高校年鑒高質量發展的探索與經驗

趙財霞 姚紅

摘 要：高校年鑒發揮著存史、資政、育人、對外交流的作用，高校年鑒的高質量發展關系著高校的高質量發展。然而，高校年鑒由于編纂流程繁雜、參與人員眾多、周期性時效性強的特點，很難保證內容質量和編纂效率。為保障高校年鑒的高質量發展，需要采取以下舉措：提供規范，保證內容風格統一；建立約束和激勵機制，保障交稿質量和時效性；建立穩定的編輯隊伍，強化系統培訓，提高核心隊伍素質；善于總結問題和易錯點，有的放矢提高編輯質量；做好各環節的溝通，形成合力共同促進高校年鑒質量提升；做好編纂出版流程控制，保障高校年鑒出版的時效性；適當創新，是高校年鑒高質量發展的靈魂。

關鍵詞：高校年鑒；高質量發展；質量；效率

高校年鑒是全面、系統、翔實地反映高校在過去一年中的基本狀況、發展變化以及教學、科研、管理、對外交流等各方面工作情況的工具書。隨著我國高等教育事業的快速發展，越來越多的高校都加入了年鑒編纂的行列。據統計，目前有300多所高校都開展了年鑒編纂，其中211院校102所，普通高校93所，專科院校10所以上；截至 2021年 9 月，高校年鑒中正式出版的有59 種，還有很多高校不公開出版年鑒，僅作為內部交流使用[1]。

1 高校年鑒高質量發展的重要性

高校年鑒是高校檔案資料的編研成果之一，和檔案一樣發揮著“存史、資政、育人”的作用，還是學校對外交流的重要窗口[2]。

1.1 高校年鑒是編寫高校校志、校史的基礎

高校年鑒是以一年為周期記錄學校各個方面發展的資料性工具書，而高校校志、校史則是以五年、十年甚至更長的周期記錄學校階段性發展變化的史書。高校年鑒可以為高校校志、校史的編寫提供直接、翔實的資料數據，大大減輕編寫校志、校史的難度和工作量。

1.2 高校年鑒是高校制定政策和決策的依據

高校年鑒既包含學校各個方面的真實記錄，又包含學校各個方面的成果、經驗和總結。同時還收編學校每年的重要文件制度，是學校一年以來各方面寶貴經驗的總結，是輔助學校各方面管理的寶貴的信息資料庫，可以為高校制定政策提供直接的資料和依據，便于學校行政決策。

1.3 高校年鑒是高校育人和文化傳承的重要載體

高校年鑒是師生和公眾了解高校校情的重要窗口，含有寶貴的教育資源，其中的典型事例、優秀成果、模范表彰等，可以對師生起到很好的教育作用，發揮育人功能；高校年鑒呈現的一所高校的校風、校訓、學風等精神文化資源，是高校文化建設的重要組成部分，因此高校年鑒也是高校文化傳承的重要載體。

1.4 高校年鑒是展示校情、對外交流的重要窗口

高校年鑒內容豐富，記錄了最新的校情校況，而且裝幀精美，經常作為校際交流紀念品互相贈送。這樣，高校年鑒也承擔起展示校情、對外交流的重要作用。

2 高校年鑒編纂的特點

2.1 編纂流程繁雜

高校年鑒的編纂出版大致可分為組稿、編輯和出版三個階段。組稿階段的步驟一般是：編委會或主編擬定提綱、規范和模板，學校各部門、各學院撰稿并交稿，或者是編輯部人員自行搜集材料組稿。編輯階段即年鑒編輯部處理年鑒稿件的階段，具體可分為各編輯編寫各部分初稿，編輯內部進行交叉互校、疑問處理，主編匯總并審核定稿等。這個階段是年鑒編纂的核心階段。出版階段則大致包括三審三校，疑問處理，下廠印刷等。由此可看出，高校年鑒編纂的流程極其繁雜，整個周期需要耗費時間較長。

2.2 參與人員眾多

高校年鑒作為全校性的資料性工具書，其內容大多來源于各部門、各學院撰稿，而高校的部門、學院少則幾十個、多則上百個，這就意味著年鑒撰稿人也有幾十個、上百個。高校年鑒編輯隊伍通常有七八人，多則可達十幾人；出版社的編校人員至少也有五六人。年鑒編纂牽涉到的人員眾多。

在高校年鑒編纂的人員角色方面，大致可以做出以下區分：年鑒編委會或主編是指導，學校各部門、各學院撰稿人是基礎，編輯部人員是核心，出版社編校人員是輔助。把握好不同人員的角色和作用，改進年鑒質量可有的放矢。

2.3 周期性時效性強

年鑒是以一年為周期、連續出版的資料性工具書。高校年鑒通常最晚要在次年年底完成上一年度的年鑒出版。一方面，編纂出版周期超時，就無法及時展示最新的數據、資料和信息；另一方面，編纂周期過長會導致資料查找困難，難以保證年鑒內容的準確性。因此，必須控制好編纂周期，保證高校年鑒的時效性。

3 高校年鑒高質量發展的重要舉措

由高校年鑒編纂的特點可以看出，高質量的高校年鑒，既要有較高的內容質量，又要保證較快的出版效率。質量和效率，兩者缺一不可，不可偏廢，看似矛盾，實則對立統一。“一方面，要保證年鑒質量，就必須保障一定的編校出版時間，為速度犧牲質量是不可取的。但另一方面，年鑒需要處理的信息量日益龐雜，編纂時程愈久，刪繁就簡、去偽存真的難度愈大，倘若長期延宕，更可能積重難返?！?/p>

3.1 提供規范，保證內容風格統一

從校年鑒內容的重要來源之一是高校各部門、各學院撰稿。撰稿人分散于高校各個部門，人員眾多、素質和能力參差不齊，年鑒“眾手成書”的特點，很容易導致年鑒內容風格不統一，影響年鑒內容質量。因此，編委會或主編在發文收集年鑒原稿時，要提供相應的規范或模板以供參考，必要時可采取“填空式”的模板。例如，學院部分模板一般分為概況、教學工作、科研工作、學生工作、對外交流與合作等條目。對大部分學院來說，教學工作和科研工作都是重點條目；但對體音美學院而言，一般要弱化科研工作條目，強化“學生工作”條目里的學生參賽及獲獎等。此外，還要專設“亮點或特色工作”條目，讓各單位將一年中的重大、重要、特色工作寫進去。這樣才能做到普遍性與特殊性、共性與個性的兼顧。

3.2 建立約束和激勵機制，保障交稿質量和時效性

高校年鑒撰稿人都是兼職，年鑒只是他們眾多工作中的一項。在這樣的情況下，為保障年鑒交稿質量和時效性，一定要建立約束和激勵機制。一是建立由各學院、各部門主要負責人對撰稿內容負責的機制。年鑒交稿時需經本單位主要負責人審核簽字。二是建立獎懲機制。把年鑒撰稿質量作為全校考核的一個打分要素，每年評比出年鑒貢獻獎單位和個人并進行表彰。三是建立適當的通報制度。適時在學校發文系統、工作群等通報各單位年鑒交稿情況，促使各部門、各學院按時交稿。這樣，才能加強各部門、各學院對年鑒撰稿的重視程度，提高年鑒交稿質量，保證年鑒交稿時效。

3.3 建立穩定的編輯隊伍，強化系統培訓，提高核心隊伍素質

年鑒編輯部人員是年鑒編纂的核心，穩定、高質量的編輯隊伍是高校年鑒高質量發展的關鍵。高校年鑒的編輯隊伍來源一般有三種：一是由學校黨辦、校辦或宣傳部等行政部門人員兼任；二是從學校各個部門抽調人員組成校史研究部門充當；三是由學校檔案館（校史館）工作人員承擔。將年鑒編輯部設在檔案館（校史館）有諸多優勢：一是檔案館（校史館）人員可以接觸一手檔案資料，遇到疑問時便于查找資料、核對差錯；二是檔案館（校史館）工作相對單純，能夠將年鑒編纂作為一項中心工作；三是隨著高校招聘門檻的提高，檔案館（校史館）的人員隊伍一般都有碩士研究生學歷，自身素質、寫作能力均較強；四是檔案館（校史館）人員作為專業技術人員有相應的職稱上升通道，隊伍較為穩定。有鑒于此，越來越多的高校都將高校年鑒編輯部設在檔案館（校史館）。

此外，年鑒編纂屬于一項專業性較強的工作，但年鑒編輯隊伍通常并非專業出身，因此要對年鑒編輯隊伍進行年鑒編纂理論和實務、出版理論與實務等較為系統的培訓[4]，提高編輯隊伍的專業性。爭取讓編輯參加一年一度的全國高校年鑒論壇，全國性的史志編修培訓班等。此外，還要加強校際橫向交流，利用到外地參會或到其他高校調研的機會，與對方高?；ベ浤觇b，交流經驗，互相學習。

3.4 善于總結問題和易錯點，有的放矢提高編輯質量

高校年鑒編輯中有很多共性問題和易錯點，編輯隊伍要對這些問題和易錯點做到心中有數，在進行編輯加工時才能有的放矢。（1）要保證年鑒前后內容的統一。高校年鑒中一般會刊載高校年度工作總結，而在各個專題部分還會對學校各項工作做更為深入、詳細的介紹。一定要保證這兩項內容不矛盾、不沖突。若因為統計時間節點而導致數據不一致，要進行必要的說明。（2）要保證年鑒表文內容的統一。表格具有清楚明了、信息量大的優勢，在高校年鑒中常作為文字的輔助資料出現，或作為附錄內容單獨出現。要確保表格內的信息和數據與相應文字描述的信息和數據一致。（3）要保證數據分項和數據總數的統一。年鑒中常出現數據分項相加與數據總數不符的情況，這種錯誤會使年鑒的內容質量大打折扣，一定要極力避免。（4）要保證條目內容的邏輯性。例如學院工作中的條目，有科研工作、教學工作、學生工作、對外交流等，不能把學工工作（即學生管理）的內容寫到教學工作下，也不能把教學工作和科研工作混為一談。

3.5 做好各環節的溝通，形成合力共同促進高校年鑒質量提升

高校年鑒編纂牽涉到的人員眾多，一定要以編輯部人員為核心，做好各方面的溝通工作。一是要保持編輯部人員和撰稿人的積極溝通，遇到疑問尤其是數據等問題不可擅自更改，要與撰稿人核實后再做修改。積極溝通也便于撰稿人發現自己稿件中問題，以便今后改進撰稿質量。二是要做好編輯部人員之間的相互溝通。高校年鑒編輯通常實行“各編輯編寫各部分初稿，編輯內部進行交叉互校、疑問處理，主編匯總并審核定稿”等步驟，宜實行初稿編輯責任制，初稿編輯對自己的部分全面負責；在進行交叉互校以及后續發現疑問時，均向初稿編輯反饋，由初稿編輯負責處理。三是主編要保持與出版社編校人員的溝通，向出版社交稿時做好相應的說明，在編校人員有疑問時積極配合處理疑問。

3.6 做好編纂出版流程控制，保障高校年鑒出版的時效性

高校年鑒編纂出版流程繁雜，一定要做好整個流程的時間節點控制，保證年鑒的時效性。各部門、各學院交稿時間節點，編輯部定稿時間節點，出版社下廠印刷時間節點，一個都不能拖沓。要制定緊湊、可控的年鑒編纂流程。通常可在每年3月發布全校收檔通知時同步發布年鑒組稿通知，4—5月集中催交，收稿的同時編輯部即著手各部分初稿編輯工作，之后3—4個月的時間編輯部集中力量完成各部分初稿編輯、兩次交叉互校、全稿匯總和審核定稿，8—9月向出版社交稿，這樣在當年年底或次年年初就能夠完成年鑒的出版。

保障各部門、各學院交稿時間節點，需要建立適時通報的約束機制，即可在適當的時間節點通過學校發文系統、工作QQ群等發布已交稿和未交稿單位名單，必要時還可采取點對點電話催交，以促進各單位按時交稿。保障編輯部定稿時間節點，一定要考慮到高校寒暑假及平時節假日的工作節奏，進行合理的工作進度安排，必要時要組織編輯部人員利用寒暑假加班加點完成工作[5]。保障出版社下廠印刷時間節點，也需要了解出版社的工作節奏，錯開出版高峰。如很多高校出版社在寒暑假開學前2個月會集中力量出版教材，其他稿件會被擱置，那么向出版社交年鑒稿件時則要盡力避開這個高峰。

3.7 適當創新，是高校年鑒高質量發展的靈魂

隨著時代的發展以及新技術的涌現，圖書出版行業也發生了很多新變化。高校年鑒也要適時創新，才能保持持久的生命力。

3.7.1圖文并茂，豐富高校年鑒內容。高校年鑒大多是以文字為主，圖片較少，且多集中在開頭的幾頁彩圖中。而圖片多具有形象、生動、直觀性強、富有感染力的特點，在今后高校年鑒編纂中，可考慮適當加大圖片的比例，必要時采取“隨文附圖”的形式，增加高校年鑒的生動性和形象性。

3.7.2數字化出版，便捷高校年鑒利用。高校年鑒通常篇幅較長，成書較為厚重，攜帶不便，檢索效率也不高。很多高校年鑒已經在走數字化出版道路，在出版紙質年鑒的同時，隨書附帶光盤包含電子版年鑒，既便于攜帶又便于檢索，提高高校年鑒的使用效率。

3.7.3嵌入新的信息形式，給高校年鑒注入活力。隨著科學技術的不斷發展，各類信息的展現不再局限于圖片和文字，新的信息展現形式如二維碼、小程序等，可包含的信息量非常大，內容極其豐富。若在年鑒適當的部分加以使用，可大大增加年鑒內容的豐富性和趣味性。例如，遇到校慶年，可在校慶專題部分附上二維碼，掃碼即可觀賞校慶文藝晚會或其他相關活動等。

上述突破傳統的創新形式，將會給高校年鑒注入無限的活力，為年鑒的高質量發展提供更多的思路和視角。

參考文獻

[1][6]王春玲.校史文化傳承視域下檔案編研成果之高校年鑒高質量發展探究[J].黑龍江檔案，2022（4）：37-38.

[2]姚紅.關于高校年鑒編纂思考[J].史志學刊，2018（3）：72-74.

[3]劉鵬，孫啟明，徐聰穎.高校年鑒編纂質量與效率提升的探索——以《北京大學年鑒》為例[J].史志學刊，2022（2）：62-65.

[4]羅應梅，姚紅.淺談高校年鑒的編寫——以《貴州大學年鑒》為例[J].中國年鑒研究，2019（3）：61-68.

[5]李娟.高校年鑒編纂實踐要務[J].浙江檔案，2018（7）：65.

作者簡介：趙財霞，貴州大學檔案館館員，《貴州大學年鑒》執行編輯，研究方向為年鑒編纂、檔案管理和編研。姚紅，貴州大學檔案館副研究館員，《貴州大學年鑒》主編，研究方向為年鑒編纂、檔案管理和編研。