需要大量的物理空間存放檔案，這不僅增加了管理成本，還限制了檔案的存儲(chǔ)規(guī)模和范圍。紙質(zhì)檔案的檢索需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，尤其是在檢索量較大的情況下，容易出現(xiàn)信息混亂、查找困難等問題，大大降低了檢索效率。紙質(zhì)檔案在查閱時(shí)需要手動(dòng)翻閱，而且還需要注意保護(hù)檔案原件的完整性和安全性，這大大限制了檔案的利用效率和適用范圍。同時(shí)，紙質(zhì)檔案還容易出現(xiàn)損壞、遺失等情況，這會(huì)給檔案利用帶來不可挽回的損失。檔案管理人才的數(shù)量和質(zhì)量都存在問題。一方面，高職院校檔案管理人員數(shù)量不足，無法滿足檔案管理工作的需要。另一方面，檔案管理人員的專業(yè)能力和素質(zhì)也存在一定的差距。高職院校檔案管理人員對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏對(duì)檔案管理的系統(tǒng)思考。在檔案管理的具體操作中，缺乏規(guī)范的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量存在一定的問題。

（二）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全性不高

紙質(zhì)檔案易丟失、易受損、易遭篡改，存儲(chǔ)安全性不足。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在著數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案需要手動(dòng)存儲(chǔ)和保管，易受損壞、遺失、盜竊等。同時(shí)，紙質(zhì)檔案的管理難以追溯和監(jiān)控，容易被不法分子竊取和篡改。數(shù)字化檔案管理方式也存在數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字化檔案存在著網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露、病毒感染等風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于一些機(jī)密信息和個(gè)人隱私的檔案，如果沒有采取必要的安全措施，可能會(huì)給個(gè)人和組織帶來不可預(yù)計(jì)的損失。高職院校檔案管理人員的安全意識(shí)和安全技能存在不足，在數(shù)字化檔案管理中，管理人員的安全意識(shí)和安全技能是保障數(shù)據(jù)安全的關(guān)鍵，但是，由于數(shù)字化檔案管理是一個(gè)新的領(lǐng)域，很多管理人員缺乏必要的安全意識(shí)和技能，難以應(yīng)對(duì)各種安全風(fēng)險(xiǎn)。

（三）信息共享缺乏

高職院校檔案管理中，由于信息共享缺乏，導(dǎo)致一些檔案信息在不同部門或機(jī)構(gòu)之間重復(fù)錄入和管理，浪費(fèi)了大量的人力和物力資源，并且容易出現(xiàn)信息不一致的情況。由于信息無法及時(shí)、全面地共享，帶來了信息孤島的問題，影響了院校管理的協(xié)同和高效性。即使采用了數(shù)字化檔案管理方式，檔案信息的共享和交流也存在著障礙。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)通常由不同的部門或機(jī)構(gòu)管理，各部門或機(jī)構(gòu)之間的信息共享和交流需要通過復(fù)雜的審核和申請(qǐng)流程，不僅限制了信息的流動(dòng)和共享，還增加了管理人員的工作負(fù)擔(dān)。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，檔案信息的共享和交流比較困難，紙質(zhì)檔案需要人工搬運(yùn)，管理員在辦公室之間來回奔波，信息的共享和交流需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，同時(shí)還可能存在信息泄露和損失的風(fēng)險(xiǎn)。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高職院校檔案管理優(yōu)化路徑

（一）建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)

在高職院校檔案管理優(yōu)化路徑中，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)是非常重要的一步。通過引入信息化技術(shù)，將檔案數(shù)據(jù)電子化，建立全面、準(zhǔn)確的檔案信息數(shù)據(jù)庫。這樣，可以實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、更新和查詢，提高工作效率和準(zhǔn)確性。此外，應(yīng)加強(qiáng)檔案的存儲(chǔ)安全保障，采取數(shù)據(jù)加密、備份和限制備份訪問權(quán)限等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。檔案管理信息系統(tǒng)可以提高檔案管理的效率，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，數(shù)字化檔案管理可以減少人工操作和管理，提高檔案管理的效率。管理人員可以通過電子搜索，快速地找到所需的檔案信息，并且可以通過系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類和歸檔，減少重復(fù)性工作和人工錯(cuò)誤。檔案管理信息系統(tǒng)可以提高檔案管理的可靠性。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以對(duì)檔案信息進(jìn)行備份和恢復(fù)，減少檔案信息遺失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還可以對(duì)檔案信息進(jìn)行權(quán)限設(shè)置和審批流程控制，保障檔案信息的安全性和可信度。檔案管理信息系統(tǒng)可以提高檔案管理的智能化水平。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以通過數(shù)據(jù)分析和處理，為高職院校的管理決策提供數(shù)據(jù)支持和參考。檔案管理信息系統(tǒng)還可以通過人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化處理和管理。

（二）構(gòu)建院系間、學(xué)校間檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)

在高職院校檔案管理優(yōu)化路徑中，構(gòu)建院系間、學(xué)校間檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)是非常重要的一步。通過建立檔案信息共享體系，實(shí)現(xiàn)院校之間的數(shù)據(jù)互通，促進(jìn)信息資源的共享，提高管理的協(xié)同性和高效性。同時(shí)，還可以利用云計(jì)算和大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，將檔案信息與其他管理系統(tǒng)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交叉應(yīng)用，為院校決策提供更加科學(xué)、準(zhǔn)確的依據(jù)。檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)可以提高檔案信息的利用率。不同院系、不同學(xué)校之間的檔案信息往往具有一定的關(guān)聯(lián)性。通過構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，不同院系、不同學(xué)校之間可以共享檔案信息，避免了信息孤島的問題，提高了檔案信息的利用效率。檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)可以提高檔案信息的安全性和可信度。檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)可以通過權(quán)限設(shè)置和審核流程控制，保障檔案信息的安全性和可信度。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)共享平臺(tái)還可以對(duì)檔案信息進(jìn)行備份和恢復(fù)，降低檔案信息遺失的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)和人才隊(duì)伍建設(shè)

面對(duì)新的檔案管理模式和技術(shù)，高職院校需要加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)能力和信息化素養(yǎng)。同時(shí)，還應(yīng)加大對(duì)檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，建立一支具有豐富經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)技能的檔案管理隊(duì)伍。通過培訓(xùn)，管理人員可以了解最新的檔案管理理論和技術(shù)，提高檔案管理的專業(yè)能力。同時(shí)，培訓(xùn)還可以加強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)和保密意識(shí)，降低檔案信息泄露和遺失的風(fēng)險(xiǎn)。培訓(xùn)內(nèi)容可以涵蓋檔案管理法律法規(guī)、檔案管理制度、檔案管理工具和技術(shù)等方面。培訓(xùn)形式可以包括線上培訓(xùn)、線下培訓(xùn)、專家講座、學(xué)習(xí)小組等形式。培訓(xùn)時(shí)間和人員需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。高職院校需要對(duì)檔案管理培訓(xùn)進(jìn)行評(píng)估和反饋，以便不斷改進(jìn)培訓(xùn)的效果和質(zhì)量。評(píng)估可以包括培訓(xùn)前、中、后的問卷調(diào)查、考試和實(shí)踐操作等環(huán)節(jié)。反饋可以包括對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、形式、時(shí)間和人員等方面的反饋和改進(jìn)建議。

作者單位：山東省泰安市泰山護(hù)理職業(yè)學(xué)院