公立醫(yī)院智慧化固定資產(chǎn)財務管控業(yè)務流程構建的探討

鄔麗艷 廣西醫(yī)科大學第一附屬醫(yī)院

引言

公立醫(yī)院固定資產(chǎn)管理具有高價值、更新快、品種繁雜、各部門共享的特點，是公立醫(yī)院持有的一些單位價值較高、使用期較長的有形資產(chǎn)，也是財務監(jiān)控的薄弱點。固定資產(chǎn)作為醫(yī)院資產(chǎn)的重要組成部分，近年來，有從固定資產(chǎn)全生命周期管理理論角度、固定資產(chǎn)內(nèi)部控制管理角度、資產(chǎn)信息化建設理論等專題研究的文獻，但將數(shù)字化建設思維和財務管控有機融合，建設一套公立醫(yī)院智慧化固定資產(chǎn)財務管控的業(yè)務流程的研究，財務管控從財務的付款、原值、折舊等數(shù)據(jù)直接打通固定資產(chǎn)全生命周期過程，是現(xiàn)行醫(yī)院迫切的需求。

一、公立醫(yī)院固定資產(chǎn)管理模式研究

公立醫(yī)院資產(chǎn)一般被分為固定資產(chǎn)、易耗資產(chǎn)和無形資產(chǎn)。其中，固定資產(chǎn)是最能體現(xiàn)醫(yī)院增值保值的資產(chǎn)。隨著醫(yī)療體制改革的深入，我國公立醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，固定資產(chǎn)激增，但其管理情況卻不盡如人意。2019 年政府會計制度實施和政府會計準則-固定資產(chǎn)和應用指南的出臺，是公立醫(yī)院固定資產(chǎn)管理模式向精細化管理轉型的政策支撐，“互聯(lián)網(wǎng)+”模式已深入到醫(yī)院管理的各方面，在積極探索中提出幾個適用于我國大多數(shù)公立醫(yī)院的固定資產(chǎn)管理模式。

（一）固定資產(chǎn)全面管理模式

固定資產(chǎn)全面管理模式（fixed assets total management mode，F(xiàn)ATMM），使固定資產(chǎn)管理由分散、靜態(tài)、孤立的管理向動態(tài)全面管理轉變。構建FATMM 的主體框架主要由三部分構成，一是其全面質(zhì)量管理思想的基礎理論和全員參與管理、全過程動態(tài)化管理、全方位結合管理的基本特征；二是其主體內(nèi)容，主要包括三項內(nèi)容：分級管理、分級核算體系、全生命周期優(yōu)化流程及結合預算管理、績效管理開展固定資產(chǎn)管理工作；三是其支撐內(nèi)容，即符合FATMM 特征的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)。

（二）固定資產(chǎn)全生命周期管理模式

固定資產(chǎn)全生命周期管理模式，即將固定資產(chǎn)看作一個有機生物體，對其購置前、使用中、處置后進行全程管理。主要分為申請采購、管理使用、處置報廢等幾個過程。應做到建立、健全管理制度和明確部門及崗位職責；明確申購理由，確保預算申報的科學性和可行性，規(guī)范采購資產(chǎn)的驗收流程；借助智慧醫(yī)院的發(fā)展，完善固定資產(chǎn)全生命周期管理信息系統(tǒng)建設，實現(xiàn)運營信息平臺（HRP）建立；資產(chǎn)報廢處置與資產(chǎn)監(jiān)督相結合。本文智慧化固定資產(chǎn)管理業(yè)務流程構建也是在此管理模式的基礎上，對固定資產(chǎn)預算管控、采購管理、合同管理、日常和處置管理、財務賬務處理、績效評價等，結合“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，構建相應的財務監(jiān)控業(yè)務流程。

二、公立醫(yī)院智慧化固定資產(chǎn)財務管控業(yè)務流程構建

（一）智慧固定資產(chǎn)財務管控的總體框架

公立醫(yī)院固定資產(chǎn)財務管控是一套固定資產(chǎn)全生命周期財務監(jiān)管信息系統(tǒng)，包括固定資產(chǎn)預算管理、采購管理、合同管理、日常管理、處置管理、財務賬務處理和績效評價等，總體框架見圖1。

公立醫(yī)院根據(jù)年初的預算，結合國家地方剛性政策、客觀原因造成的固定資產(chǎn)的增加需求，由歸口管理部門收集各臨床科室的需求，通過辦公會和黨委會審議，追加固定資產(chǎn)購置的預算，并報主管部門批復或備案；基于預算發(fā)起采購，經(jīng)歸口管理部門、設備委員會、辦公會黨委會，采購意向公開，根據(jù)金額大小、設備類型、資金來源的選擇采購方式；采購完成后，擬訂合同，合同條款內(nèi)容，經(jīng)經(jīng)辦部門和法務部門審核后，正式簽訂合同，財務、審計等對合同執(zhí)行進行監(jiān)管；固定資產(chǎn)購入后的驗收、入庫、出庫、維修保、報廢、調(diào)劑、捐贈等，按國家、地方政府及醫(yī)院的資產(chǎn)管理規(guī)定進行審批；最后通過系統(tǒng)上固定資產(chǎn)全生命周期的體現(xiàn)，對資產(chǎn)的管理、使用、效益（率）進行績效評價，并作為次年度的編制預算的依據(jù)。

（二）智慧固定資產(chǎn)采購管控業(yè)務流程

智慧公立醫(yī)院固定資產(chǎn)采購業(yè)務流程：采購計劃審批流程、市場調(diào)查流程、采購實施流程等，固定資產(chǎn)采購業(yè)務流程是內(nèi)控風險最高的環(huán)節(jié)，也是醫(yī)院重要的監(jiān)管流程，采購流程智慧化，流程都能在系統(tǒng)上體現(xiàn)，公開透明，大大降低了采購的內(nèi)控風險。如圖2 所示。

圖2 智慧固定資產(chǎn)采購業(yè)務流程框架

根據(jù)年度預算或預算追加（調(diào)劑），臨床科室在系統(tǒng)上發(fā)起采購申請；采購部門對采購申請進行審核、匯總，按采購申請設備金額，達到一定額度的金額，報辦公會審議；采購部門進行市場調(diào)查，根據(jù)調(diào)查結果，編制采購方案，確定參數(shù)、配置和最高限價，經(jīng)辦公會審批后，下達采購，采購根據(jù)采購金額，有醫(yī)院內(nèi)部談判采購、招投標采購等，各采購方式的結果在系統(tǒng)上體現(xiàn)，根據(jù)結果與供應商簽訂采購合同。

（三）智慧固定資產(chǎn)合同財務管控業(yè)務流程

合同是約束參加經(jīng)濟活動主體的法律文書，合同管理是一個動態(tài)、全過程和系統(tǒng)性的重要管理過程。智慧合同管理業(yè)務流程，是將合同動態(tài)的全流程環(huán)節(jié)都能在系統(tǒng)上體現(xiàn)，從而避免合同管理中的風險，維護醫(yī)院自身的利益。如圖3 所示。

圖3 智慧固定資產(chǎn)合同管理業(yè)務流程框架

醫(yī)院與供應商簽訂合同后，系統(tǒng)儲存合同的標的、付款時間、供應商單位銀行賬戶信息等，采購部門根據(jù)合同內(nèi)容維護采購訂單，供應商對設備進行安裝，科室會同采購部門驗收，同時對設備進行入庫；設備入庫后，根據(jù)領用或使用部門出庫；設備采購入庫后，進入采購結算環(huán)節(jié)，供應商提供發(fā)票，做采購結算，財務付款；如未提供發(fā)票，暫估處理；入庫、出庫單均可以到財務生成會計憑證。

（四）智慧固定資產(chǎn)日常和處置管理業(yè)務流程

資產(chǎn)的日常和處置管理是使用頻率和效率最高的環(huán)節(jié)，也是資產(chǎn)管理中重要的環(huán)節(jié)。固定資產(chǎn)的日常和處置管理包括：資產(chǎn)卡片的增加、設備領用、資產(chǎn)部門調(diào)整、設備盤點、設備報廢等內(nèi)容。

資產(chǎn)卡片增加流程：入庫驗收完成后，庫管員在錄入采購入庫單及發(fā)票。并生成設備卡片。發(fā)票可傳送到財務應付模塊，待財務部收到紙質(zhì)的驗收單、入庫單和發(fā)票后可進行付款操作，并生成付款憑證。資產(chǎn)會計對紙質(zhì)的驗收單、入庫單和發(fā)票審核后，可根據(jù)設備卡片新增資產(chǎn)卡片和院內(nèi)折舊卡片，分別用于記錄資產(chǎn)的財務信息和院內(nèi)折舊信息，并生成資產(chǎn)新增會計憑證。

資產(chǎn)領用業(yè)務流程：使用科室在系統(tǒng)中填寫“領用申請”；在領用申請通過審核后，庫管人員通過生單方式生成資產(chǎn)領用單；然后聯(lián)動生成設備出庫單，并聯(lián)動生成資產(chǎn)卡片部門變動單。退庫時，需要先做“設備領用歸還”并生成資產(chǎn)卡片變動單和設備入庫單。

資產(chǎn)部門調(diào)整流程：當設備需要進行科室變動時，由申請部門提交變動申請；然后由設備管理員進行設備部門變動；完成變動后，聯(lián)動生成資產(chǎn)卡片變動單。

資產(chǎn)盤點流程：資產(chǎn)管理員確定盤點的時間和部門，資產(chǎn)會計按照要求生成資產(chǎn)盤點單，并將盤點單以EXCEL 格式導出到移動盤點設備中，資產(chǎn)管理員持移動盤點設備進行資產(chǎn)現(xiàn)場盤點。盤點完成后，將盤點結果以EXCEL 格式導入，自動進行盤點結果匹配生成盤點報告，然后由相關職能部門進行盤點結果審核；并按盤點結果進行業(yè)務處理。

資產(chǎn)處置流程：使用部門對達到使用年限或報廢條件的資產(chǎn)申請?zhí)幹茫O備管理部門收到申請，并對資產(chǎn)進行驗證核實，將核實結果在系統(tǒng)上錄入說明，并發(fā)送給單位資產(chǎn)管理部門進行審批，資產(chǎn)管理部門審核，根據(jù)資產(chǎn)報廢金額分類匯總整理后在辦公會審議。審議通過后，符合單位內(nèi)部處置條件的，在系統(tǒng)上進行處置確認；達到上報主管部門條件的，報上級部門，在等待上級部門批復期間，在系統(tǒng)上將資產(chǎn)確認納入“待批復資產(chǎn)”。

三、智慧化固定資產(chǎn)財務管控業(yè)務流程的成效

智慧化固定資產(chǎn)財務監(jiān)管業(yè)務流程的構建是理論與信息系統(tǒng)結合，以信息系統(tǒng)為工具，建立公立醫(yī)院資產(chǎn)財務管控體系的業(yè)務流，為提高工作效率，降低運營成本，強化資產(chǎn)內(nèi)控監(jiān)管，消除信息孤島等方面帶來了巨大的成效。一是固定資產(chǎn)全生命周期財務監(jiān)管。結合公立醫(yī)院的實際情況，建立了面向多位工作面的資產(chǎn)管理體系，構建涵蓋資產(chǎn)申請、計劃、多級審批、訂單、卡片、入庫、出庫、發(fā)票、付款、使用、變更、保養(yǎng)、維修、改良、評估、盤點、折舊、報廢、清理（變賣）等整個生命周期的全過程動態(tài)跟蹤管理體系；二是資產(chǎn)管理精細化。通過智慧化手段，實現(xiàn)醫(yī)院對醫(yī)療資產(chǎn)的使用情況、生命周期、智能盤點、設備位置、安全維護等多方位跟蹤管理，資產(chǎn)管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學化、精準化，解決不必要的人力資源和成本浪費，更加科學、準確、有效地管理。三是各業(yè)務深度融合。固定資產(chǎn)的全生命周期管理，是將醫(yī)療業(yè)務、資產(chǎn)管理業(yè)務、財務業(yè)務等深度融合，如：臨床對設備的使用情況、設備使用成本效率、資產(chǎn)數(shù)據(jù)與財務數(shù)據(jù)自動核對等。四是資產(chǎn)管理的嚴密性。根據(jù)“人人都管物，物物有人管”的要求，建立嚴密的賬、表體系，將職責、權限落實到每一個部門和人員；從業(yè)務流程到管理范圍，從權限分配到數(shù)據(jù)庫管理，都建立了嚴格的內(nèi)控制度。對操作人員、系統(tǒng)管理人員以及各管理部門的操作權限和管理范圍都能夠作具體細致的控制，以滿足單位內(nèi)部的管理崗位分工、實施內(nèi)部控制的需要。同時經(jīng)過系統(tǒng)的流程控制，在資產(chǎn)管理部門之間形成了權力制約關系。

結語

公立醫(yī)院固定資產(chǎn)管理科學化、規(guī)范化、信息化，是提高醫(yī)院的發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，智慧化固定資產(chǎn)財務管控體系框架，是將固定資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)從靜態(tài)變?yōu)閯討B(tài)的可用型數(shù)據(jù)，提高固定資產(chǎn)財務數(shù)據(jù)價值，為公立醫(yī)院實現(xiàn)“理清家底，管好家產(chǎn)”提供數(shù)據(jù)保障，也為實際公立醫(yī)院戰(zhàn)略目標提供有力的依據(jù)。