行政審批改革背景下工程檔案高質量管理路徑分析

摘 要：在行政審批改革背景下，對項目審批實效的提升和審批流程的優化提出了更高的要求。作為工程檔案管理部門，面對改革帶來的沖擊，要緊跟時代潮流，把握關鍵機遇，創新工作流程，適時調整工作方式，確保工程檔案及時歸檔，切實革除過去行政審批制度的弊病，真正達到簡政放權的改革目的。本文從工程檔案實現高質量發展的意義、面臨問題、優化路徑三個方面展開分析，對工程檔案規范化管理體系構建內容、具體實施提出有益探索，為相關部門未來解決問題、完善管理模式提出相應的對策和解決思路。

關鍵字：行政審批改革；工程檔案；高質量管理

前言

黨的二十大報告提出“高質量發展是全面建設社會主義現代化國家的首要任務”“深化簡政放權、放管結合、優化服務改革”“營造市場化、法治化、國際化一流營商環境”，這些重要論述為做好行政審批服務工作明確了方向、堅定了決心[1]。在此背景下，隨著信息技術的快速發展和各行各業工作模式的迅速轉變，工程檔案的行政審批改革向縱深推進，由傳統人工管理逐漸轉變為電子化、數據化的系統平臺在線管理模式，為實現信息資源高質量管理提供更加廣闊的思路和更加多維的手段，同時也為工程檔案管理事業提出更高的要求。面臨著新的機遇和挑戰，這就需要工程檔案管理部門領導和工作人員取長補短，發揮優勢，注重培養創新思維，探索新思路新方法新舉措，不斷開創工程檔案管理工作新局面。

1 行政審批改革背景下工程檔案高質量管理重要意義

1.1 順應時代要求

黨的十八大以來，行政審批改革進入新階段，政府多次提出要簡政放權、放管結合、優化服務，堅定不移推進改革開放。把“放管服”改革、優化營商環境，作為促進“六穩”的重要舉措，更大激發市場主體活力、增強競爭力、釋放國內市場巨大潛力，保持經濟平穩運行，促進高質量發展[2]。實現工程檔案管理高質量發展，可促進各單位在工程建設過程中依法行政，約束和規范行政權力，增強行政審批的透明度，為各級政府在行政審批過程中的理念設立、主體實施、制度機制、流程審批和監督管理等環節進行重大改革創提供真實準確的信息支撐[3]。在行政審批改革的背景下，工程檔案突破傳統管理模式的束縛，利用新興技術的優勢將龐大的信息數據收集、儲存、使用等工作進行精細化管理，進一步壓減行政審批項目數量，再造行政審批流程，精簡審批環節，促進形成規范化、信息化、科學化、標準化管理體系。

1.2 為社會各項工程順利開展提供便利

工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，到施工、監理、驗收等全部過程形成并應歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，是基本建設項目管理工作的重要組成部分，在相關部門行使職權過程中的信息價值較高[4]。在行政審批改革背景下實現其高質量管理，在重要環節可提供全面詳細的理論保障，推動相關部門單位對紛繁復雜的工程項目進行科學有效管理，從而拓展工程管理實效性。與此同時，“互聯網+政務”模式的進一步推廣，使得大量的紙質檔案轉化為以電子文件為主的數據信息，在查詢過程中不僅避免了檢索過程中造成的文件損壞，更為各部門提供了便捷、多元的審批路徑，極大提高了各項工程事件的審批速率，使其以最快的速度開展建設工作，無形中提高了工程檔案管理水平。

1.3 提高檔案資源整合效率和安全性

隨著行政審批部門檔案管理平臺的不斷優化，相關功能的應用水平不斷提升，無紙化辦公在工程開展過程中逐漸普及。現有系統的安全功能也隨之得到進一步升級完善，對于龐大的數據可進行集中統一的安全管理，建立的防御機制可有效抵御黑客的攻擊、病毒侵害與不法分子的惡意訪問，有效保證工程檔案信息不泄露、不丟失。同時，功能強大的系統平臺可促進信息獲取效率的提高，保證工程在開展過程中能夠將不同種類的相關信息實時收集，并分門別類將不同等級的檔案信息存于不同的數據庫中。充分發揮信息技術手段的資源共享、信息傳遞及時，儲存空間大的特殊優勢，進一步提升檔案信息的整合效率和利用成效，也滿足了相關部門及社會群眾的及時性需求，進一步推進各部門單位間檔案信息共建共享，助推行政審批工程檔案管理體系走向規范化。

2 行政審批改革背景下工程檔案高質量管理面臨問題

2.1 信息化建設不到位

現階段，大多工程檔案管理部門受當地政策、人力資源、財政資金等方面影響，信息化項目遲遲無法開展。一是領導對信息化建設不重視，沒有專門設立負責信息化建設的部門，信息化建設機制不完善，沒有緊密結合工程檔案行政審批業務實際，使得信息化系統建設發展方向和目標不清晰，缺乏對系統整體規劃，走一步看一步。二是對資源共享重視程度不夠。工程檔案涉及較多單位，在系統平臺建設和功能研發過程中，負責人僅僅是圍繞本單位需求，沒有對行業內外多層次、多角度調研，導致雖然自身存在問題得以解決，總體行政審批效率仍然低下，背離了行政審批工作改革的目的[5]。

2.2 干部隊伍綜合素質較低

目前，大多數工程項目負責單位“重建設、輕管理”，沒有匹配專業的工程檔案管理人員。現有管理人員配備不足，高學歷、高學位、高職稱人員占比低，并長期受困于繁雜瑣碎的項目推進工作，業務培訓有限，對檔案管理認識不到位、缺乏運維和管理經驗、學習能力較低、創新意識薄弱。同時隨著行政審批行業的不斷深化改革和信息化的推進發展，各單位缺乏人才的流動性機制、缺乏相應的人才績效考核制度、缺乏有效的人才培訓機制、缺乏有特色的信息化專業人才薪酬制度，使得信息技術在檔案管理中的作用無法充分發揮，不利于檔案驗收的信息化推進。

2.3 檔案資源安全保管水平較差

在行政審批改革背景下，工程檔案的紙質文件與電子數據發揮著越來越重要的作用。行業內仍然存在安全制度建設不完善，相關規章落實不徹底；檔案庫房硬件設施配置不完善，保管條件較差；汛期檢查工作開展力度不夠，日常建設和運維不到位；檔案數目記錄混亂，數據結構不完整；隱患排查不及時，數據安全缺少保障等問題，導致文件丟失、數據損壞的現象頻頻發生。需要引起高度重視并采取切實有效措施，進一步推進工程檔案管理規范化建設科學發展。

3 行政審批改革背景下工程檔案高質量管理優化路徑分析

3.1 大力促進工程檔案資源信息化管理

隨著社會的不斷發展和經濟水平的不斷提升，各項住房建設、公路建設、城市基礎設施建設等工程量也不斷增加，隨之產生大量文書、音頻、圖片、影像等各種類型的結構化、非結構化數據信息，這就需要相關部門充分利用信息技術手段，進一步發揮工程檔案的潛在價值，促進工作效率穩步提升。

3.1.1建立信息化管理制度。相關部門領導及工程檔案管理人員要提高信息化管理的重視程度，針對當前行政審批各項環節實際開展情況進行深入分析，結合出現的各個問題及疑難雜癥制定并嚴格落實信息化管理制度，為后期信息化工作的順利開展提供保障。

3.1.2建立科學合理、高效便捷的工程檔案信息資源管理系統平臺。在建設初期，相關負責同志要與先進地區行政審批單位積極溝通，充分了解行業內工程檔案信息化發展情況，深入開展市場調研，結合自身發展實際，與外包軟件公司共同確定系統平臺建設方案，有針對性、有側重點地研發系統功能，確保其能夠解決問題、創新模式、提高效率，全面發揮信息化體系優勢，從而實現高質量發展。

3.1.3做好資源共享工作。工程檔案涉及城建、城管、住建、水利等眾多部門，實現各部門互聯互通，推動提高工程檔案信息共享效率，提升行政審批質量十分必要。工程檔案主管部門要在實現工程檔案信息化管理的過程中，充分利用計算機網絡、大數據、云計算等信息技術，對紙質檔案進行集中管理，對電子檔案進行統一與分級管理，要盡量做到與相關職能部門共同開展工程檔案資源管理工作，提高其參與度，將各部門產生的檔案信息資源進行專業鑒定，對非涉密、利用率高的檔案信息資源上傳至系統平臺，同時提供接口保證各單位可在線查詢利用，打破“信息孤島”和“制度藩籬”，徹底改變各單位各自為政的傳統局面，不斷促進工程數據跨部門、跨行業、跨層級實時互聯共享，壓縮審批時限，提高各單位、社會群眾辦事效率[6]。

3.2 持續優化管理干部隊伍綜合水平

注重檔案專業人才培養，與教育主管部門、高等院校、先進地區檔案館合作建設一批“檔案工作實訓基地”，加快高層次應用型專門人才培養。同時要結合實際制訂年度教育培訓計劃，精心設置培訓課程，著力提升基層檔案人才隊伍整體素質。組織檔案干部參加全國、全省檔案部門舉辦的各類線上培訓班，實現初任崗位培訓和繼續教育培訓全覆蓋[7]。堅持正確用人導向，建立檔案干部提拔任用激勵機制，著力培養使用年輕干部，暢通檔案干部交流渠道，使年輕人覺得在檔案部門有奔頭，為檔案事業可持續發展提供人才保障。協調組織部門，進一步改善檔案干部待遇，在干部選拔、職級晉升、職稱評定、崗位聘用等方面向基層一線傾斜，激勵廣大檔案工作者在新時代扛起新擔當、展現新作為。

3.3 建立健全科學完善安全管理體系

檔案安全是檔案工作的重中之重。為確保工程檔案紙質文件與信息資源的絕對安全，需要相關單位多措并舉，扎實開展檔案安全工作。

3.3.1建章立制，規范工作流程。不斷完善各項管理制度和工作流程，形成科學合理可執行的《工程檔案業務工作制度》，精心設計工程檔案管理業務技術用房工作臺賬、安全巡查臺賬、出入庫臺賬、庫房溫濕度記錄、門禁記錄、檔案整理臺賬、檔案消毒臺賬、聲像檔案處理臺賬、檔案接收檢查記錄、檔案清點臺賬、檔案檢查記錄表、檔案接收臺賬等，確保檔案工作時時有臺賬、事事有記錄。

3.3.2抓好汛期檔案庫房安全檢查。緊緊圍繞防火、防盜、防水、防爆、防泄密等，組織力量定期進行全面細致的安全檢查，特別是加強對檔案庫房（室）、信息化機房、防汛消防設施、安防設施、數字化加工場所、檔案修復保護場所等重點部位和設施設備的檢查，并做好設備的更新維護。

3.3.3加強庫房巡查。配置專門負責人員，每天對電路、門窗、煙霧報警、視頻監控、空調、除濕機、機房等重點部位、重要設備進行巡查，并做好巡查記錄。密切關注庫房溫濕度變化，適時開啟空調、除濕機等檔案保護設備，確保庫房溫濕度適合各類檔案保管要求。

3.3.4開展檔案清點工作。隨著工程檔案數量的與日俱增，要及時開展檔案資料清點工作，對新增案卷逐卷逐件進行翻查，同時對系統平臺內檔案數據進行全面檢查，逐一清點、核對數量，對老舊檔案、利用率低的檔案、重復檔案、垃圾文件等問題案卷進行邊清理邊登記邊整改，做到臺賬與庫房館藏檔案、系統數字資料一致。同時要及時更換防霉防蟲藥，并做好藥物投放更換記錄，防止蟲霉對檔案的侵害。

3.3.5嚴格落實電子檔案信息安全責任。加強中心機房和數字化加工現場的隱患排查；強化電子檔案移交與接收、數字化外包服務管理過程中安全措施；完善檔案異地異質備份機制，確保館藏檔案數字化成果及新增電子檔案絕對安全。

結語

綜上所述，行政審批改革不斷深入，推動工程檔案的管理體制進一步得到優化，這也是滿足社會對高效率開發利用檔案資源、挖掘內在價值、助力工程順利開展需求的主要趨勢。檔案管理部門的領導和管理人員，要提高對工程檔案管理事業的重視程度，提高政治站位，充分認識新時代檔案工作的重要意義，制定切合實際的目標任務，準確判斷當前發展形勢，真正把握住歷史脈絡、找到發展規律。同時，要建設過硬的檔案隊伍，明確分工職責，持續轉變工作作風，為檔案事業持續健康發展營造良好環境；制定工程檔案管理新標準，以工程檔案的規范化適應新時期行政審批制度的改革，全面推進審批制度改革和工程檔案管理事業共同發展；要建設電子檔案集約化、一體化協同管理平臺，打破各類工程主管單位信息壁壘，暢通行政審批、文件歸檔、高效管理、在線移交、共建共享通道；要堅持問題導向，把解決實際問題作為打開工作局面的突破口，更加精準地貫徹新發展理念，在前行中不斷發現問題、解決問題，推動理論創新，以工程檔案管理工作高質量發展為實現中國式現代化建設事業貢獻力量。

參考文獻

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作者簡介：廖云艷（1980— ），大學學歷，北海市路港建設投資開發有限公司工程師，研究方向：檔案管理。