互聯(lián)網(wǎng)+背景下單位檔案信息化管理策略研究

文/李昕

本文通過(guò)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)價(jià)值進(jìn)行簡(jiǎn)單分析，在此基礎(chǔ)上，以“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下單位檔案管理策略為切入點(diǎn)開(kāi)展研究，為推動(dòng)單位檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)。研究表明：?jiǎn)挝粰n案管理工作相對(duì)較為繁雜，通過(guò)引入信息化管理手段，可以大幅提升檔案管理質(zhì)效，并可以強(qiáng)化檔案管理工作的可靠性和安全性。因此，需要從充分重視信息化建設(shè)、引進(jìn)信息化技術(shù)以及健全檔案管理制度等角度入手，采取有效措施，全面提高“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下單位檔案管理質(zhì)效

大數(shù)據(jù)、人工智能、云技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，推動(dòng)了各行業(yè)信息化建設(shè)的步伐。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，單位檔案數(shù)量也在逐漸增多，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)不能滿足檔案管理需求，需要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行全面創(chuàng)新。在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，信息化建設(shè)主要是通過(guò)引入計(jì)算機(jī)等多種類(lèi)型的基礎(chǔ)設(shè)施，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)軟件建設(shè)，引入互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域的各項(xiàng)技術(shù)，最終達(dá)到信息化建設(shè)的目標(biāo)，通過(guò)進(jìn)行信息化建設(shè)的方式，可以改變傳統(tǒng)的管理模式。對(duì)于檔案管理而言，通過(guò)分析目前檔案管理中存在的問(wèn)題，積極引入信息化各項(xiàng)技術(shù)，制定建設(shè)方案，提高建設(shè)質(zhì)量，進(jìn)而使得檔案管理工作效率以及管理質(zhì)量得到提升。

一、檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值分析

1.提高管理質(zhì)效

傳統(tǒng)檔案管理模式主要是以紙質(zhì)文件記錄為主，并對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行合理、安全的儲(chǔ)存和加工。在開(kāi)展管理工作過(guò)程中，檔案工作人員必須手寫(xiě)各種類(lèi)型的記錄，效率相對(duì)較低，工作任務(wù)相對(duì)較為繁重。因此，檔案管理人員很難在第一時(shí)間完成工作，在調(diào)閱相關(guān)檔案的過(guò)程中，工作人員需要在相應(yīng)的區(qū)域查找檔案，查找檔案需要消耗的時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，甚至可能會(huì)出現(xiàn)延誤工作的問(wèn)題，檔案管理質(zhì)量相對(duì)較低。在檔案管理信息化建設(shè)完成以后，管理人員可以在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，將檔案資料保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的查詢、分析、加工以及利用等，檔案管理效率大大提高。另外，如需對(duì)部分檔案資料進(jìn)行調(diào)閱，可以通過(guò)關(guān)鍵詞檢索方式查閱，并通過(guò)傳輸系統(tǒng)將檔案資料傳輸給相關(guān)使用者，這個(gè)過(guò)程中消耗時(shí)間相對(duì)較少。在引入信息化技術(shù)以后，檔案資料查閱工作更加方便，檔案資料利用率逐漸提升，其潛在價(jià)值得到充分挖掘。

2.強(qiáng)化管理安全

對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式而言，大量檔案資料主要保存在檔案管理部門(mén)，檔案管理人員對(duì)其類(lèi)型進(jìn)行分析，并將其保存在相應(yīng)檔案室內(nèi)。在檔案資料進(jìn)入到檔案室后，需對(duì)其進(jìn)行合理的處理，以防止出現(xiàn)發(fā)霉或者受潮等問(wèn)題。事實(shí)上，我國(guó)不同區(qū)域氣候條件存在一定的差異性，建筑物也將會(huì)受到氣候的影響，墻面可能會(huì)出現(xiàn)凝結(jié)水珠的現(xiàn)象，其出現(xiàn)受潮的概率提高，檔案資料可能會(huì)出現(xiàn)損壞的問(wèn)題，對(duì)檔案資料價(jià)值進(jìn)行挖掘難度提升。同時(shí)，如果檔案室出現(xiàn)火災(zāi)等問(wèn)題，紙質(zhì)檔案也可能會(huì)出現(xiàn)受損問(wèn)題，檔案安全性嚴(yán)重降低。在實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理以后，信息化建設(shè)引入的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、設(shè)備都相對(duì)較為先進(jìn)，工作人員只需要對(duì)檔案資料進(jìn)行電子化管理即可，大量資料將會(huì)被保存在云平臺(tái)中，其安全性將會(huì)大幅提升，即使紙質(zhì)檔案資料出現(xiàn)丟失或損壞等問(wèn)題，電子檔案也可以基本滿足單位使用需求。

3.統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

傳統(tǒng)檔案管理模式不可能建立起統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)平臺(tái)，難以實(shí)現(xiàn)檔案資源最大化利用。檔案管理信息化必須建立信息化管理平臺(tái)，并在該平臺(tái)中對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)管理。隨著檔案信息化發(fā)展，在有關(guān)檔案信息化專(zhuān)業(yè)公司推動(dòng)下，單位之間可以建立整體統(tǒng)一信息化管理數(shù)據(jù)平臺(tái)，也可以根據(jù)本單位、本部門(mén)的實(shí)際情況，建立高效實(shí)用的檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)的建立，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享共用，真正發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)方便、高效、快捷的優(yōu)勢(shì)，更大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源開(kāi)發(fā)和利用。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下單位檔案管理策略

1.充分重視信息化建設(shè)

通過(guò)對(duì)近年來(lái)檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐看，盡管有些單位已經(jīng)引入信息技術(shù)，但是信息化建設(shè)水平相對(duì)較低、建設(shè)速度相對(duì)較慢、建設(shè)程度也參差不齊。因此，單位必須充分重視檔案管理信息化建設(shè)工作。首先，單位要引起高度重視。一方面，領(lǐng)導(dǎo)重視與否會(huì)對(duì)信息化建設(shè)產(chǎn)生嚴(yán)重影響；另一方面，對(duì)于信息化建設(shè)人員而言，需要主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)信息化建設(shè)相關(guān)工作，強(qiáng)調(diào)信息化建設(shè)的重要性，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行梳理，闡明信息化建設(shè)工作對(duì)于檔案管理產(chǎn)生的積極影響。同時(shí)，可以通過(guò)列舉實(shí)例的方式提高這方面材料說(shuō)服力，使得領(lǐng)導(dǎo)人員的思想觀念以及態(tài)度得到一定的轉(zhuǎn)變，提高領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)工作的重視程度。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)人員要學(xué)習(xí)信息化建設(shè)相關(guān)知識(shí)，認(rèn)清檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，如果在前期階段無(wú)法完成信息化建設(shè)工作，必然會(huì)對(duì)單位后續(xù)工作開(kāi)展產(chǎn)生重要影響；其次，單位需要根據(jù)自身的實(shí)際情況以及合理需求，籌集一定數(shù)量資金，并對(duì)檔案信息化管理工作進(jìn)行規(guī)劃。然而，在實(shí)際工作中一些單位可以統(tǒng)籌的資金量相對(duì)較少，檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)、路徑還很不清晰。因此，單位需要明確信息化建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)容，制定信息化建設(shè)的相關(guān)計(jì)劃書(shū)，明確建設(shè)目標(biāo)、路徑、周期、預(yù)算等項(xiàng)目，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并取得最大的支持。

2.積極引進(jìn)信息化技術(shù)

檔案管理信息化工作需要引入相關(guān)硬件設(shè)備、信息化技術(shù)以及開(kāi)發(fā)相關(guān)應(yīng)用軟件，積極構(gòu)建以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息化技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理新模式。這些技術(shù)和設(shè)備的引入改變了傳統(tǒng)檔案管理模式，進(jìn)而使得檔案管理質(zhì)效得到一定提升。在檔案管理實(shí)踐中，部分單位并沒(méi)有充分意識(shí)到信息化建設(shè)的重要性。盡管已經(jīng)引進(jìn)了大量的先進(jìn)技術(shù)及設(shè)備，但是檔案管理工作人員并沒(méi)有掌握這些技術(shù)和設(shè)備的使用方法，導(dǎo)致部分技術(shù)無(wú)法得到合理應(yīng)用，設(shè)備閑置且無(wú)法充分發(fā)揮其效能。先進(jìn)技術(shù)、設(shè)備無(wú)法充分發(fā)揮作用，檔案管理模式轉(zhuǎn)變速度相對(duì)較慢，嚴(yán)重制約或影響檔案信息化應(yīng)用程度以及信息化管理水平的先進(jìn)性。要提升檔案管理信息化水平，必須解決先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備普及率相對(duì)較低的問(wèn)題。首先，需要在單位內(nèi)建立信息化管理部門(mén)，不但需要引進(jìn)相關(guān)的技術(shù)和設(shè)備，還需要引入專(zhuān)業(yè)化的人才，強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)。在引進(jìn)相關(guān)技術(shù)和設(shè)備以后，需要組織人員對(duì)檔案管理部門(mén)工作人員進(jìn)行全面的培訓(xùn)，使其掌握先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的使用技巧。培訓(xùn)工作的開(kāi)展需要根據(jù)單位不同部門(mén)的工作內(nèi)容進(jìn)行，將傳統(tǒng)管理模式與先進(jìn)技術(shù)相互融合，保障培訓(xùn)內(nèi)容可以在日常工作中得到合理的應(yīng)用。其次，需要引入大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中將會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，在采用傳統(tǒng)管理模式的過(guò)程中，這些數(shù)據(jù)信息難以得到充分的利用，對(duì)數(shù)據(jù)價(jià)值進(jìn)行挖掘難度相對(duì)較高，這也是數(shù)據(jù)信息價(jià)值無(wú)法得到充分發(fā)揮的主要原因。因此，需要積極引入大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，對(duì)數(shù)據(jù)價(jià)值進(jìn)行充分挖掘。對(duì)于大數(shù)據(jù)可視化技術(shù)而言，其可以將信息的錄入過(guò)程進(jìn)行簡(jiǎn)化，進(jìn)而使得數(shù)據(jù)管理效率得到提升。對(duì)于大數(shù)據(jù)錄入技術(shù)而言，其可以將大量的有效信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并可以對(duì)檔案資料的內(nèi)容進(jìn)行充分補(bǔ)充，以此保障數(shù)據(jù)信息的完整性和有效性，防止出現(xiàn)檔案資料價(jià)值降低的問(wèn)題。

3.建立健全檔案管理制度

通過(guò)對(duì)部分檔案管理部門(mén)進(jìn)行調(diào)研發(fā)現(xiàn)，管理制度完整性不足，也是檔案管理效率相對(duì)較低的重要原因。因此，單位需要完善管理制度，并保障各項(xiàng)管理制度可以落實(shí)到位。在這方面，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理制度的重要性以及其意義與價(jià)值。對(duì)目前已有管理制度中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，積極對(duì)管理制度中存在的問(wèn)題進(jìn)行整改。從單位角度出發(fā)，明確檔案管理相關(guān)要求，在滿足相關(guān)法律以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的前提下，對(duì)管理制度進(jìn)行合理修訂并保證修訂后的各項(xiàng)檔案管理制度能夠最大限度地滿足日常工作開(kāi)展需求，使檔案管理工作中存在的問(wèn)題得到妥善解決。同時(shí)，為了確保檔案管理制度落實(shí)落地，還需要建立完善的監(jiān)督制度。對(duì)于檔案管理部門(mén)的工作人員而言，需要積極投入到監(jiān)督工作之中，提高全員工作積極性以及參與意識(shí)。根據(jù)單位實(shí)際，檔案工作人員必須對(duì)自身的行為進(jìn)行合理約束，對(duì)檔案管理制度中相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行全面落實(shí)。任何工作的開(kāi)展都需要做到有據(jù)可依，使檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)勢(shì)得以發(fā)揮，促進(jìn)單位檔案管理信息化工作持續(xù)、穩(wěn)定高質(zhì)量發(fā)展。另外，在監(jiān)督工作開(kāi)展過(guò)程中也需要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，以此達(dá)到全面監(jiān)督的目標(biāo)，降低在檔案管理過(guò)程中有可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。

上述分析研究表明，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，則管理效率及管理質(zhì)量均較低。由此可見(jiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足發(fā)展的需求。因此，需要積極引入大量互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化技術(shù)，并引入先進(jìn)管理方法，不斷對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行科學(xué)、合理的優(yōu)化和創(chuàng)新，以推動(dòng)檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展。