數字化戰略轉型期檔案服務業發展取向與演進路徑分析

摘? 要：本文基于“十四五”期間數字化戰略轉型的背景和主要目標要求，討論了數字化在檔案服務業中的重要性和應用前景。通過調查，分析數字化在檔案服務業中的應用與發展現狀，總結數字化戰略轉型期檔案服務業的機遇和挑戰，提出了以用戶為中心、以服務為導向、以數字化為手段、以創新為動力的數字化轉型原則，并探討了數字化轉型的四個階段和實施步驟，為檔案服務業數字化轉型和可持續發展策略的實施提供參考。

關鍵詞：數字化戰略；檔案事業；檔案服務業；數據安全；服務創新；移動應用；質量評估

Abstract： Based on the background and main objectives of digitalization strategy transformation during the 14th Five-Year Plan period， this paper discusses the importance and application prospect of digitalization in archival service industry. Through investigation， this paper analyzes the application and development status of digitalization in the archive service industry， summarizes the opportunities and challenges and puts forward the principles of digital transformation that is user-centered， service-oriented， digitalized， and innovation-driven. It also discusses the four stages and implementation steps of digital transformation， providing reference for the implementation of digital transformation and sustainable development strategy of the archival service industry.

Keywords： Digital strategy; Archives business; Archives service industry; Data security; Service innovation; Mobile applications; Quality assessment

檔案服務業是指以提供檔案數字化、文獻檢索、檔案復制、檔案保管等服務為主要內容的服務業。截至2023年5月17日，全國涉及檔案的企業機構已達472255家，[1]成為檔案事業的重要組成部分。檔案服務業在經歷初創時期（1990年—1999年）、穩步發展時期（2000年—2005年）、快速發展時期（2006年—2022年）發展后，[2]已呈現出“兩大”（社會需求大，行業整體體量大）、“三低”（即企業規模集中度低、人才水平低、企業競爭力低）、“兩高兩多”（企業淘汰率高、經營成本高；僵尸企業多、小微企業多）、“兩悖反”（行業重要性與社會重視度出現悖反，行業復雜性與企業專業性及社會理解度出現悖反）的顯著特征。[3]

隨著數字化技術的快速發展和廣泛應用，使得數字化已經成為推動各行各業發展的重要引擎。檔案服務業也不可避免地面臨著數字化轉型的挑戰和機遇。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出了檔案數字化轉型的指導思想、目標和具體內容。本文旨在探討數字化戰略轉型期檔案服務業的發展取向和演進路徑。通過文獻研究、調查研究和案例分析，揭示數字化在檔案服務業中的應用前景和發展趨勢，探討數字化戰略轉型期檔案服務業的發展取向和演進路徑，為檔案服務業自身的數字化轉型和可持續發展提供參考和借鑒。

1 檔案數字化戰略轉型的概念和背景

1.1 數字化轉型相關概念。數字化轉型是指將傳統的實體資產、服務或業務通過數字技術手段進行轉型，以適應數字化時代的新需求和新模式。

從上述定義出發，檔案數字化轉型可以理解為將傳統的實體檔案資源通過數字技術手段進行轉型，以適應數字化時代的新需求和新模式，包括將實體檔案數字化、建設數字檔案館、推進數字化服務等。這種轉型可以提升檔案治理能力、提高檔案資源的利用效率、保障檔案資源的安全、促進檔案資源的開放共享，更好地滿足社會的需求。

1.2 檔案數字化戰略轉型期。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》（以下簡稱《規劃》）發布實施，標志著檔案數字化戰略轉型的提出和檔案數字化戰略轉型期的到來。對標《規劃》可以看到，其中指出：“十四五”時期，檔案作為重要信息資源和獨特歷史文化遺產，價值日益凸顯，檔案工作對黨和國家各項事業的基礎性、支撐性作用更加突出，檔案事業發展處于重要戰略機遇期，同時也面臨嚴峻挑戰。新一代信息技術廣泛應用，檔案工作環境、對象、內容發生巨大變化，迫切要求創新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數字轉型和智能升級。[4]因此，“深化檔案信息化戰略轉型[5]”列入《規劃》指導思想，“檔案工作基本實現數字轉型[6]”成為《規劃》檔案信息化建設再上新臺階的最終目標。《規劃》提出了大力推進“增量電子化”，促進各類電子文件應歸盡歸，電子檔案應收盡收，市地級以上國家檔案館全部具備電子檔案接收能力等。[7]以上內容均顯示出數字化戰略已經成為“十四五”期間及今后相當長時期內，檔案事業與檔案工作的重要內容，標志著檔案事業已經進入數字化戰略轉型期。

1.3 全國檔案局長館長會議主要精神。2023年2月16日召開的全國檔案局長館長會議指出，今年是全面貫徹落實黨的二十大精神的開局之年，做好檔案工作具有重要意義。著力推進檔案事業轉型發展，提高數字檔案館（室）建設水平，增強檔案科技自主創新能力，堅持統籌發展和安全，堅決守住檔案安全底線。[8]對標《規劃》，我們不難讀出如下三個重要相關信息：首先，對《規劃》中有關檔案信息化、數字化相關任務落實情況開展階段性評估是“十四五”規劃實施情況開展階段性評估的重要內容之一；其次，檔案數字化戰略轉型是“著力推進檔案事業轉型發展”的應有之義，也是《規劃》中“深化檔案信息化戰略轉型”列入指導思想的具體體現；最后，提高數字檔案館（室）建設水平是今年“檔案數字化戰略轉型”任務的重點之一，也是實現《規劃》中“基本實現數字轉型”目標的關鍵措施之一。

數字化轉型是檔案事業發展的必然趨勢，也是提高檔案資源利用效率、保障檔案資源安全性、推動檔案事業創新發展和提高檔案服務水平的重要手段。因此，探討數字化戰略轉型時期檔案服務業發展取向與演進路徑，既有長遠意義，也有現實意義。

2 數字化戰略轉型期檔案服務業的發展現狀和問題

2.1 檔案數字化轉型與檔案服務業數字化轉型。檔案數字化轉型注重的是檔案資源的數字化轉型，而檔案服務業數字化轉型注重的是檔案服務模式的數字化轉型。下面我們從數字化戰略轉型期檔案服務業發展的現狀入手，探討數字化戰略轉型期檔案服務業的基本和突出問題。

2.2 數字化戰略轉型期檔案服務業發展的現狀和基本問題。第一，數字化技術與檔案服務業的融合。數字化技術與檔案服務業的融合還存在一些問題，如數字化技術應用的不均衡[9]、應用效果一般、數字化檔案資源建設的不足[10]等。有調查顯示：對于數字化技術在檔案服務業中的應用程度，認為普遍應用的占44.44%，認為應用非常廣泛的占29.63%，認為應用較少的占25.93%。對于數字化技術在檔案服務業中的應用效果，認為有所提高但仍存在問題的占44.44%，認為顯著提高了服務效率和質量的占33.33%，認為沒有顯著提高的占11.11%，認為沒有提高的占3.70%，其它情況占7.42%。

第二，檔案服務業的市場需求和競爭格局。隨著數字化技術的發展和應用，檔案服務業的市場需求和競爭格局也在發生變化。85.19%的受訪者認為技術投入成本和對從業人員的技能要求增高。數字化檔案服務的需求不斷增加，而傳統檔案服務的市場份額不斷縮小。[11]同時，數字化檔案服務市場的競爭也日益激烈，92.59%受訪者認同需要檔案服務機構提高服務質量和創新能力。

第三，檔案服務業的人才和管理問題。數字化戰略轉型期檔案服務業需要具備一定的人才和管理能力。但是，目前檔案服務業的人才隊伍存在一些問題，如人才結構不合理、人才培養不足等。[12]有調查顯示：受訪者中，81.48%認為應當提高從業人員技能，74.07% 認為應當加大人才培養和引進，70.37%認為應當實現從業人員職業化，74.07%認為應當加大人才培養和引進，62.96%認為應當加強從業者隊伍穩定和保障。此外，檔案服務機構的管理能力也需要進一步提高，以適應數字化轉型的發展需求。

2.3 數字化戰略轉型期檔案服務業規范發展問題。除數字化技術與檔案服務業的融合、檔案服務業的市場需求和競爭格局、檔案服務業的人才和管理問題三個基本問題之外，數字化戰略轉型期檔案服務業的發展現狀和問題還包括數據安全、標準化、技術更新換代、跨部門合作四個突出問題。

第一，數據安全問題。數字化檔案的安全性很大程度上決定了數字化檔案服務業的發展前景，數字化檔案的數據安全問題是數字化轉型期檔案服務業面臨的重要問題之一。僅以2021年為例：4月，日本網絡服務公司Sakura Internet遭遇數據泄露；6月，新加坡全國醫療保健集團（Sing Health）的數據庫遭到黑客攻擊，患者的個人信息被竊取；7月，印度的數字錢包公司Mobikwik遭遇數據泄露；8月，美國在線教育巨頭Chegg遭遇數據泄露。正如某調查顯示：100%受訪者認為數據安全性和保密性的風險是數字化技術對檔案服務業的挑戰；100%受訪者認同數字化技術對檔案服務業的發展最大影響是對檔案服務的安全性和保密性提出了更高要求。

第二，標準化問題。數字化檔案服務的標準化問題比較突出，需要建立一套完整的數字化檔案服務標準體系，以保證數字化檔案服務質量和效率。[13]某調查顯示：100%受訪者認為急需數據安全性和保密性的標準和規范，88.89%受訪者認為急需技術應用和管理的標準和規范，81.48%受訪者認為急需服務質量和效率的標準和規范。正因為問題突出，需求迫切，《規劃》提出：制定和實施引領高質量發展的檔案標準體系方案，加大對不同業務領域的檔案標準供給[14]的任務，并將電子檔案、科研檔案、建設項目檔案、醫療健康檔案、檔案資源共享服務、檔案館服務、檔案安全保護及風險防控、數字檔案館（室）建設等標準供給[15]列為重點。

第三，技術更新換代問題。數字化技術更新換代較快，比如：ChatGPT從2022年12月15日至2023年5月8日，就進行了至少5次用戶可感知的更新；計算機硬件的改進——GPU吞吐量和內存在過去四年中增加了10倍。某調查顯示：88.89%的受訪者認為數字化技術在檔案服務業中的應用需要數據存儲和管理技術、數據挖掘和分析技術、人工智能和大數據技術的支持。同時，數字化檔案服務業需要不斷更新技術和設備，以保證數字化檔案服務業的持續發展。

第四，跨部門合作問題。數字化檔案服務往往涉及多個部門和領域，需要加強跨行業、跨部門合作，建立有效的數字化檔案服務的協同機制。僅以《2023年度國家檔案局科技計劃項目擬立項項目公示》中的十大重點項目為例，70%由3個以上單位承擔，其中最多的由全國14個不同層級檔案館和高校承擔；這些項目中近半數有檔案服務企業參與；一個項目同時涉及企業、檔案館、研究機構等不同類型機構單位的占到40%。科研如此，其他數字化檔案服務項目亦是如此。在跨界跨部門成為常態的現下，協同亦成為常態。

3 檔案服務業數字化轉型的發展取向

3.1 檔案服務業數字化轉型的基本原則和目標。筆者認為，檔案服務業數字化轉型應當遵循以用戶為中心、以服務為導向，以數字化為手段，以創新為動力的基本原則。

檔案服務業數字化轉型的目標，則應是提高服務質量和效率，滿足用戶需求，推動檔案事業發展。

3.2 檔案服務業數字化轉型的發展取向和策略。本著上述原則和目標，檔案服務業數字化轉型的發展取向和策略主要有以下四個方面：

第一，服務內容和服務模式的創新。數字化轉型需要創新服務內容和服務模式，提供更加個性化、多樣化、便捷化的服務。例如，經過多年的檔案信息化高速發展，檔案數字化發展已到新的發展周期，傳統的檔案數字化外包在多數省份，特別是沿海省份已經明顯進入下行趨勢，傳統檔案數字化服務公司需要在保持現有數字化能力基礎上尋找新的增長方向。信息技術能力較強的可在電子檔案軟件研發、數據挖掘、數據開發等技術路線進行開拓創新，修復技藝能力較強的可在檔案保護與修復的傳統技藝路線上進行聚焦挖掘，建立差異化的競爭優勢，樹立新的品牌。以“福建華匠修復”為例，檔案創始團隊在原有檔案服務外包人員以及用戶基礎上，專注聚焦檔案修復，同時延伸到古籍、老字畫、拓片等紙質文獻修復，短時間內建立起國內少有的大批量檔案修復技術團隊，專注開展檔案修復以及相關培訓、檔案文創開發，實現了團隊個人發展和公司轉型升級，在檔案行業內率先踏上了服務內容和服務模式的創新發展之路。

第二，技術手段和工具的應用。數字化轉型需要充分應用現代信息技術，如云計算、大數據、人工智能等，提高數字化處理、存儲、檢索、分析和展示的能力。在新頒布的《中華人民共和國檔案法》將檔案由滿30年向社會開放縮短為滿25年向社會開放后，檔案開放審核面臨的工作量大、人力嚴重不足問題加劇。部分檔案館嘗試采用機器+人工的半自動化方式進行開放審核，即通過計算機對待審核檔案內容進行檢索和關鍵詞定位，將含有對應關鍵詞的檔案從待鑒定檔案中區分出來后，再由人工復核，但是這種方式依舊耗費大量人工，還可能存在錯判、漏判情況。

比如：上海涵妍檔案信息技術有限責任公司通過AI幫助檔案館進行開放審核，融入OCR、NLP、手寫體識別、機器學習等技術，打造基于規則和語義驅動的開放審核模型，且賦予其自主成長的能力。在進行開放審核時，系統會自動調取待審核檔案，根據系統配置的審核方案、審核規則、樣本模型進行審核，AI會給出是否開放的結果、審核結果置信度與審核依據等。相關審核人員可以根據AI審核結果再進行復審，且AI還可根據人工復審結果繼續學習進步。涵妍在靜安區檔案館部署智慧開放審核系統后，結合館內待審核檔案情況，不斷調整模型、優化功能，解決了手寫體識別率低等各類難點。在經過數十萬條數據的訓練，以及對人工復審結果的學習優化后，AI審核準確度達到85%以上，極大程度提升了開放審核效率。再比如：“數字羅塞塔計劃項目”是由蘇州石頭記智能科技有限公司的楊安榮博士聯合國內知名投資機構發起的一項利用數字膠片、藍光存儲、玻璃存儲等技術，旨在解決電子檔案乃至數字資源長期保存的國產化替代科技攻關工程項目，以實現“保存社會記憶，傳承人類文明”的最終目標。該項目自2021年7月啟動至今已將近兩年時間，第一階段數字膠片研發工作接近尾聲，預計2023年6月底正式發布，將為國內檔案部門重要電子檔案的長期保存和異質備份帶來福音。

第三，人才培養和管理體系的建設。數字化轉型需要建立適應數字化時代的人才培養和管理體系，培養具備數字化技能和檔案專業能力的人才，提高檔案工作的現代化水平。比如：“北京小蘭老師”在企業發展過程中不僅面臨同行業的升級和創新，也面臨來自具有互聯網基因的企業切入市場而形成的全新競爭壓力，企業必須用好新一代技術，借助數字化轉型來推動行業價值提升。根據檔案培訓市場的轉型需要和市場競爭壓力，該公司全面融合數字化轉型過程中的大數據、云計算和人工智能技術，一方面集中精力開發基于移動互聯網的在線學習平臺，另一方面開發數字檔案課程，將傳統面授方式轉向云課堂，目前公司已研發上線了檔案云課堂（基于APP/H5/PC端）、檔案繼續教育培訓平臺、基于釘釘的企業云課堂平臺，累計開發數字檔案課程約1000學時，注冊用戶達2萬余人，通過教育培訓與互聯網融合發展，開辟了檔案專業人才培養的新路徑。整體而言，人才培養方面，除了培訓方式發生變化，培訓內容也發生了很大的變化。原來培訓多偏重比較基礎的檔案業務內容，現在培訓的內容越來越偏向人工智能在檔案工作的利用，以及檔案數據方面。

第四，政策環境和法律法規的支持。數字化轉型需要政策和法律法規的支持，[16]建立數字化檔案的標準、規范和制度，保障數字化檔案的安全和可信度。比如：僅2021年5月到2022年4月，一年時間內國家檔案局就公布相關標準十項。2022年5月到2023年4月，又有十數項相關標準公布，更多的政策法規標準供給正在跟上。

此外，巧婦難為無米之炊，檔案服務業數字化轉型離不了資金和技術支持。據調查，有92.59%的受訪者認同檔案服務業數字化轉型需要加大對技術創新和研發的支持，85.19%的受訪者認同需要資金投入和財政補貼的支持。因此，應當加大對檔案服務業的投入，為檔案服務業數字化轉型提供必要的資金和技術支持。

4 檔案服務業數字化轉型的演進路徑

檔案服務業數字化轉型解決完為什么轉、轉什么的問題之后，還需要解決怎么轉的問題，即檔案服務業數字化轉型的演進路徑。概括起來是“四階段”“四步走”。

4.1 “四階段”——檔案服務業數字化轉型的演進路徑和階段。檔案服務業數字化轉型的演進路徑是一個逐次遞進、不斷提升的由點到線，由線到面、由面再到體的進階過程，包括四個階段，分別是數字化基礎階段、數字化應用階段、數字化創新階段和數字化生態階段。

在數字化基礎階段，檔案服務機構需要進行數字化設備和技術的建設，為被服務機構提供實體檔案數字化服務，以實現館（室）藏存量實體檔案的數字化。[17]這是一個由點到線的積累過程，主要涉及檔案館（室）。

在數字化應用階段，檔案服務機構需要開發檔案服務平臺和移動應用，在為被服務機構提供基于檔案數字化的傳統型檔案利用服務的同時，實現與各類業務系統的聯通，保證增量電子檔案的應存盡存。[18]這是一個由線到面的擴展過程，涉及與檔案館（室）有業務關系的各個業務領域和系統。其標志性工作是電子文件歸檔和增量電子檔案管理。

在數字化創新階段，檔案服務機構需要應用檔案信息化和數據挖掘技術，為被服務機構提供基于互聯網、大數據、云計算等新技術的深度利用服務，在推動數字化服務創新的同時，推進檔案工作的創新發展。這是一個由面到體的構建過程，涉及與檔案利用有關的社會各個階層和部分。其標志性工程是數字檔案館（室）。

在數字化生態階段，檔案服務機構需要構建數字化生態系統，為被服務機構或公民提供基于人工智能的智慧城市的智慧化服務。這是一個實現檔案數字化、社會化服務的全面覆蓋和深度融合的過程。其標志性工程是智慧檔案館（室）。

4.2 “四步走”——檔案服務業數字化轉型的實施步驟和方法。明白了檔案服務業數字化轉型的演進路徑和階段。只是檔案服務業數字化轉型的務虛部分，務實部分是實施步驟和方法。

第一步，檔案數字化和數字檔案庫的建設。檔案數字化是數字化轉型的基礎，需要建設數字化設備和技術，實現檔案數字化。數字檔案庫是數字化轉型的核心，需要建設數字檔案庫，實現檔案數字化的存儲、管理和利用。由于我國經濟和技術發展的不平衡，這項工作具有一定的區域性延遲和時間差，檔案服務業數字化轉型也應當考慮并適應這種差異性需求。

第二步，檔案服務平臺和移動應用的開發。檔案服務平臺是數字化轉型的重要組成部分，需要開發檔案服務平臺，提供數字化服務。移動應用是數字化轉型的重要手段，需要開發移動應用，提供數字化服務的便捷性。同樣是檔案服務平臺和移動應用開發，開發使用技術的代差，以及最終用戶終端的代際差別，也會造成兼容性與互通性的障礙，需要檔案服務企業特別關注。

第三步，檔案信息化和數據挖掘的應用。檔案信息化是數字化轉型的重要手段，需要應用檔案信息化技術，實現數字化服務的智能化。數據挖掘是數字化轉型的重要方法，需要應用數據挖掘技術，實現數字化服務的個性化和精準化。而這些都是基于大規模真實數據應用的積累，正所謂“不積跬步，無以至千里”，[19]因此，數據積累應當成為檔案服務業數字化轉型的重要任務之一。

第四步，檔案服務質量和效益的評估和提升。檔案服務質量和效益是數字化轉型的重要目標，需要評估和提升檔案服務質量和效益。評估檔案服務質量和效益的方法包括用戶滿意度調查、服務質量評估、效益評估等。提升檔案服務質量和效益的方法包括服務流程優化、服務內容創新、服務模式創新等。[20]

5 結語

本文對數字化戰略轉型期檔案服務業的發展取向和演進路徑進行了深入分析，提出了以用戶為中心、以服務為導向、以數字化為手段、以創新為動力的數字化轉型原則，同時探討了數字化轉型的四個階段和實施步驟。本文的研究主要集中在數字化轉型的理論分析和檔案服務業數字化轉型的少量案例分析上，還需要進一步深入實踐，探索數字化轉型的具體實施方案和效果評估方法。同時，隨著新技術的不斷涌現，檔案服務業數字化轉型還需要不斷更新和升級，未來的研究可以關注數字化轉型的前沿技術和趨勢。本文通過對數字化戰略轉型期檔案服務業的發展取向和演進路徑的探討，揭示了數字化在檔案服務業中的重要性和應用前景。數字化技術的發展為檔案服務業帶來了新的機遇和挑戰，檔案服務業需要不斷創新和轉型，以適應數字化時代的發展需求。在數字化戰略轉型期，檔案服務業應當積極探索新的服務模式和業務領域，加強數字化技術的應用和創新，以提高服務質量和效率，促進檔案服務業的可持續發展。

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（作者單位：南陽醫學高等專科學校第一附屬醫院 楊林，科長 來稿日期：2023-04-20）

（作者單位：甘肅省農業科學院 郭秀萍，學士，副研究館員，辦公室檔案科科長 來稿日期：2023-02-20）