測繪檔案信息管理建設措施芻議

文/城鄉院（廣州）有限公司 陳芷婷

伴隨著科學技術的不斷發展，測繪檔案的管理工作正在逐步向前推進當中，建設數字化的測繪檔案資料館成為新時期發展的一項基礎性工作。數字檔案館的特征在于所有的檔案都具有模擬性以及數字化這兩種儲存形式，從檔案的形成到最后的數字化管理，能夠實現全過程的計算機技術的應用，實現網絡化的查詢以及多媒體的服務。概括來說，包括檔案原件的全數字化檔案管理以及檔案管理信息化兩個方面的內容，具體內容為館藏檔案資料的規范化整理，數據的錄入，對于破損的圖片進行修復以及研究檔案信息化管理的新模式等，同時還需要制定相應的標準，全面展開資料的數字化處理。一般來說，測繪檔案資料按照一級分類主要包含TD1綜合類、tTD2大地測量類、TD3攝影測量類等共14個類型的檔案資料。測繪檔案的載體介質種類非常多，而且形態也比較多，無論是從古代還是到現代，包含著各個歷史時期的測繪成果以及相關的圖紙，豐富的檔案資料在未來會成為國家發展過程當中的寶貴財富，因此加強測繪檔案的資料管理，充分挖掘現代化管理在檔案當中的作用，能夠為社會主義現代化建設提供更多的幫助?？茖W且有效地搶救并且將這些圖檔資料進行保存，能夠方便使用。

一、測繪檔案的管理概述

測繪檔案的管理主要包含著對于測繪產品、測繪技術和手段及測繪儀器等相關的內容進行管理，最終結果是完成測繪檔案信息的提供利用工作，能夠為未來的科學研究以及規劃包括領導決策等提供服務。如今，隨著社會經濟以及各種科學技術的不斷發展，在檔案管理的過程當中，一般單位都會選擇利用紙質檔案和電子檔案雙套系統來進行管理，就目前來說，基本能夠滿足于整體的測繪檔案管理需求。但是隨著電子檔案的不斷增加以及頻繁使用電子檔案，目前的檔案管理系統在對于電子檔案進行利用方面仍然存在著不夠理想的現象，尤其是對于測區范圍當中的綜合信息，在查找的時候仍然有一定的困難。當我們對于某一個空間位置進行可視化綜合信息分析的時候，可以較好地反映出當地的地理信息系統，但是因為屬于實時更新，所以說在對于檔案信息進行管理的時候，很難真正體現出時間的延續性的變化，所以必須要使用現代化的技術來對其進行革新。

GIS以及MIS之間存在著聯系，但是也有一定的區別，這二者之間主要的聯系在于無論是地理信息系統還是信息管理系統，都是對于信息的管理，包括其對應的數據庫進行管理。主要的區別在于GIS能夠對于圖形數據庫和屬性數據庫進行共同的管理以及應用，但是GIS的軟件設備非常復雜，所以整體的系統功能會更強一些，而MIS則只能夠對于屬性數據庫進行相關的管理，即便是對于形式進行存儲，也只能以文件的形式進行管理，無法查詢圖形要素。

而檔案學屬于一門應用學科，特點在于對象、目的包括方法都是基于社會的某一個領域所產生的。測繪工作的展開為測繪檔案信息管理提出了新的要求，為了滿足更加全方位且多角度的信息查找的需求，必須建立地理信息系統平臺，以此作為基礎，對于檔案信息管理系統進行建設。

二、測繪檔案信息化管理的意義

地理信息測繪一直以來都是非常復雜的工作，所有測繪檔案資料都是廣大工作者辛勤勞作的成果，和國家的未來規劃以及相關的建設有著非常密切的聯系。同時，也是完成現代化建設事業的重要資源，是國家檔案非常重要的一個構成部分，屬于國家的寶貴財富。

現如今測繪行業發展非常迅猛，因此檔案的種類以及數量都在與日俱增，例如各種數字化產品的不斷出現，有效豐富了測繪檔案的內容，但與此同時，社會各界對于測繪檔案的需求變得越來越大。如果只是靠卡片或者賬簿這種傳統管理手段，無法滿足現代社會對于檔案工作的需求，會嚴重制約測繪檔案應有的作用。

國家基礎地理信息中心作為國家級測繪檔案的資料館，主要的任務是對于全國的測繪資料進行收集以及管理，并且為社會提供服務。目前信息中心館藏的內容非常豐富，而且種類繁多，主要分為大地測量、航攝航測以及地圖制圖等一系列內容，為了使這些測繪檔案真正滿足于社會各界的需求，必須采取更加科學合理的辦法來對其進行管理，而計算機技術的不斷發展和應用，使測繪檔案資料的信息化管理成為可能。

三、測繪檔案信息的特點

就信息來說，檔案信息主要包含著兩個方面的內容，分別是紙質信息和電子信息，紙質信息相對來說比較直觀，而電子信息則需要借助計算機來對其進行分析?，F如今，隨著計算機的不斷的普及以及各種網絡新技術的出現，電子信息的遞增量正處在高速發展當中，所以這導致檔案的信息管理方式受到一定的挑戰。自從進入了21世紀之后，網絡技術以及遙感技術（包括全球定位技術等）信息開始相互融合，相互滲透，形成了測繪檔案信息的多載體、多格式、多模式、多樣化的一系列特點。

（一）多載體性。測繪產品在形成之后，一般來說都是以圖紙或者是航空攝影以及電子文件等載體出現的，經常會在同樣的一個項目當中形成不同的載體，信息從原來單一的紙質檔案開始面向多載體進行不斷轉變。

（二）多格式性。隨著測繪技術的不斷提升，使用計算機技術所形成的電子文件在存儲方面一般是依靠采集數據的屬性特點，然后形成不同的屬性文件，例如文本文件和CAD圖文件等等。

（三）多模式性。隨著各種新技術的出現，導致測繪儀器的更新換代目前非常迅速，所以我們在進行測繪的過程當中，所采取的技術手段非常多，所生成的測繪檔案信息模式存在明顯的不同，不同的測區所采用的不同處理模式都會導致成果信息出現區別。

（四）多樣化性。經過時代的不斷發展，現代化的測繪呈現出多樣化的特點，傳統的單一測繪方式和現代化的多種測繪進行有機融合，結合目前的環境以及時空的變化，并且不同用戶多樣化的需求，也使測繪手段不斷變化，從而使測繪的產品呈現出多樣化態勢。

四、測繪檔案信息管理建設的實例探析

（一）項目概述。廣州市增城區新農村規劃建設辦公室主要負責城市的總規、控規以及村規等編制以及審核，并且對于民政名村以及美麗鄉村和特色小鎮等建設工作進行相關指導以及監督，在日常工作的過程當中，必然會形成具有極大保存價值的文字以及電子文件，包括圖紙等相關資料。這些具有價值的歷史資料，能夠為我們日常工作的決策帶來更加全面且有效的參考以及借鑒。新農辦需要對于成立至今的所有歷史檔案進行相關梳理以及分類，并且對于這些檔案進行掃描入庫，同時建立一個完整的檔案管理制度。所以，為了能夠有效地解決這些問題，新農辦決定實施廣州市增城區新農村規劃建設辦公室檔案庫建設項目。2019年7月，廣州市增城區新農村規劃建設辦公室通過網上中介服務公開進行選取，最終廣州市增城區城鄉規劃與測繪地理信息研究院成為本項目主體負責部門。

（二）項目的具體內容。1.建立檔案管理制度。根據《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及《歸檔文件整理規劃》《紙質檔案數字化技術規范》等相關的規定，然后結合了廣州市增城區的具體情況，制定了檔案管理制度以及綜合檔案管理分類方案。2.檔案的收集整理以及查漏補缺。首先對檔案展開收集工作，然后為后續的檔案整理，包括數字化的處理等提供更多的保障。在工作過程當中，2006～2016年完成的檔案已經歸檔，所以需要進行部分檔案的拆卷，再按照管理制度以及分類要求對其進行重新歸檔操作。而2017～2018年沒有移交的圖文資料暫未歸檔管理，而且資料的整體存放位置非常散，在資料收集完畢之后，需要根據管理規章制度對其進行歸檔操作。所有歸檔操作完畢之后，還需要重新進行材料方面的查漏補缺，這樣有利于確保最終檔案的完整性。3.數字化處理。在紙質檔案全部整理完畢之后，還需要對其進行數字化處理工作，做到紙質存儲與數字化存儲共同發展。4.檔案的入庫與上架。通過檔案管理軟件把所有的檔案資料全部錄入系統中，有效實現檔案的統一管理，并且能夠為日常的查詢包括搜索提供更多的便利。

（三）測繪檔案信息管理線上線下操作流程。1.線上一體化平臺的歸檔操作。首先，點擊年度經營計劃模塊，然后找到需要歸檔的具體項目，然后點擊項目歸檔菜單欄，根據歸檔的具體特性選擇相應的歸檔類型，并且根據項目產生的實際資料將電子文件直接上傳，在將表格打印完畢之后，查看立項人、項目經理，包括接收人以及時間等需要簽字的位置。需要注意的一點是，所有簽字都必須手動簽名。項目的歸檔流程主要包含五步，分別是經辦人、項目經理、立項人、歸檔接收人以及結束。在所有的工作完畢之后，需要打印項目歸檔資料移交表，并且攜帶所有的資料移交到行政中心檔案管理組，至此完成所有的線上檔案歸檔工作。2.線下項目資料的歸檔操作。經辦人需要根據項目歸檔資料移交表的具體內容，對于項目當中非常重要的紙質資料，包括全部資料的電子文件進行整理，將其移交到檔案管理組進行歸檔處理。其中歸檔項目重要紙質資料指的是蓋有公章或者業務章的文件，其次是由工作人員手動簽字的文件，最后是裝訂成冊的項目成果文本。例如項目的計劃書和技術總結報告、三審表以及檢查報告等屬于非常重要的項目紙質文件。在歸檔過程當中，電子文件指的是項目在管理中所產生的全部資料具體的存儲方式。首先，我們需要建立一個文件夾，將其進行命名，一般的命名方式是項目的名稱加上項目的編號。緊接著，在新建的文件夾中，根據項目實施過程中的資料情況，按照項目的六個類型分別建設好文件夾，把資料放到對應的文件夾中。每一個類型的文件夾都需要按照項目歸檔資料移交表中的具體歸檔內容的順序對其進行排列。對于項目進行歸檔時，電子文件格式是有相應的要求的，一般來說，會選擇使用PDF或者是JPG，除了比較個別的數據庫等方面的資料以外，其他的成果都可以按照原格式對其進行存儲。需要注意的是，經辦人所移交的紙質資料以及電子文件必須是項目完結的最終版本，檔案管理組的檔案員對于全部資料核實完畢之后，需要在項目歸檔資料移交表位置簽名確認，并且在一體化平臺上完成檔案的接收工作。

五、加強測繪檔案信息管理建設措施的策略

（一）加強對于硬件的投入，實現測繪檔案信息化建設。在統籌規劃的前提條件下，想要更好地加強測繪檔案信息化建設，必須從基礎設施的建設以及標準化體系的建設入手，對于各類數據資料進行模擬整編，完成人才隊伍建設。一方面，需要對于存儲設備進行更換，使用更加先進的技術，確保檔案成果的安全性；另一方面，需要不斷完善標準化體系，制訂相關的技術管理規則，為測繪資料管理的信息化以及健康發展提供更多的制度保障。同時，為了解決數據實體的科學分類以及合理存儲相關的問題，需要對于紙質版以及電子版的資料進行整合以及分析。廣州市增城區利用現代化的計算機技術，根據《機關檔案管理規定》以及《歸檔文件整理規則》等相關要求完成文書檔案8841件、業務檔案3228卷的歸納以及整理，最終將檔案數據掛接到泰坦檔案系統當中，所有的成果經過自檢和第三方的質量檢評，最終結果為成果質量合格。

（二）重視人才隊伍建設，建立更加高標準的培訓。為了更好地完成人才隊伍建設，我們可以選擇通過測繪平臺積極和上級主管部門進行聯系，組織相關的測繪專業培訓，支持專業的測繪工作人員參加省級以及市級論文發表和專業的技術交流，通過函授以及在職教育，包括職稱考試等多種方法，為測繪從業人員提供更多的深造機會，積極引進高素質人才，有效促進人才隊伍的整合，鼓勵測繪單位通過兼并重組來增強企業的規模。引導測繪單位向著信息化技術體系發展，加強野外測繪現代化裝備建設，著力打造一個具有綜合競爭能力的新型測繪單位。

六、結語

本文對廣州市增城區的測繪檔案信息管理進行了探討。項目組成員經過努力之后，克服種種困難，完成本項目歷史資料的整合，為廣州市增城區新農村的規劃建設辦公室日后的工作提供了全面且快捷的決策數據。