事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理工作的改進(jìn)與優(yōu)化

文/王磊

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。要緊跟時(shí)代的步伐，就必須實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，積極推進(jìn)數(shù)字化技術(shù)和制度的應(yīng)用，從而在競爭日益激烈的市場環(huán)境中占據(jù)優(yōu)勢，保證其有效性與可持續(xù)性。本文旨在分析單位會(huì)計(jì)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的意義并根據(jù)發(fā)展現(xiàn)狀探討改進(jìn)與優(yōu)化措施

一、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作數(shù)字化的意義

1.進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理的效率

當(dāng)前的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作存在一定的局限性，比如在進(jìn)行紙質(zhì)文件整理的過程中需要大量的人工成本，檔案耗費(fèi)紙張，進(jìn)行紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理的空間需求不斷增大；并且紙質(zhì)版的檔案對防火、防潮、防蛀等保存條件要求比價(jià)高，加大了會(huì)計(jì)檔案保存的難度；紙字版的會(huì)計(jì)檔案在進(jìn)行調(diào)看查閱的過程中，面臨會(huì)計(jì)檔案、憑證被遺漏和更改的風(fēng)險(xiǎn)，無形中加大了檔案保存完整性的難度。與之相反，會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化能夠提高會(huì)計(jì)檔案保存質(zhì)量，節(jié)省會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)物理空間。會(huì)計(jì)檔案管理工作利用互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，提高單位的運(yùn)營效率，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)，對于單位管理、財(cái)務(wù)管理等一系列工作具有重要意義。目前，智能化財(cái)務(wù)管理軟件已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作中，極大提高了會(huì)計(jì)核算從業(yè)者的效率。數(shù)字化管理不僅能夠?qū)?huì)計(jì)檔案進(jìn)行電子化保存和編輯，并迅速調(diào)取相關(guān)文件，從而為會(huì)計(jì)檔案管理帶來更加便捷、高效的信息化服務(wù)，而且能夠改變以往繁瑣緩慢、空間受限的紙質(zhì)化數(shù)據(jù)傳輸模式，極大優(yōu)化部門之間的信息溝通機(jī)制，為事業(yè)單位發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。

2.提升會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)性

數(shù)字化轉(zhuǎn)型的科學(xué)性不僅在于在對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理和優(yōu)化時(shí)，利用信息技術(shù)將事業(yè)數(shù)據(jù)進(jìn)行更加準(zhǔn)確便捷的整理計(jì)算，更在于利用編程手段對事業(yè)單位資料進(jìn)行深度加工，從而幫助單位洞悉潛在問題、把握機(jī)遇，從而實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展。與此同時(shí)，信息技術(shù)還能輔助單位進(jìn)行各階段各程序工作檢查總結(jié)，將所出現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給相關(guān)工作人員，通過提高反饋效率，快速提升工作水平，進(jìn)一步保證會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理的科學(xué)性。

二、大數(shù)據(jù)背景下，會(huì)計(jì)檔案管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化措施

目前大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和技術(shù)日趨成熟，許多單位都開始引進(jìn)先進(jìn)的工作系統(tǒng)或軟件開展日常管理工作，并能夠利用信息技術(shù)來為自己最后的決策提供科學(xué)全面的依據(jù)。然而，盡管在大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的加持下，會(huì)計(jì)檔案管理工作愈發(fā)高效、科學(xué)，但單位數(shù)據(jù)信息的安全性受到威脅、軟硬件必要設(shè)施缺乏及相關(guān)工作人員專業(yè)能力不足等一系列問題也亟待解決。

1.加大會(huì)計(jì)檔案的保密力度

在利用互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算技術(shù)實(shí)施管理工作時(shí)，要強(qiáng)化對信息保密性的管控。首先，會(huì)計(jì)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)確立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拿孛芄ぷ鞴芾碇贫龋源_保從業(yè)人員的秘密行動(dòng)符合法律法規(guī)；其次，單位應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對從業(yè)人員保密工作能力的培養(yǎng)，明確保密工作責(zé)任人，實(shí)施相關(guān)的處罰規(guī)定，凡是因操作疏忽造成的數(shù)據(jù)泄露或數(shù)據(jù)損失，單位有權(quán)利追究責(zé)任；最后，會(huì)計(jì)檔案管理從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)保持良好的工作態(tài)度，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。另外，在招聘檔案管理人才時(shí)，應(yīng)當(dāng)綜合考慮其專業(yè)、品德和責(zé)任意識(shí)，不僅要考察業(yè)務(wù)能力素養(yǎng)，更要考驗(yàn)是否能有效保護(hù)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)并具備較高的保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。

2.推動(dòng)單位會(huì)計(jì)檔案管理軟硬件設(shè)施的建設(shè)和完善

單位會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理工作的實(shí)施離不開軟硬件設(shè)備的完善。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化管理意識(shí)，注重軟硬件設(shè)施建設(shè)，以提高工作效率，促進(jìn)數(shù)字化發(fā)展。在硬件設(shè)施方面，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加大投入，配置現(xiàn)代化的電腦，以滿足高效工作所需。在軟件方面，單位應(yīng)引進(jìn)、更新、升級(jí)管理系統(tǒng)，降低會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)操作門檻，保證操作穩(wěn)定性，在提升工作效率的同時(shí)注重?cái)?shù)據(jù)處理的完整性。

3.進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合水平

在信息化時(shí)代，單位應(yīng)該積極利用信息化的優(yōu)勢，不斷地提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和綜合運(yùn)用技術(shù)，以切實(shí)完成數(shù)字化轉(zhuǎn)型。首先，會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)保持進(jìn)一步研究學(xué)習(xí)的積極心態(tài)，及時(shí)接觸新信息、新知識(shí)，正確理解和運(yùn)用大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，尋求有針對性的學(xué)習(xí)方法，提高自身專業(yè)素質(zhì)和綜合應(yīng)用技術(shù)，以更好地進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理工作，努力構(gòu)建并合理運(yùn)用會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)管理和應(yīng)用體系，在實(shí)現(xiàn)個(gè)人發(fā)展的同時(shí)，促進(jìn)單位整體發(fā)展與進(jìn)步。其次，在人才培育方面，為了更有效地推動(dòng)單位會(huì)計(jì)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，一方面，單位可以積極引進(jìn)數(shù)字化專業(yè)的技術(shù)人才以改善單位財(cái)務(wù)部門的專業(yè)結(jié)構(gòu)；另一方面，單位應(yīng)通過開展教育培訓(xùn)、定期組織相關(guān)活動(dòng)、建立激勵(lì)機(jī)制等措施，提高工作人員的專業(yè)技能，從而提升整個(gè)財(cái)務(wù)部門的工作效率和水平。在此基礎(chǔ)上，單位還應(yīng)著重培養(yǎng)具備會(huì)計(jì)知識(shí)并能合理利用和優(yōu)化本單位信息管理技術(shù)的復(fù)合型人才，為單位長遠(yuǎn)發(fā)展提供強(qiáng)有力的人才保障。

毋庸置疑，大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)的應(yīng)用在為事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作提供便利的同時(shí)也向其提出了新的要求和挑戰(zhàn)。數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案管理具備提升效率、節(jié)約空間、減少成本等諸多優(yōu)點(diǎn)，事業(yè)單位應(yīng)該積極進(jìn)行檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，促進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是對財(cái)務(wù)實(shí)施準(zhǔn)確管理的重要手段，也是數(shù)字化時(shí)代會(huì)計(jì)檔案管理的應(yīng)然趨勢。事業(yè)單位應(yīng)該緊跟時(shí)代潮流，結(jié)合自己單位的工作實(shí)際，制定符合會(huì)計(jì)管理的工作方法，通過相關(guān)措施加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)的安全性、注重軟硬件設(shè)施建設(shè)完善、提高從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作的進(jìn)一步數(shù)字化發(fā)展具有重要意義。