智慧政務背景下綜合檔案信息化管理體系建設探究

摘 要：隨著社會進入大數據時代，智慧政務的不斷推廣，使得信息多“跑路”、群眾少“跑腿”，大大提高服務效率，“以民為本”的思想理念不斷根深蒂固。在此背景下，綜合檔案的信息化管理也應結合智慧政務服務需求，搶抓機遇、借勢發展，促進檔案管理思想與時俱進，推動管理模式轉型升級，真正發揮檔案資源為廣大群眾提供優質服務的功能。本文從智慧政務背景下綜合檔案信息化管理體系的意義、存在問題和未來發展方向進行研討，綜合分析當前檔案事業發展的路徑，為相關部門單位解決問題、快速發展提供參考。

關鍵詞：智慧政務；綜合檔案；信息化管理

前言

在“十三五”時期，政府工作報告中首次提出“互聯網+政務服務”的概念，各地區根據自身實際情況及發展優勢，相繼開展智慧政務建設工作。目前，在長三角、珠三角、環渤海區域普遍實現了政務服務智慧化，欠發達地區也緊隨其后、快速發展。在此背景下，檔案事業同樣發生了翻天覆地的變化，尤其在政務服務綜合檔案管理領域，逐漸由紙質化管理轉變成電子化管理，整體上正向智慧化管理方向快速邁進，給綜合檔案工作注入了新的活力。但是，也帶來一系列問題與挑戰，如何在智慧政務背景下實現檔案事業科學化、合理化轉型升級，是當前檔案部門需要重點研究的課題。

1 智慧政務背景下綜合檔案信息化管理體系的意義

1.1 提升工作效率

在信息化時代，傳統綜合檔案管理模式與高標準、快節奏的信息化工作環境相比顯得滯后。在智慧政務背景下，綜合檔案管理與互聯網、云計算、大數據等技術融合，系統平臺可通過將數據庫龐大的綜合檔案信息進行加工、分類、提取、分析，將檔案化作應用表格、統計圖形，讓管理者能夠直觀地看到工作側重點，及時轉變工作思想、充實工作檔案、完善工作細節、創新研究方式、優化資源配置，深度利用綜合檔案數據價值，實現檔案為黨和政府以及社會群眾提供有益參考[1]。

1.2 推進資源共享

在傳統的管理模式下，綜合檔案大多被鎖在庫房里，檔案管理部門僅僅是被動向外界提供查詢利用服務，對于跨部門、跨系統、跨人群的綜合性、一體化、整合式應用較少，信息共享和業務協同水平較低。在智慧政務平臺下，各部門單位打破“信息藩籬”，由重復、煩瑣、分散的“各自為政”轉向高效、簡潔、集約的“整合共享”，實現綜合檔案資源最優利用，更多檔案利用申報材料“免提交”“跨域辦”，顯著提升政務服務效能，最大限度地讓群眾少跑腿。

1.3 深化“放管服”改革

過去的政務服務環境，群眾辦事手續多、流程長、多次跑、分頭跑，辦事效率低下、服務水平滯后。在智慧政務平臺的技術支撐下，社會群眾可通過手機APP、網站、微信公眾平臺等方式向綜合檔案管理部門提交訴求，并可快速得到工作人員的回復和反饋，為群眾提供更精準、更快捷、更高效的服務，破解群眾辦事“多頭跑、跑遠路”難題，不斷增強群眾對檔案的獲得感和滿意度。與此同時，社會群眾可多渠道對檔案部門服務水平進行全流程監督評價，拉近了群眾與檔案的距離，過去綜合檔案的管理型模式逐漸轉變為服務型模式，真正凸顯“以民為本”[2]。

2 智慧政務背景下綜合檔案信息化管理體系存在問題

2.1 管理體系不完整

目前，部分檔案管理部門，尤其在基層，沒有形成科學合理、高效完善的管理體系，重點表現在以下幾個方面。一是思想重視不夠。在過去，檔案受社會各界的關注程度較低，從普通干部到高層領導，都認為檔案管理是一項最為基礎、最為簡單的工作，導致了單位內形成了一種“自頂向下”的輕視檔案管理工作的思想。二是管理軟件系統不規范。在智慧政務的背景下，部分單位僅僅是重視對軟硬件設施的引進和發展，忽略了整體系統資源標準規范化建設，在行業內缺少統一的管理標準和技術規范。這就造成很多落后地區單位雖然扎實開展了信息化建設，但系統平臺無法借助和發揮智慧政務的優勢，實際應用水平和為人民提供優質服務方面與先進地區仍存在較大差距。

2.2 專業人員隊伍不專業

部分檔案部門忽視對現有工作人員開展綜合檔案業務知識培訓，導致有關人員缺乏對歸檔材料準確性、真實性的進一步確認，進而造成檔案管理工作水平的滯后。在大多數綜合檔案管理部門，從業人員年齡較大、文化水平較低、工作變動較大，受傳統管理模式影響較深，其學習能力以及吸收知識能力跟不上時代的步伐，導致檔案管理工作的嚴重滯后，客觀上也拖慢了單位內其他工作的進度。

2.3 安全防范不科學

雖然檔案管理進入數字化時代，但是由于各方面因素，使得整體智慧政務平臺的安全形勢不容樂觀。一是系統漏洞、內部攻擊、信息泄露等大量的網絡安全問題嚴重制約了綜合檔案數據的管理水平的提升。在系統平臺建設初期，大多是委托外包公司全權負責，缺少自主核心技術的研發，對于信息保全、數據防護等工作缺少必要的手段，平臺的安全性得不到有效保障。二是對大量數據的安全存儲不到位。電子數據的載體壽命短、易破壞，目前部分單位沒有對數據庫內的電子檔案資源進行異地備份、異質備份，增大了由于自然災害、人為損害等因素造成數據丟失、損壞的風險。

2.4 共享監管不到位

對于數據使用的監管直接影響到單位整體的發展，傳統的紙質檔案監管方式逐漸被信息化數據監管方式所取代。目前看，檔案專業人員大多對共享數據監管不重視，利用系統對數據共享的監管手段不足，導致什么信息都可以利用、什么數據都可以查看，極易造成關鍵數據泄露，造成難以預估的影響，嚴重制約了共建共享水平的提升。在此前提下，各部門數據共享意愿不夠強烈，出于對數據安全管理的慣性思維、對共享后果的“未知恐懼”和部門整體利益的考慮，不愿主動進行數據分享。即使強制性共享，也對核心數據、利用價值高的數據加以封閉，在實際政務服務中檔案數據資源規模小、質量差、利用率低，甚至出現錯誤，導致部門單位和人民群眾無法獲取準確的綜合檔案信息，智慧政務也失去了其高效為民服務的意義。

3 智慧政務背景下綜合檔案信息化管理體系未來發展路徑

3.1 持續優化檔案管理體系

由于綜合檔案領導者和實際從業人員大多長時間在傳統模式下對檔案進行實體紙質管理，難以在思想觀念上、制度體系上完全匹配新時期信息化管理模式，需要進行持續優化[3]。一是思想上順應時代發展。充分認可信息化技術，正確對待綜合檔案管理新模式、新理念，領導者要發揮正確的價值導向，用發展的眼光進行信息資源建設、檔案信息服務優化、檔案管理技術創新等，從上至下對檔案管理流程進行優化完善。二是要更新傳統管理檔案的理念。創新檔案管理思維，提高檔案知識層次，找出檔案管理中與大數據檔案管理過程中不符的問題，充分利用新時代科技發展的資源和力量，并將大數據、云計算、數據挖掘等技術應用于綜合檔案管理，努力實現新時代綜合檔案智慧化新型服務[4]。三是要建立健全智慧政務綜合檔案信息化管理制度。借助智慧平臺構建適合自身發展的檔案管理規章和檔案信息化管理工作的監督和績效化評價制度，逐步形成智慧化、信息化、數據化的綜合電子檔案收集、管理、利用工作機制，從而保證檔案管理規范化建設的順利進行。四是加大經費投入。完善檔案信息資源管理設備，加快推進智慧政務平臺綜合檔案資源建設，及時更新機房網絡設備、服務器、存儲設備、安全設備、檔案數字化加工設備。對于綜合檔案管理軟件要不斷優化功能，提升安全防護水平，最大程度限制外來病毒對內部檔案信息的侵襲。

3.2 加強加快干部隊伍培養

人才是第一生產力。在智慧政務背景下，干部隊伍水平高低決定著未來檔案事業的發展速度，作為綜合檔案管理部門，要將培養選拔優秀年輕干部作為加強領導班子和干部隊伍建設的一項基礎性工程去執行，建設一支符合新時期好干部標準、忠誠干凈擔當、數量充足、充滿活力的高素質專業化年輕干部隊伍。一要推動干部隊伍年輕化。領導者要積極對接有關部門，申請政策支持和人員職數指標，給予政策傾斜，引導人才流動，切實利用政策優勢、福利待遇幫助人才落戶，促使他們用先進的理念和科學知識為綜合檔案管理工作注入新鮮血液，讓檔案事業煥發生機，以此推動單位的綜合檔案管理工作的順利開展。二是加強在崗人員業務培訓。檔案管理部門要定期開展培訓活動，多角度、多途徑鼓勵干部職工“走出去、請進來”，可輪流帶領干部職工有針對性地前往先進地區學習工作經驗，在實踐中去不斷提高理論知識和業務能力，增強戰略思維、提高統籌謀劃能力、強化綜合施策才干。同時也可根據不同領域、不同時期、不同的工作重點，靈活運用專題講座、學習研討、宣講團等形式，邀請不同領域的專家、學者開展不同主題授課，不僅要全面提升干部職工的個人素養和工作技能，還要豐富他們的精神文化生活，推動全面了解當下上級政策精神、整體發展情況、存在問題和解決方案，培養干部的宏觀意識和大局意識。

3.3 建立健全安全防范機制

保障綜合檔案數據的安全是各單位部門的首要關鍵任務。在走向信息化、智慧化發展道路過程中，建立一套科學有效的信息數據安全保障措施十分必要。一是要明確安全機構。成立檔案館網絡與信息安全工作領導小組，負責綜合檔案管理部門網絡與信息安全統籌規劃和組織協調工作，組織領導網絡與信息安全應急管理工作，制定應急處置預案、決定突發事件應急預案的啟動和突發事件處置工作，明確人員職責，壓實工作責任。二是落實網絡安全責任制。建立健全綜合檔案安全管理制度，開展對重大的信息安全工作制度和技術操作策略的審查工作，對物理安全、人員安全、訪問安全、存儲安全等方面作出明確規定，在檔案的收集管理、存儲利用等流程提供全方位制度保障，保證計算機網絡系統中的硬件、軟件系統連續可靠正常地運行，網絡信息服務不中斷，系統中存儲、傳輸的信息受到有效保護，不受偶然的或者惡意的攻擊而遭到破壞、更改、泄露，有效遏制風險的發生。三要制定綜合檔案信息系統網絡安全應急策略及應急預案。定期組織對信息安全應急策略和應急預案進行測試和演練活動，管理人員要強化責任意識，加強對各類網絡與信息安全事件和相關信息的收集、分析判斷和持續監測，做到早發現、早報告、早處置。四要落實國家檔案局“實施重要檔案數據異地備份制度”要求，實現多地域異地備份、多種類異質備份，切實提高防災減災能力，充分保障綜合檔案數據完整安全[5]。

3.4 扎實推進信息共建共享

各地區綜合檔案管理部門要深入學習貫徹習近平總書記對檔案工作提出的“四個好”和“兩個服務”的批示精神，守正創新、真抓實干，充分發揮智慧政務環境優勢，持續提升檔案信息共享服務能力，不斷增強群眾在檔案領域的獲得感和滿意度。一是要創新構架建設，優化系統功能。在系統建設過程中，要與外包公司緊密聯系，要求系統要與已建成的智慧政務平臺相結合，切忌由于底層構架差異造成“信息孤島”問題的產生，同時要注重共建共享功能的建設，推動綜合檔案資源共建簡單化、利用便捷化、監測標準化、共享安全化。二是進一步擴大開放共享。在行業內外實現與各層級部門聯合建設“一網通辦”服務平臺，切實推動綜合檔案跨地域、跨行業、跨體制在線利用，在廣大區域內拓展綜合檔案“一站式”查檔服務，打造標準化服務利用窗口，打響檔案服務品牌[6]。三是在共建共享中扎實推動檔案資源數字轉型。設置專門科室按照“存量數字化、增量電子化”的要求，對歸檔數據進行集中式、精細化篩選、分類、管理、存儲，及時修正數據錯誤、剔除垃圾信息，保證綜合檔案的完整性、真實性，在源頭上推動檔案服務不斷提質增效，切實維護好群眾權益，讓檔案插上“信息化”的翅膀，使之真正為民所用、為社會所用。

結語

隨著生活節奏的不斷加快和人民群眾對政務服務提供優質服務的需求加強，智慧政務的管理模式逐漸被各地區政務中心所廣泛應用。在此背景下，綜合檔案管理部門單位的有關領導和實際從業者要緊跟時代步伐、徹底轉變觀念、更新服務理念、加強理論學習、不斷自我完善、追求精益求精，時刻與時俱進，努力做“為黨管檔、為國守史、為民服務”忠實踐行者，檔案工作“四個好”“兩個服務”先行實踐者，存史資政育人的敬業奉獻者，奮力書寫新時代綜合檔案管理事業新篇章。

參考文獻

[1]劉帥偉，孫汝杰.互聯網+政務背景下高校綜合檔案遠程服務策略研究——以上海高校為例[J].山西檔案，2022（01）：146-160+132.

[2]沈費偉.數字化時代的政府智慧政務平臺：實踐邏輯與優化路徑[J].天津行政學院學報，2022，24（03）：34-45.DOI：10.16326/j.cnki.1008-7168.2022.03.004.

[3]黃桂梅.大數據環境下智慧政務平臺建設及應用研究[J].中國高新科技，2022（17）：131-133.

[4]薛大偉.“互聯網+”時代事業單位檔案管理的創新研究[J].辦公自動化，2022，27（15）：20-22.

[5]張超.論“智慧政務”背景下深化檔案工作改革面臨的機遇和挑戰[J].黑龍江檔案，2019（02）：34-35.

[6]孫露.“互聯網+”背景下行政事業單位檔案管理信息化建設[J].辦公自動化，2022，27（20）：19-21.

作者簡介：侯艷玲（1978— ），山東省寧津縣融媒體中心檔案組組長，研究方向：檔案管理。