扎實推進高校后勤信息資源管理與利用工作提檔升級

孫文萍

在高校管理工作中，檔案管理是非常關鍵的環節，其中，后勤檔案工作更是重中之重，是具有基礎意義的工作。對當前我國高校后勤檔案工作的現狀進行分析，發現其仍存在很多問題，因此，高校需要提高對后勤檔案管理與利用工作的重視程度，同時積極探索與當前時代發展形勢相符合的后勤檔案管理辦法及利用方式，根據所在院校的實際情況，進行有針對性的改善，并在優化后勤檔案管理與利用工作的同時，保證其完整性。現簡要分析高校后勤檔案的主要內容以及高校后勤檔案管理與利用工作的重要性，著重闡述當前我國高校后勤檔案管理與利用工作中存在的問題，并提出有針對性的建議。

在高校檔案中，后勤檔案屬于比較有價值、有意義的文件材料，其真實、準確、客觀地記錄了高校后勤的歷史，包括高校不同時期的校園規劃、學校建設、后勤設施和管理的各種資料，還有與后勤工作有關的各種文件、數據和歷史背景資料，其對大多數行政事務、學生活動以及相關經營工作的開展具有非常關鍵的促進作用。在后勤工作中，檔案管理工作是其他工作的重要支撐。現階段，在各大高校的后勤工作開展過程中，后勤檔案管理工作屬于非常關鍵的支撐環節以及重要的評比指標。在這種情況下，開展有成效、相對科學合理的高校后勤檔案管理與利用工作具有非常關鍵的作用。

后勤檔案的類別資產檔案

高校后勤檔案工作中比較重要的工作應當是各類資產的采購以及報廢。在采購各類資產時，相關工作人員需要對全部固定資產進行標簽制作，對使用部門進行詳細統計；在報廢時，也需要進行報廢手續登記以及開具相關記錄的證明。尤其是校內利用率較高的電腦、打印機等設備，均需要進行購買日期、型號、供應商等事項的記錄，為日后保修事宜提供憑證。對于需要單獨存檔的設備，相關工作人員要制作定期檢驗記錄表，標明每項特殊設備的檢驗日期，對發生故障的設備進行及時修理，以免影響其他人員的正常使用。除此之外，對于特殊設備，操作人員應當持證上崗，并參加相關培訓，以保證特殊設備發揮出最大的作用。

基建檔案

在高校后勤檔案管理工作中，基建檔案管理是重要組成部分，其詳細記錄了校內新建項目和改造項目的相關數據。由于在開展后續工作的過程中會涉及這些項目的文件資料，因此后勤檔案管理人員應完整保存資料，同時對這些資料進行數字化處理，做好電子目錄，為日后查詢提供便利。

維修檔案

在高校后勤檔案管理工作中，基建維修工作是基礎工作。在維修結束后，相關工作人員需要對實際的維修內容進行記錄，以便在審計結賬時有查詢依據，而且對于有保質期的項目，其能夠有效避免重復計費的現象，也能夠保證更換零件及物品的質量。

文書檔案

文書檔案主要包括與其他單位簽訂的合同及協議，其是后勤與外包單位、工程實施主體以及產品設備供應方之間的合作依據，屬于財務文書的關鍵憑證。除此之外，其還包括上級部門發文以及水電發票一類檔案材料，能夠有效反映出高校的日常工作，有利于高校提前制訂相關計劃。

餐飲檔案

食品安全檔案是高校后勤檔案管理中非常關鍵的部分，主要包括食材出入庫記錄、原材料索證索票憑證等，其不僅能提升高校食品安全水平，也能提升食品安全管理部門對高校餐飲的管理效率。

后勤檔案管理與利用工作的重要性為高校后勤工作提供基礎

高校后勤檔案中有很多具有歷史意義的資料，其不僅記錄了高校的發展，還有利于完善后勤管理制度。后勤檔案具有真實性和客觀性，為高校管理人員決策提供了依據，同時也保證了高校各項工作的順利開展。

一方面，高校后勤檔案為高校各項工作的順利開展提供了指導，提高了其工作效率，保證了其工作質量。另一方面，高校后勤檔案有利于完善后勤管理制度，提高高校后勤工作的質量，提升后勤工作的水平。

為高校后勤管理和維修保障提供依據

近年來，高校的基礎設施不斷完善，最突出的是對校園房屋、地下管線的維護，以及對陳舊的供暖、排污系統的維修。高校后勤檔案是進行校園規劃和建筑設計的依據。后勤檔案對校園的建設項目進行了相對完整的記錄，對施工還未開始的準備階段，簽訂、施工過程中涉及的技術以及材料，施工結束后的驗收、結審環節都有相關記錄。此外，在校園建設中，哪些建筑需要拆除，哪些建筑具有歷史價值需要保留，以及古樹的保護與新樹種引進等都要參考歷史、延續歷史、發展歷史。高校后勤檔案為校園建設提供了重要依據。例如，相關文件中清楚記載了地下管網的實際走向與管徑的尺寸，以及其需要的負載能力和流量標準等詳細信息。這些原始的檔案資料為相關基礎設施的建設、管理及維修提供了非常關鍵的依據。如果不能有效利用這些檔案，就很容易發生不合理的維修現象，不僅會降低相關設備的使用效率，還容易增加相關成本。因此，高校后勤檔案在高校后勤管理工作中具有非常關鍵的作用。

是廉政后勤和審計檢查的重要佐證

高校后勤部門是高校的基礎部門，如果后勤工作效率不高，那么高校的其他工作都將難以正常運轉。基于此，高校需要投入大量的資金，以保證后勤工作的順利開展。此外，后勤不僅肩負著重大責任，而且項目繁多，開銷巨大。后勤部門是開展廉政教育活動的重要部門，應對大型支出做到有檔案可查，確保每一項支出均有憑證，保證數額相對較大的支出均有相關審計依據。尤其是對財政專項資金，必須保證專款專用，對其進行完整歸檔，建立健全檔案資料，為審計檢查提供重要佐證。

高校后勤檔案管理與利用工作中存在的問題檔案管理規章制度不健全，體制機制不完善

在我國檔案管理工作中，統一領導、分級管理是基本的原則，且該原則適用于我國大多數檔案管理部門和各高等院校檔案管理工作。但是對于高校后勤部門而言，這一原則存在落實不到位的問題。在高校中，由于后勤部門大多數工作人員并不具備統一領導、分級管理的意識，導致大部分檔案處于分散狀態，被遺落在各個后勤辦公場所，并沒有集中在檔案室。而如果檔案長期處于這種狀態，將會嚴重阻礙高校后勤檔案管理與利用工作的開展。除此之外，后勤部門在檔案歸檔范圍、保管期限、鑒定標準以及銷毀流程等方面也沒有完善的制度。在檔案管理過程中，應明確檔案范圍與保管期限，從而更加有效地管理檔案，提升后勤檔案管理與利用工作效率。高校后勤檔案管理與利用工作的順利開展是高校行政活動、教研活動、科研活動順利開展的保證。

軟硬件設施配備不足

高校通常會將人力、物力、財力等放在基礎設施建設方面，對后勤工作的關注度不高，更別提后勤檔案管理工作。部分高校甚至沒有設置后勤檔案管理相關部門，基礎設施建設滯后，故后勤檔案管理與利用工作的開展受到嚴重阻礙。由于后勤部門并不具備專業的檔案用具，因此，檔案管理工作具有隨意性，很多有價值的檔案都處于閑置狀態，并未發揮出其應有的價值。對此，高校應當認識到檔案管理與利用工作的高效開展對提升其他部門工作效率的重要性。除此之外，組建人才隊伍也非常重要。在多數高校的后勤檔案管理部門當中，相關負責人多是辦公室外聘人員或退休人員，這類人員并不具備檔案管理專業知識，因此不利于后勤檔案管理工作的順利開展，其中最為明顯的就是非專職檔案管理人員并不了解檔案鑒定標準，這就容易使檔案歸檔整理及后續利用工作出現問題。

重藏輕用

現階段，我國大多數高校在開展檔案管理相關工作的過程中，并沒有嚴格執行分級管理原則，也沒有按照規定收集與整理檔案。相關科室及基層單位在收集到相關文件后，并沒有積極上交至后勤檔案管理部門；同時后勤部門也沒有開展檔案收集工作，導致大量文件材料散落在各個基層單位。這體現了高校后勤檔案部門重藏輕用的問題。

完善高校后勤檔案管理與利用工作的策略規范后勤檔案管理制度

檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。在檔案管理工作中，相關工作人員需要將全部檔案交由檔案室進行分級管理。高校在檔案管理與利用工作開展的過程中，應當將后勤部門與教學以及行政部門放在同等重要的位置。在實際管理過程中，還應實行分管責任制，并將檔案管理工作納入績效考核標準。

加大對檔案軟硬件設施設備的資金投入力度，加強檔案人才隊伍建設

在經費預算管理過程中，高校應認識到后勤檔案管理與利用工作的重要性，不能將全部資源投入教學及科研項目中，而是應將一部分資源用于完善后勤檔案管理。一方面，信息時代下，在檔案事業的發展中，硬件設施具有重要作用。只有硬件設施得到完善，才能在最大程度上實現檔案信息的價值。另一方面，對于軟件設施而言，最關鍵的是人才隊伍的建設。當前，很多后勤部門檔案管理工作人員的專業能力不足，對此，高校應當積極引進專業人才，同時為已經上崗的人員提供定期培訓的機會。只有在軟硬件設施均得到完善的情況下，高校后勤檔案管理效率才能得到提高。

加大檔案宣傳與利用力度

檔案的宣傳與利用程度也是評價檔案管理工作的標準。面對當前高校后勤部門在檔案宣傳與利用工作方面存在的問題，工作人員應當提高對后勤檔案管理與利用工作的重視程度。如檔案室可以制定個性化的宣傳手冊，為高校不同學科的教師與學生介紹校園檔案管理工作。后勤檔案管理人員也可以編寫相關宣傳手冊，讓教師與學生認識到后勤工作的重要性，從而提升后勤檔案管理與利用工作的效率。

高校后勤檔案內容豐富、涉及面廣，是高校后勤的寶貴資源，也是學校的半部歷史。高校后勤檔案記錄著高校后勤工作的方方面面，是學校和后勤領導安排工作、作出決策的重要信息資料，對高校的發展起到了積極作用。

加強高校后勤檔案管理和利用工作，一方面能提升后勤工作效率，另一方面也有利于完善高校基礎服務設施，突出高校人文特色。現階段，我國高校檔案管理與利用工作中還存在諸多問題，如檔案管理規章制度不健全、體制機制不完善、軟硬件設施配備不足、對檔案重藏輕用等。對此，高校應提高重視，采取相關措施加以解決。高校首先應不斷規范后勤檔案管理制度；其次要加大對檔案軟硬件設施設備的資金投入力度，加強檔案人才隊伍建設；最后還要加大對檔案宣傳與檔案利用的力度。唯有如此，才能充分發揮高校后勤檔案的價值與作用，從而更好地推動高校檔案管理與利用工作順利開展。

（作者單位：齊魯醫藥學院）