基于用戶自定義的電子檔案管理系統設計

劉 冬

(丹東市留置看護與公安技術服務中心 遼寧 丹東 118000)

0 引言

檔案,指的是國家、個人或企事業單位在政治、經濟以及文化活動中所記錄的重要載體,主要以聲像、文字、圖像等模式存儲。檔案能夠對活動細節進行客觀反映,是分辨和處理以往事務的依據之一。但有的電子檔案多在個人計算機中分散存儲,科學管理不足,而且檔案安全性不高,檢索和檔案共享訪問控制難度大,由此就導致檔案價值與應用率的下降。隨著科技的發展,電子檔案管理系統應運而生,此為企事業單位管理檔案的一種現代化模式,用戶可借助電子檔案管理系統查詢和管理所需檔案,也可結合單位辦公自動化和設計管理,實現現代信息管理水平的提升[1]。本文基于用戶自定義探討電子檔案管理系統的設計與實現,以期能夠降低檔案查閱與監管難度,為檔案信息提供安全保障。

1 電子檔案管理系統的功能與需求分析

1.1 電子檔案管理系統的功能

現階段,電子檔案管理系統用戶還有必要深入研究檔案登記項目與登記項格式,基于用戶自定義的檔案管理系統,一方面可以為用戶提供文檔結構信息、目錄信息以及文檔信息等查詢服務,另一方面還可對檔案管理目錄、用戶登記表結構等進行自定義。用戶借助目錄信息,管理電子檔案目錄,設置電子檔案多級管理目錄,各級別又包含大量的子目錄,而登記表充當電子檔案目錄樹葉子結點。根據登記項差異性,對文檔結構登記表展開自定義操作,其中包括數據類型、登記項名稱以及長度等。

1.2 電子檔案管理系統的需求

借助目錄樹存儲電子檔案管理目錄層次,而登記表文檔充當的是目錄樹葉子結點,各層次目錄的圖表也有所差異,整理目錄層次結構難度較大。各層次目錄也有著不同的圖表,目錄層次結構缺乏清晰度。而用戶自定義登記表結構,可提高登記表結構的靈活度,其適用性比較強,系統設計過程中,應防止通過鍵盤輸入數據,應下拉列表對所需輸入的數據進行選擇,點擊鼠標輸入,選擇人性化信息錄入模式[2]。電子檔案信息管理內容包括:未歸檔文件、歸檔文件、資料、卷內文檔以及案卷級檔案的管理,可著錄不同類型檔案文件,查詢電子檔案的信息刪除、掛接以及修改等操作。電子檔案內部需要掛接檔案管理,清晰顯示出檔案的掛接數量、掛接失敗數量等,同時管理電子檔案信息數據,其中包括數據導入和檢查等。數據檢查是指基于指定條件,搜索同屬性檔案文件,刪除重復檔案,而數據導入則是指現階段系統內部的檔案信息導入情況。

2 基于用戶自定義的電子檔案管理系統設計

2.1 電子檔案管理系統的總體設計

電子檔案管理系統創建時,與外界條件影響相關性極為密切。因此,系統設計期間,需要對其外部運行條件加以綜合考慮。本文的電子檔案管理系統是基于Web技術,該技術可確保信息安全性,節約系統安全開支?；谟脩糇远x的電子檔案管理系統架構如圖1所示。

圖1 基于用戶自定義的電子檔案管理系統架構

2.2 系統硬件設計

應用Web技術,有效保障了系統信息安全,避免在管理和應用電子檔案過程中出現檔案信息泄露問題?；谟脩糇远x的電子檔案管理系統的核心硬件為Web服務器,以服務器為路由器與數據庫的溝通橋梁,實現兩者有效銜接,由此可便于用戶操作,有效管理不同類型電子檔案。為保證Web技術可以充分用于電子檔案管理系統中,在設計系統服務器期間,可采用單個CPU、支持容量最大為64 GB、主頻1 600 MHz的Web服務器,借助該接口連接外界管理設備,為電子檔案管理操作提供條件。實際應用基于用戶設計的電子檔案管理系統中,Web服務器一方面可提供更大存儲空間,另一方面還具有可擴展性。在Web服務器內引入ECC,不僅有助于解決服務器藍屏引發的電子檔案工作效率低與檔案管理質量不高的現象,而且能夠將自動糾錯功能提供給服務器內存,確保電子檔案管理系統的服務器穩定運行。

在設計電子檔案管理系統中的上位機操作終端時,應具備電子檔案收集功能、整理與存儲功能、鑒別功能等,同時還要考慮到各個管理操作的實際運行需求,保證操作終端具備需求如下:其一,上位機操作終端可以為百位用戶同時提供支持,且在電子檔案管理系統內部,可通過設置COM參數,接收不同設備所傳輸的信息數據;其二,電子檔案管理系統會基于數據接收情況,通過曲線圖的方式顯示在上位機中,并且為共享電子檔案信息資源,可將傳輸層協議引入到上位機操作終端,從而為電子檔案管理系統提供安全保障。

2.3 系統登錄模塊

注冊電子檔案管理系統后,輸入用戶名和密碼,即可登錄該系統,可在系統登錄界面確定用戶身份,依照用戶身份,系統會在對應數據表檢索是否有該賬號和密碼,只有輸入正確的用戶名、密碼方可成功登錄。用戶身份驗證,是確保系統穩定與安全的重中之重,能夠有效防止非法授權用戶登錄,維護合法用戶正當權益[3]。

2.4 系統數據錄入

電子檔案管理者借助數據錄入模塊編輯或者修改檔案信息數據,確保檔案文本可以掛接電子檔案元件,數據錄入流程如圖2所示。用戶錄入問卷與案卷過程中,需要電子檔案管理系統具備刪除、編輯、排序以及添加等功能,能夠任意復制某檔案記錄。修改完成后,取代原有檔案信息,確保用戶查詢操作時,可以瀏覽所修改新文件,也便于用戶對檔案修改進行實時掌握。除此之外,電子文件批量掛接可依照設置規則對應用戶所錄入檔案記錄,便于用戶檢索條目時對電子元件進行實時瀏覽。

圖2 數據錄入流程

2.5 設置系統權限模塊

登錄電子檔案管理系統后,用戶會看到很多模塊,且各模塊的子模塊較多,要有效區分各子模塊,一些用戶僅會對該頁面數據進行查詢,還有的用戶僅會維護頁面,對于如何控制并不了解。因此,需要增加系統權限模塊,借助權限有效區分限制各個模塊功能。用戶借助計算機查詢、下載電子資料,是電子檔案管理的主要功能[4]。而檔案以保密為主要特性,設置權限模塊,只有具備權限的用戶才能應用該檔案,也可限制用戶權限,為電子檔案信息安全性、可靠性提供保障。電子檔案管理人員借助互聯網,對檔案權限進行設置,同時細化案卷和文件權限,權限設置完成后,既可臨時授權,又無須煩瑣歸還,用戶通過網絡即可查詢或者瀏覽檔案。

系統權限創建后,就需要關聯檔案內容,因此要注意以下7點:(1)一個操作對應一個權限,這一權限被稱為原子,即劃分操作為三個自操作,如果用戶存在A操作權限,則該用戶也具備B、C權限。如果用戶不具備A權限,則無法操作B和C;(2)可多次設置用戶權限,即一個用戶組可包含多個用戶,然而,一個用戶必須在同一用戶組;(3)定義集合A為用戶所在權限組的權限集合,如果A

2.6 系統查詢檢索模塊

基于用戶自定義的電子檔案管理關鍵在于,借助互聯網檢索用戶電子檔案,用戶在可訪問權限范圍內,通過瀏覽器對所需檔案信息原文進行瀏覽,也可在所用計算機中下載,便于用戶隨時隨地使用檔案信息。電子檔案檢索查詢模塊,便于用戶應用電子檔案瀏覽、下載以及檢索等相關功能,用戶可輸入主題詞語、案卷或者分類等模式,檢索所需檔案信息,也可采用更為直觀的卡片檢索電子檔案信息。除此之外,管理人員也可以組合檢索電子檔案系統中的用戶庫與日志庫等,根據需要對檢索信息下載、打印,系統查詢檢索模塊流程如圖3所示。通常來說,電子檔案管理系統檢索模塊所用檢索方法較多,應用組合檢索的用戶,需要依照項目字段與文件信息,達到不同條件組合的目的,以實現條件表達式檢索。錄入界面中,卡片檢索方法可以展示出相關文件與項目,系統用戶可在字段中將信息填入進去,以檢索符合條件的電子檔案信息。

圖3 系統查詢檢索模塊流程

2.7 系統業務流程

基于用戶自定義的電子檔案管理系統業務主要含借閱檔案、檔案解密、達標申請、檔案審核以及移交等,查詢電子檔案審核記錄和申請,申請工作主要由檔案員開展,并由審核員與保密員開展檔案申請的審核工作。系統查詢員在搜索相關電子檔案后,點擊借閱文件按鈕,此時系統就會自動判斷是否屬于開放性文件,對于開放文件無須審批,如果屬于非開放文件,一律被視為保密文件,對于保密文件,必須有保密員加以審核[6]。待保密員和審核員審核相關借閱申請后,需要檔案員再次查看,以保證系統業務流程準確無誤。

2.8 電子檔案管理系統配置

基于用戶自定義電子檔案管理系統配置內容主要有密級管理、角色管理、按鈕管理、用戶管理、區域管理、菜單管理等,借助菜單管理可以有效配置電子檔案管理系統的菜單,通過角色管理分配角色給指定的用戶,系統按鈕管理主要為電子檔案管理系統安全按鈕,同時有效設置系統按鈕。而用戶管理可以對用戶進行修改或者刪除,區域管理的功能在于創建全新區域。此外,電子檔案管理系統中的密集管理模塊,可以對密集等級參數進行設置[7]。

3 基于用戶自定義電子檔案管理系統的實現

3.1 電子檔案系統的管理界面

電子檔案系統管理界面的JSP文件如表1所示,主要為文件功能說明,具體實現系統界面各屬性和框架的修改、增加以及刪除等功能。為便于系統的集中維護與日常管理,需要在不同界面設置系統參數與屬性維護,通過鏈接設置成屬性具有差異性的URL后綴,以調用不同屬性的控制器。

表1 電子檔案系統管理界面的JSP文件

3.2 系統業務管理

電子檔案管理系統業務管理界面僅包含JSP文件,以輸入檔案信息為重點,業務層環節,業務管理中的功能和JAVA類,說明該業務管理包含控制器類、實現類以及檔案產生接口的JavaBean,通過Spring參數配置法,借助框架管理電子檔案管理系統業務處理,大大降低了系統代碼量[8]。

4 結語

隨著計算機技術、網絡技術以及通信技術的迅猛發展,電子商務、電子政務以及辦公自動化進程的加速,使得檔案信息以驚人速度實現數字化和電子化發展。現如今,電子文件已是人類社會記錄、傳達以及存儲信息的一個重要工具。信息技術的普及,使得傳統檔案工作模式已經無法適應當今時代的發展需求,為此,必須研制開發出與當前檔案工作相適應的電子檔案管理系統。為實現電子檔案信息化與數字化管理,本文基于用戶自定義分析電子檔案管理系統功能,對電子檔案管理系統架構進行有效設計,并且闡述了用戶登錄、查詢檢索以及數據錄入等模塊功能,有效保障了電子檔案管理系統運行穩定性。相比傳統檔案管理,基于用戶自定義檔案管理效率更高,更便于用戶檔案信息的查詢和維護,為電子檔案管理系統發展提供理論支持。