數字化檔案管理系統在醫院中的運用探析

摘 要：在信息化時代，信息技術得到不斷推廣和應用，各行各業紛紛推進了信息化建設。隨著我國醫療事業的不斷發展，醫院經營環境變得愈發復雜，由此對醫院檔案管理帶來了巨大的挑戰，醫院需要對檔案管理模式開展有效革新。因此，積極引入更為高效的數字化檔案管理系統，不僅可以實現對數據信息的快速處理，還可以實現對更多的檔案類型展開有效處理。對此，文章介紹了數字化檔案管理技術的相關內涵，分析了數字化檔案管理系統在醫院中的具體運用，并探討了數字化檔案管理系統在醫院中的運用策略，以供行業參考。

關鍵詞：醫院；數字化檔案管理系統；信息安全

檔案作為醫院在經營發展中產生的重要信息文件，對醫院可持續健康發展有著高度的參考價值，其不僅是全面記錄醫院已發生的事件，還是醫院管理者在制定長遠發展規劃時的重要參考依據。如今，我國醫院不斷向現代化方向發展轉型，醫院業務內容以及人員結構等變得愈發復雜，傳統的檔案管理模式已難以適應新時期的發展要求。特別是隨著“互聯網+”概念的不斷推進，醫院檔案管理工作實現數字化已是大勢所趨，相關人員應革新思想觀念，創新各種形式，推進醫院檔案管理數字化建設。數字化檔案管理系統作為推進醫院檔案管理數字化建設的有力載體，其對提升醫院檔案管理質量和效率可發揮十分積極的作用。

一、數字化檔案管理技術

數字化檔案，主要指的是基于對計算機技術、多媒體技術、數據庫技術、掃描技術以及存儲技術等整合應用，所構建起的一種新型檔案信息體系。數字化檔案實現了將各式各樣載體的檔案資源，、轉化成數字化的檔案信息，以網絡化的形式傳輸該部分信息，以數字化的形式存儲以及依托計算機系統開展管理，建立起一個完整的檔案信息庫，實現檔案資源儲存，并支持在線查詢和追溯。對于數字化檔案系統，主要涉及以下幾方面內容：一是檔案目錄信息數字化，構建檔案目錄數據庫；二是載體檔案數字化，包括紙質檔案、照片檔案以及錄音錄像檔案等的數字化，構建影像檔案數據庫和多媒體數據庫；三是檔案專題信息的采集及建庫。

二、數字化檔案管理系統在醫院中的具體運用

1.在人事檔案管理中的運用

長期以來，大多數醫院針對人事檔案管理工作，主要依賴人工操作實現，不僅要投入較高的人力成本，還很難保證檔案管理工作效率。醫院人事檔案管理工作涉及醫院職工的各方面信息，因此，開展好醫院人事檔案管理工作，對醫院人力資源管理工作的開展有著重要的影響。在傳統人事檔案管理模式下，受人為操作影響，在管理實踐中總會出現各種管理不當的情況，要彌補這些情況往往存在不小的難度，浪費醫院的寶貴資源。與此同時，在傳統人事檔案管理模式下，對于人事檔案資源的利用也極為不便，相關人員在查詢檔案信息時，往往要花費較多的時間和精力。而通過將數字化檔案管理系統引入醫院人事檔案管理中，則可有效減少以上問題的發生，切實提升醫院人事檔案管理工作效率。

現階段，仍有一些醫院未有效重視人事檔案管理工作，認為人事檔案管理工作可有可無。首先，為實現數字化檔案管理系統在醫院人事檔案管理中的有效運用，必須要增強醫院管理人員對該系統的應用意識，并開展好人事檔案管理工作重要性及數字化檔案管理系統運用優勢等方面的宣教工作，切實調動醫院全體職工參與到人事檔案數字化管理中的積極性，共同加強對該系統運用方法的有效學習，助力系統在醫院人事檔案管理中的有效運用。其次，在人事檔案數字化管理實踐中，醫院應當加強對相關人才的有效培養，包括對相關員工開展持續培訓，推動其掌握專業技能，提升其工作效率，還應當對其行為品德予以規范，保證其具備良好的職業素養。綜上，數字化檔案管理系統在人事檔案管理中的運用，可有效提升檔案管理工作效率，讓相關人員更高效地利用檔案資源，并可減少各種因人為操作而引發的管理不當情況，保障醫院人事檔案信息的完整性。

2.在患者檔案管理中的運用

在醫院患者檔案管理中引入數字化檔案管理系統，可完成對患者檔案管理程序簡化處理，顯著提升檔案管理工作效率。隨著我國醫療事業不斷發展，如今，絕大多數醫院均構建有本院專屬的患者數據管理中心，但距離病案科室普遍相對較遠，面對患者提出越來越嚴格的要求，為實現對患者數據的有效查閱，有時不得不將檔案原件借走，患者檔案極可能出現遺失，對患者檔案管理工作造成不利影響。新時期，廣大患者的法律意識不斷增強，患者檔案的重要性愈發凸顯。在此背景下，將數字化檔案管理系統運用于醫院患者檔案管理中，可有效利用計算機，滿足患者的多樣化要求，打印選取的檔案信息，可使整個檔案管理流程得到簡化，切實提升患者檔案的查找及使用效率。

3.在科研檔案管理中的運用

醫院科研檔案管理中數字化檔案的價值主要表現在以下幾個方面：一是數字化檔案管理系統存儲科研檔案信息更為可靠。在醫院科研工作中，醫院科研部門會對各類研究項目的立項文件、臨床研究資料以及實驗記錄等檔案信息予以存儲，是醫院科研人員開展科研工作的有力依據。然而，長期以來，醫院科研檔案管理存在一系列問題亟待解決，阻礙了醫學科研工作的正常開展。傳統科研檔案存儲大多為紙質載體，定期將科研檔案文件資料歸檔，利用檔案盒存儲。顯然，該種存儲方式會受到環境和蟲害等外部因素影響，容易使檔案遭到不同程度的破壞。而通過將數字化檔案管理系統引入醫院科研檔案管理中，可有效數字化處理檔案原件，并可取代對檔案原件的使用，以此實現對檔案信息的有效保護。二是數字化檔案管理系統可提升醫院科研工作的整體效率。醫院科研人員在對各類病例的研究過程中，會形成圖文和音視頻等各種形式的檔案信息資料，這些檔案信息重要影響著醫院科研人員的研究成果。基于數字化檔案管理系統，可實現對這些檔案信息高效、快捷及準確處理，不僅可保障檔案信息不發生損壞和丟失等情況，還可幫助科研人員更好地檢索和分析檔案信息，提升醫院科研工作整體效率。

對于數字化管理系統在醫院科研檔案管理中的運用，需要開展以下幾方面工作：一是在數字化檔案信息管理實踐中，應當設置相關流程，對各職能部門權責明確劃分，推動各部門之間相互協作，切忌出現某一個部門替代另一個部門工作的情況，以此保障數字化檔案管理工作的順利開展。如果條件允許，醫院內部可組建特定的數字化檔案管理質量檢測小組，并確立檔案管理期間各部門的負責人，由負責人來檢查和監督相關部門檔案管理的開展情況，確保檔案管理工作的安全性和規范性。另外，倘若需要修改某份數字化檔案，檔案管理人員應向部門負責人上報，負責人應當在保留修改前檔案信息的基礎上，以及在與醫院科研人員商討后，方可允許修改數字化檔案信息，提高數字化檔案信息質量。二是不管哪個部門均應當提升對數字化檔案管理工作的主觀能動性，盡可能推進數字化檔案信息的高效共享和利用，使數字化檔案信息的價值作用能夠得到有效發揮，提升數字化檔案的使用效率。

三、數字化檔案管理系統在醫院中的運用策略

1.建立數字化檔案管理平臺

新時期，各大醫院不斷加快了信息化建設腳步，建立完善的數字化檔案管理平臺顯得愈發重要。與此同時，醫院相關人員應順應行業發展趨勢，將醫院檔案數字化建設列為醫院檔案管理工作的重要方向，依托建立數字化檔案管理系統平臺，推進對醫院檔案數據信息的全面采集、系統整合、合理利用以及高效共享，使檔案信息資源在醫院醫療、科研和教育等方面的作用價值得到有效發揮。

首先，醫院應重視構建數字化檔案管理平臺，切實明確數字化檔案管理平臺是數字化檔案管理系統運用的重中之重，在此基礎上，為平臺構建提供有力的資金支持和政策支持，并依托招投標等方式，積極推動國內知名互聯網企業參與到醫院數字化檔案管理平臺建立中來，完善醫院數字化檔案管理平臺的各項功能，保障醫院檔案信息資源采集、整理、開發以及儲存等工作的順利開展。與此同時，應推進醫院管理人員傳統檔案管理思路的有效革新，切實明確數字化、信息化是醫院檔案管理工作發展的大勢所趨，樹立互聯網和大數據思維，推動醫院各科室部門積極協助數字化檔案管理平臺建立，助力數字化檔案管理系統在醫院中的有效運用。

其次，在數字化檔案管理平臺建立期間，應全面采集醫院各部門的意見或建議，依托召開座談會、問卷調查和線上問答等一系列形式采集意見，為平臺開發設計多樣化的功能，進而切實提升平臺服務的全面性及針對性，更好地發揮醫院檔案信息資源的價值作用。

最后，建立一套與醫院實際情況相符的檔案信息資源錄入、歸檔和檔案防護標準，以此推動醫院檔案管理工作不斷向統一化、標準化方向發展，進一步促進醫院檔案管理工作的順利進行，為醫院有序運轉提供支持。

2.規范數字化檔案管理流程

為提升醫院數字化檔案管理流程規范性，可將數字化檔案管理系統在醫院中的運用分成以下幾個步驟：

一是確定檔案采集范圍。醫院檔案管理人員需要明確的是，并不是各類檔案均要開展數字化處理，而應當通過對醫院檔案價值水平、開放程度以及破損程度等展開綜合分析，以此實現對醫院數字化檔案范圍的有效確定。

二是前端控制。醫院檔案管理人員應建立與各部門的緊密聯系，積極參與到各類文件、檔案的形成階段開展管理，對文件的制成、印發及后期歸檔予以嚴密追蹤，一直到數字化檔案建立完成，針對歸檔文件的各個流程環節開展質量控制，保障數字化的完整性、真實性以及與實體檔案的關聯性。

三是質量管理。質量管理指的是面向數字化檔案流程開展質量管理工作，著重在紙質檔案數字化加工環節，切實依據檔案號及頁號流程，防止出現遺漏情況，確保檔案的清晰度，以及檔案存儲格式的規范性，如文本檔案一般應用XML、RTF格式，圖片檔案一般應用JPG、TIFF格式，聲音檔案一般應用MP3、WAV格式，音像文件一般應用AVI、MPEG格式等。

四是安全防范。安全防范主要指的是面向醫院檔案數字化管理開展好安全管理工作，且主要是保障磁帶、磁盤、光盤等數字檔案載體的安全性。基于此，醫院檔案管理人員應適時對醫院數字檔案載體開展檢測、拷貝，如每兩年對磁性數字檔案載體檢測一次，每四年對光盤數字檔案載體開展一次檢測以及每十年對光盤上的數字檔案開展一次轉錄等，以防數字載體受環境、磁性及不法分子入侵等因素影響。另外，依托訪問權限設置、數據備份等一系列手段，切實保障醫院檔案數字化管理中信息傳輸、利用以及存儲等各環節的安全性。

3.組建數字化檔案管理隊伍

為切實推進數字化檔案管理系統在醫院管理中的有效運行，使系統價值作用能夠得到充分發揮，對醫院檔案管理人員的專業素質提出了嚴格要求。鑒于此，對于數字化檔案管理系統在醫院中的運用，醫院應加強對數字化檔案管理專業人才隊伍的建設。

首先，醫院要重視提高檔案管理人員數字化管理的意識與觀念，將電子文檔歸檔工作融入醫院的立卷歸檔制度，納為醫院經營管理工作中的重要內容，對其開展全面系統地檢查及考核。

其次，要重視對檔案管理人員的綜合素養培養工作，著重推進對各類數字化技術、設備設施的運用培訓，讓檔案管理人員做到對各種現代信息技術的嫻熟應用。與此同時，不僅要保障培訓的廣度，即對醫院各業務部門、行政管理崗位相關人員開展好培訓工作，還要保障培訓的深度，著重加大對檔案管理人員的培訓力度，依托大數據分析等傳授相關專業知識，提升檔案管理人員對數字化檔案管理系統知識的掌握水平，進一步將數字化檔案管理系統更好地運用于醫院管理實踐中。

最后，醫院應加強對復合型人才的有效引進。伴隨醫院規模不斷發展壯大，數字化檔案管理人才匱乏，對醫院數字化檔案管理工作開展構成了不小的制約。對此，醫院除去要加大對已有檔案管理人員的培訓力度，還應積極引入兼具檔案管理素質、各類信息技術應用能力的復合型人才，為醫院檔案數字化建設發展提供可靠的人才保障。在實際人才選聘工作中，不僅要考察應聘者的檔案管理素質，還應考察其信息技術應用水平，優先考慮具有相關工作經驗的應聘者。與此同時，除了要考察應聘人員的理論知識，還要考察其實操能力，切實保障選聘的人才能夠勝任醫院檔案管理工作。

四、結束語

總而言之，數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的運用是醫院提升檔案管理質量的重要手段之一。醫院管理層需要強化對檔案管理工作的有效重視，并為醫院檔案管理數字化建設提供有力支持。對于醫院檔案管理部門、人員而言，則應主動作為，明確信息技術對醫院檔案管理工作的重要影響，以此不斷提高自身的專業素養和思維意識，積極地投入到醫院檔案管理數字化建設中，推動醫院檔案管理工作有序開展。

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作者簡介：裴蕾（1981—），女，漢族，山東煙臺人，本科，館員，研究方向：檔案管理。