探究新醫改下醫院檔案管理的改進措施

沈俊龍　王哲

摘 要：在醫藥衛生體制改革過程中，逐步明確了醫院信息化要求，將檔案管理現代化作為重要的工作任務來完成。本文主要分析了醫院檔案管理現狀和新醫改背景下醫院檔案管理的不足以及改進措施，希望能夠為醫院的檔案管理工作提供借鑒。

關鍵詞：新醫改；醫院檔案管理；改進措施

醫院檔案記錄了醫院日常活動和發展歷程的各類信息，是關系到各個部門建設和發展的重要信息資源。新醫改背景下，對醫院檔案管理提出了更高的標準要求，是醫院管理者必須高度重視的管理內容，是達成醫院現代化管理目標的重要環節。

一、醫院檔案管理現狀

醫院檔案管理以科研、藥品、醫療和教學為重點，全面覆蓋醫院日常活動的文件資料，在醫院運轉和管理工作中發揮重要的作用。醫院開展檔案信息化建設逐步擴大了計算機的適用范圍，方便了醫療工作者查找和使用文件資料。但是，醫院病案管理信息的縱向聯系渙散以及橫向聯系不強，醫院病案管理缺乏科學理念的指導，是病案信息管理網絡不完善的具體體現。一些醫院的病歷檔案由不同部門分別管理的方式，導致在調取某一項數據時，需要多方配合，投入大量的精力和時間，影響整體的檔案管理效率，明顯降低了病案信息的價值體現，不利于后期的統一管理。醫院檔案管理正在面臨著檔案內容模糊和界定不清晰，以及管理制度不完善和硬件設備設施建設緩慢等嚴重問題，成為阻礙檔案管理水平提升的重要因素。

二、新醫改背景下醫院檔案管理存在的不足和問題

1.管理制度不完善

醫院檔案管理不同于其他文書檔案，其特殊性強和涉及面廣，不是專屬于某一部門，不屬于年度和階段性規劃的可用資源，而是從醫院的每個科室收集形成的文件資料，更加強調管理制度的規范性。在規章制度不完善的情況下，日常的管理工作缺乏約束性，時常發生相互扯皮以及推脫責任問題，增加了檔案管理過程中的隨意性，甚至在問題發生后無法找到具體的管理責任人，大大降低了信息資源的管理和應用效率，已經成為檔案管理落實具體流程的阻礙因素。

2.醫院信息化建設不健全

醫療信息系統的發展，主要從醫療管理、臨床管理和區域醫療衛生服務三個階段逐步推進。我國醫院也正面臨著信息系統建設由第一階段過渡到第二階段的中間期，醫院以加大人力、物力和財力管理作為主要的工作內容，醫療和臨床應用只限定在較小范圍，基本處于起步階段。在行業政策、管理體制以及醫療行為等影響下，醫院信息化建設表現出很多不足，信息一體化管理目標難以達成也是問題之一，需要深究醫院管理中融合信息技術的具體方式，不斷加大建設力度，在國家提供的有利環境下，醫院信息化建設必須堅持與臨床應用相融合，與醫療事業發展所需的客觀條件相適應。

3.缺乏專業性管理人才

醫院檔案管理信息化，要從管理理念方面進一步強化，但是往往因人力方面的不重視，會限制管理人才的儲備，檔案管理人員的專業能力往往不能勝任崗位要求，存在不明確信息化管理模式等問題，延緩了檔案管理信息化建設。對于檔案管理信息化模式的應用，醫院許多人員都不夠重視，科學化管理要求很難推進下去。而且，隨著信息技術的快速發展，相應的管理投入有限，導致先進科技向信息管理方式的轉化率偏低，管理方法培訓方面的專項經費較少，許多專業技術和管理方法不能及時在管理人員中普及，影響他們的專業素養。管理負責人未明確部門和個人的職責范圍，直接影響檔案資源的時效性，許多檔案信息需要花費大量時間來完成整理和歸檔，存在醫院信息采集不全面、人員溝通不暢等問題，限制了電子檔案的功能作用，大大降低了檔案管理信息化建設效率。

4.監管力度不夠

醫院檔案的管理過程中含有一定的個人因素，如果發生信息泄露，會影響病人的人身安全和病情隱私。所以，注重醫院檔案監管和嚴格檔案管理流程，是患者信息避免被泄露的必要舉措。醫院檔案管理現階段普遍存在審批流程復雜、管理部門缺乏獎懲機制、約束和監管工作隨意性強等問題，成為管理人員玩忽職守的重要原因，違背了檔案信息的保密性原則。

5.安全隱患增大

在信息化建設過程中，檔案資源能夠快速完成信息傳輸，但同時也帶來更大的安全風險。信息技術的應用，使紙質存儲方式逐漸發生變化，利用計算機設備存儲各類信息資源，有利于相關人員的查閱和整理。但是，計算機網絡技術的應用，加大了外界入侵的風險性，更易造成檔案資源的損壞，如黑客攻擊政府網站，發生重要信息損壞或被竊取的情況。

三、新醫改背景下醫院檔案管理工作的改進措施

1.注重各部門協調與資源整合

現階段，醫院的檔案管理體系是以檔案和其他信息的分體管理方式，以綜合檔案室以及信息科為基本構成，要求保持相對獨立性為前提，完成檔案信息的搜集、統計、整理、儲存和加工等一系列工作，避免因部門之間缺乏協調合作而出現重復性勞動，進而導致醫院資源的極大浪費。醫院檔案資源豐富、門類龐雜，需要科學整合各類檔案資源，為了解決醫院檔案管理現代化進程中的重點問題，需要加大相關部門的協調與合作，維持良好的默契度。

2.建立健全檔案管理制度

檔案管理科學化，需要從完善規章制度著手，規范日常管理工作，全面提升工作效率和信息安全。一是項目檔案管理辦法必須細化，在更為完善的實施細則指導下，明確管理人員的職權范圍，成為檔案管理行政執法的重要依據。二是增大監督力度，發揮行政執法職能。醫院信息的私密性強，信息安全十分重要。通過廣泛的執法宣傳，在執法部門和管理機構之間建立密切合作關系，在良好的協調合作下，嚴格管理人員的工作流程，嚴肅處理違規行為，確保檔案信息的完整、準確。檔案部門在管理制度的指引下，規范歸檔、保管、統計、保密和借閱等一系列流程，使每一位管理人員都具備較高的工作效率。

醫院檔案管理中應用數字化技術，有利于規范檔案管理全過程，使檔案管理質量進一步提升。一是規范管理人員工作方式，避免因人為因素造成疏漏，使相應的監督管理機制完善化，總結工作經驗和調整管理制度內容。例如，在醫院設立意見箱，便于員工提供個人意見和建議，為管理者完善制度體系內容提供有效信息。這部分數據信息龐雜，全面管理標準的具體要求很難落實到位，而數字化技術的引入，使管理流程更為規范化，可以有效避免重復性問題。二是檔案管理規范化要求完善業務、辦公和財務系統，保持各個系統的良好關系，使數字化技術能夠充分發揮優勢。管理人員也要明確系統間的內部聯系，確保每一位醫務工作者都能全面了解系統應用方法，使檔案管理工作更為規范化。

3.積極利用信息技術

（1）數據處理流程。醫院檔案管理與數字化技術的結合，促使傳統紙質檔案、照片和錄音等信息的積極轉變，以掃描加工方式呈現出數字化信息。業務部門的檔案管理模式也從單一紙質發展為數字以及紙質文件相結合的雙歸檔模式，是檔案管理數字化建設的重要環節，對于控制數字化數據庫構建過程中的具體工作具有重要作用。同時，還需要注意三點：一是掃描索引信息，能夠做好快速提取；二是掃描步驟和操作記述規范化，以便于順利開展各項工作；三是嚴格把控掃描加工環節，保障整體質量。

數據處理流程的有效性，是處理相關數據的必要條件，確保醫院檔案信息化管理科學、合理。每一位患者從看診到出院都會產生大量的數據信息，以廣泛收集的紙質文件為基礎，在完成技術轉化后，以影像資料形式作為數據庫的重要信息來源，便于調用業務管理系統的具體數據。一般情況下，檔案數據庫是影像、信息兩類數據庫的共同構成，以梳理數據處理流程為基礎，提高整個醫院檔案的管理水平。

（2）加強數字文件整理。數字化檔案管理效率和整體質量的提升，要以充分發揮整體性優勢為基礎，保障相關工作的落實效果。數字文件整理要以檔案管理效率的提升為目的，注重數字化技術的合理應用，多角度考慮問題。一是傳統檔案管理的紙質、錄像和照片等大量文件資料，信息化整理強調預先做好數字文件整理。在掃描整理信息后，分門別類地逐一錄入，以提升檔案電子化的整理效率。管理者要明確數字文件整理標準，以數字文件質量為前提，盡可能地防止二次整理行為的發生，與數字檔案建設的目標要求相一致。二是數字文件整理要更加突出數字化技術優勢，積極聘請一些信息技術專家講授先進經驗，以檔案管理形式為基礎，合理設置信息錄入系統，增強各項資料文件收集過程的準確性，以便于后期快速查找檔案信息。

（3）加強網絡信息安全管理

醫院檔案信息不可避免地涉及一些人為因素，一旦發生信息丟失問題，必然會造成一定損失。網絡安全問題的發生時間不固定，一般是在極短時間內信息資源快速遭到破壞。所以，醫院檔案管理信息化建設必須正確處理信息服務以及安全兩方面的關系。一是技術和非技術關系的正確處理，必須認識到信息安全不能僅僅依靠硬件設備設施和應用技術，管理人員必須具有高度的責任心。檔案信息安全的落實，需要完善的管理制度作為保障，將信息服務和信息安全整合處理，通過設置密碼認證機制、施行審計制度、保護重要服務器和文件定期備份等配套方法，逐步落實下來。

（4）構建一體化管理模式

檔案管理屬于醫院綜合管理系統中的重要構成部分。將信息資源系統與醫院信息化建設相融合，是節省各項資源投入的重要方式，也擴展了信息化建設過程中的綜合信息量，成為構建資源庫的基礎，體現出整個資源信息的綜合效益。所以，醫院信息化需要積極納入現代化、電子化和標準化建設體系中，將規劃與建設同步展開。醫院必須充分認識信息技術規范化的重要性，重視理論研究工作。檔案部門也要加快推進計算機管理和網絡系統的構建，在共享信息資源方面創造良好的客觀環境。檔案管理人員需要端正工作態度，只有具備較高的專業素養和職業道德，才能在日常工作中不斷拓寬知識面和結構體系，為實現檔案管理現代化提供助力。

（5）重視檔案資源的開發和臨床應用

檔案資源在深度開發中體現其價值。醫院以“治病救人”為宗旨，強調在臨床服務中充分使用這些資源，作為檔案資源價值評定的一項重要指標。圍繞臨床的日常管理，具體展開相應的設計和開發工作。一是開發，以臨床醫務人員需求為基礎，深入開發臨床產品，完善醫院管理系統，加快推進衛生信息系統朝著標準化方向發展。二是開發和利用，醫院立足于自身實際情況，在綜合考慮信息化建設需求后，通過增加人力、物力資源投入，逐步完善各科室的軟硬件設備設施，以便于更好地為檔案資源信息化提供客觀條件，職能部門也需要充分吸收相關人員的意見和建議，及時調整檔案資源信息化方面存在的具體問題，充分體現檔案管理信息化的優勢。

4.全面提升檔案管理人員的綜合素養

利用高新技術是醫院檔案管理科學化發展的必然趨勢，要求檔案管理人員必須順應時代潮流，建立現代化管理理念。一是加大管理方法和知識理念的宣傳力度，為檔案管理人員提供專業化指導，引導各個層次的管理人員都能成為思想交流的積極參與者。

醫院檔案管理要求檔案管理人員完成信息資料的搜集與保存，為需求者的隨時查詢提供前期服務，是管理人員專業素養的客觀需要。學校領導要對醫院檔案管理重視起來，加大經費投入，積極提供一些專題會議和主題活動的參與機會，在良好的學習和工作氛圍下，激發管理人員的積極主動性。注重人員素質培養，在培訓機制的約束下，使人員培訓固定下來，將理論知識、職業道德、信息應用能力幾項內容納入人才培訓方案中，注重理論與實踐培訓的結合，利用拓展訓練以及經驗宣講等形式，提升培訓方式的合理性，同時，以考核機制檢驗培訓結果，保障培訓質量。技能學習與崗位培訓的有效結合是理論轉化為實踐的重要方式，大幅提升了檔案管理人員的理論知識以及在日常工作中的應用能力。

聘用檔案管理人員的具體標準需要有所提升，以專業對口和能力達標等作為招聘要求，確保檔案管理工作質量。通過明確崗位職責內容，充分發揮檔案管理人員的能力與價值。醫院檔案管理部門要完善管理人員的提升渠道，以專業化平臺幫助他們及時了解新知識和新技術，在良好的溝通交流中，拓寬視野，開拓創新。

四、結束語

醫院在日常管理中需要面對大量文件資料，管理、開發、利用都需要現代化管理模式的有力支持，必須充分體現檔案資源的內在價值，以便于后期的應用管理。基于醫院檔案管理現狀和信息化建設中的不足，需要通過協調各部門開展資源整合以及檔案資源開發和臨床應用，構建一體化管理模式，為加快推進檔案管理信息化建設創造有利條件。

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作者簡介：沈俊龍（1988—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理；王哲（1984—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。