加強文書檔案管理工作創新思路探究

摘 要：隨著社會發展，文書檔案管理的重要性也逐漸凸顯出來。在信息化時代，以往傳統的文書檔案管理方式逐漸呈現出弊端，想要使文書檔案管理整體水平得到提升，就必須要結合時代發展，在原有基礎上創新其管理形式。本文就文書檔案管理創新重要性進行分析，并結合時代發展提出了幾點創新優化策略，以期能為檔案管理人員帶來借鑒價值。

關鍵詞：文書檔案整理；管理；創新思路

文書檔案具有真實性特征，是對各單位工作內容及發展歷程的綜合記載，各事業單位在展開工作時均需要參考檔案數據，尤其在現階段事業單位管理過程中，必須要確保檔案得到規范管理及合理利用，以推動自身健康可持續發展。可以說，文書檔案工作在事業單位發展中的作用無可替代，其能為事業單位發展指明方向，為領導層科學決策提供依據。隨著社會不斷發展，信息技術廣泛普及，事業單位的檔案管理工作方式也亟待創新，特別是文書檔案管理方面。

一、新時期文書檔案工作現存的問題

文書檔案管理工作對事業單位運營發展有著重要作用，但就目前來看，很多事業單位在文書檔案管理時還存在諸多問題。一是部分事業單位對于文書檔案管理工作缺乏應有的重視，只是將此項工作簡單定義為文書的整理，卻并未將其定義為管理層面，因其重視程度不足，導致文書檔案管理部門地位較低，工作人員積極性不高。二是文書檔案管理人員方面的問題，一些事業單位的文書檔案人員存在著專業素質不高的問題，部分文書檔案管理者是由人事部門人員兼職，因其在日常生活中有其他工作重點，沒有過多精力和時間投入文書檔案管理。針對文書檔案管理人員專業能力有限的問題，一些事業單位也會嘗試通過教育培訓的方式來提升人員的綜合素質，但在具體培訓過程中也會出現一些問題，如一些年齡偏大的員工不愿參與培訓，即便參與培訓也無法熟練掌握信息技術在文書檔案管理工作中的應用，導致文書檔案管理工作效率和質量無法得到提升，依然只能延續以往的查閱流程，無法實現規范化和標準化管理。三是很多事業單位的文書檔案管理信息化建設程度較低，紙質文書檔案存放時間過長，可能會導致檔案出現變質以及字跡不清的現象，使其利用價值喪失。同時，文書檔案管理會涉及多項內容，若依然采用傳統的整理和保管方式，在查找時就無法快速調取所需內容，造成檔案管理效率低下。

二、文書檔案管理方式創新的重要性

隨著信息技術的發展，計算機技術被廣泛應用在各個行業當中，也促進了各行業管理效率的提升。若能借助信息技術來展開文書檔案的整理和保管，將能進一步提升檔案管理工作效率質量。事業單位文書檔案資料數量多，對事業單位發展有著重要的指導作用，部分事業單位簡單地將文書檔案管理等同于檔案歸類、整理和保管，這種簡單的管理方式無法發揮文書檔案的真正價值。文書檔案中有著豐富的信息內容，也有著事業單位各階段發展實際情況記錄，如果依然采取傳統的文書檔案整理和保管方式，需要耗費大量的人力、物力，同時，檔案管理人員重復的勞動內容也比較多，而這也可能會導致其出現消極怠工情緒。通過優化創新文書檔案管理模式，借助信息化技術展開文書檔案的管理工作，檔案管理人員可以借助數據庫、excel等簡化以往的工作流程，提升檔案管理成效。同時，通過文書檔案信息化管理還可實現對各項資源的共享，事業單位領導可借助對文書檔案數據的分析，快速展開各項管理工作，進行科學決策。

除此之外，在以往展開文書檔案管理時多為紙質檔案，在管理過程中容易出現檔案冗雜分散現象，文書檔案存放在不同的部門中，在管理過程中存在較大困難，也會造成文書檔案信息無法被有效利用。紙質文書檔案在整理過程中工作量較大，若采用人工方式，導致工作效率低下且容易出錯，其在存放過程中也容易受潮，而在天氣干燥或遇到明火時紙質文書檔案還有可能會被燒毀，甚至出現嚴重的火災事故，造成檔案損毀。借助信息化技術開展文書檔案管理，能有效解決上述問題，保護檔案資源，提升文書檔案的安全性，使各項文書檔案都能得到妥善保存。同時，只需要借助一個小小的硬盤便可以存儲大量的文書檔案信息內容，這些載體在儲存時會比較方便。

三、文書檔案整理工作方法創新

1.科學分類

隨著經濟發展，我國事業單位內部活動項目不斷增多，這也使得文書檔案內容較之前有了大幅度的增加，因此，作為檔案管理人員一定要能科學、合理地對文書檔案展開分類，在對檔案分類時可能會涉及多種方法，檔案管理人員應當結合實際情況來科學選擇分類方法。現階段較為常用的三種分類方法為年度分類、組織機構分類以及問題分類。年度分類是根據文件形成和處理的年度，將時間作為標準來對其展開分類，此種歸類方式可使文書檔案的整理效率和質量得到提升，也被廣泛應用在文書檔案整理中；組織機構分類法是指按照不同的機構分別設置類目，是根據文書檔案形成和處理文件承辦單位來展開分類；問題分類法是指在文書檔案整理過程中，結合其內容或反映問題來劃分類別。

現階段，還可借助計算機技術來整理文書檔案，通過計算機技術掃描入檔紙質檔案，之后再利用自動化檔案序列的編號，快速完整地對檔案資料的整理，還可為之后檔案資料的利用提供便利，使文書檔案管理更加簡單化。

2.檔案裝訂

在裝訂檔案時可將一份文件裝訂在一起，也可在分類之后將復批類文件裝訂在一起。應結合實際情況確定具體的裝訂方法，一些檔案比較特殊或頁數多，也可以采取拆分裝訂的方式，但無論采取何種方式都要確保檔案有序排列。一些檔案文件需合并裝訂或分開裝訂，但部分檔案文件需單獨裝訂，而具體選擇何種裝訂方式則要結合實際情況科學決定。此外，在完成對紙質檔案的裝訂之后，應將同類型檔案整理在一起，這樣，在今后查詢時也會更加便利。

3.檔案號與頁碼標號

文書檔案整理時需要將檔案章加印在文件的右上角，并將相關信息內容填寫在檔案資料上，在這里需要提醒的是，應按照時間順序填寫相關內容，以便在企事業發展的過程中如果有了新的檔案可隨時添加，但在后期整理過程中要避免影響之前檔案的順序。此外，填寫檔號章時應按分類標準及保管期限的順序具體分類。

4.文書檔案信息保管方法創新

計算機技術在文書檔案管理中的應用有著重要價值，可起到良好的輔助作用。借助信息技術根據文件編制相應的索引表，并在其中填寫文件的種類與標題，之后再在事業單位內部管理系統中錄入相應的詞條。同時，也可形成相應的格式模塊，根據文件的內容、種類及負責人來展開模板的制定，完成對各項文件信息內容的錄入之后，要確保檔案管理系統可以正常運行，再結合保管期限及標準規定分類資料。除此之外，作為檔案管理人員還要制定文書檔案管理輔助程序，比較提名表和檔案文件中的提名，找出與提名表中相同責任人的內容，為之后工作提供便利。

四、文書檔案管理優化策略

1.優化傳統管理意識

首先，在以往的文書檔案整理和管理工作中，需要檔案管理人員耗費大量的時間和精力，且在管理過程中容易出現錯誤，而借助信息化手段來對文書檔案展開管理則能更好地保存、查詢以及修改文書檔案，如可借助網絡將文書檔案實時共享給有需要的部門，管理層在調閱時也會更加容易。其次，檔案管理人員一定要能突破傳統的管理理念，樹立信息化管理意識，使文書檔案管理工作能逐漸朝著開放型轉變。事業單位也應高度重視文書檔案管理工作，意識到此項工作開展對自身發展的重要性，并通過將管理責任落實到個人的方式，使檔案管理人員能積極投入本職工作中，各司其職，避免因職責不明確導致檔案管理人員工作積極性不高，而出現管理漏洞。最后，還要加強對文書檔案信息化管理的宣傳和普及工作，使檔案管理者都能意識到信息技術應用的重要性和價值，能始終以信息化思維開展收集、整理和調用檔案，實現文書檔案管理效率和質量的提升。

2.完善基礎建設，優化管理體制

想要進一步優化和創新文書檔案管理工作，就必須要先完善相應的設備設施。信息化技術設備設施是推動文書檔案管理創新的基礎保障，需投入一定資金來完善信息化設備設施。隨著信息技術的發展，以往傳統的人工文書檔案管理模式也會逐漸轉變為信息化管理方式，而現階段能實現文書掃描和自動檢索錄入的軟件也比較多，需將一部分資金用以完善基礎建設，為文書檔案管理工作的創新開展提供人力和物力方面的保障。除此之外，還應配套相應的設備設施，包括防塵、防磁、防火以及防盜等設備設施，制定應急防病毒措施以及網絡盜竊措施，而這些均需要事業單位投入一定的資金，從軟硬件方面加強建設，以推動文書檔案管理創新性。

同時，事業單位還要改善文書檔案的管理體制，堅持人機結合方針構建自動化系統管理，以實現對檔案資料的集中管理，這樣在整理檔案和使用檔案的時候也會更加便捷化。應對現階段事業單位檔案比較分散的問題引起高度重視，并采取有效措施解決這一問題，通過優化改進管理制度，統一選擇軟硬件以及技術標準，實現對文書檔案資料的統一管理。

此外，還要結合單位實際情況，不斷修訂文書管理工作制度，確保其具有全面性和創新性。全面性是指制度條款要能適合現階段文書檔案管理工作發展需求；創新性是指需要優化以往制度不合適的地方，確保檔案管理內容能為未來發展提供參考。

3.高度重視文書檔案管理人員綜合素質的培養

想要使文書檔案管理工作效率和質量得到提升，就必須要確保檔案管理人員具備豐富的管理經驗，還要具有計算機操作技能。現階段，很多事業單位都存在缺乏檔案管理人才的問題，因此，必須尋找切實有效的措施來解決這一問題。

首先，要對外引進文書檔案管理復合型人才，對這部分人才的要求除了掌握檔案管理知識，具有相關經驗之外，還必須要有信息意識，能熟練運用計算機技術開展各項工作。其次，對于現有的檔案管理者也要有針對性地開展培訓工作，在年度工作計劃中列入檔案人員培訓工作，同時，還要在檔案管理人員的業績考核中納入培訓學習成績，促使其積極投入學習，確保檔案管理成效能夠獲得提升。在培訓的過程中可以采取開設檔案學習培訓班的方式，也可邀請專家來事業單位授課，或鼓勵員工自主學習網絡技術及檔案管理專業知識，增強其專業能力，并使其具備文書檔案信息化管理能力。除此之外，對于檔案管理者的思想教育工作也要引起高度重視，通過定期展開思政教育，提升其責任意識，使其能具備奉獻精神，愿意全身心投入文書檔案管理工作中。在日常生活中也要給予其關心照顧，為其解決生活和工作中存在的各項困難，使其全身心投入文書檔案管理工作中。

4.重視文書檔案信息化建設安全性管理

雖然借助信息技術能創新文書檔案管理工作模式，但這一技術在應用過程中卻存在保密性受限的問題。相對于傳統的紙質文書檔案來講，電子文件內容在保密性方面比較薄弱，只需要借助計算機便可修改或刪除電子文件，且完成修改之后并不能看到痕跡。可以說電子檔案內容發生變化的概率要遠遠高于紙質文件，所以，無法有效把控電子文檔內容的原貌，紙質檔案的字跡是特定的，但電子檔案卻可以結合自身需求靈活選擇，無法明確電子文件是否為原始文件，也無法通過蓋章或是署名來對其是否為原件展開判定。同時，因為計算機網絡具有開放性特征，在電子文件保密時會受到諸多因素的影響，造成檔案被篡改或丟失。所以，在借助信息技術優化創新傳統文書檔案管理的過程中，要高度重視檔案的保密工作。檔案管理者也要樹立安全意識，避免檔案數據出現丟失或被篡改的現象，可通過網絡隔離技術、高級防火墻等保障文書檔案資料的安全性。在文書檔案管理時也可采取信息認證技術，檔案管理人員需要通過身份認證后才能查詢或調閱檔案信息，避免檔案信息被不法分子盜取，出現安全方面的隱患。通過加強文書檔案的管理及保密工作，使其完整性得到保障。

在文書檔案管理信息化建設中，還應將數據庫系統開發建設作為核心，通過數據庫建設推動各項文書資料的科學管理，提升此項工作開展效率與質量，但數據庫建設是一項長期工作，需要檔案管理人員與其他員工加強配合，從單一的數據庫建設逐漸過渡為系統數據庫建設。

五、結束語

總之，在信息化時代發展背景下，傳統的文書檔案管理方式已不能滿足事業單位的需求，必須積極投入文書檔案管理創新中，借助信息化技術開展文書檔案資料管理，在減輕檔案管理人員工作壓力的基礎上，提升文書檔案及各項管理工作的開展效率和質量。

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作者簡介：王玲玲（1978—），女，漢族，山東淄博人，本科，館員，研究方向：文書檔案整理管理。