創新檔案管理 服務農業科技
——關于上海市科技興農項目管理的思考

■ 唐玉姝 吳立峰

上海市科技興農項目由上海市農業農村委員會利用市級財政科技興農專項資金設立而來，每年圍繞上海農業科技創新重點方向和重點領域，實施市科技興農項目計劃，支持涉農科研院校、技術推廣單位和企業等新型經營主體共同開展技術創新研究與示范，有效引導了科技創新和成果轉化，為都市現代農業綠色發展提供了堅實的科技支撐。在這個過程中，從建議征集、材料申報、立項評審、情況跟蹤、項目審計、項目驗收到績效評價等環節，形成了大量的項目檔案，詳細記錄了科技項目的研究內容、研究目標、技術路線、考核指標、研究成果及示范應用推廣情況等，具有憑證性、權威性和延續性。

因此，標準化、規范化、科學化地管理農業科技檔案，對于指導現代農業發展，提高農業現代化水平具有非常重要的現實意義。本文對農業科技檔案管理現狀進行了思考及分析，并在管理制度、管理質量、檔案數字化及開發利用等方面提出了創新理念和方法，旨在為提高農業科技項目檔案管理水平及農業科技創新提供思路和參考。

一、上海市科技興農項目檔案管理現狀

以科技興農項目為例，從1989年至今，已歸檔科技興農項目課題累計超過數千卷。且隨著立項課題數量的不斷增長，以及新的歸檔任務的增加，現有檔案室空間顯然不足。

中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》和上海市委辦公廳、市政府辦公斤《關于加強和改進新形勢下本市檔案工作的實施意見》等文件指出，各地區各部門各單位要從人力、財力、物力上統籌安排，把數字檔案館（室）建設列入整體規劃，切實推進檔案存儲數字化。

因此，上海農業科技服務中心近年來率先開展了檔案室改造和科技檔案電子化工作。將傳統檔案柜改建為密集柜，節省空間約2/3，原有存儲壓力得到極大緩解；完成檔案電子化近30萬余頁，并掛接了檔案專用軟件，便于存儲及查閱。通過上述舉措，使存儲質量提升、查閱效率提高、檔案利用價值增加。

二、農業科技檔案管理存在的不足之處

作為農業科技中不可或缺的資料庫，高質量的科技檔案對于快捷查閱、積累經驗和少走彎路具有重要作用，不僅關系到農業科研工作的開展，也在一定程度上關系到我國現代農業創新戰略的發展。但當前農業科技檔案工作中仍存在著制度意識不夠、專業能力有限、管理方式落后及開發利用不足等問題，很大程度上限制了農業科技檔案的收集、分析和開發利用。

（一）制度意識不足

由于統一規范和標準的缺乏或不完善，農業科技檔案管理工作無章可循、無法可依。某些農業科研單位或者雖有制度，但只流于形式。部分檔案管理部門自身在管理理念上也存在偏差，僅將農業科技檔案視為一種單純的保管對象，而沒有將其作為一種重要的資源來看待，也必然會影響農業科技檔案管理工作的有效開展。

（二）專技能力有限

檔案管理人員多為各單位年齡較大的員工，利用電腦及軟件等新設備新技術開展檔案管理的工作能力偏低；即使也有部分年紀較輕的檔案管理人員，但大都并非檔案管理專業，專技能力有限；有的單位還聘請兼職人員進行科技檔案管理，但由于不能夠保證工作的連續性，檔案管理質量受到了影響。

（三）管理方式落后

大多數農業科技檔案仍停留在手工立卷和保存的水平，其存在形式主要是紙質，管理方式比較落后，存儲條件得不到保證。一些農業科研單位檔案管理部門并未配套必要的檔案管理軟硬件設備，導致其農業科技檔案數字化進程受阻。

（四）開發利用不夠

就現狀而言，農業科技檔案的開發利用還未達到應有的深度和廣度。由于檔案管理部門與科技管理部門通常處于分立狀態，檔案管理部門無法及時準確獲得科研工作信息，無法提供有針對性的檔案指導，也就無法有效配合科技人員參與科研開發和市場交易。

三、農業科技檔案管理思考及創新

應充分認識到農業科技檔案管理在我國現代農業科技進步中的重要地位和作用，針對農業科技檔案管理工作的不足之處進行全面優化調整，加強農業科技檔案管理工作的資金和技術投入，全面提升農業科技檔案管理水平和質量，建立健全農業科技檔案管理制度、加強檔案管理人才培養、基于新興技術構建檔案數據庫以及全面拓展農業科技檔案利用途徑。

（一）完善管理制度，增強檔案意識

首先要使科技人員認識到自身有義務和責任將日常形成的科研資料加以收集、整理，并按科技檔案規章制度及時歸檔；還應打造一支業務過硬、專業能力強的農業科技檔案管理隊伍，檔案人員不僅要具備政治素質和專業知識，還應掌握信息采集、編排、網絡和大數據等多種技術，以提升管理水平。

（二）配合管理流程，提高歸檔質量

應要求科研人員配合管理流程，注重相關資料收集工作，把控歸檔細節，強化歸檔質量；另一方面，科技檔案管理人員可主動提供歸檔工作規范手冊及日常指導，明確和完善項目歸檔的內容，以降低歸檔問題的發生頻次。同時，可在項目申報、評價機制及成果轉化等方面制定相應激勵機制，進一步促進廣大檔案管理人員主動參與到農業科研工作中來。

（三）順應時代趨勢，實現數字歸檔

傳統檔案以紙質文檔為主，保存和挖掘利用勢必會消耗大量的人力物力。在信息技術、互聯網和大數據快速發展的背景下，電子文檔作為新型的信息載體，逐步替代傳統紙質文檔已成為一種必然趨勢。通過在科技文件的管理中附加信息技術并備份紙文內容，可以打破時間、空間上的限制，能夠將簡單的信息存儲轉化為高級的信息資源，可最大效率提高科技檔案的管理水平，減少科技檔案的不當損失。

（四）圍繞科技創新，積極開發利用

首先要認真鑒別科技檔案的內容和屬性，對于公開的科技檔案，要加大開放力度，對于秘密的科技檔案，要依法從嚴管理；以項目檔案內容為依托，采取多種方式對信息進行開發，在提供常規利用如著錄、檢索等工作基礎上進行信息深加工，提供高水準和有深度的編研成果；搭建農業科技信息服務平臺，向服務對象提供參考咨詢、專題服務、動態提供、個性化推送及借閱等服務，提高檔案服務水平；全面配合農業科技成果轉化及開發工作，收集并整理農業科研工作進程中產生的第一手材料，利用檔案數據庫進行綜合分析，并通過生產、推廣以及轉讓等途徑，實現農業科技成果的轉化及開發，有效促進農業科研工作的開展，充分發揮農業科技檔案的價值。

由封閉向開放轉變、由重保管向重服務轉變、由行政管理向依法管理轉變。這是習近平總書記關于新時期檔案工作的要求，是新形勢下檔案事業的必由之路，也是農業科技檔案工作的永恒主題；而其最終目標，就是要最大程度地發揮出農業科技檔案的真正價值，為三農事業發展奠定堅實基礎，為實現鄉村振興、繁榮農村經濟做出應有貢獻。