新《檔案法》實施下的檔案業務監管研究

摘 要：監督檢查是檔案部門的一項重要職責，是檔案部門對歸檔單位遵守檔案法律、法規及規章制度落實情況的監督、檢查，并根據檢查情況依法作出相應處理的重要舉措。在新修訂《檔案法》實施的背景下，加強檔案業務監管工作研究，對促進檔案業務規范、高效開展，提升檔案工作整體水平，具有積極的現實意義。本文以新《檔案法》第六章“監督檢查”為研究對象，分析了新《檔案法》實施過程中檔案監督檢查呈現的新特點、面臨的新要求，并結合實例探討了當前檔案監督檢查面臨的現實問題，提出相應的改進措施，旨在使檔案業務監管更具科學性、規范性和實效性。

關鍵詞：《檔案法》；業務監管；檔案管理

概述

2020年，新修訂的《檔案法》審議通過。這是該法自1987年頒布實施以來的第二次修訂，也是修訂內容最多、影響最大的一次。在本次修訂中專門設立了一章“監督檢查”，詳細規定了檔案業務監督檢查的6種情形，監督檢查的主體、方式及要求。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出8項主要任務，其中“全面推進檔案治理體系建設，提升檔案治理效能”主要任務中提出要“創新檔案業務監督指導方式”“加強重點領域檔案工作監管”。監督檢查是檔案部門的一項重要職責，是檔案部門對所屬單位遵守檔案法律、法規及規章制度落實情況的監督、檢查，并根據檢查情況依法作出相應處理的重要舉措。將“監督檢查”作為新修訂的《檔案法》中的一個專門章節、作為“十四五”時期檔案事業發展的一項重要任務，凸顯監督檢查的重要地位和作用，也為檔案部門監督檢查提供了法律依據和根本遵循。檔案館館藏檔案涵蓋了文書檔案、財務檔案、人事檔案、基建檔案等，抓好檔案管理工作對提升工作質量、管理水平和檔案事業發展均發揮著重要作用[1]。因此，在新修訂的《檔案法》實施背景下，加強對檔案業務監管工作的研究，促進檔案業務規范、高效開展，提升檔案工作整體水平，具有積極的現實意義。

1 新《檔案法》實施下檔案業務監管新特點

1.1 權力與責任統一性

新《檔案法》將1996年修訂的《檔案法》中“檔案行政管理部門”修改為“檔案主管部門”，并在第六章第四十二條明確規定“檔案主管部門”依照相關規定，擁有對“檔案館、機關、團體、企業事業單位和其他組織”的相關檔案情況進行檢查的權力。新《檔案法》的監督范圍較之前有了進一步拓展，涵蓋了檔案收集、整理、保管、利用全過程，還增加檔案人員管理、庫房管理和責任制落實情況檢查。在賦予相關部門監督檢查權力的同時，也提出了承擔相應監督檢查的責任，即，檔案主管部門及其工作人員應按照“法定的職權和程序開展監督檢查”，并要求做到“科學、公正、嚴格、高效”。檔案主管部門應在“符合安全保密要求的前提下”檢查有關庫房、設備、設施，查閱有關材料等[2]。

1.2 權利與義務對等性

“權利與義務”的對等性是新時代賦予社會主體監督檢查檔案工作參與權與話語權的體現，也是其實現監督權的重要保障。新《檔案法》第五條規定：“一切國家機關、武裝力量、政黨、團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務，享有依法利用檔案的權利。”第四十六條規定：“任何單位和個人對檔案違法行為，有權向檔案主管部門和有關機關舉報。”第四十七條規定：“檔案主管部門及其工作人員應當按照法定的職權和程序開展監督檢查工作，做到科學、公正、嚴格、高效，不得利用職權牟取利益，不得泄露履職過程中知悉的國家秘密、商業秘密或者個人隱私。”這些條款的規定明確賦予社會組織、個人監督檔案工作的權利，也明確應盡的義務[3]。因此，新《檔案法》實施后，組織與個人既是檔案業務監管的具體落實者，也是檔案業務監管的實際受益者，體現了權利與義務的對等性。

1.3 內外部監督一致性

監督檢查既要發揮內部監督的專業作用，也要發揮外部監督的督促制約作用。新《檔案法》在監督檢查方面突出體現了檔案監管的內部監督與外部監督的協調一致性。《檔案法》第四十二條、第四十三條和第四十四條分別賦予檔案主管部門、檔案館、機關、團體、企業事業單位及其他組織的監督權，當出現第四十二條規定的6種情形，第四十四條規定的安全隱患、檔案損毀、信息泄露等情形，應及時向相關部門報告，并做好安全隱患消除等。新《檔案法》第四十六條第一款規定：“任何單位和個人對檔案違法行為，有權向檔案主管部門和有關機關舉報。”這就賦予不特定主體的外部監督權利。通過內外部協同監督，織密監督網絡，提升檔案業務監管水平。

2 新《檔案法》實施下檔案業務監管新要求

2.1 明確了監督檢查內容

新《檔案法》將檔案監督檢查與檔案業務指導有機結合。關于監督檢查的內容主要為六項：檔案工作責任制和管理制度落實情況；檔案庫房、設施、設備配置使用情況；檔案工作人員管理情況；檔案收集、整理、保管、提供利用等情況；檔案信息化建設和信息安全保障情況；對所屬單位等的檔案工作監督和指導情況[4]。從這六項檢查內容來看，涵蓋機制落實、基礎設施、人才隊伍、檔案業務、檔案信息化等方面內容，檢查的內容系統、全面，覆蓋檔案工作的方方面面，貫穿于檔案工作的各個環節，將監督檢查與檔案業務指導有機結合，推動監督檢查更具針對性、可操作性。

2.2 明晰了監督檢查權責

新《檔案法》賦予了不同監督檢查主體不同的權責。檔案主管部門除了四十二條規定的6項檢查內容外，檔案庫房及設備等方面的檢查也由檔案主管部門負責。檔案安全隱患的監督檢查則由檔案館、機關、團體、企業事業單位及其他組織負責。針對檔案違法行為，新《檔案法》明確規定“任何單位或個人”均有舉報監督的權利，也進一步明確相關主體的責任。在監督檢查時，被檢查單位或個人應積極配合；發現檔案安全隱患時，相關機構有義務及時報告。可見，新《檔案法》進一步賦予社會組織、個人參與檔案監督的權利，也明晰所要履行的相關義務[5]。

2.3 約束了監督檢查行為

根據新《檔案法》的明確規定，檔案監督檢查行為本身也受到一定的制約。要求具體執行監督檢查的主管部門或者由主管部門委派的工作人員，履行監督檢查行為時要滿足實體規范和程序規范。監督檢查要有相應的法定職權，并且按照法定的程序進行，監督檢查過程要滿足“科學、公正、嚴格、高效”的要求，并且要秉持客觀公正原則，維護公共利益，“不得利用職權牟取利益”。同時，還有保守秘密的行為要求。即在履行檔案監督檢查過程中不得泄露履職過程中獲悉的“國家秘密、商業秘密或個人隱私”。這些要求都是對檔案監督檢查行為的具體規范和約束，防止出現權利被濫用，注意檔案監督檢查行為的邊界。

3 新《檔案法》實施下檔案業務監管新問題

3.1 監督檢查的意識不強

檔案管理人員的檔案監督檢查意識不強，重業務及檔案管理工作，對檔案監督檢查重視不夠，主要表現在對新《檔案法》的相關規定掌握不深不透不全面，對檔案業務監管的重要性認知不足，使得監督檢查以被動檢查為主，或者檔案行政部門監督檢查為主，主動開展監督檢查工作較少。由于受重視程度不同，導致檔案監管與檔案業務發展不均衡，檔案監管方面的人力、物力和財力投入較少，缺少必要保障，監督檢查業務經常處于缺失狀態。《檔案檢查工作辦法》規定，每年年底需要向檔案主管部門報送所有檢查項目的自我檢查情況。但在實際執行過程中，各歸檔部門大多未能堅持每年年底前開展檔案自我檢查并報送檢查開展情況。

3.2 監督檢查的力量薄弱

隨著信息技術的發展和運用，以及檔案事業改革發展，新時代檔案的內容、載體及形式均發生了深刻變化，如電子檔案的規模越來越大。新型載體的檔案監管技術門檻高，但監督檢查的技術資源有限，檔案監督檢查的技術不先進、標準不完善，使得現實中對檔案的監督檢查往往出現“監不準”“監不了”“監不起”等現象。

3.3 監督檢查的措施單一

目前，檔案監督檢查的模式主要有現場詢問、查閱資料、實地檢查等。這種監督檢查多以“問問、看看、翻翻”的傳統模式開展，監督檢查受到時間、空間的局限和影響。監督檢查措施單一，缺乏新技術的應用，網絡化、智能化監督檢查應用不足，影響整體效果，與數字時代檔案工作要求不相適應。

3.4 監督檢查的剛性不足

新《檔案法》頒布和實施使我國檔案監督檢查工作有了法律依據，是檔案監管進步的重要體現，尤其是《檔案檢查工作辦法》的出臺，使檔案監督檢查工作更具現實可操作性。但新《檔案法》的頒布和實施尚處于探索適應階段，重監督檢查輕結果運用的現象較為突出，針對監督檢查中發現的問題，往往整改不到位，使得監督檢查缺乏剛性約束。大多還是采用自我監管、自我監督和自我檢查的自我加壓模式，監管力度整體不強。

4 新《檔案法》實施下強化檔案業務監管對策

新《檔案法》和《檔案檢查工作辦法》的實施，為檔案主管部門、各單位開展檔案監督檢查工作起到了很好的指導和規范作用，針對檔案業務監督檢查過程中出現的新問題、面臨的新情況，需要采取有針對性的具體措施，推動做好新時代檔案監督檢查工作，不斷夯實檔案業務根基，為各部門日常管理提供有力保障。

4.1 提高監督檢查意識，提升監管主動性

增強對檔案監督檢查重要性的認識是做好檔案業務監管的前提和基礎，檔案工作任務重、責任大，在保障日常業務管理中發揮著重要作用。加強檔案監督檢查工作，有利于規范檔案管理，及時排查安全隱患，推動各項制度落實[6]。因此，要切實增強監督檢查重要性認識，提升檔案業務監管的自覺性和主動性。組織歸檔單位的檔案管理者加強對新《檔案法》等法律法規知識的學習，切實落實主體責任，將檔案監督檢查納入年初工作計劃，融入檔案治理，明確檔案監管目標、任務，按時按質按量完成檔案監督檢查工作。

4.2 完善監督檢查機制，夯實監管專業性

首先是夯實人才隊伍。立足檔案監督檢查工作實際，進一步配齊配強檔案管理隊伍，組織檔案從業者業務知識學習，提高監管能力和水平。其次是完善監管制度[7]。從檔案工作的組織機構、人員職責、人員管理及監督檢查流程制定等方面，進一步完善檔案監管規章制度，增強監督檢查的規范性。再次是建立評價標準。根據新《檔案法》和《檔案檢查工作辦法》的相關規定，針對檔案特點、規模層次和工作現狀，科學設定監督檢查的評價標準，為監管工作提供科學依據。最后是及時修訂完善。為確保檔案監督檢查工作目標和要求符合相關規定，當法規或標準發生變更時，要及時修訂和完善檔案工作監督檢查規章制度，確保監督檢查的依據和評價標準有效適用。

4.3 豐富監督檢查模式，增強監管科學性

針對檔案管理的實際及特點，通過豐富監督檢查模式，切實提高監管效能。開展線上線下監督檢查相結合，在傳統現場檢查的基礎上，積極運用“互聯網+監督檢查”模式，利用大數據、云計算和區塊鏈技術，探索智慧監督檢查新模式，切實解決傳統監督檢查受時間、地點及人員限制的問題，推動新時代檔案監督檢查工作的智能化、精細化和網絡化[8]。積極推進他檢與自檢相結合，自覺接受地方檔案主管部門的監督檢查，也要主動開展形式多樣的自我檢查，變被動迎檢為主動自檢。推動監督檢查與整改相結合，檔案監督檢查的目的就是推動檔案工作依法、規范。在監督檢查的同時，要針對存在的問題或未完成的事項，及時予以整改落實。

4.4 堅守監督檢查剛性，注重監管實效性

要注重監督檢查結果的運用，切實增強檔案監管的實效性[9]。根據檔案監督檢查結果，結合新《檔案法》第七章規定的“法律責任”，凡觸犯相應條款情形的，要依法嚴肅處理。從行政、民事甚至刑事等方面進一步追究道德責任、社會責任、民事責任和刑事責任，彰顯法律法規的權威剛性，真正將檔案法所確立的制度優勢轉化為檔案治理效能。

結語

檔案監督檢查是督促制度落實、及時發現安全隱患并解決的重要舉措。新《檔案法》將“監督檢查”作為單獨一章予以設立，足見其重要性。檔案是日常管理過程中產生的具有保存價值的信息資料，做好檔案監督檢查，有利于促進檔案業務規范、高效開展，進一步提升檔案工作整體水平。

參考文獻

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作者簡介：崔曼黎（1976— ），大學學歷，濟寧市任城區檔案館館員，研究方向：檔案管理與利用、《檔案法》的宣貫與執行工作。