會計師事務所普及應用審計軟件的規范流程研究

胡曉明 李麗

2022年12月中注協印發《推動會計師事務所普及應用審計軟件工作方案》，確立了“大型會計師事務所審計軟件智能化升級有序推進、中小型會計師事務所審計軟件的普及率大幅提高”的總體目標。事實上，普及應用審計軟件，不是采購軟件的簡單工作，而是改造會計師事務所審計作業流程的重要決策，是難度堪比企業ERP實施的復雜工程。有專家總結我國企業三十年來實施ERP的經驗教訓，提出成功實施ERP的“四知流程”，即知理、知己、知彼、知用。“四知流程”對實施任何信息化系統都有參考意義(陳啟申，2007)，也同樣適用于會計師事務所審計軟件的普及應用。筆者認為，普及應用審計軟件能否成功，歸根結底要取決于會計師事務所是否建立和遵循規范的“四知流程”，即知理、知己、知彼和知用。“四知流程”缺一不可，且必須依序而行(見圖1)。嚴格遵照規范流程的四大步驟推廣應用審計軟件，會計師事務所“審計軟件的普及率大幅提高”的總體目標一定能夠實現。“四知流程”都有一個“知”字，也表明普及應用審計軟件的流程實質上是知識管理過程，這與會計師事務所這樣典型的學習型組織也十分契合。

圖1 會計師事務所普及應用審計軟件的規范流程

一、知理：培訓先行——理解為什么要用審計軟件

大部分會計師事務所在普及應用審計軟件時，培訓一般安排在最后階段，往往是先購買軟件、再安裝軟件，然后才進行操作培訓。筆者認為“知理”應是普及應用軟件的第一個環節，培訓必須是第一位的。“普及應用”培訓可以分為兩個層次，第一層次是知識的普及，即“知理”或觀念培訓，第二層次才是應用的普及，即操作培訓。軟件操作培訓的安排可以延后，但觀念培訓應是普及應用審計軟件規范流程的第一步。普及應用審計軟件必須培訓先行，讓員工理解為什么要用審計軟件，這就是“知理”。

(一 )通過培訓形成普及應用審計軟件的共識

普及應用審計軟件對事務所的影響是廣泛的，員工需要改變原有的工作方式和流程，事務所職能部門和合伙人也要改變管理方式。因此，有必要通過培訓統一事務所管理團隊的認識，讓員工對變革有思想準備，以免在審計軟件投入項目使用后還出現“一些合伙人對使用審計軟件的必要性提出質疑”、“項目組對審計軟件的操作方式很不適應”的情況。

會計師事務所面對同行之間激烈的競爭，當競爭對手已經用先進的審計軟件武裝起來的時候，如果你跟不上信息化的腳步，其結局可想而知，事務所的合伙人應當樹立危機意識，對普及應用審計軟件的緊迫性要比普通員工理解得更透徹。

會計師事務所的合伙人要理解審計軟件的優勢和價值，并愿意在審計軟件方面加大資金投入。審計軟件可以提高審計效率和質量，適應更快、更準確、更全面的審計服務需求，降低成本和風險，提高競爭力和盈利能力。合伙人應了解這些優勢和價值，并認識到普及應用審計軟件是事務所數字化轉型和創新發展的必要條件和重要舉措。

(二 )普及應用審計軟件是“一把手工程”

普及應用審計軟件需要會計師事務所高層領導的支持和推動，有必要作為“一把手工程”來實施。這里的“一把手”是指會計師事務所的管理團隊，并不特指所長或首席合伙人。“一把手”應該認識到審計軟件的重要性和價值，親自參與和推動審計軟件的實施和使用。

普及應用審計軟件的最終目標是提升審計質量，提高審計效率，其最大受益者是“一把手”。按照“誰受益、誰負責”的原則，“一把手”理應是會計師事務所發揮主體作用普及審計軟件的第一責任人，必須深刻理解審計軟件的原理，了解其操作流程，對普及應用可能遇到的風險和阻力有預判有對策，也就是“一把手”首先要“知理”。

普及應用審計軟件是對員工長年沿襲的工作習慣宣戰，推廣的阻力不可避免。“一把手”應有改革的決心，克服和排除阻力，特別是來自合伙人和管理團隊內部的阻力。“一把手”最主要的責任是推動變革，普及應用審計軟件是事務所審計作業流程的變革，必須也只能由“一把手”來推動。

(三 )成立普及應用審計軟件項目組

會計師事務所應成立普及應用審計軟件項目組(以下簡稱“軟件項目組”)，負責實施“一把手工程”。軟件項目組應由具有審計軟件相關專業知識和經驗的員工組成，包括各專業級別的審計人員、信息技術人員、管理人員和合伙人，其主要職責是負責審計軟件的選型、實施和內部培訓。

軟件項目組的負責人建議由事務所負責質量管理的合伙人擔任。由質量管理合伙人擔任軟件項目組負責人，可以確保審計軟件的應用不偏離提升審計質量的首要目標。同時，質量管理合伙人熟悉審計作業流程，有組織和領導能力，在事務所內部也有一定威望，適合擔任項目負責人。

二、知己：需求分析——弄清審計軟件要解決什么問題

在理解為什么要用審計軟件(“知理”)的基礎上，會計師事務所根據自身的戰略和定位，在軟件選型前進一步弄清本事務所在審計執業中存在的問題及其根源，設計理想的解決方案，制定預期目標，從而明確“要通過審計軟件解決什么問題”，這就是“知己”。

(一 )主體意識與主體作用

“知己”就是要樹立主體意識。《推動會計師事務所普及應用審計軟件工作方案》強調，“會計師事務所要發揮主體作用，重視信息化建設，加大資金投入”，就是指會計師事務所應具備主體意識。普及應用審計軟件是會計師事務所數字化轉型的重要環節，這不是隨大流，也不是和同行攀比，而是出自事務所自身發展的需要。只有牢牢樹立主體意識，從事務所的實際需求出發，堅持自身變革，突破內部阻力，普及應用審計軟件才可能成功。

主體意識的另一層含義是會計師事務所自身要對普及應用審計軟件的成敗負責，不能把普及應用失敗歸咎于軟件服務商。軟件產品的好壞，軟件服務質量的高低，不是普及應用成敗的主因。事務所對自身的決策行為及其后果是責無旁貸的。

(二 )對審計軟件的需求調研和需求分析

普及應用審計軟件項目組首先應在事務所內部進行審計軟件需求調研，調研的對象應涵蓋事務所的審計人員和管理人員。可以利用＊＊星等類似在線調研平臺設計調研問卷，調研問卷應包括開放式和封閉式問題，開放式問題如：你對chatGPT等人工智能在審計軟件中的應用有何期待？封閉式問題則可設置若干選項，如：你希望審計軟件中有哪些與風險導向審計相關的功能：A風險數據庫；B控制數據庫；C進一步審計程序數據庫；D樣本量計算模型等。項目組應對調研結果進行分析，總結出本事務所對審計軟件的需求要點。

軟件項目組在需求調研的基礎上，還應開展需求分析，確定本事務所對審計軟件的需求和優先級，并形成需求文檔。需求文檔可以是表格式的“審計軟件產品功能核查單”，在審計軟件選型階段作為核查軟件產品的依據。軟件項目組對審計軟件的各種功能要求還要區分輕重緩急，例如可分為“非常必要”、“必要”、“可選”、“遠期需要”四個級別。

在“知己”階段進行需求分析，是為了明確事務所要利用審計軟件解決哪些審計效率和質量方面的問題，市場上有哪些審計軟件產品能夠解決這些問題。需求分析是一項不可省略的工作，它可以減少審計軟件選型的盲目性，是決定普及應用審計軟件成敗的重要因素。

三、知彼：軟件選型——找到合適的審計軟件產品和服務商

在“知己”階段明確了“要通過審計軟件解決什么問題”之后，下一步就是要尋找“解決問題的可行方案”(“知彼”)。《推動會計師事務所普及應用審計軟件工作方案》要求會計師事務所發揮主體作用，自主研發或采購市場上安全可靠的審計軟件，并“根據自身的實際需求，公開、公平、公正擇優選擇軟件服務商”。選擇軟件產品(服務商)又稱軟件選型。在“知己”的基礎上，軟件項目組根據需求分析的結果，遵照軟件選型的方法和步驟，找到合適的審計軟件產品和服務商，避免盲目選擇，這就是“知彼”。軟件選型不僅是選軟件產品，更是選擇解決方案和合作伙伴(軟件服務商)，“知彼”就是觀察軟件服務商能不能提供適用的解決方案、能不能作為理想的合作伙伴。

軟件選型是否得當，直接關系到普及應用審計軟件項目的成敗。如果沒有做到“知理、知己”就急于開始選型，或者不了解選型中必須關注的要點和應遵守的選型原則，就有可能選型不當。

軟件選型一定要做到“知己知彼”(陳啟申，1997)。“知彼”，就是要充分了解審計軟件的功能和體現的審計方法論能否滿足注冊會計師行業特點和事務所個性化需求。“知己”是“知彼”的前提。“知己”，就是一定要弄清楚自身的需求，做好需求調研和需求分析，掌握審計項目組對審計軟件的具體要求。會計師事務所只有十分清楚自身的需求，明確自身的軟件應用目標，才能正確地選擇適用于自身的審計軟件。“知己知彼”是會計師事務所普及應用審計軟件，選擇審計軟件的基本原則。

軟件選型有很多方法，其中比較典型的是5S(stage)選型法，這種方法是將軟件選型過程規范為5個階段，即準備階段、考察階段、模擬階段、招標階段和決策階段，每一個階段都包括若干個具體的活動。借鑒5S選型法，本文認為會計師事務所的審計軟件選型工作，應劃分為四個階段(見圖2)。

圖2 會計師事務所審計軟件選型的四個階段

(一 )全面了解(“知彼”)階段

軟件項目組首先應廣泛瀏覽各類審計軟件公司的網站，收集軟件宣傳資料等，對審計軟件在行業的應用情況形成總體印象，結合“知己”階段的需求調研和需求分析結果，圈定五家左右要重點接觸的軟件公司；其次，為了對軟件產品有直觀的認識，軟件項目組應聯系軟件公司來事務所現場演示軟件。軟件項目組應帶著問題觀摩演示，準備好擬解決的問題清單、選型考察提問提綱、軟件產品功能核查清單等，請軟件公司演示，觀察審計軟件是如何解決這些問題的，注意其合理性和易用性。在此階段，軟件項目組應關注主要問題，避免在次要細節上糾纏不放；現場演示之后，軟件項目組還可以向軟件公司的用戶了解軟件應用情況，有條件的還可以訪問用戶，現場了解其普及應用的效果。如果發現軟件的某些模塊或功能點沒有真正使用，或使用效果欠佳，要了解其原因。

目前，國內商品化的審計軟件產品現狀，是偏重于財務數據采集、自動生成底稿等模塊，風險評估、控制測試等功能還不完善，與風險導向審計的要求相距甚遠，智能審計技術的應用也明顯不足。對此，軟件項目組應有基本認識，不宜期望過高。

(二 )比選初評階段

完成全面了解階段之后，軟件項目組可縮小選型范圍，選擇二至四家進行比選評估。軟件項目組聯系軟件公司取得試用版本的授權后，小組成員分別試用，對數據采集等重點功能進行上機演練；試用完成后，軟件項目組應召開討論會，對試用的2-4種軟件從功能、易用性、客服效率、態度等方面進行比選評價；考慮到最終決策時軟件價格是很重要的因素，在此階段應對軟件報價進行摸底，可采用多次詢價形式了解真實價格，比如現場演示時要求軟件公司口頭報價，試用后第一次要求軟件公司正式報價，然后以預算不足為由要求第二次報價等等，如果有條件也可了解其他事務所的報價情況。

(三 )重點試用階段

根據比選初評階段的討論會結果，軟件項目組可以對軟件產品進行性價比排序，選定一種產品進行重點試用。值得注意的是，軟件產品價格之外還有服務費，且軟件公司一般會免1年服務費，故按3年綜合費用對各類軟件進行比較會更合理。圖3為某會計師事務所對四種軟件產品的比選初評結果表，該事務所對是否可能成為軟件公司最大客戶特別關注，其擬對軟件公司施加重大影響力，將軟件改造成最大程度符合其個性化需求的產品。

圖3 某會計師事務所對四種軟件產品的比選初評結果表

事務所可成立由最終用戶(業務人員)組成的軟件試用小組，軟件項目組撰寫試用指南、設計評價表格，試用小組試用各功能點，從易用性、運行效果、速度等逐項評價后提交試用報告(見表1的示例)，如在試用中發現軟件錯誤或故障，則進行特別記錄，同時針對具體的功能點提出改進建議。

表1 某會計師事務所對某軟件產品的試用評價表（節選）

軟件項目組最終對試用小組的結論進行統計匯總。對試用小組在試用過程中反饋的軟件功能缺陷，軟件項目組應與軟件公司溝通，根據軟件公司的反饋情況評估其改進的可能性。一般情況下，軟件公司基于成本考慮，功能都是通用性的，難以滿足會計師事務所的個性化需求，軟件項目組要與軟件公司在技術方面進行談判，爭取用較低成本換取軟件公司在功能方面的定制化開發。

(四 )談判簽約階段

重點試用得出可用的結論后，軟件項目組即開始與軟件公司進行正式的商務談判。在價格方面，在首次報價、第二次報價的基礎上，可以與軟件公司協商，要求其按數量分檔報價，即購買數量越多、單價越低的“超量累退”方案。

除了軟件產品本身的報價之外，軟件項目組應關注軟件公司提供的服務，對服務內容與價格進行談判。如個性化定制服務(如底稿模板風格、底稿索引體系、業務循環分類、底稿模板定制等)的數量和價格，到事務所各分所現場培訓的次數、到項目組審計現場解決問題的次數、現場ERP數據采集、對項目組使用軟件進行跟進輔導等。對其他細節也應適當關注，如軟件公司是否在公開場合將事務所列為客戶名單進行宣傳、軟件的授權注冊方式等。

完成談判后，即可與軟件公司簽訂合同。軟件項目組逐條檢查合同條款是否已經體現談判結果，必要時以合同附件形式列出清單。

四、知用：深化應用——用審計軟件切實提升審計質量和效率

選型以后還必須用好，解決想要解決的問題，實現預期的目標，即使用審計軟件切實提升審計質量，提高審計效率，這就是“知用”。

很多會計師事務所在普及應用審計軟件方面做了不少工作。但不同事務所雖然使用了相同的審計軟件，其應用效果卻大相徑庭；還有一些事務所僅為員工安裝軟件并進行操作培訓，沒有進行后續跟蹤管理，并未取得提升審計質量和效率的預期效益。因此，還有必要強調“深化應用”的重要性，即“知用”。例如，某大型會計師事務所普及應用審計軟件的目標是將風險導向審計的邏輯貫穿于審計作業系統中，使多年積累的審計方法通過軟件形式固化下來，為業務人員所用。該事務所2020年對其自主開發的審計作業系統的應用進行了調查分析，發現兩年來審計作業系統的應用主要集中在明細賬、科目余額表和輔助明細賬的查詢，還停留在最初級、最原始的查賬看賬階段，這與該事務所普及應用審計軟件的目標相距甚遠。

在普及應用審計軟件的“知用”階段，會計師事務所要完成審計軟件的知識轉移；同時，審計軟件又與執業質量密切相關，應將其納入質量管理體系，以促進審計軟件的深化應用。

(一 )實現審計軟件的知識轉移

1.與審計軟件服務商制定詳細的培訓方案。審計軟件的培訓非常重要，建議在合同中詳細約定。根據受訓對象，可分為三類培訓。(1)對一般用戶進行操作培訓。軟件服務商應為會計師事務所用戶進行軟件操作培訓。通過培訓，用戶應能掌握軟件的基本操作方法，了解軟件結構及其功能，了解模塊間的關系，達到能夠獨立使用軟件的程度。培訓講師應以審計軟件各模塊的應用實例，從流程和功能上進行講解。培訓方式為講師現場培訓，采取Follow me, Step by Step方式，即講師分步驟示范，學員跟著講師同步操作電腦。(2)對關鍵用戶進行深入培訓。軟件服務商應為會計師事務所的關鍵用戶進行有針對性的深入培訓，講解軟件使用的重點難點問題、常遇問題處理，并結合實際在審的項目實例進行操作培訓。(3)對系統管理員進行維護培訓。軟件服務商應為會計師事務所信息技術部門或業務部門的維護人員進行培訓。內容包括軟件的原理和技術性能、各種維護方法、備份方法、安裝調試、排除故障及軟件結構等。

軟件服務商還應提供用戶操作說明書、系統管理員維護手冊、快速指南、教學視頻課件等培訓資料。軟件使用一段時間后，會計師事務所可以要求軟件服務商進行后續培訓，以提高軟件應用效果和維護水平。

為使軟件培訓起到實效，軟件服務商還應提供培訓考試試題，包括考試用的財務賬套數據，建立考試環境，在培訓服務器上安裝財務軟件數據庫環境，供審計人員模擬實際采集數據。可以在培訓的最后一天，安排學員模擬練習并上機考試。

2.為審計軟件用戶提供在線技術支持和協助。對用戶遇到的操作問題，軟件服務商應提供在線技術支持，具體支持內容應在軟件采購合同中體現。例如，某軟件公司在合同中載明的服務條款為：“免費在線服務：乙方通過QQ為甲方提供軟件終身免費(7 X 24小時)技術協助服務、遠程在線診斷服務。乙方承諾：提交問題、查詢問題、解答問題的在線式服務方式，能夠及時、方便地為甲方提供維護服務。”

3.組織審計軟件應用水平考試。為督促業務人員深入了解和掌握審計軟件的使用技巧和操作步驟，有必要在會計師事務所范圍內組織審計軟件應用水平考試。水平考試可以分級別，例如分為初級和中級兩級。初級考試可以采用客觀題，考察用戶是否了解審計軟件相關的基本概念；中級考試則可采用案例題，提供脫敏的演示數據，要求上機測試，通過審計軟件完成規定操作后提交結果文件。國內某大型會計師事務所自主開發了審計作業系統，項目組只有通過了初級水平考試，才具備使用資格，否則不能使用審計作業系統。這個規定雖然提高了普及應用審計軟件的門檻，但對提高軟件應用效果卻是有益的，也符合《會計師事務所質量管理準則第5101號——業務質量管理》的要求。會計師事務所可將員工是否通過審計軟件應用水平考試作為其年度績效考核的一項內容，將考試結果與其職級晉升和薪酬掛鉤。

4.成立審計軟件專家組。會計師事務所可以成立審計軟件專家組，專家組成員可協助質量管理部門對審計軟件應用情況進行質量復核，對項目組在審計軟件應用中遇到的難點問題進行解答，并研究審計軟件應用中的一些特殊問題，例如，在整合審計中的應用，在特殊行業中的應用，合伙人參與審計項目在審計軟件中如何體現，等等。

5.成立審計軟件研究小組。會計師事務所分所或部門可成立審計軟件研究小組，小組成員作為審計軟件的關鍵用戶，在培訓時協助培訓講師指導分所或部門業務人員熟練使用審計軟件；解答分所或部門業務人員在使用審計軟件過程中遇到的問題；收集軟件實操相關問題，由組長定期向審計軟件專家組反饋。

(二 )將審計軟件的應用納入質量管理體系

1.質量管理準則。根據《會計師事務所質量管理準則第5101號——業務質量管理》及應用指南的規定，從服務提供商處購買的、供項目組使用的審計軟件屬于技術資源。會計師事務所應針對技術資源的利用制定相關政策和程序。例如，要求業務人員在執行審計業務時必須使用審計軟件；明確規定使用審計軟件的人員所必須具備的資質或專長；明確規定項目合伙人與利用審計軟件相關的責任；明確規定如何利用審計軟件，以及在利用審計軟件的過程中可以獲得的相關支持和協助。

2.對審計軟件應用情況進行質量復核。會計師事務所可以對項目組首次使用審計軟件進行審計的情形，或某類使用了審計軟件的高風險業務執行專門的質量復核，以提高審計軟件的應用質量，甚至可以將通過審計軟件應用質量復核作為簽發審計報告的前置條件。

審計軟件應用質量復核的結論可分為三檔：(1)合格：在出具審計報告前，項目組已經基本完成審計軟件要求執行的程序，審計程序履行情況記錄完整，對審計程序履行情況的描述無明顯不合理，滿足出具審計報告的要求。(2)基本合格：出具審計報告之前，審計項目組未完成審計軟件要求執行的程序，審計程序履行情況的記錄不夠完整，但對審計程序履行情況的描述無明顯不合理，重大審計事項已取得滿意的審計證據、編制了適當的審計工作底稿，控制了審計風險。(3)不合格：出具審計報告之前，項目組未完成審計軟件要求執行的程序，審計證據不充分、對審計程序履行情況的描述明顯不合理，未達到出具審計報告的要求。