淺談推進(jìn)新時(shí)期企業(yè)檔案治理

文/張靜茹

隨著國(guó)家治理能力體系建設(shè)的推進(jìn)，我國(guó)檔案事業(yè)提出了推進(jìn)檔案治理體系建設(shè)，提倡企業(yè)由檔案管理向檔案治理轉(zhuǎn)變。本文通過(guò)檔案管理和檔案治理在產(chǎn)生背景、構(gòu)成要素等方面進(jìn)行對(duì)比分析，論述了企業(yè)推進(jìn)檔案治理的難點(diǎn)和意義，解析推進(jìn)檔案從管理走向治理的關(guān)鍵點(diǎn)

一、現(xiàn)狀分析

新修訂《檔案法》通過(guò)法律制度的具體化，全面準(zhǔn)確地把“三個(gè)走向”貫穿于檔案工作全過(guò)程和各方面，系統(tǒng)完整地回答了檔案事業(yè)的治理之問(wèn)、動(dòng)力之問(wèn)、發(fā)展之問(wèn)[1]。可見(jiàn)，新時(shí)期檔案治理體系建設(shè)必須圍繞三個(gè)走向，聚焦檔案法，達(dá)到提升檔案治理能力，推進(jìn)國(guó)家治理現(xiàn)代化的目的。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和國(guó)有企業(yè)的發(fā)展，國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)量在增多，存在形式在增加，利用需求在變化，檔案管理到檔案治理的轉(zhuǎn)變是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化推進(jìn)的必經(jīng)途徑。新修訂的檔案法是國(guó)家推動(dòng)檔案治理體系產(chǎn)生的重要成果。面對(duì)企業(yè)檔案治理，新修訂的檔案法讓企業(yè)檔案治理體系建設(shè)有法可依，有章可循。

二、檔案管理和檔案治理的比較

企業(yè)檔案工作是秉承為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)的初心和使命，服務(wù)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)任務(wù)的工作。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，檔案管理是基礎(chǔ)，檔案治理是全面擴(kuò)展，企業(yè)從檔案管理到檔案治理的轉(zhuǎn)變，是企業(yè)發(fā)展的必要需求，相比較兩者主要因素發(fā)生了轉(zhuǎn)變，針對(duì)國(guó)有制造企業(yè)為例分析如下：

背景不同：從古到今的檔案活動(dòng)來(lái)看，檔案管理理論主要是在借鑒和吸收?qǐng)D書(shū)管理、行政管理和歷史理論中的合理成分中發(fā)展和成熟起來(lái)的。我國(guó)現(xiàn)代檔案治理概念的提出，主要是源于國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化政策主導(dǎo)能力，而且我國(guó)的“治理”與西方治理理論中的“治理”并非完全等同，符合我國(guó)國(guó)情和歷史發(fā)展情境[2]。社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定程度是開(kāi)展檔案治理的基礎(chǔ)和條件。

主體不同：企業(yè)檔案管理主體為檔案部門(mén)，檔案治理視角下主體將轉(zhuǎn)變?yōu)橐詸n案部門(mén)為主導(dǎo)，設(shè)計(jì)部門(mén)、工藝部門(mén)、制造部門(mén)等參與，黨委、團(tuán)委、工會(huì)等組織和個(gè)人協(xié)同作用。由檔案部門(mén)的一元性向協(xié)作參與主體的多元性轉(zhuǎn)變。

對(duì)象不同：企業(yè)檔案管理對(duì)象是現(xiàn)有的館藏檔案，檔案治理的對(duì)象將是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的各單位產(chǎn)生的全部資料。

方式不同：檔案管理方式由檔案部門(mén)計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制，檔案治理方式由多元主體之間聯(lián)合協(xié)作。

目的不同：檔案管理目的是有序、規(guī)范化管理，檔案治理則是注重和鼓勵(lì)多元主體參與到檔案活動(dòng)中來(lái)，為更好發(fā)揮檔案價(jià)值，提升效率，降低成本。這樣企業(yè)就可以使檔案主體之間的分工進(jìn)一步優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源有效配置。

三、推進(jìn)企業(yè)檔案治理的難點(diǎn)

1.企業(yè)重視程度不夠，檔案意識(shí)不強(qiáng)

企業(yè)的檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，部分企業(yè)管理者認(rèn)為檔案就是簡(jiǎn)單的資料收集、整理、保存、借閱登記，與經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益沒(méi)有直接關(guān)聯(lián)，保持傳統(tǒng)模式即可，致使對(duì)檔案管理工作的投資少、要求低，甚至邊緣化，重視程度不足嚴(yán)重影響了檔案治理體系的有效推進(jìn)。

檔案部門(mén)缺少檔案和信息化專(zhuān)業(yè)人員，很多檔案人員被動(dòng)從事檔案管理工作，缺少理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，工作內(nèi)容瑣碎，很難體現(xiàn)價(jià)值，對(duì)檔案的認(rèn)同感較弱。企業(yè)員工的日常培訓(xùn)中缺乏檔案知識(shí)培訓(xùn)，導(dǎo)致在日后工作中很難有主動(dòng)建檔、存檔、歸檔的意識(shí)，認(rèn)為所有檔案歸檔即可，不需鑒別分類(lèi)整理，只要全部歸檔就安全可靠，然而在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)才發(fā)現(xiàn)不能很快定位、查找到所需的信息內(nèi)容。這種對(duì)檔案工作錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，勢(shì)必?zé)o法滿(mǎn)足檔案治理現(xiàn)代化需求。

2.企業(yè)信息化發(fā)展與檔案發(fā)展不匹配

隨著新時(shí)期物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、元宇宙的快速發(fā)展和國(guó)產(chǎn)化需求的提出，企業(yè)的信息化發(fā)展模式也在不斷地變化著，已經(jīng)在不斷地向著整體規(guī)劃的方向發(fā)展和進(jìn)步。同樣，新時(shí)期發(fā)展背景對(duì)于檔案數(shù)據(jù)也有了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)，但是現(xiàn)階段企業(yè)中的檔案數(shù)據(jù)現(xiàn)狀并不能有效地滿(mǎn)足檔案治理的實(shí)際需求。

企業(yè)檔案表現(xiàn)形式和存儲(chǔ)方式也在隨著企業(yè)生產(chǎn)需求轉(zhuǎn)化，檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出數(shù)量大、領(lǐng)域廣、結(jié)構(gòu)和關(guān)聯(lián)復(fù)雜等特點(diǎn)，對(duì)應(yīng)信息化建設(shè)也存在任務(wù)大、投入多、集成難的狀態(tài)。在企業(yè)現(xiàn)有的信息化發(fā)展模式下，缺少多種應(yīng)用系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)集成，在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中數(shù)據(jù)沒(méi)能有效地進(jìn)行集成分析，不利于企業(yè)各業(yè)務(wù)之間數(shù)據(jù)信息的共享。相關(guān)的檔案利用者無(wú)法針對(duì)問(wèn)題快速找到問(wèn)題源頭和提出相應(yīng)的解決辦法；相關(guān)經(jīng)營(yíng)者無(wú)法及時(shí)地對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)以及經(jīng)營(yíng)情況等進(jìn)行分析判斷。

四、推進(jìn)企業(yè)檔案治理的意義

在推進(jìn)中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展的新時(shí)代，國(guó)家治理體系與治理能力現(xiàn)代化成為重要議題。檔案治理體系作為國(guó)家治理體系的重要組成部分，是國(guó)家治理的重要工具和載體[3]。檔案治理是推進(jìn)國(guó)家治理現(xiàn)代化的內(nèi)在要求，是推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的基本動(dòng)力和重要保障。檔案治理能夠提升公眾檔案意識(shí)，能夠積聚社會(huì)資本，增加檔案公共服務(wù)供給，提高檔案事務(wù)管理效能。檔案治理需要檔案部門(mén)從獨(dú)立到協(xié)同，要求社會(huì)組織和公民從被動(dòng)接受到主動(dòng)參與，這樣全民親身參與比宣傳更能提升檔案意識(shí)，共同參與可以加深對(duì)檔案工作的理解，有效保障檔案利用效果。

企業(yè)推進(jìn)檔案治理能夠改善檔案部門(mén)勢(shì)單力薄、人力、物力和財(cái)力有限的困境，增強(qiáng)企業(yè)檔案意識(shí)。通過(guò)檔案部門(mén)與各部門(mén)之間聯(lián)系、合作，建立起多元化的互動(dòng)管理格局，建立全面、多維、全生命周期的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，既可以對(duì)檔案工作形成有效監(jiān)督，又有助于完善檔案工作制度，還能滿(mǎn)足企業(yè)更廣更深入的檔案數(shù)據(jù)需求。

企業(yè)推進(jìn)檔案治理可以從多方面擴(kuò)增檔案系統(tǒng)內(nèi)容，將企業(yè)的一系列活動(dòng)立體地表現(xiàn)出來(lái)，更有利于“管檔案”向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)型。研發(fā)部門(mén)除了按計(jì)劃給檔案部門(mén)歸檔主要階段文件，可以先自行整理建立部門(mén)數(shù)據(jù)庫(kù)，可以保留過(guò)程更改文件，彌補(bǔ)檔案部門(mén)只留存現(xiàn)行有效文件的缺失，便于查閱及解決產(chǎn)品設(shè)計(jì)中出現(xiàn)的問(wèn)題。設(shè)備儀器管理部門(mén)規(guī)定歸檔高價(jià)值和技改項(xiàng)目的設(shè)備儀器檔案，但其他小設(shè)備的關(guān)鍵資料也應(yīng)建賬并保存。對(duì)于疫情防控和安全生產(chǎn)“三違”檢查情況等都可以由安保部門(mén)建立數(shù)據(jù)檔案庫(kù)，便于在發(fā)生緊急危險(xiǎn)情況時(shí)及時(shí)給出治理方案。“三供一業(yè)”隨社區(qū)管理脫離企業(yè)，檔案部門(mén)可將社區(qū)檔案轉(zhuǎn)向社區(qū)管理組織，便于方便社區(qū)居民查閱使用，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放管理。

五、企業(yè)推進(jìn)檔案從“管理”走向“治理”的關(guān)鍵點(diǎn)解析

1.堅(jiān)持黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

檔案法從法律上明確黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)制度，體現(xiàn)了“檔案工作姓黨”的政治屬性。企業(yè)要發(fā)展，必須堅(jiān)持黨的領(lǐng)導(dǎo)，企業(yè)檔案工作亦如此，只有這樣才能保證檔案工作的正確方向性和檔案的安全性。

2.樹(shù)立開(kāi)放的檔案治理理念

檔案治理的多元性和多樣性，要由開(kāi)放的理念來(lái)支撐。當(dāng)前，航空工業(yè)各單位數(shù)字檔案館的建立和檔案進(jìn)館工作，預(yù)示著企業(yè)正在以國(guó)防需求為導(dǎo)向的開(kāi)放理念在實(shí)行資源整合。企業(yè)內(nèi)部部門(mén)間也可互助聯(lián)合，以職能職責(zé)劃分參與到對(duì)應(yīng)的檔案工作中來(lái)，多維發(fā)揮檔案價(jià)值。

3.提升企業(yè)信息化建設(shè)能力

新時(shí)代高質(zhì)量發(fā)展離不開(kāi)人工智能，意味著國(guó)家信息化水平在加速提升。對(duì)應(yīng)航空企業(yè)檔案緊跟發(fā)展步伐提出“數(shù)智檔案”，檔案由紙質(zhì)化已轉(zhuǎn)成電子化，接著就要做到數(shù)據(jù)整合分析，提升數(shù)據(jù)利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)智能化聯(lián)動(dòng)。提升檔案信息化建設(shè)能力，有利于加快檔案治理現(xiàn)代化進(jìn)程。

4.依法實(shí)施檔案部門(mén)職責(zé)任務(wù)

檔案主管部門(mén)在推進(jìn)檔案治理進(jìn)程中具有主導(dǎo)作用，檔案主管部門(mén)開(kāi)展監(jiān)督檢查，切實(shí)把檔案治理制度轉(zhuǎn)化為治理效能，有利于檔案部門(mén)指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門(mén)正確利用檔案，督促落實(shí)年度計(jì)劃，有效發(fā)現(xiàn)部門(mén)安全隱患和違法行為，推進(jìn)檔案治理體系構(gòu)建。

全面推進(jìn)檔案治理體系建設(shè)，提升檔案治理效能是《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的首要任務(wù)，對(duì)于企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展意義非凡。推進(jìn)企業(yè)檔案治理體系建設(shè)的最終目的是提升企業(yè)檔案價(jià)值，凸現(xiàn)檔案在各項(xiàng)事務(wù)中的作用，更好服務(wù)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。企業(yè)檔案治理應(yīng)按實(shí)際應(yīng)用環(huán)境逐步推進(jìn)，構(gòu)建廣泛的資源利用平臺(tái)，挖掘企業(yè)走向現(xiàn)代化正確路徑，提升檔案在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的地位，激發(fā)全民參與檔案事業(yè)發(fā)展的積極性。