新環境下，人力資源和社會保障局檔案管理策略研究

摘 要：人力資源和社會保障局檔案管理主要是收集、整理以及保存部門檔案，并對這些檔案進行管理，以保障能順利開展各項工作，有效提升工作質量和效率。本研究主要分析了新環境下人力資源和社會保障局檔案管理工作的重要性，結合當前管理現狀，提出了優化管理策略，以期通過各項建設工作的不斷完善，達到提升服務績效的目的。

關鍵詞：新環境；人力資源和社會保障局；檔案管理；管理現狀；策略

檔案是人們在各項社會活動中形成的形式不同并具有保存價值的原始記錄，涉及政治、經濟、文化和教育等方面的活動，檔案不僅是對個人有關活動的記錄，還與國家機構和社會組織息息相關。人力資源和社會保障局檔案管理主要是收集與整理并保存各部門有價值的資料。當前，許多地區檔案管理工作在硬件設備設施、管理人員、制度和模式等方面均存在不足之處，對檔案管理工作的開展造成制約。在新時期發展形勢下，相關部門應該認識自身管理的問題，積極探索改進策略，促進各項工作正常運轉。

一、人力資源和社會保障局檔案管理工作的重要性

自我國頒布《中華人民共和國檔案法》以來，為檔案管理工作提供了法律保障。我國檔案管理事業得到快速發展，檔案管理各項工作也如火如荼地開展，并形成嚴格的管理系統。勞動保障檔案管理工作有重要意義，從宏觀方面來講，我國各項治理工作均以檔案管理工作為基礎，是國家開展各種事業強大的人力資源后盾，它既和民生發展有直接關系，還較大程度影響著社會的穩定團結；從微觀方面來講，檔案管理工作記錄著公民就業和晉升等成長歷程，是對其合法權益的保障。

隨著國家經濟的快速發展，各行業都在不斷優化和改進人事管理制度，對檔案管理工作的要求也越來越高。另外，因為新環境下檔案管理的現代化和多樣化發展，也要求管理人員具有較高的專業水平。因此，為了使檔案管理工作能經受住新環境的考驗，必須綜合考慮當前管理中存在的問題，使檔案管理工作向著現代化、高效化和信息化的方向不斷前進。

二、人力資源和社會保障局檔案管理現狀

1.缺乏健全完善的檔案管理制度

人力資源和社會保障局檔案管理工作涉及的檔案類型和基數均較大，需要根據不同的類型由相關部門分類管理。但在檔案工作中多部門參與管理導致缺乏統一規劃，進而影響檔案的利用效率，這種管理模式和新環境下信息化檔案管理需求達不到一致，而且這種相對滯后的管理模式，缺乏完善的安全管理機制，導致各部門之間無法實現信息互通，盡管各部門也能重點開展針對檔案的管理工作，但因為各自為政，溝通不良，導致檔案管理工作一直處于停滯不前的狀態。而且，檔案管理工作者也會因缺乏完善的制度而無法實現統一指導，導致檔案管理工作量和成本進一步增加，還可能因為安全管理投入不足而給檔案管理帶來安全隱患，減弱人力資源和社會保障局的調控職能。

2.檔案管理工作基礎硬件設備設施配備不足

人力資源和社會保障局管理著大量的檔案資料，受許多因素影響，檔案無法統一在一個區域內實施管理，檔案管理庫房布局比較分散，因此，需要設置許多庫房，配備相應的電腦和辦公桌等基礎硬件設備設施，這種布局會大大增加管理成本和難度。而且，缺乏統一的規劃，還容易導致出現重復管理和建設的問題，使得檔案管理遠達不到預期成效。

3.檔案管理者綜合素養相對較低

當前，人力資源以及社會保障局檔案管理工作人員的綜合素養相對較低，部分工作人員專業能力較差，分析原因主要是，部門在聘用工作人員時選入標準較低，且聘用流程缺乏科學性和嚴格性，導致檔案管理人員水平不一。而且，許多部門在對檔案管理者特別是新入職的管理者培訓時，仍然延續老帶新的傳統模式，和組織員工系統化培訓相比，老帶新的培訓模式效果不明顯，尤其是在當前培訓體系不夠完善的情況下，許多檔案管理者的業務水平和專業素養已經和新環境下檔案管理需求格格不入。加上有些檔案管理人員在日常工作中不重視提升自我，許多人都把在事業單位工作當成高枕無憂的“鐵飯碗”，大多缺乏提升自我的積極性。出現這種狀況的原因是人力資源和社會保障局考核體系不夠完善，部門監管不到位，導致檔案管理工作者對自身工作不重視，逐漸形成懶散的工作態度，也是檔案管理效能得不到提升的重要因素。

4.檔案管理模式過于陳舊傳統

盡管在新環境下，人力資源和社會保障局比較重視信息化建設，且相繼構建了信息化管理系統，但在處理檔案業務、收集檔案信息、檔案統計和編研等方面仍然存在著嚴重不足，在相關業務中對信息化的應用仍然達不到實際需求，部門缺乏完善的信息化系統功能，導致系統得不到有效利用。另外，部分以卷宗模式管理的檔案資源存在較大的安全隱患，也對資源的利用造成影響。隨著當前社會經濟的快速增長，人口持續發展，也給人力資源和社會保障局檔案管理工作帶來較大壓力，其需要管理的資料越來越多，如果管理過程中仍然延續傳統陳舊的模式，不僅會降低檔案資源利用率，還會對公眾建立檔案的意識產生影響，不利于檔案管理工作健康可持續開展。

三、新環境下人力資源和社會保障局檔案管理策略

1.建立健全檔案管理制度

人力資源和社會保障局想要使檔案管理水平和成效得到進一步提升，必須要有完善的檔案管理制度做支撐，只有在嚴格的規章制度管理和監督下，各項工作才能得到穩步提升。因此，在完善和改革檔案管理制度的過程中，應該從以下方面入手：（1）對于初步評估和統計檔案工作制定相應的操作管理制度，確保每位檔案管理者的個人行為均能嚴格遵循管理制度，提高其行為的規范性；（2）充分重視檔案管理質量，建立完善的職責管理制度，保障檔案所有內容均準確和完整，并嚴格落實每位負責人的職責，針對某項發生問題的檔案工作可迅速查詢落實到個人，及時采取整改措施，以此監督檔案管理人員時刻提高警惕，促使檔案管理質量和效率不斷提升；（3）建立完善的檔案監管制度，并嚴格落實，避免制度成為一種形式，在落實過程中能及時發現并改進不足之處，始終保障相關制度的時效性和規范性；（4）制定完善的嚴格執行檔案審查制度，定時審查檔案管理工作，對于不規范歸檔和丟失檔案等問題及時由專門管理部門追究個人責任，避免因原則性問題而影響檔案管理質量和水平。

2.在基礎硬件設備設施方面增加投入

隨著社會經濟快速發展和人們生活質量的不斷提升，檔案的數量呈現出不斷增加的趨勢，大大增加了檔案資源的利用率。檔案管理部門只有增加軟硬件設備設施的投入，不斷優化和提升檔案管理服務及水平，才能適應新時期社會發展的需求。例如，許多地區人力資源和社會保障局在基礎設備設施方面加大了建設力度，針對接待區域、檔案庫房和辦公區域做了清晰劃分，更加科學、合理地布置了檔案室，便于其對相關資料可以統一管理。而且，還建立了標準的檔案庫房，專門配置了檔案密集架和辦公所需的硬件設備設施，如電腦、辦公桌、掃描儀、滅火器和中央空調等，以此提升檔案資料查詢和利用效率，達到最大程度發揮檔案管理效用的目的。

3.提高檔案管理者的綜合素養

當前的人力資源和社會保障局人才流失嚴重，存在人才嚴重缺乏的問題。在建設檔案管理人才隊伍時表現出明顯的不足，許多管理人員的管理理念比較落后，業務水平較差，在當前信息化快速發展的時期，其掌握的相關知識和技能水平已經遠遠跟不上新時期的管理需求。而且，受傳統觀念制約，當前管理隊伍中還有部分工作人員抱著“得過且過”的工作心態，缺乏較強的提升自我的意識，導致其管理理念和專業知識逐漸被淘汰。因此，應高度重視組建專業化人才隊伍，以保障檔案管理質量和效率。首先，應該制定嚴格的聘用管理人員標準，并嚴格落實，提高入職要求，選取那些具有較強業務能力和高素質人才充實人才隊伍，對于“托關系、走后門”的情況，一經發現嚴厲打擊；其次，構建科學的人才培養體系。優化和改進人才培養體系，定期組織工作人員學習和了解檔案管理工作章程和法律法規，增強其法律意識和綜合素質。另外，在開展人才培養時要在檔案管理內容中融入信息化相關內容，根據當前形勢發展和對檔案管理的要求等，對管理者開展針對性的業務培訓，使其樹立應用信息技術的意識，并能熟練掌握相關技術，為其專業能力和綜合素質的提升奠定基礎。為保證人才培訓質量，還要把檔案管理人員的成績和績效掛鉤，以此激勵其提高學習的主觀能動性，積極學習和了解新形勢下檔案管理新內容，保障檔案管理各項工作與當前形勢發展相契合。另外，相關部門要健全完善人才考核機制，對于那些工作能力較差或出現過失誤的工作人員重點考核和監督，設定考核周期（3～5個月），嚴格按照規定落實考核任務，激勵其對相關知識和技能的學習引起重視，并能主動采用不同形式改變自身不足。還要針對全體檔案管理者建立考核激勵機制，定期考核工作人員，并和獎金分配掛鉤，以提高其工作的積極性。最后，相關部門要重視人才儲備，隨著社會經濟的快速發展，檔案管理資源和工作量也不斷增加，在人員流動交接時，極易導致員工面對較大的交接任務量而盲目行事或存在缺少充足人員配合的情況，因此，要提前做好人才儲備工作，充足的人才是高效有序開展檔案管理工作的基礎。

4.強化檔案管理工作信息化建設

當前，人力資源和社會保障局已經構建起檔案管理信息化模式，但在信息化資源利用方面存在嚴重的利用率較低問題，需要根據當前檔案管理需求努力提升信息化管理水平。可專門建立電子檔案管理系統，根據檔案信息和類型建立數據庫，通過逐步優化和升級系統，以此建立不同形式（集中式、分級式）的管理模式。檔案管理者可在具體管理過程中查詢關鍵條件或搜索關鍵詞，準確找到相關信息。另外，要通過完善電子檔案管理系統功能，使信息檢索不受部門和平臺限制，并嚴格管理操控權限，達到提高檔案資源安全性和高效率的目的。相關部門在完善檔案管理系統的過程中應該從以下方面考慮：（1）健全完善收集檔案信息的功能。在檔案管理前期和中期收集功能發揮著重要作用，該功能可把各類檔案文件信息快速而準確地歸納到檔案庫，從而自動形成更加標準、規范的電子文件和檔案條目，為檔案管理者收集和校對資料、經辦業務及歸納等提供便利；（2）完善檔案業務管理功能。該功能在檔案信息化管理中發揮著重要作用，也是組成檔案管理工作不可或缺的部分。檔案業務管理功能可詳細劃分檔案資料類型，通過構建可以分級管理的樹狀管理結構，以提高工作人員錄入、修改和更新檔案數據的速度和質量；（3）健全和完善檔案統計和編研功能。檔案統計功能可實時統計系統內所有的檔案資源，便于管理人員及時了解相關數據及其利用情況，還可根據錄入年份或差異化分類情況快速統計各類數據，可把統計結果及時通過網絡發送至檔案館，為檔案資料校對，提供真實、完整的統計數據提供方便。檔案編研工作是一項對科學性和嚴謹性都有較高要求的工作，系統編研功能可幫助編研人員深入挖掘分析及高效加工處理檔案數據信息和檔案文件，為后期檔案檢索、應用和編研等工作提供更加完善的數據信息參考；（4）完善檔案利用和權限管理功能。在相關人員通過審批借閱檔案后，會在系統中自動產生關聯記載借閱人相關信息，如包含件號、文號、借閱期限、目的、地點和單位等內容的借閱登記表，并實時管理和監控，利用其彈窗功能對已經到達約定期限或接近歸還日期的發送催還資料提醒。另外，該功能還可以根據不同的檔案類型形成不同的管理模塊，用戶想要查詢相關資料就必須要獲得對應權限，系統可以實時監控用戶瀏覽和查閱內容，為檔案管理提供安全保障。

四、結語

隨著當前社會各項事業的逐步推進，社會各界人士也開始關注檔案的重要性。人力資源和社會保障局作為落實國家各項政策和保障人民利益的關鍵部門，在檔案管理工作中要緊跟社會發展形勢，針對當前檔案管理工作的相關問題，嚴格遵循“一案一卷、分類保管”的原則，積極探索優化和創新檔案管理模式，不斷提高服務質量和效率，采取科學有效的解決對策，為各部門順利開展各項工作掃清障礙。領導層面也應該對其加強關注，從人力、物力和財力等方面提供支持，強化信息化建設，為外部社會企業和個人提供更加便捷的服務，促使檔案管理工作在新環境下能夠健康、穩步前行。

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作者簡介：趙泓棣（1992—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。