高校檔案管理中的問題及其綜合利用策略分析

摘 要：檔案管理工作是支撐高校運(yùn)行發(fā)展的關(guān)鍵一環(huán)，可以提升高校綜合管理水平，并為其開展一系列教育管理工作提供信息支持。但從目前情況來看，一些高校檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性等方面有所欠缺，使其檔案信息不具有真實性和可靠性，制約了高校更好的發(fā)展。基于此，文章簡要闡述提高檔案管理工作質(zhì)量的重要性，并對當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，以此來提出行之有效的應(yīng)對措施，以及提升檔案信息綜合利用效能的策略，為高校檔案管理實踐提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；存在問題；綜合利用；應(yīng)對策略

信息時代的到來，驅(qū)動了高校管理模式發(fā)生變革，檔案管理工作也是如此，應(yīng)當(dāng)緊隨社會時代發(fā)展腳步，積極實施自我改革與創(chuàng)新，更好地應(yīng)對此項工作中的問題，進(jìn)一步推動高校的長效化發(fā)展。因此，高校要切實有效地提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，借助信息化的技術(shù)手段完善檔案管理體系，不斷提升檔案信息綜合利用效能，使其真正服務(wù)于高校發(fā)展。

一、提高檔案管理工作質(zhì)量的重要性

1.簡化高校管理流程。在高校發(fā)展過程中，將會產(chǎn)生頗多且繁雜的工作任務(wù)，需要由大量工作人員解決與處理，在此期間經(jīng)常會對高校正常運(yùn)行和管理造成一定阻礙。通過科學(xué)開展檔案資料的管理工作，不但可以省去不必要的工作流程，也能夠有效提升人員工作效率，合理開展高校檔案的收集、整理、保管與查閱，有助于高校管理者更好地根據(jù)檔案信息有序開展各項管理活動，以此來提升高校管理水平。

2.實現(xiàn)高校規(guī)范管理。高校檔案資料是詳細(xì)記錄和留存其所有發(fā)展過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，包括建校時期和發(fā)展歷程等許多內(nèi)容。通過開展檔案管理工作，高校管理者可以將檔案信息資料作為決策的重要依據(jù)，科學(xué)規(guī)劃高校的未來發(fā)展方向，促使高校得到更好的發(fā)展。同時，管理者可以結(jié)合所查閱的檔案信息，分析與總結(jié)高校日常管理，有利于幫助高校規(guī)范其內(nèi)部管理，進(jìn)一步完善內(nèi)控體系，促進(jìn)高校長久持續(xù)發(fā)展。

3.提升高校資源共享。加強(qiáng)高校檔案管理工作，推進(jìn)管理模式變革與創(chuàng)新，可以促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，從而實現(xiàn)高校檔案信息資源的高效利用和互通共享。在此基礎(chǔ)上，高校各部門的管理者可以登錄共享網(wǎng)絡(luò)，查詢以往發(fā)展歷程中所記錄和留存的檔案資料，充分發(fā)掘其中助力高校持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵信息，及時掌握人才市場情況，以此來調(diào)整高校人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，使其成為高校持續(xù)發(fā)展的推動力。

二、高校檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理關(guān)注度不足。從目前的檔案管理工作來看，一些高校并沒有對檔案管理工作有正確的認(rèn)知，在日常管理過程中，缺少對其關(guān)注程度。雖然也會采取相應(yīng)管理手段，但在管理模式和方法上較為滯后，難以全面發(fā)揮檔案信息的價值作用。同時，在實際管理工作中，檔案管理工作的崗位均是由校內(nèi)教師兼任，沒有安排專業(yè)人員全權(quán)負(fù)責(zé)，使得檔案管理過程中人才市場、日常管理等資料收集、整理及分析不及時，導(dǎo)致高校發(fā)展與市場需求有所脫節(jié)，檔案信息利用效率低下。

2.檔案管理體系不健全。近年來，高校檔案管理工作雖已取得一定成效，但在實際管理中依舊面臨諸多難題。由于高校檔案管理體制較為滯后，缺乏科學(xué)性、規(guī)范性的管理流程、方式及內(nèi)容，導(dǎo)致實際工作中可能會出現(xiàn)檔案號碼和名稱混淆或是紙質(zhì)檔案保管不到位，造成檔案遺失、信息模糊等問題，極大程度地降低了檔案信息的準(zhǔn)確性、可靠性。同時，有些高校檔案管理工作未能落實到位，管理工作流于表面形式，使得部分員工在檔案分類保管和瀏覽使用時，沒有做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化使用，不利于高校檔案管理后續(xù)工作的開展。

3.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)缺乏。人力資源是高校生存與發(fā)展的基礎(chǔ)，管理人員專業(yè)素質(zhì)高低決定了檔案管理與利用的實際效能。一些高校認(rèn)為檔案管理工作較為簡單，放低了人員招聘的要求標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致入職的檔案管理人員其專業(yè)素質(zhì)難以滿足現(xiàn)代高校檔案管理工作要求。同時，高校也未對檔案管理人員開展專項培訓(xùn)教育，使其對檔案工作的管理理念、理論知識、職業(yè)技能等掌握不足，加之在日常工作中也沒有認(rèn)真負(fù)責(zé)落實各項工作，有的人甚至消極怠工、工作態(tài)度懶散，降低了檔案管理工作的效果。另外，尚未貫徹落實激勵機(jī)制，難以激發(fā)員工的工作積極性，使得檔案部門工作環(huán)境較為消極，導(dǎo)致檔案信息利用率低、檔案管理服務(wù)水平差。

三、強(qiáng)化高校檔案管理工作的有效措施分析

1.提高檔案管理工作重視程度

為了有效推進(jìn)高校檔案管理工作持續(xù)深入開展，實現(xiàn)檔案管理工作模式、理念及方法等創(chuàng)新發(fā)展，充分發(fā)揮檔案資料對高校發(fā)展的價值作用，就必須要從自身實際情況出發(fā)，不斷加強(qiáng)檔案管理人員及其他部門員工對檔案管理工作重要性的認(rèn)知，確保高校所有教師及員工積極配合開展檔案管理工作，更好地滿足現(xiàn)代高校發(fā)展的多樣化需求。第一，應(yīng)當(dāng)從高校領(lǐng)導(dǎo)層和管理層著手，牢牢抓緊高校上層思想意識，積極推進(jìn)中高層管理者思想觀念的轉(zhuǎn)變，主動學(xué)習(xí)與認(rèn)知檔案管理工作，明確其在高校整體管理體系中的核心地位，并要了解當(dāng)前高校檔案管理工作情況以及掌握檔案管理信息化建設(shè)情況，做到內(nèi)化于心、外化于行，從上層貫徹落實檔案管理工作，逐漸輻射至高校全體教師，以此來為檔案管理工作開展奠定良好基礎(chǔ)。第二，加強(qiáng)對高校檔案管理工作的宣傳力度，確保高校教師及員工具備檔案管理意識，并積極配合相關(guān)實際工作的開展。在此期間，應(yīng)當(dāng)聯(lián)合高校內(nèi)部多個部門，通過積極交流與溝通，形成對檔案管理全面認(rèn)知的高校內(nèi)部工作氛圍，定期圍繞檔案管理工作召開主題會議，結(jié)合實際工作情況開展檔案管理創(chuàng)新，以此來制定短期、中期及長期的檔案管理工作規(guī)劃。第三，基于高校管理信息化建設(shè)背景，高校需要加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)、云計算和信息共享等先進(jìn)信息技術(shù)應(yīng)用的認(rèn)識，樹立科學(xué)完善的檔案管理信息化理念，并要深刻理解網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對檔案管理工作的積極作用，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

2.健全高校檔案管理工作體系

在知識經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的當(dāng)今社會，高校要根據(jù)檔案管理工作中所存在的問題，進(jìn)一步加快建立和完善高校檔案管理工作體系。第一，高校要優(yōu)化檔案部門的工作安排，結(jié)合檔案管理工作實際情況，保留專業(yè)的檔案管理人員，采取優(yōu)勝劣汰的方式，確保檔案部門員工綜合素養(yǎng)較高，并要適當(dāng)提高高校檔案部門員工的薪酬待遇、福利補(bǔ)貼等，使其對高校更加具有歸屬感，并在實際工作中發(fā)揮自身團(tuán)隊意識和責(zé)任意識，保障高校檔案管理工作有序進(jìn)行。第二，高校必須將檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化放在首要位置，并在此基礎(chǔ)上逐漸完善技術(shù)與資金建設(shè)，以此來確保為后續(xù)檔案管理工作順利進(jìn)行奠定基礎(chǔ)。同時，也可以結(jié)合現(xiàn)階段發(fā)展領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)，完成檔案管理信息化的制度與標(biāo)準(zhǔn)計劃，將檔案管理計劃放進(jìn)高校規(guī)章制度中，使其成為高校管理工作中的必要內(nèi)容。第三，高校要基于檔案管理工作特點，構(gòu)建一套與其密切相關(guān)的管理制度，并要進(jìn)一步明確高校檔案管理制度中的具體內(nèi)容與發(fā)展導(dǎo)向。同時，需要貫徹落實規(guī)章制度的平等性原則，無論是基層員工還是管理干部都要一視同仁，從而確保檔案管理制度的科學(xué)性和合理性。

3.提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

作為影響高校檔案管理工作質(zhì)量的重要因素，高校要高度重視從事檔案管理工作的人力資源管理，不斷提升檔案管理人員的工作能力、專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德等，要從人才招聘、員工培訓(xùn)等多角度出發(fā)。一方面，為了持續(xù)推進(jìn)檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級，促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)，高校要加強(qiáng)人才招聘環(huán)節(jié)，積極從社會市場引進(jìn)檔案管理專業(yè)型人才。在這一過程中，人力資源部門要確定人才招聘目標(biāo)，優(yōu)先聘用具有檔案管理專業(yè)技能和信息技術(shù)應(yīng)用能力的復(fù)合型人才，嚴(yán)格篩選面試人員，從而確保招聘工作的科學(xué)性。同時，除了要了解應(yīng)聘人才的個人能力和工作經(jīng)歷等，還要考核其職業(yè)道德素養(yǎng)，確保其能夠在具有保密性的檔案管理工作中認(rèn)真履行自身崗位職責(zé)。另一方面，高校要充分發(fā)揮員工的自身價值，深度挖掘員工內(nèi)在潛力，做好人才培訓(xùn)教育工作。針對現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，定期開展培訓(xùn)教育工作，聘請信息技術(shù)領(lǐng)域中的專家學(xué)者前來高校召開座談會、交流會，確保培訓(xùn)工作的有效性，并要結(jié)合具體培訓(xùn)內(nèi)容制定相應(yīng)考核內(nèi)容，幫助員工進(jìn)一步鞏固培訓(xùn)成果。同時，還要不斷完善員工績效考核機(jī)制，為檔案管理工作制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并將員工薪酬待遇與績效考核結(jié)果相掛鉤，以此來調(diào)動員工工作的積極性。

四、提升高校檔案信息綜合利用效能的優(yōu)化路徑

1.豐富檔案資料收集方式

在高校檔案管理工作中，文件資料收集是工作開展的起點，決定了檔案管理后續(xù)工作進(jìn)展情況，并對最終檔案管理質(zhì)量和效率造成影響。因此，高校要制定有關(guān)檔案收集工作的規(guī)范制度，讓檔案管理人員深入工作環(huán)節(jié)，并構(gòu)建部門聯(lián)動機(jī)制，切實提升檔案資料信息的準(zhǔn)確性，確保此項工作的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。同時，在檔案收集中，既要注意到電子檔案管理方式的先進(jìn)性，也要加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案管理，實現(xiàn)“紙質(zhì)+電子”的檔案管理方法，做好檔案信息編碼、注明和分類等，充分發(fā)揮兩者共同記載的作用，進(jìn)一步保障高校檔案資料的真實性和可靠性。

2.構(gòu)建檔案數(shù)字管理系統(tǒng)

信息時代的到來，高校要提高檔案管理信息化建設(shè)。一方面，需要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)力度，推進(jìn)辦公系統(tǒng)與檔案管理工作的有效連接，進(jìn)一步健全檔案信息共享機(jī)制，不斷提升檔案管理信息化水平。在此期間，高校要確保紙質(zhì)檔案與電子檔案信息內(nèi)容一致，提高檔案文件資料的真實可靠性，也要做好檔案文件的留存工作，避免出現(xiàn)兩者中一方檔案信息丟失問題。另一方面，應(yīng)當(dāng)采用專人專崗制度落實檔案管理信息化，利用計算機(jī)系統(tǒng)功能完成檔案管理中各項流程，如收集、整理、分類和歸檔等，并要做好相關(guān)軟件和系統(tǒng)等更新和維護(hù)，確保檔案數(shù)字管理系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行。

3.創(chuàng)新檔案資源共享檢索

想要提高檔案信息綜合利用效能，促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化發(fā)展，就必須要實現(xiàn)檔案資源成果共享。第一，需要將檔案資源共享需求作為出發(fā)點，以高校各個部門工作需求為基礎(chǔ)，全方位創(chuàng)建部門聯(lián)合目錄，進(jìn)一步加強(qiáng)部門彼此之間的關(guān)聯(lián)性，使其可以更加詳細(xì)地了解檔案資源情況，以此來形成完善的檔案信息共享體系。第二，高校可以積極推廣現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)共享技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢，促進(jìn)各部門之間檔案信息內(nèi)容互通互融，確保檔案信息綜合利用效能得以有效提升。第三，高校要利用局域網(wǎng)為檔案部門構(gòu)建網(wǎng)頁，進(jìn)一步強(qiáng)化網(wǎng)上信息檢索頁面，便于部門員工及時查閱和利用，并聘請專業(yè)技術(shù)人員不斷完善和維護(hù)頁面，更好地滿足高校檔案管理需求。

4.強(qiáng)化電子檔案信息安全

基于互聯(lián)網(wǎng)時代背景，信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用為人們?nèi)粘Ｉ罴肮ぷ魈峁┍憷耐瑫r，也帶來了不可控的安全風(fēng)險因素。在高校開展檔案管理信息化建設(shè)中，也會面臨各種網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險問題，所以，要在此過程中增強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)工作。第一，高校要實時監(jiān)控和管理機(jī)房運(yùn)行情況，定期檢查和維修各部門的計算機(jī)硬件設(shè)備，避免出現(xiàn)設(shè)備設(shè)施、線路等老化問題，及時排除硬件故障問題，從而保障檔案信息安全。第二，針對網(wǎng)絡(luò)安全問題，高校要積極引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如利用防火墻技術(shù)攔截入侵病毒和黑客攻擊；利用殺毒軟件清理木馬、病毒和插件等；利用數(shù)據(jù)加密技術(shù)保障檔案文件傳輸過程中數(shù)據(jù)信息不被泄露等。同時，檔案管理人員也要增強(qiáng)信息安全防護(hù)意識，只有做好檔案信息安全保障工作，才能確保檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)展順利，有效提升檔案信息的利用效率。

5.善用區(qū)塊鏈技術(shù)，增強(qiáng)高校檔案平臺的先進(jìn)性

（1）使用“時間戳”，防止高校檔案出現(xiàn)內(nèi)容被篡改、學(xué)歷造假、研究造假等問題。在高校檔案管理中，展現(xiàn)“時間戳”技術(shù)的積極作用。引入數(shù)字簽名技術(shù)，有效識別文檔創(chuàng)作的人員。時間戳技術(shù)，能夠校準(zhǔn)檔案生成時間，防止檔案日期亂寫、造假等問題。數(shù)字摘要技術(shù)能夠有效整合檔案的主題思想，降低內(nèi)容造假的可能性。使用哈希算法，精準(zhǔn)排查文件造假問題。（2）引入“免信任”技術(shù)，增加高校檔案權(quán)限的層次性。針對從事高校檔案管理的各類群體，分別設(shè)計角色，給予不同的權(quán)限設(shè)計，創(chuàng)建智能身份驗證機(jī)制。區(qū)塊鏈技術(shù)本身含有充足的數(shù)據(jù)存儲空間，借助多個節(jié)點、差異性存儲地址，有效存儲各類檔案信息。為此，需要多個用戶，共同管理檔案數(shù)據(jù)庫。管理期間，依照設(shè)定的管理規(guī)則，從增刪改查各方面，開展檔案數(shù)據(jù)管理。借助區(qū)塊鏈技術(shù)，可添加機(jī)器信任，引入公證證書，發(fā)放“免信任”特權(quán)，創(chuàng)建智能型的驗證機(jī)制。此系統(tǒng)能夠有效判斷登入系統(tǒng)人員的身份，以訪問者日志形式，記錄訪問者的頭像、昵稱、ID等各類信息。（3）突出系統(tǒng)的“分布式”特點。借助區(qū)塊鏈技術(shù)，能夠增強(qiáng)高校檔案各模塊的獨(dú)立性。利用分布式賬本，能夠增強(qiáng)檔案系統(tǒng)的錯誤兼容能力，賦予檔案系統(tǒng)更便捷、更智能的運(yùn)維機(jī)制，保證各類檔案內(nèi)容的安全性。在系統(tǒng)受到不明攻擊時，僅有部分檔案程序受到干擾，其他模塊相對安全。管理者可創(chuàng)建區(qū)塊鏈賬本，以管理日志形式，全程記錄檔案資料的存儲、調(diào)取、流通等信息，形成檔案追溯機(jī)制，便于驗證檔案內(nèi)容。某校在管理一項科研成果的各項檔案資料時，需由負(fù)責(zé)人整理檔案文件，經(jīng)過管理者審核，多方成員投票，綜合給出區(qū)塊鏈存儲此項科研檔案的決策。

五、結(jié)論

綜上所述，檔案管理在高校綜合管理工作中是極為重要的。因此，高校要提高對檔案管理的重視程度，及時發(fā)現(xiàn)此項工作中存在的問題，并采取行之有效的措施解決，通過加強(qiáng)宣傳推廣、健全管理體系和提升員工素養(yǎng)等措施，促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量得以提升。同時，也要注重檔案管理信息化建設(shè)，不斷豐富檔案信息收集，構(gòu)建數(shù)字檔案系統(tǒng)，強(qiáng)化電子檔案安全管理，以此來有效促進(jìn)檔案信息綜合利用效能得以提升，從而保障高校發(fā)展的可持續(xù)性。

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作者簡介：曹青（1969—），女，漢族，山東煙臺人，本科；副研究館員，研究方向：檔案管理相關(guān)研究。