新時期高職檔案管理信息化建設(shè)方法研究

■ 楊雅茹

現(xiàn)階段，高職院校的檔案管理信息化建設(shè)，還面臨著很大的挑戰(zhàn)，不利于檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。因此在今后的實(shí)際工作中，就要針對這些問題，展開詳細(xì)深入的分析，然后提出切實(shí)可行的解決策略，從而充分發(fā)揮其功能，提高利用效率。

一、新時期高職檔案管理信息化建設(shè)的挑戰(zhàn)

（一）專業(yè)人才挑戰(zhàn)

在科學(xué)技術(shù)與檔案工作的高速發(fā)展下，檔案管理的方式急需要革新，才能充分發(fā)揮檔案的價值與作用。高職院校的檔案管理，主要為教研教學(xué)、師生資料等管理，是高職院校穩(wěn)健良性發(fā)展的關(guān)鍵。而在新時期的檔案管理信息化建設(shè)中，卻面臨著很多的挑戰(zhàn)。其中專業(yè)人才挑戰(zhàn)，就是眾多挑戰(zhàn)之一。第一，高職檔案管理的信息化建設(shè)，需要管理人員既要具備管理能力與經(jīng)驗(yàn)，還要熟練操作信息化設(shè)備與軟件。然而很多高職院校的檔案管理人員隊伍，嚴(yán)重缺少青年、專科畢業(yè)的人才。因此多數(shù)人員的思想觀念陳舊，對于信息化設(shè)備與軟件的操作不夠熟練，影響著檔案的開發(fā)與利用效率[1]。第二，高職院校的檔案管理信息化建設(shè)，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、全體教師、檔案人員的相互合作，才能加快信息化建設(shè)步伐。然而受傳統(tǒng)思想觀念的束縛，高職院校內(nèi)部嚴(yán)重缺乏思想先進(jìn)、能力高強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富的復(fù)合型人才，為相關(guān)工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。

（二）各項(xiàng)投入挑戰(zhàn)

新時期的高職檔案管理信息化建設(shè)，必須加大人力、財力、物力的投入力度，才能取得顯著的成效。然而現(xiàn)階段，還面臨著各項(xiàng)投入的挑戰(zhàn)。第一，高職院校的總體經(jīng)費(fèi)較少，自然在檔案管理中的財力投入就相對較少，無法滿足信息化建設(shè)的需求。再加上資金渠道的單一化，過程耗時長，嚴(yán)重滯后于時代發(fā)展[2]。第二，高職在復(fù)合型人才的投入中，也存在著投入不足的現(xiàn)象。一是因?yàn)楦呗氃盒５臋n案管理人員，本身就缺乏信息化建設(shè)意識，以及信息化操作能力較低；二是高職院校的檔案管理崗位薪資待遇不夠理想，很難吸引優(yōu)質(zhì)的復(fù)合型人才。第三，高職院校在信息化軟硬件投入中，存在著片面、陳舊等問題。如硬件設(shè)備較為陳舊，軟件系統(tǒng)較為單一，且缺乏定期的維護(hù)、升級，影響了檔案管理的效率與水平。

（三）信息安全挑戰(zhàn)

信息安全挑戰(zhàn)，也是新時期的挑戰(zhàn)之一。第一，高職院校在檔案管理中，仍舊沿用著落后、陳舊的制度體系，與時代發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)，無法科學(xué)指導(dǎo)、有效規(guī)范信息化建設(shè)工作，導(dǎo)致檔案信息的安全受到威脅[3]。第二，檔案管理的信息化建設(shè)中，缺乏與專業(yè)技術(shù)人員的合作，專門研發(fā)相應(yīng)的系統(tǒng)或平臺。且檔案管理人員的安全意識薄弱，未能定期進(jìn)行軟硬件的檢修與升級，導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)容易遭受黑客攻擊、病毒入侵，造成信息丟失、損壞等。第三，高職院校的檔案管理系統(tǒng)或平臺，未能及時更新與完善，本身就存在著很大的安全隱患。再加上各種硬件設(shè)備，常年缺乏維修與升級，在使用中容易出現(xiàn)死機(jī)、卡死等現(xiàn)象，造成信息丟失與損壞。

二、新時期高職檔案管理信息化建設(shè)方法

（一）提高人員能力

高職檔案管理的信息化建設(shè)，能夠節(jié)省更多的人力、財力資源，提高工作效率與水平，保障檔案信息的安全與真實(shí)。因此就需要從提高人員能力出發(fā)，組建一支優(yōu)質(zhì)的復(fù)合型人才隊伍。第一，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)層，要始終立足于時代發(fā)展前沿，認(rèn)識到新時期檔案管理信息化建設(shè)的重要性。然后加大院校內(nèi)部的宣傳引導(dǎo)，鼓勵全體教師、檔案管理人員，主動參與學(xué)習(xí)培訓(xùn)，增強(qiáng)自身的信息化建設(shè)意識，在相互協(xié)調(diào)中，高效展開檔案管理工作。從檔案資料的收集、整理，到歸檔、保管，都要充分利用信息化技術(shù)，嚴(yán)格遵循相應(yīng)的規(guī)范流程。第二，定期組織培訓(xùn)教育，要求檔案管理人員主動參與，不斷提升自我。先通過思想觀念的引導(dǎo)，要求全體工作人員認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，能夠全身心投入到工作中；接下來通過專業(yè)知識教育，熟知相關(guān)法律規(guī)范、制度要求、方式方法；然后通過技能培訓(xùn)，主動借鑒與學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進(jìn)的管理方法與手段，熟練各種軟硬件的操作，明確自身職責(zé)與使命，在與他人的合作中，展開本職工作。

（二）加大各項(xiàng)投入

新時期下的高職檔案管理，還需要加大各項(xiàng)投入力度，才能加快信息化建設(shè)步伐。第一，在財力投入中，需要高職院校合理分配、充分利用財政補(bǔ)貼，完善院校內(nèi)部的互聯(lián)網(wǎng)、計算機(jī)等配套設(shè)施，提高資金利用效率。接下來主動與其他企業(yè)單位，建立長期合作關(guān)系，從而吸納更多的資金，用于信息化建設(shè)。在資金使用中，一定要做到透明化、合理性，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面信息化、數(shù)字化。第二，在人才投入中，需要先通過薪資待遇的調(diào)整，增加更多的補(bǔ)貼福利，來吸引優(yōu)質(zhì)、專科畢業(yè)的青年人才。接下來為全體檔案管理人員，提供多元的培訓(xùn)深造機(jī)會，且制定個性化的培訓(xùn)教育計劃，進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定與約束。不斷豐富其經(jīng)驗(yàn)，提高其操作能力，熟練、高效應(yīng)用信息化技術(shù)展開檔案資料的收集、整理、歸檔等工作。第三，在設(shè)施投入中，需要高職院校緊跟時代發(fā)展，投入更多信息化軟硬件設(shè)備。如互聯(lián)網(wǎng)、無線網(wǎng)的完善，計算機(jī)設(shè)備的投入，以及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云儲存技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等應(yīng)用，各種系統(tǒng)、平臺的研發(fā)等，實(shí)現(xiàn)真正的信息化與數(shù)字化，確保檔案管理工作的有序開展，并且推動高職教育事業(yè)的良性發(fā)展。

（三）保護(hù)信息安全

信息安全，是新時期高職檔案管理信息化建設(shè)必須高度重視的問題之一。第一，先通過制度體系的完善，進(jìn)行工作的指導(dǎo)與規(guī)范。高職院校要緊跟時代發(fā)展，不斷完善與更新檔案管理制度。從工作人員、工作方法兩個方面出發(fā)，要求工作人員認(rèn)識到信息安全防護(hù)的重要性，不斷提高自身的工作能力；同時要使用科學(xué)合理的方法手段，動態(tài)跟蹤檔案資料，加強(qiáng)管理工作。第二，營造安全有序的工作環(huán)境，保障檔案資料的真實(shí)與完整。高職院校需要做好內(nèi)部外情況的調(diào)查，然后根據(jù)實(shí)際情況，從宣傳引導(dǎo)、文化建設(shè)、制度健全等角度出發(fā)，要求全體師生、工作人員等，都要認(rèn)識到檔案信息安全防護(hù)的重要性，且主動參與到實(shí)際工作中。第三，作為檔案管理人員，不僅要主動與科技人員進(jìn)行合作，而且要主動展開軟硬件的升級維修工作。與科技人員的合作，主要為一些管理平臺、系統(tǒng)、軟件的研發(fā)，且不斷修復(fù)漏洞，做好數(shù)據(jù)加密、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)工作，做好隱患預(yù)防與排查工作。同時，將加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等應(yīng)用到系統(tǒng)保護(hù)中，保障檔案管理系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行。最后，需要工作人員定期進(jìn)行硬件的檢修、維護(hù)，軟件的殺毒、升級，以及做好檔案資料的云端存儲工作，時刻保障檔案信息的安全。

結(jié)語：綜上所述，新時期的檔案管理信息化建設(shè)，是社會發(fā)展、檔案行業(yè)發(fā)展的趨勢之一。因此高職院校就要緊跟時代發(fā)展步伐，將重心放在檔案管理的信息化建設(shè)中，通過提高人員能力、加大各項(xiàng)投入、保護(hù)信息安全三個方面，提高檔案管理工作的效率與水平，保障檔案信息的真實(shí)與完整，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。