大數(shù)據(jù)環(huán)境下如何做好公路檔案管理工作

摘 要：近年來，我國信息技術(shù)水平得到顯著提升，各行各業(yè)步入大數(shù)據(jù)時代。在公路檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理模式難以適應(yīng)時代發(fā)展速度和公路建設(shè)工程的開展要求，現(xiàn)有公路檔案管理質(zhì)量嚴重制約各項基建事業(yè)的前行。為此，本文圍繞大數(shù)據(jù)環(huán)境下如何做好公路檔案管理工作進行探討，就公路檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理意義、面臨問題與挑戰(zhàn)、未來發(fā)展策略展開分析，提出新時代公路檔案事業(yè)的創(chuàng)新路徑方式方法，以期為我國公路系統(tǒng)檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；公路檔案；規(guī)范化管理

前言

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，越來越多的機關(guān)事業(yè)單位和企業(yè)逐漸認可檔案管理工作的重要性。目前，我國公路總里程已達528萬公里，形成以高速公路為骨架、普通干線為脈絡(luò)、農(nóng)村公路為基礎(chǔ)的全國公路網(wǎng)，公路交通是覆蓋范圍最廣、服務(wù)人口最多、使用最廣泛的交通運輸方式，維護好這些規(guī)模龐大的公路資產(chǎn)，公路部門的檔案管理必須緊跟時代發(fā)展步伐，充分利用檔案資源優(yōu)勢，優(yōu)化檔案管理方法，完善檔案管理制度，加強公路檔案信息資源規(guī)范化管理意義重大[1]。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境公路檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理意義

1.1 緊跟時代發(fā)展需求

隨著社會的不斷發(fā)展和經(jīng)濟水平的不斷提升，人們之間的交流越來越密切，生活也越來越方便，各行各業(yè)工作與新興技術(shù)深度融合、前景廣闊，進入了大數(shù)據(jù)信息化時代。在此背景下，公路檔案工作也正向科技化、規(guī)范化、創(chuàng)新式路線前行，信息載體由紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，存儲方式、管理模式、利用路徑也變得越來越豐富，充分滿足了新時代對公路檔案的信息需求。大數(shù)據(jù)信息化的普及，無疑是公路檔案工作緊跟時代潮流、與總體趨向匹配、實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的重要因素[2]。

1.2 助力實現(xiàn)創(chuàng)新型發(fā)展

近年來，我國公路建設(shè)現(xiàn)代化水平不斷提升，總體實現(xiàn)歷史性跨越，取得舉世矚目的成就。與此同時，管理內(nèi)容多種多樣、管理范圍逐漸擴大、項目類別越來越豐富，各項工作對公路檔案的精細化、全面化、規(guī)范化管理提出更大需求。在此背景下，公路檔案管理工作必須要進行自我的豐富與完善，把握好新時代的脈動，適應(yīng)新時代的新要求，開創(chuàng)檔案工作的新局面，把改革創(chuàng)新貫穿事業(yè)發(fā)展全過程，實現(xiàn)長足發(fā)展，逐步走向高效化、合理化、科學(xué)化。

1.3 加強公路檔案資源體系建設(shè)

1.3.1檔案來源更加廣泛。信息平臺的不斷優(yōu)化升級和與大數(shù)據(jù)技術(shù)的深度應(yīng)用，使得信息資源整合由原來的等靠要被動方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃託w檔模式，同時也可實時捕捉各單位具有潛在價值的數(shù)據(jù)信息并及時歸檔，使得檔案收集方式呈多樣化，打破了傳統(tǒng)模式下的收集局限性。

1.3.2檔案內(nèi)容更加豐富。隨著公路建設(shè)工程數(shù)量的增多和類型的復(fù)雜化，其檔案數(shù)據(jù)類型也由傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為主變成了流式文件、版式文件、圖像文件、音頻文件、音視頻文件、圖形文件、數(shù)據(jù)庫文件、多媒體文件等電子檔案，逐漸走向多面化、多樣化[3]。

1.3.3信息共享更加迅速。共建共享作為大數(shù)據(jù)時代的重要特點，在計算機網(wǎng)絡(luò)、云計算、語義分析、數(shù)據(jù)挖掘等新興技術(shù)的幫助下，有關(guān)部門的公路檔案信息資源通過系統(tǒng)平臺實現(xiàn)全方位整合，形成統(tǒng)一的有機體，進一步加大不同區(qū)域檔案信息資源跨層級、跨部門共享利用，促進檔案信息資源共享規(guī)模、質(zhì)量和服務(wù)水平同步提升[4]。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下公路檔案發(fā)展面臨問題與挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理意識薄弱

一是大數(shù)據(jù)信息化觀念方面，大多公路部門檔案管理人員仍停留在過去紙質(zhì)檔案管理的傳統(tǒng)模式下，對信息化、大數(shù)據(jù)、計算機網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)認知不夠，使得整體的信息化建設(shè)僅僅停留在數(shù)字化加工層面，導(dǎo)致行業(yè)發(fā)展存在滯后性，直接造成管理效率低下、管理行為不規(guī)范。二是總體規(guī)劃意識方面，公路建設(shè)工程具有宏觀性、總體性的特點，沒有科學(xué)的總體目標方案，發(fā)展方向不明確，極易導(dǎo)致在操作期間執(zhí)行錯誤率上升。三是管理意識方面，大多公路檔案管理人員專業(yè)性不強，對規(guī)范化管理缺少清晰全面的認識，日常工作也僅僅是對文件資料進行簡單收集，沒有為后期數(shù)據(jù)維護、信息利用、資源共享著想，極易導(dǎo)致檔案缺失、數(shù)據(jù)損壞，進而導(dǎo)致公路建設(shè)項目無法開展[5]。同時，相關(guān)部門過于重視工程項目的實施，而忽視公路檔案整理的效果狀況，導(dǎo)致工作開展缺乏完整性記錄，無法保障工作效率，加大了意外發(fā)生的風(fēng)險，不利于相關(guān)部門的長遠發(fā)展。

2.2 安全保障不到位

大數(shù)據(jù)技術(shù)雖然能夠具備將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案批量數(shù)字化、大容量存儲、快速查詢等諸多優(yōu)勢，但是部分單位存在對安全工作不夠重視的問題，使得信息資源容易被修改、刪除、破壞、遭到木馬病毒侵害等問題。一是對電子檔案存儲的光盤、硬盤、磁帶等介質(zhì)缺少安全管理，沒有做到定期備份，如果介質(zhì)受自然因素或人為因素破壞，檔案數(shù)據(jù)極易丟失且難以完整找回。二是對系統(tǒng)平臺的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管不到位，針對安全風(fēng)險評估的能力較弱，沒有設(shè)置防火墻、殺毒軟件、漏洞掃描、訪問限制能手段，總體安全水平較低，尚未形成完整的信息資源安全風(fēng)險保護體系，容易受到病毒或者黑客的侵襲影響而導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息泄露。

2.3 基礎(chǔ)平臺建設(shè)力度小

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，應(yīng)對數(shù)字化改革，使公路檔案信息化建設(shè)得以有效開展，必須要對現(xiàn)有的設(shè)備及技術(shù)進行進一步完善和升級，軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施質(zhì)量需要大幅度跟進。目前總體上仍存在數(shù)字化設(shè)施欠缺，技術(shù)結(jié)構(gòu)不完善等問題。一是由于政策幫扶力度較小，上級相關(guān)部門對公路檔案信息化建設(shè)重視程度不夠，導(dǎo)致預(yù)算經(jīng)費無法保障，無法對信息化工作投入大量的資金建設(shè)與功能開發(fā)，嚴重制約了其發(fā)展。二是在最初設(shè)備采購過程中，針對技術(shù)與終端、服務(wù)器之間的適配性沒有進行深入研究，缺乏對平臺建設(shè)的宏觀認知，導(dǎo)致雖然已經(jīng)建設(shè)較為完善的計算機終端、網(wǎng)絡(luò)平臺、功能研發(fā)體系，但仍因為缺少配套性、合理性、銜接性，使得無法充分發(fā)揮其功能優(yōu)勢，對檔案管理的整體效果會產(chǎn)生不良影響，甚至在安全問題上留下嚴重的隱患，不利于今后工作的順利開展。

2.4 綜合管理體系不完善

隨著新興科學(xué)技術(shù)的深度融合，在公路檔案行業(yè)由內(nèi)而外也面臨著轉(zhuǎn)型升級，然而部分管理部門尚未形成完善的管理體系，導(dǎo)致工作成效不明顯，在社會競爭中始終處于邊緣位置。一是管理制度不嚴謹，現(xiàn)有規(guī)章制度不能完全適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下公路檔案管理工作的實際需要，對于員工素質(zhì)、工作流程缺乏必要的制約和規(guī)范作用，在海量的檔案數(shù)據(jù)收集整理、存儲利用過程中會出現(xiàn)收集范圍狹窄、信息匯總不齊全、保存方式不匹配等問題，不能發(fā)揮制度保障作用，進而影響檔案信息的利用率和使用價值。二是人員素質(zhì)不達標，現(xiàn)有負責(zé)同志尚未具備較高的專業(yè)技能，綜合素質(zhì)、實操能力、創(chuàng)新意識、學(xué)習(xí)積極性尚未達到新時代標準要求，對信息化理論知識了解不夠深入，單位組織專業(yè)培訓(xùn)活動較少，使得整體工作水準一直處于較低狀態(tài)[6]。三是管理監(jiān)管不到位，尚未制定考核監(jiān)管制度，使得在實際工作過程中，員工一直處于懈怠狀態(tài)，工作效率低下，不能夠做到對檔案數(shù)據(jù)的實時采集和優(yōu)質(zhì)管理，從而直接影響公路檔案工作的質(zhì)量。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下公路檔案未來發(fā)展策略

3.1 建立完善檔案資源管理體系

作為公路檔案管理部門，一要及早謀劃、統(tǒng)籌規(guī)劃、借勢發(fā)展，結(jié)合行業(yè)內(nèi)需求扎實開展檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)字資源建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)、檔案信息共享平臺建設(shè)、檔案數(shù)字資源安全管理、檔案信息化強基工程等項目，高位推動各項工作穩(wěn)步前行。二要狠抓制度建設(shè)，著眼“長久立”，完善已有的制度，建立健全員工考勤、工作開展、檔案保管、開放利用、涉密保密等制度，形成用制度管人管事的良好局面，以制度建設(shè)為抓手，深入推進效能提升，致力打造規(guī)范、過硬、高效的檔案工作戰(zhàn)斗集體，進一步促進作風(fēng)建設(shè)常態(tài)化、長效化。三要加強環(huán)節(jié)管控，公路建設(shè)工程是一項連續(xù)性工作，產(chǎn)生的檔案也具有實時性，在收集、整理、存儲、鑒定、審計、利用過程中保障檔案完整安全是首要工作，任何環(huán)節(jié)松懈都會影響檔案信息的完整性和真實性。要做到公路建設(shè)各部門重視檔案工作，了解檔案整合環(huán)節(jié)，明確歸檔范圍，及時提交資料，保證不丟失不損壞；要在檔案日常管理的各環(huán)節(jié)加強管理和監(jiān)督檢查，明確責(zé)任目標，細化任務(wù)分工，實時跟進工作進度，強化執(zhí)紀問責(zé)，切實規(guī)范各項檔案管理工作程序，形成文件臺帳管理清單，確保各項重點工作高效有序推進；檔案工作人員要實際參與公路建設(shè)項目始終，深入到工程中的方方面面，與相關(guān)技術(shù)人員通力配合協(xié)作做好文件交接工作，高效準確完成檔案的檢查、篩選、歸檔；要保證已歸檔文件的合理分類、編目索引、妥善保管，在規(guī)則制度允許的范圍內(nèi)將其進行合理利用。

3.2 提升工作人員綜合素質(zhì)水平

在當前科技高速發(fā)展的前提下，人才是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力，是實現(xiàn)檔案事業(yè)邁向新征程的重要戰(zhàn)略支撐，人員的能力水平和專業(yè)素質(zhì)會對工作的實際成效產(chǎn)生直接影響，為此，公路檔案管理部門要夯實人才基礎(chǔ)。一要積極爭取政策支持，在高校、人才交流中心大力聘請優(yōu)秀人才，選擇對檔案工作有濃厚熱情、責(zé)任心強、有正確價值觀、具備公路建設(shè)相關(guān)知識和創(chuàng)新意識的高精尖人才，為公路檔案管理工作不斷注入新的“活力”和“動力”。二要重視檔案管理人員培訓(xùn)工作，堅持“引進來”和“走出去”相結(jié)合，多渠道、多方式、多途徑開展專家講座、研討交流、課題攻關(guān)、外出學(xué)習(xí)等活動，確保能夠熟練掌握專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，提高整體綜合素質(zhì)水平。三要設(shè)置員工激勵機制和約束機制，秉持“事業(yè)培養(yǎng)人、文化塑造人、制度約束人、待遇激勵人”的理念，加快構(gòu)建“治理結(jié)構(gòu)完善、底線約束有力、內(nèi)生動力迸發(fā)”的員工管理體系，有力激發(fā)員工“內(nèi)生動力”，不斷優(yōu)化工作環(huán)境，調(diào)動工作積極性，根據(jù)崗位職責(zé)的貢獻度、風(fēng)險可控度、工作辛苦度等因素完善動態(tài)調(diào)整機制，同時設(shè)置日常管理清單，將員工日常行為納入績效管理范疇，通過明確具體加分事項和減分情形，健全底線約束有力的管理機制，引導(dǎo)員工養(yǎng)成良好的職業(yè)操守。

3.3 強化檔案信息安全管理措施

為切實加強公路檔案信息安全管理，堅決遏制安全事故發(fā)生，確保信息安全、可靠、高效運行，檔案管理部門要不斷提升信息安全管理水平。一要堅持完善系統(tǒng)平臺機房的日常管理。對服務(wù)器、存儲器、安全設(shè)備、系統(tǒng)終端進行日常巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，保證機房設(shè)備與系統(tǒng)正常運行，同時做好機房人員出入、設(shè)備報廢、環(huán)境更新等記錄。二要強化制度建設(shè)。健全完善《信息安全管理制度》《檔案庫房安全保密保衛(wèi)制度》《檔案館安全制度》等安全保密制度，強化涉密載體的保密管理，落實檔案安全責(zé)任。三要增強公路檔案管理人員“安全第一”意識。通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方式，夯實檔案管理基礎(chǔ)理論知識，加強相關(guān)法律 知識學(xué)習(xí)，提高計算機網(wǎng)絡(luò)管理應(yīng)用技術(shù)，避免因操作失誤而造成數(shù)據(jù)丟失或刪除，避免因安全保密意識或法律意識薄弱而造成信息泄露[7]。四是抓好汛期檔案安全檢查。防火、防盜、防水、防爆、防泄密是保障檔案數(shù)據(jù)安全的重中之重，要定期組織力量對檔案庫房、機房進行全面細致的安全檢查，特別是加強對防汛消防設(shè)施、安防設(shè)施、數(shù)字化加工場所、檔案修復(fù)保護場所等重點部位和設(shè)施設(shè)備的檢查，并做好設(shè)備的更新維護。五要根據(jù)數(shù)據(jù)增長量定期做好信息數(shù)據(jù)的備份工作，將異地備份與異質(zhì)備份相結(jié)合，確保在發(fā)生自然災(zāi)害、惡劣人為事件后仍能夠保證數(shù)據(jù)的完整性，同時要常態(tài)化開展數(shù)據(jù)恢復(fù)實驗保證信息安全可靠。

結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下實現(xiàn)公路檔案信息化、規(guī)范化建設(shè)是提升現(xiàn)代化服務(wù)能力的重要抓手，是培育檔案現(xiàn)代化管理人才的重要手段，也是提高檔案信息資源服務(wù)效率的重要工具。對于公路部門檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和具體管理人員，要圍繞中心、服務(wù)大局，進一步提高政治站位和工作站位，切實把檔案工作融入經(jīng)濟社會發(fā)展全局中去謀劃，加快信息化與檔案工作融合發(fā)展，同時要加強頂層設(shè)計，把握信息技術(shù)發(fā)展趨勢，超前謀劃，科學(xué)部署，建立與檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律相符合的工作機制，通過檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化、檔案工作組織與管理現(xiàn)代化、檔案資源管理信息化、檔案工作人員專業(yè)化，以信息化驅(qū)動，使檔案工作更好地服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾。

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作者簡介：孫文星（1978— ），山東省臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心蘭山區(qū)中心副研究館員，研究方向：檔案管理。