水利工程項(xiàng)目文件資料立卷歸檔芻議????

摘 要：近年來，水利工程項(xiàng)目建設(shè)如火如荼，產(chǎn)生了大量具有保存價(jià)值的水利文件資料。依據(jù)水利工程項(xiàng)目文件資料形成的聯(lián)系、規(guī)律組合立卷，是做好水利工程項(xiàng)目檔案管理的基礎(chǔ)，意義重大。本文首先分析了水利工程項(xiàng)目資料立卷原則、立卷方法，探討了水利工程項(xiàng)目資料立卷流程及內(nèi)容，提出了水利工程項(xiàng)目文件資料立卷注意的問題，旨在提升檔案管理水平，助力水利事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：立卷；水利工程項(xiàng)目；管理

引言

根據(jù)水利部公布的數(shù)據(jù)，2022年全國(guó)開工重大水利工程47項(xiàng)，投資規(guī)模4577億元。水利工程項(xiàng)目開工數(shù)、項(xiàng)目投資規(guī)模均創(chuàng)歷史之最。在水利工程項(xiàng)目立項(xiàng)、施工、竣工驗(yàn)收及管理過程中，產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等文件，需及時(shí)進(jìn)行立卷歸檔。2021年6月修訂的《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》、2023年新頒布的《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》為新時(shí)期水利工程項(xiàng)目檔案立卷歸檔工作提供了規(guī)范性依據(jù)。

1 水利工程項(xiàng)目資料立卷原則

立卷是將辦理完畢并具有參考保存價(jià)值的文件資料，依其在形成過程中的聯(lián)系及規(guī)律組合成保管單位案卷的工作過程。根據(jù)水利工程項(xiàng)目的行業(yè)特點(diǎn)、形成規(guī)律做好立卷歸檔工作，既要確保水利工程項(xiàng)目資料收集的完整性，也要確保資料歸檔的有機(jī)聯(lián)系，堅(jiān)持“以我為主”“成套性”“系統(tǒng)性”立卷原則，扎實(shí)開展水利工程項(xiàng)目資料立卷歸檔工作，為后期檔案管理奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

1.1 “以我為主”

按照歸檔文件材料來源，水利工程項(xiàng)目歸檔文件資料共有四種：一是下級(jí)機(jī)關(guān)或部門報(bào)送的文件資料；二是本級(jí)形成的文件資料；三是同級(jí)其他機(jī)關(guān)或部門抄送的文件資料；四是上級(jí)機(jī)關(guān)頒布頒發(fā)的文件資料[1]。其中本級(jí)形成和使用的文件資料應(yīng)是立卷的重點(diǎn)。即立卷要堅(jiān)持“以我為主”的原則，將屬于本機(jī)關(guān)或部門立卷范圍的項(xiàng)目資料全部收集，明確歸檔收集范圍。要結(jié)合本級(jí)機(jī)關(guān)水利工程項(xiàng)目資料，明確收集歸檔主次，突出管理重點(diǎn)，確定文件歸檔范圍、保管期限。

1.2 成套性

成套性，有相對(duì)的完整性、連貫性和材料之間緊密內(nèi)在聯(lián)系的內(nèi)涵[2]。成套的水利工程項(xiàng)目資料是水利工程項(xiàng)目從事工程項(xiàng)目建設(shè)的必然結(jié)果，反映了工程項(xiàng)目活動(dòng)的自然過程。以“套”為收集單位，能夠確保資料收集齊全完整；以“套”為整理單位，能夠保證立卷歸檔文件有機(jī)聯(lián)系。水利工程項(xiàng)目檔案以“套”為價(jià)值鑒定基礎(chǔ)，按照成套性原則立卷歸檔，能夠保證水利工程項(xiàng)目資料完整齊全，并確保檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，符合全宗理論要求。

1.3 系統(tǒng)性

系統(tǒng)性原則是指在建立水利工程項(xiàng)目檔案過程中，要以系統(tǒng)的觀點(diǎn)保證所搜集資料立卷歸檔的完整性、有序性。立卷歸檔是水利工程項(xiàng)目檔案管理的第一環(huán)節(jié)，通過立卷使水利工程項(xiàng)目資料發(fā)生兩方面變化：安全性鑒定和確定保管期限。堅(jiān)持系統(tǒng)性立卷歸檔原則，就要求以目標(biāo)為導(dǎo)向，規(guī)范有序地搜集資料；以內(nèi)容為指引，全面完整地收集資料。系統(tǒng)性還體現(xiàn)在水利工程項(xiàng)目資料科學(xué)分類、合理組卷要依照《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《歸檔文件整理規(guī)則》《檔案著錄規(guī)則》《檔號(hào)編制規(guī)則》中的相關(guān)要求，確保水利工程項(xiàng)目資料卷內(nèi)前后聯(lián)系、相互關(guān)聯(lián)。

2 水利工程項(xiàng)目資料立卷方法

2.1 項(xiàng)目前期文件

按建設(shè)程序、形成單位及其有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行立卷。納入立卷歸檔的水利工程項(xiàng)目前期文件，主要有涉及項(xiàng)目前期的文件資料，如水利項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告、報(bào)批文件，與勘察設(shè)計(jì)公司簽訂的設(shè)計(jì)合同，上級(jí)主管部門的批復(fù)文件。水利工程項(xiàng)目規(guī)劃方案；項(xiàng)目建議書、附件、附圖等；可行性研究報(bào)告書、附件、附圖等；初步設(shè)計(jì)報(bào)告書、附件、附圖等；各階段環(huán)節(jié)影響、水土保持、水資源評(píng)價(jià)等專項(xiàng)報(bào)告；各階段評(píng)估報(bào)告、鑒定專題報(bào)告、招標(biāo)設(shè)計(jì)文件、技術(shù)設(shè)計(jì)文件及施工圖設(shè)計(jì)文件等。此階段文件一般應(yīng)按照“階段”“問題”“來源”立卷。

2.2 項(xiàng)目管理文件

水利工程項(xiàng)目前期工作完成后，正式進(jìn)入施工建設(shè)環(huán)節(jié)。其間產(chǎn)生的各種項(xiàng)目管理文件中具有保存價(jià)值的文件資料應(yīng)納入立卷歸檔范圍。主要包括建設(shè)管理機(jī)構(gòu)成立的文件、主持重要會(huì)議記錄、紀(jì)要、重大事件處理的文件材料；招標(biāo)文件；招標(biāo)代理工作報(bào)告；重大設(shè)計(jì)變更及審批文件、移民征地、拆遷等文件。項(xiàng)目管理一般應(yīng)分階段、分專業(yè)按卷冊(cè)號(hào)立卷，設(shè)計(jì)更改類文件則按專業(yè)/單位工程/時(shí)間立卷。

2.3 項(xiàng)目監(jiān)理文件

主要包括監(jiān)理部成立及人員機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、監(jiān)理大綱/規(guī)劃/細(xì)則文件；設(shè)備材料審核文件、開（停、復(fù)、返）工令、監(jiān)理通知、監(jiān)理日志、設(shè)備采購(gòu)、監(jiān)造總結(jié)等。水利工程項(xiàng)目監(jiān)理資料一般按“文種”“專業(yè)（標(biāo)段）”“時(shí)間”等特征立卷。

2.4 項(xiàng)目施工文件

水利工程項(xiàng)目施工文件要及時(shí)收集，立卷和歸檔。水利工程項(xiàng)目按照不同的工程項(xiàng)目標(biāo)段進(jìn)行組卷；或者按照水利工程項(xiàng)目各個(gè)施工單元組卷；也有按照單元工程進(jìn)行組卷。專業(yè)承包施工或者分包施工的水利工程項(xiàng)目，按照承包施工部分獨(dú)立組卷或者分包施工部分獨(dú)立組卷。施工文件包括進(jìn)場(chǎng)通知、合同項(xiàng)目開工令、施工人員進(jìn)場(chǎng)報(bào)審、施工專項(xiàng)技術(shù)方案報(bào)批材料、施工定位資料、水利工程項(xiàng)目地勘報(bào)告、工程項(xiàng)目驗(yàn)收記錄，以及水利工程相關(guān)的施工技術(shù)總結(jié)等。施工文件一般按“單位工程”立卷。

2.5 項(xiàng)目竣工圖

水利工程項(xiàng)目竣工圖通常按照項(xiàng)目立卷；或者按照專業(yè)進(jìn)行立卷。

2.6 項(xiàng)目驗(yàn)收階段文件

水利工程項(xiàng)目驗(yàn)收階段產(chǎn)生的文件資料，要按照水利工程項(xiàng)目合同立卷，或者按照單位工程立卷，也有按照專項(xiàng)工程進(jìn)行立卷。

2.7 項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件

水利工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收過程中產(chǎn)生的文件資料要及時(shí)做好立卷歸檔。這一環(huán)節(jié)的立卷歸檔按照建設(shè)項(xiàng)目資料立卷和專項(xiàng)工程立卷。

2.8 科研課題文件

水利工程項(xiàng)目中有許多科研技術(shù)報(bào)告，也有科研立項(xiàng)及結(jié)題報(bào)告，這類文件資料要按項(xiàng)目階段進(jìn)行立卷歸檔。

2.9 其他文件

水利工程項(xiàng)目中成冊(cè)的項(xiàng)目文件或者成套的項(xiàng)目文件，一般立卷應(yīng)保持其原態(tài)。通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖可單獨(dú)立卷或放入項(xiàng)目文件中合并立卷。

3 水利工程項(xiàng)目檔案立卷流程

3.1 材料收集

收集是立卷歸檔的首要環(huán)節(jié)，是指將水利工程項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各種文件資料及時(shí)收集。鑒于水利工程項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)、范圍廣、資料多，水利工程項(xiàng)目資料收集應(yīng)貫穿于工程施工全過程，施工工地要有1名檔案員負(fù)責(zé)項(xiàng)目資料收集。要根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙、施工方案變更，及時(shí)跟進(jìn)，做好資料收集、登記、編號(hào)[3]。嚴(yán)格施工質(zhì)量評(píng)定資料歸檔，施工單位填寫應(yīng)嚴(yán)格遵照評(píng)定要求。還要加強(qiáng)水利工程試運(yùn)行及后續(xù)資料的收集，尤其是新技術(shù)新工藝資料的及時(shí)收集。

3.2 材料歸檔

歸檔環(huán)節(jié)主要做好水利工程項(xiàng)目資料收集分類及排序工作。根據(jù)水利工程建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)，收集文件通常分為水利工程項(xiàng)目前期文件、管理文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、驗(yàn)收文件、科研課題文件等。保管期限通常分為“永久”“長(zhǎng)期”[4]。在分類和確定保管期限后，還需要將每一類的文件進(jìn)行排序。以“科研項(xiàng)目文件”為例，歸檔資料一般按照項(xiàng)目開題報(bào)告、研究報(bào)告、試驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)分析、階段報(bào)告、科研報(bào)告、技術(shù)鑒定、考察報(bào)告等順序排列。其中不同圖紙按照不同專業(yè)進(jìn)行排列，相同專業(yè)圖紙則按照?qǐng)D號(hào)排列。水利工程項(xiàng)目管理文件歸檔一般按“問題+時(shí)間”或“問題+階段”進(jìn)行排列。此外，一般是同一事項(xiàng)按批復(fù)文件資料放在前、請(qǐng)示的文件資料放在后，正式印件在前、審批定稿文件在后，主件在前、附件在后順序排列。

3.3 檔案立卷

按照“以我為主”“成套性”“系統(tǒng)性”立卷原則，進(jìn)一步做好立卷工作。水利工程項(xiàng)目資料立卷要齊全、完整，且保持前后有機(jī)聯(lián)系；工程圖紙幅面大小不一的，應(yīng)折疊成A4幅面，滿足《技術(shù)制圖 復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3）的標(biāo)準(zhǔn)和要求；水利工程項(xiàng)目中諸多的涉密項(xiàng)目文件，應(yīng)單獨(dú)立卷保管，按照相關(guān)規(guī)定辦理相應(yīng)手續(xù)。此外，雖然文件資料較多，但立卷不宜過厚，文件材料卷厚不宜超過20mm，圖紙卷厚不宜超過50mm。

3.4 檔案編目

水利工程項(xiàng)目資料立卷后要做好編目。其中編目包括卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)編寫、卷內(nèi)目錄編制（應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期頁(yè)次、備注等相關(guān)內(nèi)容）、卷內(nèi)備考表編制、案卷封面編制（采用內(nèi)封面形式或卷盒正表面、檔案保管單位填寫檔號(hào)、案卷題名、起止日期、密級(jí)）、案卷脊背編制（由檔號(hào)、案卷題名組成）。

3.5 檔案裝盒

按照《歸檔文件整理規(guī)則》，將整理編目的水利工程項(xiàng)目檔案裝盒。即將歸檔水利工程項(xiàng)目文件按順序裝入檔案盒，不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問題）、不同保管期限的歸檔文件不宜裝入同一個(gè)檔案盒。檔案盒選用尺寸應(yīng)為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可根據(jù)實(shí)際需要選擇20mm、30mm、40mm、50mm規(guī)格。檔案盒選用無酸紙制作。裝盒后還需要進(jìn)行排架，上架排列方法與水利工程項(xiàng)目歸檔文件分類方案一致，避免頻繁倒架，損害檔案。

3.6 編制檔案檢索工具

檢索工具是揭示、介紹館藏檔案內(nèi)容、成分，助力檔案管理和利用的一種工具[5]。編制和使用檢索工具，在實(shí)現(xiàn)水利工程項(xiàng)目檔案管理、發(fā)揮檔案價(jià)值方面具有重要意義。檢索工具有卡片式、簿冊(cè)式、縮微目錄、機(jī)讀目錄，編制水利工程檔案檢索工具應(yīng)注意檢索工具的科學(xué)性、實(shí)用性、完整性、概括性、計(jì)劃性、及時(shí)性、統(tǒng)一性和兼容性，選擇合適的檢索工具編制方式[6]。

4 水利工程項(xiàng)目檔案立卷對(duì)策

水利工程項(xiàng)目檔案立卷是檔案管理的前提和基礎(chǔ)，十分重要。在實(shí)際立卷操作過程中存在著鑒定不精準(zhǔn)，存檔范圍過寬；分類不準(zhǔn)確，導(dǎo)致歸檔不當(dāng)；組卷不合理，排列順序不當(dāng)；題文不符合，裝訂不規(guī)范等問題。作為一名水利工程項(xiàng)目檔案員，除了要熟練掌握水利工程項(xiàng)目資料立卷方法、立卷流程外，還需要加強(qiáng)技術(shù)投入、注重理論學(xué)習(xí)，完善規(guī)章制度，不斷提升立卷現(xiàn)代化水平。

4.1 嚴(yán)格落實(shí)水利工程項(xiàng)目檔案“全流程”管理機(jī)制

水利工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，要經(jīng)歷項(xiàng)目前期立項(xiàng)、申報(bào)、可行性論證、實(shí)地勘察、項(xiàng)目實(shí)施、竣工驗(yàn)收等若干環(huán)節(jié)，具有建設(shè)周期長(zhǎng)、形成文件資料多的行業(yè)特點(diǎn)。因此，要牢固樹立全過程質(zhì)量管理理念，嚴(yán)格實(shí)施“三同步”原則，按照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的相關(guān)規(guī)定，對(duì)有呈報(bào)資料義務(wù)而不履行的建設(shè)部門、監(jiān)理部門或其他參與單位，及時(shí)會(huì)同項(xiàng)目建設(shè)單位進(jìn)行督導(dǎo)督促，必要時(shí)暫停其相應(yīng)資格，確保水利工程項(xiàng)目全流程立卷工作高質(zhì)量完成。

4.2 建立健全水利工程項(xiàng)目資料“全方位”管理規(guī)則

目前，國(guó)家檔案局、水利部通過頂層設(shè)計(jì)，修訂完善水利工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)定，比照《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》[7]，出臺(tái)《水利工程項(xiàng)目資料立卷歸檔規(guī)則》。進(jìn)一步明確立卷依據(jù)、立卷人，詳細(xì)規(guī)定立卷時(shí)間、水利工程項(xiàng)目立卷資料收集范圍、分類，以及排序、整理、編號(hào)、編目、立卷質(zhì)量審核及驗(yàn)收等，尤其是水利工程項(xiàng)目電子文檔立卷規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使水利工程項(xiàng)目資料立卷有據(jù)可依、有規(guī)范可供執(zhí)行。

4.3 高度重視水利工程項(xiàng)目資料“全要素”管理質(zhì)量[8]

水利工程項(xiàng)目前期、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收等不同環(huán)節(jié)產(chǎn)生的立卷歸檔資料差別較大，要認(rèn)真做好不同階段立卷工作。前期文件中常遇到同一問題涉及的內(nèi)容較多，一個(gè)案卷不能包括全部?jī)?nèi)容。在保證立卷內(nèi)容相對(duì)獨(dú)立完整的基礎(chǔ)上應(yīng)分別組卷，同一主題內(nèi)容組卷以形成時(shí)間為序，保持卷內(nèi)文件之間的有機(jī)聯(lián)系。監(jiān)理文件，應(yīng)根據(jù)監(jiān)理文件的文種、專業(yè)及時(shí)間等要素進(jìn)行組卷，分為監(jiān)理策劃文件、監(jiān)理記錄文件、監(jiān)理會(huì)議文件、監(jiān)理審查文件等。不同類型的文件按照時(shí)間順序，由報(bào)驗(yàn)施工單位整理組卷，確保監(jiān)理文件成套性、系統(tǒng)性。

4.4 積極培養(yǎng)水利工程項(xiàng)目資料“全能型”管理人才

水利工程項(xiàng)目資料立卷工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，需要起用具備過硬的檔案業(yè)務(wù)素能和良好職業(yè)修養(yǎng)的專業(yè)人員。為此，首先要把好選人關(guān)。在水利工程項(xiàng)目啟動(dòng)前，要選用熱愛水利工程項(xiàng)目檔案事業(yè)、具有專業(yè)知識(shí)背景，工作勤勉踏實(shí)，責(zé)任心、事業(yè)心強(qiáng)的人員。其次是要把好用人關(guān)。把綜合業(yè)務(wù)素能高、專業(yè)知識(shí)根底深厚的檔案人員用到立卷歸檔崗位上，把好立卷質(zhì)量關(guān)。再次是要把好育人關(guān)。為做好水利工程項(xiàng)目立卷工作，要定期組織人員進(jìn)行立卷業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)培訓(xùn)，以及其他相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。定期組織表彰獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性。

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作者簡(jiǎn)介：石新英（1978— ），大學(xué)學(xué)歷，韶關(guān)市防洪管理中心中級(jí)職稱，主要從事檔案管理研究。