新形勢下檔案保密工作存在的問題及對策

羅 琳

（陜西省寶雞峽引渭灌溉中心,陜西 咸陽 712000）

陜西省寶雞峽引渭灌溉中心（以下稱寶雞峽）是陜西目前最大的灌區管理機構,檔案種類分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等,檔案種類齊全。灌區內有大中型水庫6 座,擁有98 km 高邊坡渠道及亞洲第一的控制性咽喉工程韋水倒虹,管好用好這些重要工程的檔案,對工程的運行管理,確保人民群眾的生命財產安全具有重要意義。檔案管理首先要處理好保密與利用的關系。檔案利用要遵守保密原則,做好保密是為了更好地利用。不能因擔心泄密,對正常的檔案利用層層設限,使很多檔案無法得到充分利用,檔案的價值無法有效體現。也不能為了利用而忽視保密工作,給單位、國家造成重大損失。

1 新形勢下的檔案保密工作存在的問題

1.1 檔案管理者缺乏正確的檔案保密意識

檔案管理最根本的要素是人。在高科技發達的今天,過硬的物理保護機制固然重要,但思想管理的培養與建設同樣重要,甚至超過硬件防護。由于人的不可控性和不可預知性,在檔案管理的過程中,可能出現信息的丟失與泄露,進而傷害個體權益、單位利益,甚至是國家利益。在工作中,很可能因為個人故意或非故意的行為,導致文件實體或信息泄露。比如,作為控制性工程的韋水倒虹及林家村樞紐大壩,涉及下游數十萬群眾及廠礦企業安全,隨意處理廢舊文件或者工程有關資料很可能造成重大安全隱患；存儲設備的不當管理,致使涉密信息被違規獲得。近年來為了個人利益而損害或出賣他人利益、單位利益甚至是國家利益的現象時有發生。

1.2 檔案信息化建設使泄密風險增加

如今,網絡信息技術已廣泛覆蓋和普及,此類背景下,使得檔案管理部門檔案信息化有了堅實的基礎,然而,也導致檔案非傳統安全危險明顯增加。特別是大量新的檔案存儲媒介的出現增加了檔案泄密的風險。此外,網絡技術的發展使得利用黑客、木馬病毒等技術對檔案信息系統進行攻擊變得更加容易,在一定程度上也使得檔案泄密風險大大增加。所以,檔案信息化背景下如何做好檔案信息安全工作成為檔案管理部門要重點應對的問題。

1.3 檔案專業人員的職業素養對檔案保密工作的影響

由于種種原因,在檔案行業真正的高校檔案專業畢業的人員并不多,寶雞峽灌區的基層單位尤其如此。大多數人員是在職培訓后上崗,沒有系統地學習檔案專業知識,保密意識不強。而在后期的學習和培訓中,業務培訓多,與之相應的保密教育培訓缺失,檔案管理人員保密意識薄弱。隨著信息技術在檔案管理領域的應用,既具有檔案專業知識,又熟練掌握計算機技術的復合型人才更少,這是檔案管理和檔案保密工作面臨的又一個新問題。為解決以上問題,培養新型復合型檔案管理專業人員,寶雞峽近年來加強了檔案管理人員培訓,采取參加省級檔案管理培訓、聘請專家來單位培訓指導等方式,從檔案管理業務、檔案保密工作、檔案管理信息化等方面進行全方位培訓,使檔案管理人員的專業技能、保密意識有了新的提高。

1.4 檔案保密的技術手段落后

檔案管理正在由傳統的手工管理轉向信息化管理,信息技術的發展極大地提高了檔案管理和利用的效率,也使檔案保密工作面臨著嚴峻的考驗,而檔案保密技術手段在很多單位并沒有與時俱進,沒有從制度上、人才上、硬件軟件防護上跟上信息化的步伐,存在著諸多泄密隱患。

2 新形勢下的檔案保密工作開展對策

2.1 加強檔案的規范管理,增強法治意識

在檔案管理中,有許多涉及到單位工作秘密、商業秘密以及國家軍事、政治、經濟等方面的涉密信息。任何檔案信息的泄露都會對相應領域的發展產生很大的影響。因此,相關部門需要做好檔案管理的保密性工作,確保檔案實體和檔案信息的安全。通過多年來的實踐,寶雞峽成立了保密辦,并且在具體操作上更加規范細致。首先健全完善檔案保密制度,把《保密法》、本行業的保密規定和檔案管理保密要求變成本單位可操作的檔案保密制度,把相關法律法規具體化,才能在日常工作中很好地執行,并根據情況的變化適時調整。其次規范檔案管理人員的行為。要求不得通過基于互聯網通信的平臺傳遞涉密信息,涉密媒介不得與其它媒介共用,存儲涉密信息的計算機要與互聯網物理隔絕。還應加強檔案管理人員的保密法制教育,克服麻痹思想和僥幸心理,保持高度的警惕性,切實負起保密責任,同時承擔泄密后果。針對形勢的變化,寶雞峽檔案室先后制定完善了《電子檔案管理辦法》《檔案數字化轉化工作手冊》《電子檔案查閱辦法》等一系列規章制度,奠定了新形勢下檔案保密工作的基礎。

2.2 適應新技術的發展

傳統的檔案管理手段和檔案保密意識、保密措施在檔案管理信息化背景下面臨重大考驗,新技術的應用對檔案管理人員的專業水平、職業素養提出了更高的要求,除了熟悉檔案管理的專業知識,還應掌握與計算機應用、計算機網絡相關的基本知識以及計算機安全防護的基本技能。解決的途徑一是引進新型檔案管理人才,形成階梯化檔案管理隊伍,避免形成人才斷層和知識斷層。近年來,寶雞峽在招聘公職人員時,注重加強對思想政治教育、檔案管理等專業人員的吸納,為檔案管理規范化標準化奠定了人才基礎。二是加強在職人員的培訓力度,強化信息技術的推廣應用,降低檔案管理專業技術人員代際差距,實現由人工管理向信息化管理的平穩過渡。寶雞峽于2021年7 月份在林家村樞紐成立職工培訓學校,對公文處理、檔案管理等列出年度培訓計劃,注重業務技能培訓。

2.3 嚴格檔案信息系統管理

在檔案管理信息化背景下,檔案保密管理的一個關鍵就是檔案管理信息系統的安全性。檔案管理信息系統應符合國家保密法規、網絡安全、檔案行業標準要求的身份鑒別、接入管控、安全審計、密碼保護、邊境安全保護等安全保密保護措施,并確保持續有效。對于應用檔案管理信息系統的計算機、單獨保存秘密檔案的非聯網計算機,應及時安裝和升級正版防病毒軟件并設置密碼。（1）精準把握“涉密信息不上網、上網信息不涉密”原則,以物理分離法隔離好涉密檔案。（2）對涉密計算機網絡和計算機運行維護單位人員及資質進行嚴格審查,簽訂保密承諾書,明確責任和義務及應承擔的法律后果。（3）應建立計算機及可移動存儲介質登記臺帳,每臺計算機及可移存儲介質均需粘貼安全級別標識,注明負責人和設備編號,專人管理。對符合國家保密標準的保密計算機,應采取身份鑒別、訪問授權、違規外聯監控、病毒查殺、移動存儲介質管理與控制等安全保密舉措,禁止應用具備無線功能的模塊及外圍設備。嚴格管理存儲介質的使用,禁止涉密計算機與非涉密計算機之間交叉使用硬盤、U 盤等移動存儲介質。（4）對檔案室設備設施嚴格管理,并對復印、打印機,電腦及碎紙機等設備進行嚴控,報廢辦公設備應進行技術處理,防止造成失密泄密。

2.4 完善檔案保密管理機制

對檔案管理工作而言,有關管理機制要順應時代的發展,進一步動態化調整,這樣才能夠做到與時俱進,適應保密工作發展的要求。與目前不同類型檔案保密工作要求與特征相結合,做好有關管理工作的改進與優化,制定相應的管理制度,提高管理工作的規范化。比如,在目前檔案管理信息化建設的過程中,我們需要針對電子文件原數據的標準以及有關數據格式等實行進一步完善,并加強規范化管理,從而提升檔案資料的安全性。

2.5 嚴格涉密人員管理

人是做好檔案保密工作的重點,亦為難點,在檔案保密管理中,起決定性作用的因素是人,保密制度和保密技術手段需要人來執行。寶雞峽的做法是：（1）加強檔案人員的思想教育,強化保密意識,避免出現經驗主義、意識疲勞,做到時時警惕,警鐘長鳴。對檔案管理人員的教育應根據保密形勢的變化有明確的針對性,力戒形式主義。（2）定期為員工開展保密業務培訓,不斷掌握保密工作新技能,以適應時代變化。（3）嚴格檔案員的選拔、使用和管理,將保密意識和保密能力當做考察檔案人員的關鍵內容,從而讓檔案人員“知保密、會保密及能保密”。涉密人員正式上崗之前,一定要通過人事部門和保密機構的審查和培訓,了解相關保密法律法規,掌握相關保密知識和技能,簽署保密承諾書。離崗前,也應根據相關規定監督其清退涉密載體,并應用脫密期管理舉措,保證保密工作全程可控。

3 結語

總而言之,如今,社會在發展,科技在進步,檔案保密工作也應緊跟時代發展腳步,加強其使命感及責任感,確保檔案管理有效建設。檔案工作人員不但要更好的乘坐政府信息公開這趟快車,同時也應立足現實,讓檔案工作向更高臺階邁進。始終保持清醒頭腦,密切關注檔案保密工作,最大程度地維護人民及國家利益,確保國家利益的安全。