事業單位檔案管理優化之策

文/國家國防科技工業局核技術支持中心 段晶晶

我國邁入信息技術快速發展的新時代，檔案管理工作成為每個事業單位一項重要的、不可或缺的基礎性工作。事業單位的檔案主要產生于所屬的業務部門，承載了事業單位的成長與發展軌跡。為保障檔案管理工作能夠有效并持續穩定發展，事業單位理應優化該項工作，提高檔案精準服務水平。

一、優化檔案工作的理念

檔案工作者必須不斷提高檔案工作理念、提高政治站位和工作站位，認真執行黨和國家及本系統（行業）有關檔案工作的法規和規章，履行本單位各項檔案管理規章制度；增強做好新時代檔案工作的神圣感、使命感、光榮感，具備良好的政治素質和較強的業務能力。新時期，檔案工作者必須與時俱進，聚焦檔案工作中的熱點、難點問題，加強對新形勢下檔案工作特點和規律的探索研究，以強烈的事業心、嚴肅認真的工作態度和一絲不茍的工作作風，嚴格按照工作程序處理好各項檔案事務，不斷自覺增強檔案管理的事前、事中、事后服務意識，用心做好每件檔案事務，始終將“為人民服務”作為自己的初心與使命。

二、優化檔案工作與全局工作的融合

做好事業單位檔案工作是加強檔案科學管理、提高工作效率和工作質量的必要條件。為充分發揮檔案的重要作用，檔案工作者必須優化檔案工作與全局工作的融合，主動融入，精準服務。首先，要及時了解單位發展趨勢和工作重點，每年主動與計劃部門聯系，了解當年新增項目來源、數量、主要研究內容和進度安排、密級、項目負責人等與檔案有關的信息，做到心中有數，優化檔案管理程序，提前做好檔案管理預案。其次，要提高為領導服務的效率，熟悉領導之間的分工和變化，了解分管領導及各部門的工作規律和時間安排。在文件傳閱中，傳遞文件應按先閱辦后閱知、先主辦后協辦的順序進行，勤于動腦、勤問多跑，以最快速度將文件傳遞到位，對當年形成資料整理歸檔。最后，為規范公文制發，提高檔案質量，要積極立題、制作課件，以公文制發中存在問題為例，就公文管理辦法進行講解與交流，以獲得大家對檔案工作的積極支持和主動配合，使整體檔案質量持續提升。

三、優化檔案工作與各部門工作的融合

事業單位各業務部門是檔案資料產生的源頭，其中產生的檔案資料是單位發展和自身建設的重要記錄，對單位檔案工作具有重要的基礎性和支撐性作用。為提高檔案工作的管理水平，優化檔案工作與各部門工作的融合是重中之重，必須多措并舉，扎實推進，取得實效。一是跟進服務。要主動到各部門與領導和項目負責人了解項目在研、完成情況和進度，收集他們對檔案工作的要求，了解和掌握他們利用檔案后的積極效果，不斷優化服務水平。二是解決各部門科技文檔量大、保存利用困難的問題，要積極調研其他相關單位檔案收集做法，借鑒經驗，優化流程。按照各部門的工作節奏，調整傳統的檔案收集方式，將每年底一次性的集中收集方式改為完成的科技文檔隨有隨歸的持續性收集，為部門的檔案管理和利用提供方便。三是與各部門領導和兼職檔案管理人員保持暢通交流，了解當年歸檔文檔的數量，按照文檔材料形成部門、課題組立卷的歸檔制度，指導各部門文檔收集，做到各類文件材料完整、準確、系統和規范。四是要克服檔案庫房緊張的實際困難，調整庫房布局，增加檔案柜數量，通過檔案倒架、文檔銷毀清理等方法，為檔案的收集準備必備的庫房存儲空間。五是對于需要銷毀的文檔，要積極與上級指定的銷毀單位聯系，嚴格按照文件銷毀制度，根據文檔情況，組織集中銷毀，有效減輕各部門收集保存檔案資料的壓力。

四、優化檔案專職與兼職人員的融合

目前，事業單位的檔案管理大部分是由專職、兼職人員共同負責的。要明確專職檔案管理人員的作用，發揮專職檔案管理人員在統籌、協調、指導、示范方面的作用。為充分發揮兼職檔案工作者的最基層作用，要做到措施到位：一是人員到位。準確掌握兼職檔案人員變動情況的特點，向領導反映，及時補缺，保障檔案工作體系的完整性。二是業務培訓到位。組織兼職檔案人員要積極參加上級檔案館舉辦的各類檔案業務培訓活動，強化檔案管理意識和依法利用意識，發揮積極作用。三是指導監督到位。要加強對各部門兼職檔案人員的指導監督，指導兼職檔案人員掌握檔案預立卷工作方法，從源頭上確保檔案歸檔的完整性、規范性和準確性。四是交流學習到位。要組織兼職檔案人員到機關、企業等檔案管理成績突出單位開展實地交流和學習，找出差距，改進工作。五是工作制度到位。要定期召開檔案工作例會，組織專、兼職檔案人員就工作中遇到問題開展討論，分析問題，尋找對策，促進工作。

五、優化檔案制度建設

做好新時期的檔案管理工作，建立健全各項規章制度是關鍵。首先，要優化檔案規范科學管理制度。根據檔案管理辦法以及法律法規等，結合實際工作需要加強文書檔案管理制度的創新，在嚴格執行檔案的保管、保密、查（借）閱、利用、移交、轉遞、統計、歸檔、整理、鑒定銷毀等檔案制度的同時，結合單位實際，本著“從嚴、從細、可行”的原則，通過與各部門座談討論、反復修改、上會研究、公布實施等程序，優化檔案材料歸檔制度、檔案安全保管制度、檔案保密制度、檔案借閱制度等，使檔案工作的開展有章可循、有制可依，確保檔案管理制度無差別落實。其次，要定期開展檔案制度審核。應當就本單位制度的有效性、符合性和銜接性定期開展檔案制度審核，找出制度建設尤其是制度本身存在的不足，并及時將最新檔案政策、法規和要求融入改善單位檔案制度，促進檔案管理水平不斷提高。

六、優化檔案培訓教育

為進一步提升檔案工作的影響力，應采取多種形式、措施和方法，提高正面宣傳的吸引力和感染力。一是鼓勵自學。鼓勵檔案工作人員廣泛學習有關檔案管理的政策規定和基礎知識，從而提高認識，更新觀念，提升檔案業務素質。二是積極參加國家檔案局和上級機關舉辦的線上、線下教育培訓和取證考試。在“4·15全民國家安全教育日”“6·9國際檔案日”等宣傳活動中，采取“線上+線下”相結合方式，通過懸掛橫幅、醒目位置利用Led顯示屏播放主題，設置展板、播放視頻、張貼海報、知識問答等多種形式，開展檔案安全、檔案教育等專題宣傳，宣傳國家有關檔案工作政策法規、上級領導機關檔案工作要求及本單位檔案制度等，重點組織開展新入職人員檔案意識和基本知識培訓考試。通過培訓輔導、骨干傳導、氛圍引導、文化宣導、座談指導等措施，讓檔案觀念入腦入心，進一步營造全員參與檔案工作、全員重視檔案工作的良好文化氛圍。

七、優化檔案資源建設

檔案資源是檔案事業賴以生存的基礎，是提高檔案工作為事業服務的根基和前提。《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（以下簡稱“保管期限表”）是開展檔案鑒定工作的標準和依據，對推動單位檔案資源建設具有重要意義。為適應單位各部門業務工作調整、變化的需要，正確界定各類檔案歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，確保檔案信息資源齊全、完整、標準、規范，切實做到檔案應歸盡歸、應收盡收，筆者所在單位根據工作的需要，2022年重新修訂了“保管期限表”，重新履行審查手續。修訂過程中，邀請檔案專家舉辦檔案工作學習班、引導各部門充分認識做好修訂工作與規范單位檔案管理的關系，并以印發征求意見函和召開座談會等形式廣泛征求意見，要求各部門尤其是新增部門結合對本單位職能職責、下設崗位、主要業務及所形成的文件材料進行認真分析，形成全面、系統反映本單位業務工作，保管期限劃分準確的反饋意見稿。檔案部門對反饋意見稿逐一按部門收集匯總、分析研判，查找出與當前實際情況不符的條款與內容，進行相應的調整，并充分采納了國家檔案局和上級領導機關的指導意見，切實優化了檔案信息資源建設，提高了檔案管理和利用的工作水平。

八、優化檔案專業知識

隨著現代技術的迅速發展，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的要求。從業人員要想勝任本職工作，必須提高自身政治水平和基本技能。首先，要端正思想，提高認識。要堅持業務知識常態化，養成自主學習的良好習慣，及時學習掌握最新政策法規，不斷更新知識體系。其次，要積極參與上級檔案部門組織的檔案學習、工作經驗和學術交流活動。學習檔案工作的業務知識、檔案法規標準、檔案安全管理、經濟科技檔案管理等基礎業務和文書學、檔案管理學等檔案學基礎理論。再次，要結合工作實際，針對檔案管理和服務的熱點、難點問題，積極開展檔案工作實踐與研究，積極開展檔案科研工作，并將研究成果體現在實際工作中，促進檔案事業可持續發展。最后，要向一線專家學習。一方面，通過與業務人員的交流，了解各業務部門主要職能和重點工作；另一方面，通過實地參觀學習、互動交流等方式加深對各部門業務知識的了解和熟悉，提高精準服務水平。

九、優化檔案定密解密

涉密檔案管理難度大，加強密級檔案管理，是新時期檔案管理的重點和難點，是做好檔案保密工作的前提，也是促進檔案信息資源合理利用的重要保障。為防止定密不準確、定密標準不統一和定密過度等問題的產生，要求提升檔案定密工作能力和水平，可以通過舉辦定密知識培訓，邀請相關領導、專家到單位授課，來提高管理人員對檔案定密工作的認識和實際操作技能。同時，要采取個人自學和檔案管理部門培訓等方式抓好定密知識學習，增加工作人員的知識儲量，改善知識結構，讓依法定密和規范定密成為每個涉密人員的自覺意識和行為習慣。另外，及時做好解密審核工作。檔案密級是動態的，是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的。應當按照上級機關要求，定時對規定年份原有文件進行逐項清理，逐級分解，重點做好初審、中審和終審，按時梳理完成規定年份內全部檔案，完成檔案解密的工作，從而有效提升檔案利用率，建立健全檔案管理制度，規范檔案管理。

十、優化檔案基礎設施

要認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》等有關法律法規，加強領導，加大投入，著力抓好檔案管理的各項基礎設施建設，多措優化落實。一是要按照檔案保管利用要求，積極向領導反映，將原來檔案人員在綜合處集體辦公，改為單獨設立檔案室并由專人進行管理。二是要切實改善檔案室保管條件。檔案庫房應安裝防盜門、火警報警裝置、柜式滅火裝置、溫度計、濕度計、紅外線幕簾等必要的檔案安全保護設備和耗材，使檔案室的硬件設施建設基本符合科學管理。三是為有效保管和利用檔案信息資源，要按照“八防”要求，做好安全配套措施，加強檔案保管，實施相關的安全保管規定，并定期對檔案進行清潔、檢查和清理等工作，做好庫房溫濕度登記等日常的統計臺賬工作，使檔案工作更好地服務于事業單位的創新發展。