財務共享服務對企業內部控制的影響

熊惠敏 湖南省創新服務中心

前言

全球化帶來跨國企業的蓬勃發展，隨著跨國企業的擴張，企業規模越來越大，覆蓋的地理范圍越來越廣，管理層越來越多，龐大的組織和廣闊的地域分布給跨國企業的財務管理帶來了一定的挑戰。移動互聯網等科技的進步，也為跨國企業面臨的財務問題提供了解決方案，美國福特通信公司于1991 年在底特律成立了世界上首個金融服務平臺，而中興通信則于2005 年在中國率先成立金融服務平臺。在我國，隨著金融資源的開發和利用，金融資源的利用越來越多地受到了人們的重視，金融資源共享的概念也在不斷地被人們所認同。在《財政部關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》中，“支持大公司、大公司，發揮其專業技術和信息化的作用，通過組建一個金融服務平臺，加速其功能由注重計算，轉向注重管理，推動其高效實施”。中國企業的飛速發展以及“一帶一路”倡議的提出，也為財務共享服務在中國的發展帶來機遇。根據廈門國際會計師事務所公布的《2020 年中國共享服務領域調研報告》，截止到2020 年底，中國金融共享機構數量已突破1 000 家。對于企業來說，建設和完善財務共享中心，提升財務管理水平，服務于企業內部管理和外部信息披露是當前一項重要工作。本文將從什么是財務共享服務出發，主要探討了財務共用服務與企業內控之間的關系，并探討了財務共用服務對企業內控產生的影響。

一、財務共享服務模式的基本概述

為了更好地闡述財務共享服務，我們有必要先理解企業共享服務。企業共享服務實踐開始于財務共享服務，但其范圍并不僅限于財務領域，而是涵蓋了眾多的業務領域。陳虎等(2018)認為共享業務作為一種新型的經營方式，其實質是在信息化和網絡化的驅動下，對業務經營方式進行了改革和創新。與傳統的集中式或分散管理方式相比，它是以客戶需求為導向，根據市場價格，為各個業務單位和外部公司提供跨區域的專業化共享服務。將一些“分散式”經營的重復經營活動和在一個共享服務中心，使企業能夠集中資源，集中力量發展自己的核心經營活動，建立并維持長久的競爭優勢，實現資源整合，成本降低，效率提高，質量保證，顧客滿意度提高。從上面對共享業務的認識出發，財務共享業務可以總結為：在企業集團內部，實施的一種新的財務管理改革，企業在集團的層次上，建立了一個財務共享業務中心，把集團內部的各個分子公司原本零散的財務處理功能，都集中到了一個財務共享業務中心中。使各分子公司共享財務共享服務中心的財務處理服務，以促進企業集團降低成本、提高效率、保證質量、加強管控。從以上兩組定義中可以看出財務共享服務同樣具備共享服務的特點即：(1)適用對象是跨國、跨地區的大型企業集團；(2)將某類業務處理的服務在企業集團共享；(3)可以提升企業集團特定服務的專業化水平和服務水平；(4)可以幫助企業降低成本、提升價值；(5)可以提升企業集團整體的管控力度；(6)共享服務與財務共享服務的建設都是一個系統工程[1]。

二、財務共享服務與內部控制的關系

采用財務共享服務模式的，有利于加強內部控制，形成規模效應帶來的成本降低，使其財務管理水平及效率得以提高，促進企業核心競爭力上升。財務共享模式下，企業在財務領域基于統一的系統平臺，統一的會計系統，統一的會計核算方法以及統一的操作流程，共享以及管理企業的財務數據，對于健全和強化企業內部控制管理體系有十分明顯的推動作用[2]。

三、財務共享服務模式對企業內部控制的影響

(一)對內部環境的影響

財務共享服務模式是指將集團內零散的財務部門組織集中到一個共享中心，通過信息化技術，將以前需要各個公司協同工作的事務都可以通過共享平臺完成，既可以對重復的業務進行統一，又可以增加財務工作活動開展的效率，降低人力費用，且在財務共享服務模式下，財務環境更加便于企業進行集中管理與控制。但在財務共享服務模式中企業內部環境有如下問題：一是完善的制度、高度的關注、明確的職責為有效地執行內控工作提供了保證。而財務共享服務模式則是一種變革，它將會改變現有的組織結構和權力結構，并會對現有的公司治理結構產生一定的沖擊[3]。二是對于集團企業來說，原來的財務和會計工作都是在各個分支企業中進行，財務部門人員只需要了解本公司的工作過程和工作情況即可。但在財務共享服務模式的新形勢下，企業內部的業務和財務過程都會產生很大的改變，從而加大了審計工作開展的困難。三是由于財務共享模式下的財務工作開展具有很高的程序化和規范化，財務共享中心前期的構建對員工素質和知識水平要求都較高，而實際工作中員工的工作內容比較單一、任務繁重，在這種情況下，他們往往會有落差感，機械化的操作不僅影響工作經驗的積累，也影響個人職業方向的拓展。財務共享模式的支行，需要財務人員必須具備一定的信息化技能，并提高財務分析、風險控制等能力，加大監管力度。但目前大部分企業的財務人員在信息化水平的提高上投入了大量精力，以配合隨時在不斷升級的財務共享系統，通常由外部信息顧問根據總公司要求對系統進行優化，然后下發至各下級公司財務人員進行上線配置，顧問專業人員的知識及技能與財務人員具備的信息化知識相差甚遠，導致大部分財務人員無暇顧及業務本身的性質而是急于完成集團要求的統一升級及優化，全部由外部顧問統一指揮業務的核算及歸口，使企業內部的管理人員失去對業務的主導權，對于特殊情況出現的業務問題不能及時處理，而是等待顧問與高層機構之間的溝通討論，導致不同的問題積攢得不到解決，進而影響了數據分析的時效性，進而影響企業產品定位與市場決策等關鍵性問題。

(二)對控制活動的影響

企業的風險控制方式主要是通過控制活動來實現，而財務共享服務模式對企業的控制活動開展有利有弊。一方面，以信息技術為基礎，建立了費用報銷、稅務、資產管理等高標準的財務共享服務模式平臺。該系統不僅對企業的經濟業務進行了歸類，而且對其收費形式和服務內容也進行了規范化。另外，OCR 技術與憑證真實性的提高，使得憑證的數據資料來源更為可靠，能夠快速地產生和傳遞財務數據資料，降低企業及財務人員利用票據詐騙行為，促進企業的控制活動得以高效開展。另一方面，共享中心的經營規模很大，其風險點也比傳統的多且復雜，因此企業在進行大規模的風險管理時，必須對其進行成本效益評估。此外，由于企業業務流程的財務過程設計不當，會造成企業的業務延誤和工作量的增大，從而對企業所開展的控制活動造成負面影響。另外，在會計核算工作中，應注意會計核算工作中因會計核算工作而產生的內部風險。大多數的跨國公司，為了節約成本，都會將財務共享服務中心設立在較低的人力成本區域。由于這些區域遠離了業務的最前線，所以他們對一線業務的認識不足，這就導致了他們之間的聯系被孤立，從而削弱了他們之間的溝通和合作。此外，由于與業務發生的時空相隔很遠，所以獲取信息存在著一定的延遲，因此不能對重要的業務事項和突發情況進行及時的了解，很難對業務的真實性與合法性進行審核，這就造成了會計信息的真實性、合法性、及時性和完整性都受到了影響。除此之外，共享中心的財務人員，他們都是從系統中獲得數據，與企業之間的聯系很少，甚至可以說，他們與企業之間根本沒有任何的關系。因此，財務人員僅僅根據系統的數據，去進行分析、判斷，甚至進行處理，這就嚴重地阻礙了財務對業務的指導工作，并且還會在一定程度上對企業的引導作用產生不利的影響。

(三)對內部監督的影響

內部監督是指由企業的內設監督部門對內控執行和內控工作開展成效進行評價。實行財務共享服務模式在重組財務結構與財務程序的過程中，往往要對其進行開展內部監督，從而實現監督部門的權力與責任的分離。共享平臺將整個企業的財務信息集中起來，使監督部門更方便、全面、持續地獲得信息，為開展監督工作提供有力的支撐和有效的監管手段。另外，在共享中心則需要通過信息的傳輸、查詢、審計、糾錯等環節來完成，而這些信息化的工作模式所帶來的風險以及應對成效也將對內部監督產生影響[4]。

(四)對風險評估的影響

總體上，財務共享服務模式給公司的風險辨識與評價帶來一定的困難。財務共享是指在企業的財務過程重組和業務過程重組中，利用報銷系統、資金管理系統、稅務系統等系統來完成，其信息化、智能化在對經濟活動、經營活動進行事中、事后會計監管等方面具有優勢，但對事前的預算及風險預警作用不大。在共享中心，統一的業務劃分由多個平臺進行，每一個環節都會發生變化，而且每個環節的風險都會有很大的差別，每個人都有自己的職責范圍，很難全面掌控各個子公司的業務，更別說分析出這些信息所體現出來的問題了。因此，在建立財務風險評估的過程中，就需要管理人員要注意核算風險和人員風險對評估帶來的影響，與傳統的財務管理模式相比，財務共享服務模式是基于信息技術所進行開展工作，進而數據安全風險問題也較為突出。信息的流轉成為風險隱患，信息泄露、丟失的風險增加，使企業內部監督工作的有效性大打折扣，如何加強內部監督控制成了工作難點。基于互聯網所開展的財務共享服務模式，可以使得企業內部管理者與員工進行開展實時、高效、通暢的溝通交流，且透明、真實、共享是傳統財務管理方式所不能相比的。但是信息技術也是一把“雙刃劍”，信息系統的缺陷會引起系統的錯誤，引起一系列的信息鏈的故障，甚至會產生未經許可的信息訪問和未經許可的信息擴散，進而這些都會成為信息的安全風險，從而對企業所開展內部控制工作產生不利作用。另外，在傳統管理模式中所有的信息都是先通過分支去企業來進行收集的，然后再進行匯總到總企業，促使財務人員與業務人員進行開展雙向溝通，從而更好地掌握企業的經營管理狀況。但在財務共享服務模式下，使得財務流程得以重組，促使財務人員只對數據不對業務，而財務信息則是通過各個公司之間的單向傳輸，很難進行有效的交流，所以就需要相關管理人員考慮到上述因素對內部控制管理工作帶來的影響[5]。

四、應對財務共享模式下內部控制關鍵問題的對策

(一)建立健全企業組織結構,逐一梳理歸納企業風險點與業務流程的風險點

完善企業組織結構，企業應當通過明確崗位職責，優化管理責任，詳細劃分工作及權限，形成比較完善的內部控制監管體系。另外，企業應當結合信息化財務共享的新型模式，修訂符合企業自身情況的內部控制，使企業內部控制體系更有力地落到實處。一方面，重新修訂管理架構，打破傳統部門職責分工，加強部門之間的融合，要使業務部門、信息部門、職能部門之間的配合根據業務的發展運轉起來，做到部門之間的交叉監管模式，將企業風險點逐一梳理歸納，找到規避風險的方案，做好部門歸口的分配，更好地開展內控工作，把控每一個風險點。另一方面，設置專人專崗作為財務共享中心的聯絡人及系統維護負責人，保證財務共享中心能及時更新與跟進，降低信息輸入輸出的風險，保證公司整體的財務信息的安全性。

(二)加強業務交流與溝通，對非同質業務及時溝通處理，形成完善的內控程序

為了避免業財分離形成的內部風險，我們要將財務共享模式應用到企業的財務管理工作中。了解上級公司統一制定共享流程的初衷，結合自己企業內部的業務需求，對非同質業務的處理及時提出意見，與信息人員充分溝通后達成一致形成解決方案提交財務共享中心專人協商，保證共享平臺數據的真實有效性，優化信息平臺服務水平，打破企業內部信息不對稱的壁壘便于企業管理和決策。在總體戰略目標下，各機構要承擔相應業務工作，保證管控目標與戰略目標相一致，避免財務共享模式在其運用過程中偏離公司總體戰略目標。在共享中心平臺業務量不斷增加的趨勢下，信息化人員數量隨之擴大，內部控制風險控制的范圍可以由總部財務平臺擴至所有共享下級的財務平臺，實現戰協協同，促進下屬公司財務工作的高效、高質的完成。

(三)提升企業全員的信息化水平，穩定人力資源

在財務共享模式下，企業需要針對所有參與業務的人員加大財務知識的內部宣傳培訓力度，學習掌握財務共享平臺各個業務模塊的操作使用流程，強化業務人員對財務工作的理解與共享平臺的使用。這對企業人力資源招聘與培訓要求相當之前有所提高，相應人力成本也有所增加，所以在這個時候，企業要加強人文關懷與建設，盡量控制人員流動，避免好不容易培訓出來的人員流失，為企業推進業財融合、實現“信息、數據、效率”的即時有效轉化提供依據。與此同時，財務共享中心還必須加強和公司的原材料供應商、政府部門等之間的聯系和溝通，對當地的政策和法規有更深層次的了解，以保證公司的各項業務都能在合法的范圍內完成，從而確保公司在財務共享模式下的財務信息準確和可靠。

五、結語

總之，會計理念的革新是面向社會的人文精神，如習慣、信仰、精神等，自從我國引進財務共享服務模式的理念后，被越來越多的企業所采納，可見其自身的優勢。然而隨著經濟的飛速發展，我們也不能忽視存在的問題，從現有的數據來看，很多企業在實施了財務共享服務模式之后，其內部控制的程度有所降低，這一點是必須要重視的。另外，實施財務共享服務模式，必然會對現有的業務過程進行重組，建立一個有效的財務共享平臺和健全相應的內部監控系統是非常必要的，進而就需要相應的內控手段也要與時俱進，確保內部控制工作得以有效開展，為促使企業得以可持續發展奠定基礎條件。■