精細化理念在事業單位檔案管理中的應用探析

摘 要：本文以事業單位為主要對象，圍繞檔案管理工作，分析當前開展這項工作期間所面臨或者潛藏的問題，以精細化理念為指引，以問題為依據，重點探討如何實現精細化理念與檔案管理工作的深度融合，具體措施包括提升精細化檔案管理重視程度、建立健全精細化檔案管理制度、增強檔案人員服務意識和精細化意識、加快精細化檔案管理信息化建設。

關鍵詞：精細化理念；事業單位；檔案管理

通過科學合理、現代高效的方式對檔案信息進行分類整理及開發使用，可以有效總結事業單位在發展運行中的歷史經驗。在管理中，事業單位可以明確自己的不足及薄弱之處，制定方案，落實貫徹，從而解決問題，讓檔案的功能發揮得到最大化。當前，事業單位在檔案管理工作方面所呈現的整體情況并不理想，依舊有一些問題制約檔案功能的發揮，不利于事業單位的健康穩定發展。精細化理念的提出與應用，可以改善事業單位檔案管理現狀，規范事業單位檔案管理流程，促使其朝著科學化、標準化以及制度化的方向發展。對于事業單位而言，在這一環節中，不僅可以為民眾提供更為優質良好的社會公共服務，還可以樹立良好的社會形象。因此，對于事業單位而言，如何在檔案管理中應用精細化理念，成為其研究關注的重點。

一、事業單位檔案管理工作中面臨的問題

1.不夠重視檔案管理

目前，有些事業單位管理人員在思想觀念中對檔案管理工作沒有足夠重視，認為開展這項工作會浪費過多的時間和精力，很難將其直接轉化為事業單位的競爭力，且難以直接形成經濟效益，很少會對其予以更多的關注。因此，在檔案管理工作開展過程中，很少會投入過多的時間和精力開展這一工作。正是由于管理者片面的思想觀念，使事業單位的檔案管理質量較低。嚴重時，甚至這項工作只是浮于表面，不利于檔案管理工作效率的有效提升。此外，在個別事業單位當中會出現檔案丟失和破損的現象，進一步限制了檔案功能效用的發揮。

2.檔案管理制度不健全

在事業單位中，因檔案管理受重視程度不足的因素影響，圍繞檔案管理所建立的管理制度處于不完善及不健全的狀態，進一步限制了檔案管理整體質量的有效提升。以城市管理檔案為例，在檔案建立過程中，部分事業單位雖然已經建立了相應的管理制度，但所實施的管理制度并沒有真正符合實際情況，甚至是將其他事業單位的檔案管理制度直接照搬挪用。與此同時，個別事業單位在制度落實方面不到位，沒有以管理制度為依據開展相應的檔案管理工作。此外，從管理制度方面來看，存在內容不全面的問題?，F有的規章制度沒有覆蓋到檔案管理工作開展的各個環節，不利于其功能效用的發揮。在檔案管理制度不健全的情況下，檔案管理工作更加處于邊緣化的狀態，不利于有效彰顯其價值，甚至會成為制約事業單位長遠穩定發展的重要因素。

3.檔案管理人員服務意識較差

在部分事業單位中，現有的檔案工作人員很少會接受系統的專業培訓教育，所掌握的專業知識不夠全面。在此種情況下，難以確保事業單位檔案管理工作達到預設的目標效果。加之，部分領導者對檔案管理工作不夠重視，大大降低了檔案管理人員的工作主動性和積極性，限制了檔案管理工作質量的有效提升。此外，在薪資福利設置方面，檔案管理人員的薪資水平相對較低，極大影響了其工作的主動性和積極性。

4.檔案管理信息化建設緩慢

信息化時代的到來，對事業單位檔案管理工作提出了更高的要求，需要事業單位緊跟時代發展形勢，加強檔案信息化建設，以便更好地增強事業單位的競爭力，實現事業單位的長遠可持續發展。但是，就當前事業單位在檔案信息化建設方面的現狀來看，存在建設進程緩慢的問題?，F階段，事業單位已經普遍在內部建立OA信息管理系統，可以實現檔案信息在事業單位內部各部門之間的流轉和歸檔?？墒牵S著時代的發展和進步，此前已有的OA系統難以適應新時代的發展需要，會出現系統兼容性較差、數據無備份功能和不同分類方式存在沖突的問題，這些都會制約信息系統功能作用的發揮。此外，檔案管理信息化建設需要資金、人力以及物力等各種資源的支撐，但部分事業單位會將更多的資源傾向于可直接產生經濟利潤的工作項目，而對檔案管理信息化建設所投入的資源則相對較少，進而出現硬件陳舊和軟件支撐不足的問題。

二、精細化理念在事業單位檔案管理中的應用原則

1.全面性原則

對于事業單位而言，在檔案管理工作過程中，要秉持全面性的基本原則，踐行精細化理念，深入事業單位實際當中，高效整合各種信息數據，歸納整理后形成紙質檔案和電子檔案，作為事業單位服務管理、人力資源配置、戰略目標制定等各項活動開展的依據。

2.真實性原則

檔案可以為事業單位提供精準有效的信息資源，事業單位根據檔案信息采取相應的決策。因此，在檔案管理中應用精細化理念時，事業單位要秉持真實性的基本原則，確保收錄的檔案信息處于精準客觀、真實有效的狀態，從而更好地推動事業單位的長遠可持續發展。只有這樣，才可以確保事業單位作出的決策符合自身的實際情況，具有正確性和科學性的鮮明特征。

3.系統性原則

從整體上來說，檔案管理是一項系統性的工作。基于此，事業單位在加強檔案管理時，要秉持系統性的基本原則，構建精細化檔案管理模式，提高事業單位檔案管理工作的整體運行效率。這就需要事業單位深入實際，高效整合各種資料，包括文件、材料、信息等，確定好相應的類型并劃分，以便在日后需要時可以快速有效地查閱。對于事業單位而言，在這一方式的運作之下，圍繞檔案管理工作，可以使其工作效率在原有基礎上得到提升，獲得較為理想的效果。

三、精細化理念在事業單位檔案管理中的應用策略

1.提升精細化檔案管理重視程度

對于事業單位而言，若想做好檔案管理工作，先要從自身的思想觀念加以轉變。有效提升對檔案管理的重視程度，樹立精細化理念，構建精細化檔案管理模式，使得檔案管理的質量在原有基礎上得到進一步提高?，F階段，雖然越來越多的事業單位管理人員已經意識到檔案管理的重要性，國家也從法律法規方面圍繞檔案管理出臺《檔案法》，并在其中對事業單位檔案管理工作提出了明確的要求和標準規范說明。

因此，事業單位要加強對內部員工的教育培訓，以檔案為切入點，在開展相應的工作時，要讓規章制度落實其中，成為強化管理效果的依據。

第一，事業單位在制定發展規劃過程中，要將檔案管理工作融入其中。以檔案管理為主要切入點，制定短期規劃、中期規劃和長期規劃，實現檔案管理工作與事業單位發展戰略之間的融會貫通，踐行精細化理念精神內涵，使與檔案有關的工作質量得到提升，增強精細化管理含量。

第二，在績效考核中，要融入檔案工作。以檔案管理為主要內容，在績效考核方面確定相應的指標，并賦值?？己私Y束后，要公示結果。借助績效考核的形式，可以讓員工主動參與其中，以精細化的方式開展相應的管理工作。

第三，整合資源?；跈n案管理引進先進資源，從設備設施方面入手，做好采購和引進工作，促使其體系朝著完善化的方向發展。既包括軟件，也包括硬件設備設施，為檔案管理工作的精細化開展創造有利條件。

2.建立健全精細化檔案管理制度

事業單位若想實現長遠穩定發展，需要建立與管理制度規范相應的經營管理行為，從而實現單位的高效運作。因此，在這一環節，事業單位要秉持實事求是的基本原則，完善規章制度。規章制度與現實情況要做到相輔相成，具有較強的契合性，通過構建精細化檔案管理模式讓制度能夠有效落實。對于員工來說，在規章制度的引領下，可以形成規范化的工作行為。

例如，事業單位要在現有的基礎上，完善評價機制，兩者有效承接。從開展方式、開展流程、開展規范程度以及開展效果等方面入手，對檔案管理工作的整體效果展開全方位評價。根據評價結果，及時發現事業單位的檔案管理在不同階段，面臨的問題，并進行解決，提高檔案管理精細化水平。此外，事業單位還需要結合檔案管理工作建立人員獎懲制度，逐步提高檔案管理人員的薪資水平，調動人員工作的主動性和積極性。不僅如此，還可以借助額外獎勵制度，更好地激發檔案管理人員的工作潛能，強化檔案管理人員對該工作的認同感和滿意度，使事業單位檔案管理工作效率在原有基礎上得到進一步提升。

3.增強檔案人員服務意識和精細化意識

在事業單位檔案管理工作中，管理人員是主要執行者，其管理意識的高低和工作方式正確與否，直接影響檔案管理效果。因此，在推進檔案管理方案落實期間，需要明確檔案管理人員所具備的綜合能力，加強對現有人員的教育培訓，增強人員的服務意識和精細化意識。在實際的工作過程中，事業單位可以檔案管理人員為主要對象，開展專業的培訓活動，包括知識技能培訓、責任意識培訓和精細化理念培訓等。檔案管理人員要以高度的責任感和較強的使命感，投入這一工作中，明確工作職責和工作范圍，高效開展檔案管理工作，保證檔案信息的真實完整，避免出現檔案信息被泄露和缺失等不良情況。

此外，檔案管理人員要對各種檔案資料開展深入的開發和利用，提高檔案信息資源的利用效率。事業單位在制定發展規劃時，要根據所獲得的檔案信息加以考量，讓檔案管理融入單位管理活動中，助力事業單位戰略目標的達成。同時，在今后的人才隊伍建設和儲備過程中，還需要針對人才在整個現代化管理改革工作中的具體表現，科學制定監督機制，加大整體考核力度，以便及時發現其在檔案管理中的不規范之處，并在接下來的管理工作范圍內，制定出更加科學可行的管理策略，使各項管理工作得以高效落實。

此外，還要合理構建激勵機制，督促檔案管理人員從創新和精細化等角度著手，分析目前的檔案管理改革要求，并在掌握多種先進技術手段的前提下，不斷探索出更新穎、有效的管理技術和實踐方法，提高檔案管理精細化水平。

4.加快精細化檔案管理信息化建設

在信息化環境下，現代科學技術廣泛應用在社會生活的各個領域。對于事業單位而言，信息化技術的應用可以提高工作效率。

因此，事業單位要轉變思想觀念，增強技術應用意識?；诂F實情況，落實推進檔案管理信息化建設，讓現代化檔案管理模式更具有高層次特征，推動檔案管理轉型升級。對此，事業單位要明確自身的實際需求，做好頂層設計工作，統籌規劃，建立健全檔案管理信息化體系，加大對檔案資源的開發利用，進而實現信息資源共享。與此同時，事業單位還需要重視對信息化人才的培養，充分落實信息化工作，加快發展步伐，奠定人才基礎，增強精細化含量。

互聯網時代的到來，為事業單位檔案管理工作的開展創造了有利條件，但同時，網絡具有虛擬化和開放性的鮮明特征，這也會在某種程度上增加事業單位檔案數據信息被泄露的風險，不利于事業單位戰略目標的實現。面對此種情況，事業單位要增強風險意識，從物理環境和硬件環境多個方面入手，做好安全建設工作。

一方面，事業單位要提高網絡連接的安全性，包括公共信息網和國際互聯網。借助物理隔離的方式，建立符合自身實際情況的檔案數據信息防護系統，提高事業單位檔案信息管理系統的安全水平。

另一方面，檔案管理人員要嚴格審查紙質檔案，按照流程對檔案信息登記之后，方可允許相關人員調閱。在計算機中安裝相應的軟件，如防火墻和防病毒軟件等，將黑客入侵等風險控制在最小范疇。在今后的管理工作中，必須形成正確的安全防范觀念，從系統結構和功能情況著手加以分析和診斷，以便及時發現信息化管理體系中的風險因素，并在明確掌握安全管理工作目標的前提下，探索出更加規范和合理的管理模式與實踐路徑，使整個管理工作實現高效能和高品質落地。最重要的是要在實施安全管理過程中，充分發揮現代化技術載體的優勢，搭建智能監督與防控中心，以便及時發現潛藏的風險隱患，并在接下來的管理工作當中，不斷就現有管理體系做出改進優化，使整個檔案管理工作實現高品質和精細化落地。

四、結論

綜上所述，在事業單位日常管理中，檔案管理作為其中的重要組成部分，處于基礎性和支撐性的地位，對事業單位的可持續發展具有至關重要的現實意義。當前，事業單位的管理存在一定的問題，突出表現為不夠重視檔案管理、檔案管理制度不健全、人員服務意識較差以及檔案管理信息化建設緩慢等。因此，需要事業單位正視檔案管理現狀，提高精細化檔案管理重視程度，秉持全面性、真實性以及系統性的基本原則，在此基礎上，通過建立健全精細化檔案管理制度、增強檔案人員服務意識、精細化意識以及加快精細化檔案管理信息化建設等策略，實現事業單位檔案管理工作的縱深化和精細化發展。

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作者簡介：王宇（1975—），女，漢族，山東菏澤人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理及信息化應用。