數字化校園背景下，高校檔案管理策略探究

畢大鵬

摘 要：高校檔案管理工作的有效落實可以為高校教育工作的順利開展提供基礎和保障，也可以為各項教育活動的落實提供科學依據，而數字化校園背景下高校檔案管理工作需要與時俱進，朝著數字化、現代化發展。文章主要討論了數字化校園背景下高校檔案管理優化的必要性，分析了高校檔案管理的現存問題，闡述了數字化校園背景下高校檔案管理路徑，旨在為高校檔案管理工作優化提供更多參考與幫助。

關鍵詞：高校教育；檔案管理；數字化校園；信息技術

數字信息化時代，大數據技術和人工智能等技術逐漸滲透并應用于人們生產生活的各個方面，為人們提供了更多便捷，高校檔案管理也需要緊跟時代發展需要，合理應用現代化技術提高檔案管理工作效率和質量，為高校教育質量提升提供更多助力。

一、高校檔案管理優化的必要性

主體、客體和媒介是實踐活動的三大要素，科學選擇媒介可以提高實踐活動的效率和質量，在高校檔案管理中有效應用信息技術、數字技術以及電腦設備可以起到延伸體力和腦力的作用，為檔案管理工作效率和質量的提升提供更多助力。教育改革背景下高校學生不斷增加，在高校教育中所產生的信息數據數量也越來越多，檔案管理工作人員的工作壓力也越來越大，合理應用信息技術和大數據技術等現代化技術是高校檔案管理發展的必然趨勢，也是高效處理各項檔案信息的重要手段。

其次，傳統檔案管理方法存在一定局限性。一方面，紙質檔案保存、管理和應用依賴于獨立空間，且要求檔案管理空間整潔干凈，否則極易出現檔案丟失，這就意味著落實檔案管理工作需要消耗較大成本，例如紙質檔案的材料成本和占地空間的存儲成本；另外一方面，傳統檔案管理方法在信息提取上難度較高，且會受工作時間限制，檔案信息數據的利用率偏低，無法推動檔案信息的價值轉換。優化檔案管理模式，應用信息技術可以較好地控制檔案管理成本，避免檔案丟失，提高檔案利用率。

最后，高校檔案管理有別于企事業單位檔案管理，高校檔案管理除了涉及人力資源檔案外，還會涉及文獻資料數據、實驗項目成果等多種檔案信息。檔案信息內容多且雜，加之新增檔案信息較多，檔案數據調取需求較大，推進檔案管理的信息化建設和現代化建設，既可以利用信息技術完成數據信息的快速歸類處理、整合以及錄入，又可以保障信息的更新頻率，讓相應教育工作人員及時通過網絡平臺收集自己想要了解的信息，為教育工作開展以及科研工作落實提供更多數據參考。

二、高校檔案管理的現存問題

1.檔案標準化問題

數字校園背景下高校檔案管理工作落實可使用的機械設備較多，這為檔案的錄入、整合、分析、提取效率提高提供了良好的客觀環境和物質基礎，而在數據錄入掃描過程中想要將紙質檔案中的信息數據快速變為電子檔案，則需要明確檔案標準。例如檔案信息的格式、重點內容的突出顯示方法等等，只有確定了檔案標準才能更好地發揮先進技術設備的優勢，實現檔案信息的自動化錄入、存儲以及分類。但是現階段大多數高校并沒有確定檔案標準格式，加大檔案管理工作人員的工作量，同時，在檔案管理開展過程中會很容易出現因為格式問題導致檔案信息丟失或遺漏情況，為后續檔案信息的價值轉化、應用以及存儲分類管理帶來諸多不便，既影響檔案管理的工作效率和工作質量，也無法保證檔案信息數據的準確性和真實性。

2.檔案信息安全問題

數字校園背景下信息技術、大數據技術、網絡技術等已經逐漸滲透并應用于校園檔案管理，這些信息技術的應用為檔案收集、整合、分析、處理以及調取提供了更多便捷和幫助，有效解決了傳統檔案管理中紙質檔案易丟失易損壞的問題，但也帶來了新信息安全風險，例如病毒攻擊、系統崩潰、信息被竊取等等。高校檔案中涉及很多個人身份信息以及最新科研數據，如果無法保證信息安全會造成巨大影響和損失。當前，高校系統安全問題仍需要進一步加強，如何在滿足高校各部門工作人員信息提取需求的基礎上，通過系統優化和技術優化來保證信息安全是現階段高校檔案管理工作優化過程中必須考慮的一個重點問題。

3.技術更新換代問題

大數據技術、網絡技術以及信息技術等現代化技術的引入無疑為高校檔案管理工作的優化提供了新方向和新思路，為高校檔案管理工作開展提供了便攜和保障，但在技術更新換代的過程中客觀物質基礎也需要及時做出調整，例如，系統的優化和完善，需要最新的硬件設備。然而從現階段來看，技術更新換代問題并沒有完全得到解決，缺乏客觀物質基礎的支撐，也缺乏規章制度的保障，導致高校檔案管理信息化建設、現代化建設缺乏良好的客觀物質基礎，影響了先進技術作用的有效發揮。

三、優化數字化校園背景下高校檔案管理的路徑

1.完善數據庫

做好數據庫建設是高校檔案管理工作現代化建設、信息化建設的重要基礎，也是檔案信息保存、調用和分析的重要載體，在數據庫建設過程中應當注意以下幾點問題。

首先，數據庫需要自動完成檔案信息分類。上文中已有提及，高校檔案管理工作落實所涉及的檔案信息多且雜，例如，教學、科研、學生個人身份信息、教師職工信息、教學管理信息和招生文件等等，做好信息數據的自動分類可以為檔案管理和檔案利用提供更多便捷，在確保錄入口徑一致的基礎上通過格式調整，為檔案信息的自動化分類提供更多助力和保障。

其次，在數據庫建設過程中需要確定檔案撤銷標準。盡管網絡數據庫的容量相對較大，但是高校檔案信息會隨著時間的推移變得越來越多，因此，明確檔案信息的撤銷標準至關重要，可以保證數據庫中信息的有效性，為信息調取、查閱、使用提供更多便捷。同時，通過信息分類明確不同信息記錄的主要內容，確定不同類別檔案的撤銷標準，例如，學生的個人檔案信息可以以高校教育周期為撤銷標準，每隔四年或三年自動撤銷。

最后，在數據庫建設過程中需要對接后臺系統以及相應的信息錄入設備，例如掃描儀等。后臺系統對接的目的是更好地完成檔案信息資料的審核校對工作，及時發現檔案資料中存在的數據信息問題，而信息錄入設備的對接則是更好地完成紙質檔案向電子材料的轉化，提高信息同步、信息備份、信息查閱以及檔案存儲錄入能力。

2.完善在線服務模式

高校檔案管理數字化建設的最終目的是更好的提高服務能力，為高校的教育發展提供更多助力和保障。在分析高校檔案管理如何優化服務模式時需要從兩個角度出發：一方面，需要面向檔案工作者，另一方面，需要面向用戶。

首先，檔案資料收集是檔案管理的重中之重，也是首要基礎。檔案管理工作人員需要利用信息平臺與用戶加強交流，一方面，收集完整的檔案信息，另一方面，通過溝通和交流讓用戶了解不同類型檔案的格式標準以及檔案的錄入口徑，為用戶提供更多指導和幫助，避免因為用戶提交檔案信息格式不對或錄入口徑不對出現檔案信息數據失真情況。

其次，需要優化網絡平臺系統模塊。結合高校檔案管理的主要工作內容以及各部門用戶的實際需要優化模塊功能，高校教育工作者可以通過登錄平臺的方式收集、了解自己想要掌握的信息，平臺會自動發送檔案，為用戶的檔案提取利用提供更多便捷。

最后，在平臺建設過程中可以設置溝通交流板塊，一方面，面向檔案工作者，讓檔案管理工作人員明確檔案管理工作規章制度以及注意事項；另一方面，面向用戶，在鼓勵用戶利用檔案的同時了解用戶需求，優化調整服務功能、模塊功能。

3.完善質量管理體系

將信息技術、大數據技術等現代化技術應用于高校檔案管理全過程，從前期信息檔案分類處理、中期儲存完善以及后期利用等多個角度入手做出優化和調整。從前期分類處理來看，高校檔案類型相對較多，可以從載體、內容等多個角度分類。以載體分類為例，可以將高校檔案劃分為紙質檔案、視頻檔案以及音頻檔案等類別，在此基礎上結合不同檔案內容進一步細分，例如教務檔案、教學檔案和學生檔案等等，做好檔案分類是檔案利用的前提。

從儲存和完善角度分析，需要做好檔案信息審核。在儲存過程中明確檔案要件，例如，檔案信息內容、標題、目錄等等，目的是更快更好地了解檔案內容，提高檔案利用效率，在該過程中還可以結合實際需求做好檔案合并或檔案無用信息剔除，進一步節約在檔案瀏覽和檔案利用上所消耗的時間。

從檔案利用角度分析，一般情況下，檔案利用可以分為兩種方法：通過數據檢索的方式精確題目，搜索相關檔案；從類別出發，收集歷史數據。無論是哪一種方法，都需要在保障檔案內容翔實和精準的基礎上盡可能簡化內容，同時，在檔案利用過程中需要充分發揮互聯網技術優勢，滿足跨地區使用需求，利用數據轉換軟件更好地解決檔案利用率偏低問題。

除了需要科學利用信息技術加強檔案管理完善質量管理體系外，還需要完善規章制度，發揮規章制度的約束、引導和規范作用，保障檔案管理工作落實的規范性與科學性，提高檔案管理效率，具體需要從以下幾點著手做出優化和調整。

首先，在規章制度建設和完善方面，應立足數字化檔案管理需求，精簡工作流程，明確工作標準，為提高檔案管理工作效率、發揮信息技術作用提供良好基礎和保障。其次，優化考核機制，加強對工作人員信息操作能力的考核，科學制定考核標準和考核流程，結合數字化檔案管理工作特點調整考核形式，保證考核工作落實的針對性、科學性，更好地提高相關工作人員的綜合素養，以此為中心，進一步完善質量管理體系，保障檔案管理工作切實落實到位。

4.完善信息系統

系統軟件是有效發揮信息技術作用的重要基石。現階段導致高校檔案管理工作落實質量和效率偏低的重要原因是信息系統建設不夠完善，無法充分發揮信息技術、數字技術優勢，因此，需要加強系統開發。

首先，信息系統開發需要對接高校檔案管理需求，例如分類管理需求、檔案提取需求、檔案收集需求等，需要保障信息系統建立的針對性與科學性，結合檔案管理實際需要完善模塊功能，調節系統運作模式，為檔案管理工作的開展提供更多助力和便捷。

其次，在信息系統開發和優化過程中需要注意可持續發展性，時代在不斷發展變化，高校對檔案管理提出的要求和標準以及檔案管理工作在實踐落實過程中遇到的問題也在不斷變化，因此，在信息系統開發過程中需要預留發展空間，可以通過持續優化、豐富功能的方式滿足檔案管理的實際需要。

最后，需要重視信息技術應用下可能存在的信息被泄露風險、丟失風險等相應風險。高校檔案管理中可供借鑒和采用的信息安全保障手段較多，例如，在系統建設中應用防火墻，而較為科學且有效的技術方法則是開設系統權限，結合不同部門、不同工作人員的實踐工作需求以及工作需要確定信息檔案的開放權限，可以在檔案管理網站平臺設置教師系統和學生系統，然后根據學校的組織結構做出進一步細化、分化和精化，學校工作人員在登錄系統過程中需要輸入個人身份信息，系統會自動識別工作人員的檔案調取權限，自動記錄工作人員的檔案調取信息，例如，檔案調取的時間、檔案調取的內容等，進一步保障檔案信息安全，避免信息被泄露問題，同時，也可以讓各部門工作人員在實踐工作中有更多的信息參考和數據支撐，保障各項工作落實的質量和效率。

除了需要從以上幾點出發加強軟件系統建設外，高校還需要配備專業的計算機操作人員，定期落實系統維護工作，檢查計算機外部和內部運行環境，及時發現系統漏洞并做出有效整改，也可以通過安全掃描系統來發現操作系統中存在的欠缺和不足，保障系統運行穩定安全。

5.加強檔案共享與開發

高校檔案管理工作落實的最終目的是更好地發揮檔案信息的數據價值，進而為各項工作的開展提供更多數據支持和信息支撐，而檔案管理信息化建設和現代化建設的根本目的是提高檔案數據的共享能力和交互能力，靈活利用檔案資源解決檔案調取難、檔案利用效率低等問題，因此，需要思考如何加強檔案的共享與開發。

高校在系統建設過程中應當連接網絡系統，對接網絡平臺，發揮信息技術數據交互優勢和作用，在此基礎上落實數據信息的初步分類，除了上文提及的需要結合數據信息的內容劃分類別外，還需要確定哪些檔案屬于公開檔案，哪些檔案屬于保密檔案。公開檔案需要利用信息平臺及時做好信息公示，而保密檔案則需要通過權限設置精準對接使用者。

除此之外，高校可以將檔案信息平臺和學校網絡平臺相連接，除了對接本校以外，還可以對接其他學校，旨在為教師提供交流合作平臺，教師可以從不同學校的數據庫中收集資料，同時，也可以補充本校檔案數據庫，進一步提高檔案的共享能力和使用效率。

四、結束語

數字校園為高校檔案管理的信息化建設和現代化建設提供了良好基礎，但是現階段高校檔案管理工作在實際落實過程中仍舊存在檔案標準問題、信息安全問題以及技術更新問題，需要結合高校實際情況從完善數據庫、完善在線服務模式、優化信息系統、打造質量管理體系、加強檔案共享與開發等多個角度來共同優化調整，更好地發揮信息技術、大數據技術、網絡技術等現代化技術的優勢作用，提高檔案管理的質量和效率，保障檔案信息安全，為高校教育質量的提高提供更多助力。

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（作者單位：南陽醫學高等專科學校 ）