檔案館數字化轉型中的主要抓手
——記浙江省檔案館的數字檔案館建設

韓李敏/浙江省檔案館

今年是習近平同志視察浙江省檔案局（館）20周年。習近平同志在視察浙江省檔案局（館）時，不僅指出“檔案工作正在走向依法管理，走向開放，走向現代化”。而且要求檔案部門“要提高檔案信息化水平，運用現代技術做好檔案管理工作”。

根據習近平同志提出的要求，浙江省檔案館的數字化轉型開始走上快速道，以數字檔案館建設為抓手，全面推進檔案的信息化建設。

1 數字檔案館建設的一期工程（2005-2009）

2004年6月，根據習近平同志提出的“要提高檔案信息化水平，運用現代技術做好檔案管理工作”的要求，浙江省檔案局向省委辦公廳提交了《關于要求開展數字檔案館建設的請示》及《省數字檔案館建設方案》，要求建設一個具有全國先進水平的數字檔案館。次年，經省信息化工作領導小組、省發(fā)改委、省財政廳、省信息產業(yè)廳聯合發(fā)文，將省館的“數字檔案館”項目列入浙江省“百億信息化建設”工程，作為省級電子政務建設工程的第一批實施計劃項目之一，正式立項實施。2009年6月，項目通過國家檔案局組織的專家驗收。

浙江省館數字檔案館建設項目一期工程，又可簡稱為“13331”工程。整個項目包括以下內容：

一個網絡支撐平臺（包括因特網、政務外網、政務內網、局域網四個網段）；三個資源數據庫（檔案目錄數據庫、重要檔案全文數據庫、多媒體檔案數據庫）；三個網站（政務外網網站、政務內網網站、公眾互聯網網站）；三個中心（檔案目錄中心、現行文件中心、電子公文接收中心）；一個電子閱覽室。

2009年6月，數字檔案館所有項目全部完成，并投入正式運行，獲得了國家檔案局組織的專家驗收。僅資源建設一項，當時完成的檔案電子目錄278萬條、檔案全文掃描圖像1200萬畫幅、數字照片42萬張、音頻數據2600小時、視頻數據1300小時（24000條），均居全國前列。

數字檔案館一期項目的竣工，標志著我國首個具備“收、管、存、用”完整功能的一體化的數字檔案管理系統(tǒng)建設完成，為國家制定《數字檔案館建設指南》提供了現實的樣板；同時，也為傳統(tǒng)檔案館的數字化轉型，由檔案的目錄管理向內容管理（全文管理）邁出了堅實的一步，為全面實施檔案信息化戰(zhàn)略，奠定了基礎；館藏中大批傳統(tǒng)檔案得到數字化開發(fā)、開放，提供利用，極大地滿足了人們利用檔案的需求。

數字檔案館一期項目的實踐，也讓我們切身感受到，檔案的數字化轉型絕非一句空話，其中大量的問題只有通過實踐，才能真正發(fā)現：比如電子文件（檔案）的接收，實踐中發(fā)現矛盾的主要方面并不在檔案館，而在機關檔案室；數字檔案的長期保存及安全問題永遠是數字檔案館建設中最薄弱的環(huán)節(jié)；數字檔案的保密和利用問題不解決好，數字檔案館最終會淪落為數字倉庫等等。

2 數字檔案館二期項目的建設（2015—2019）

為適應檔案信息化建設的發(fā)展和浙江省檔案館新館的建設，從2014年起，我們又開始了“數字檔案館（二期項目）”的謀劃，在省委、省政府的高度重視和主持下，2015年正式立項并撥付專款，建設新的數字檔案館（二期）項目。

數字檔案館二期項目除了包括與新館建設配套的諸多軟硬件設施以外，重點建設了四個系統(tǒng)和平臺：

一是數字檔案館信息資源庫平臺的建設。

在數字檔案館一期項目建設中，由于資源總庫存在著涉密檔案與非密檔案同存一庫的問題，導致非密檔案利用受到了極大的限制。為保證數字資源最大限度地開發(fā)與開放，數字檔案館“二期項目”的建設，實行涉密資源與非密資源的嚴格分離，保證非密檔案數據的正常使用。“數字檔案館信息資源庫平臺”是一個“涉密系統(tǒng)”，獨立建立在涉密網上，與其他任何系統(tǒng)不產生關聯，嚴格按照涉密網要求建設，與其他網絡實行物理隔離。該系統(tǒng)平臺，專門負責館藏涉密檔案數據的管理。

二是電子文件歸檔與接收系統(tǒng)平臺的建設。

隨著浙江電子政務服務網的建設與發(fā)展，如何圍繞政府的中心工作，保證政務服務網電子文件的歸檔與管理，成為檔案部門的必修課。“電子文件歸檔與接收系統(tǒng)平臺”就是要解決這一重大檔案現實問題。該平臺的任務就是兩個：省直機關單位電子公文的歸檔與接收和電子政務網形成的電子文件的歸檔與接收。至2017年止，通過該平臺，省檔案館接收了14家單位移交的30多萬個電子公文歸檔數據包。并通過浙江政務服務網電子文件歸檔模塊，省本級完成了90萬個政務服務事項辦件的電子化歸檔。為全國的政務服務網電子文件歸檔樹立了標桿。

三是電子檔案接收進館及長久保存基地的建設。

“電子檔案接收進館及長久保存基地”是一個非密系統(tǒng)，是與“數字檔案館信息資源庫”（涉密系統(tǒng)）相對應的，重點在于管理占館藏資源90%以上的非密檔案。與數字檔案館一期項目不同的是，從業(yè)務和技術上講，該平臺要重點解決數字檔案資源的長久保存問題。該平臺的建設基于“數字檔案資源存用分離的理念”，對進入長久保存系統(tǒng)的“電子檔案包”實行“固化”，通過應用可信時間戳、數據保全、數據格式轉換等技術，優(yōu)化數據監(jiān)測、監(jiān)管和保真功能，做到實時檢測、實時預警、實時保全，以解決數字檔案資源的長久保存和安全可用問題。凡整理開放和利用的檔案數據均來自“長久保存庫”，但均為原始檔案的“副本”而已，永不改變“長久保存庫”中檔案的原始面貌。

四是檔案信息資源共享系統(tǒng)平臺的建設。

檔案信息資源共享系統(tǒng)平臺是數字檔案館的服務窗口，與一期項目相比，除了保留一期工程中的服務窗口以外，最大的特點是新增了兩個工作平臺：即檔案跨館服務工作平臺和檔案行政管理的“全省檔案工作管理平臺”。前者“跨館服務平臺”為檔案館的“最多跑一次”服務立下汗馬功勞，極大地方便了老百姓的查檔利用；“全省檔案工作管理平臺”則為浙江省的檔案行政管理現代化奠定了基礎。

2019年9月，浙江省檔案館通過國家示范數字檔案館測評，成為全國第一家通過國家示范數字檔案館測評的省級檔案館。

測評專家一致認為：“浙江省檔案館以局域網數字檔案管理系統(tǒng)和電子檔案長久保存系統(tǒng)，政務網電子文件歸檔接收系統(tǒng)和檔案利用館際共享服務系統(tǒng)，互聯網“浙江檔案網”門戶網站、浙江檔案服務網和“浙里辦”APP等系統(tǒng)平臺為依托，構建了存量數字化與增量電子化并重的數字檔案資源體系，實現‘一網查檔、百館聯動’，系統(tǒng)建設規(guī)范、技術選擇合理、整體水平先進，為浙江省電子政務建設和檔案現代化管理提供重要支撐，在全國具有示范意義。”

3 浙江省檔案館開展數字檔案館建設的體會

體會一：浙江省館的數字檔案館建設最突出的特點，就是貼近中心，服務中心。無論是“浙江政務服務網電子文件歸檔工作”，還是“一網查檔、百館聯動”的跨館服務，都與省委、省政府的中心工作緊密結合，極大地提升了數字檔案的服務水平，讓政府機關和百姓真正在數字化改革中獲得實惠。

體會二：數字檔案館的建設，資源建設是基礎與核心。資源建設說到底就是兩件事：存量檔案數字化和增量檔案電子化。只有數字資源建設這項基礎工作做好了，數字檔案館的建設才有底氣，才能實實在在地發(fā)揮作用，讓領導和各個部門都覺得數字檔案館建設值得。否則系統(tǒng)建得再好，硬件設施再先進，沒有數字資源，數字檔案館就是個擺設。

體會三：安全是數字檔案館建設的根本底線。在網絡時代，沒有安全的數字檔案建設是最危險的，時刻面臨著雞飛蛋打的可能。安全是網絡時代，數字檔案建設的根本保證。安全包括了系統(tǒng)網絡的安全、軟硬件的安全和數字檔案信息的安全。守住數字檔案安全的底線，除了按照規(guī)定要求做好等級保護等工作外，最重要的還是要從管理入手，建立嚴格的規(guī)章制度，人是安全管理中決定性的因素。

體會四：開發(fā)利用是檢驗數字檔案館建設成功與否的唯一標準。數字檔案館的建設其最終目的是利用，是為了適應時代的發(fā)展，滿足人們在網絡環(huán)境下，通過電子的方式利用檔案。所以，數字檔案館建設必須牢記“不忘初心”，無論是檔案數字資源的建設，還是系統(tǒng)軟件的設計開發(fā)，都不能忘記“利用”二字，在做任何一項決策的時候，都要想到今后怎么“用”的問題。我們只有堅持以“利用”為唯一標準，一切以如何方便利用為根本出發(fā)點，才能最大限度地節(jié)約成本，避免重復勞動和少走彎路。如果一個數字檔案館擁有巨大的數字資源，但是無法利用，那么，它僅僅是一個數字倉庫而已。

數字檔案的重心由建設、管理向應用的轉變是數字檔案館發(fā)展的必由之路，浙江省館的數字檔案館建設也遵循了這一客觀規(guī)律。近年來，省館的數字檔案館建設重點放在“用”字上，無論是“一網查檔、百館聯動”“掌上查檔”和“浙里辦”App手機查檔，還是“省檔案數據共享中心”的建設，無不體現“以用促建”的思想，給數字檔案館插上智慧的翅膀，讓數字檔案真正走進尋常百姓家。