檔案數(shù)字化建設存在問題分析及解決路徑

茅潔婷

（中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽合肥 230088）

0.引言

伴隨著數(shù)字化技術的推廣和應用，檔案數(shù)字化建設是現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的發(fā)展趨勢，為檔案管理工作帶來了新機遇和挑戰(zhàn)。同時檔案數(shù)字化建設面臨的一系列問題，我們應采取積極的應對措施加以解決，為檔案數(shù)字化建設創(chuàng)造良好的條件，提升企業(yè)檔案綜合管理水平，助力企業(yè)的長久發(fā)展。

檔案數(shù)字化包含兩個方面：（1）指通過現(xiàn)代信息技術將紙質的文件材料、圖片、表格等檔案資源通過數(shù)化加工轉化為數(shù)字檔案格式，然后與檔案應用系統(tǒng)相掛接，從而為信息需求者提供檔案信息服務的過程；（2）指檔案應用系統(tǒng)與企業(yè)的其他信息化系統(tǒng)相對接并從中獲取相關數(shù)據(jù)，實現(xiàn)應用系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔和提供利用的過程。

我國加速了檔案信息化建設的腳步，而其中最重要的內容就是檔案數(shù)字化，它能夠保護檔案原件，讓數(shù)字化原件副本代替原件[1]。相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，數(shù)字化建設能夠讓檔案工作者從繁瑣而重復的日常工作中解放出來，提升檔案信息的服務質量，顯著降低傳統(tǒng)手工管理所帶來的失誤，有效地提高檔案歸檔、存儲、管理、利用的效率。當前，檔案數(shù)字化管理在推進過程中還面臨著一系列問題，需要認真加以解決，不斷提高檔案數(shù)字化管理水平。

1.檔案數(shù)字化建設的重要意義

檔案數(shù)字化建設工作具有重要意義，一方面檔案數(shù)字化是檔案工作的發(fā)展方向。電子文件取代紙質文件成為企業(yè)檔案的主體是不可逆的發(fā)展趨勢。企業(yè)必須做好對于檔案工作向數(shù)字化發(fā)展的各項工作和準備；另一方面企業(yè)的發(fā)展離不開檔案數(shù)字化建設的支持。現(xiàn)代企業(yè)隨著信息技術的加持和各種應用系統(tǒng)的不斷上線，走上了高速發(fā)展的道路。如果沒有數(shù)字信息、檔案知識的支持與服務，將很難在數(shù)字經(jīng)濟時代立足。檔案數(shù)字化對于企業(yè)發(fā)展的意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（1）變串行管理為并行管理，有效提升檔案信息服務效率。檔案的數(shù)字化建設改變了原有的串行服務模式：通過數(shù)字化共享把檔案服務由串行變成并行。檔案信息系統(tǒng)可以面向本企業(yè)授權的所有用戶，同時且隨時向需求者提供檔案信息的借閱服務，提高了檔案的服務面和服務效率。

（2）保護原件，降低管理成本。檔案從某種意義上來說是唯一的、不可以再生的資源。一般來說，檔案在提供利用時只提供原件的復印件。但是在制作檔案復印件時，也會對原件造成損害。而進行檔案數(shù)字化時，把所有的檔案原件掃描成電子格式，不但可以及時地為需求者提供利用服務，而且不會由于多次復制對原件造成損傷。

在原件管理過程中，可以將原件掃描成電子文件，運用檔案數(shù)字化管理電子文件，這樣對于原件本身也具有一定的保護作用。檔案信息以多種不同的形式存在，可以強化對檔案信息的保存：萬一“原件”損壞，電子文件可以起到補充的作用，從而達到分散風險的效果。

2.現(xiàn)代企業(yè)在檔案數(shù)字化建設中的痛點

2.1 領導重視不夠

在數(shù)字經(jīng)濟時代，現(xiàn)在企業(yè)依靠現(xiàn)代科技的發(fā)展，都走上了高速發(fā)展的道路。然而很多企業(yè)對檔案工作仍然沒有重視起來，甚至很多企業(yè)沒有設置獨立的檔案管理部門，更不用說上線檔案管理系統(tǒng)和開展檔案數(shù)字化建設。然而隨著數(shù)字經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展對于信息技術和信息服務的依賴越來越重。企業(yè)的管理者并沒有意識到檔案信息對于企業(yè)發(fā)展的重要性，或是管理理念仍然停留在傳統(tǒng)的紙質檔案方面，無法適應現(xiàn)代企業(yè)在信息高速公路上快速發(fā)展的實際需求。

2.2 缺少長遠的規(guī)劃

現(xiàn)代企業(yè)在搞檔案數(shù)字化建設中，大多是從檔案部門的實際需求出發(fā)，而沒有通盤考慮企業(yè)發(fā)展的整體需要。企業(yè)的檔案部門在搞數(shù)字化建設時，受到經(jīng)費的限制和部門管理理念的局限，著重于當下的實際應用，不會從長遠發(fā)展的角度去通盤考慮檔案系統(tǒng)與其他應用系統(tǒng)的對接，以及企業(yè)未來發(fā)展對于數(shù)字化檔案的需求。這樣造成的后果是檔案管理系統(tǒng)雖然建立了，但很難滿足企業(yè)業(yè)務部門對實際檔案信息服務的需求。從長遠來看，企業(yè)當下的檔案數(shù)字化建設也不能滿足企業(yè)在數(shù)字經(jīng)濟時代對于信息服務的高端需求。

2.3 數(shù)字化建設經(jīng)費投入少

企業(yè)的檔案數(shù)字化建設是一個持續(xù)改進的工作，是需要分階段不斷地進行投入、建設和推進的。便現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)對于檔案管理方面的投入相對較少，即使開展了檔案數(shù)字化建設，在這方面的投入相對于其他應用系統(tǒng)還是無法相提并論，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)在數(shù)字經(jīng)濟時代對于信息服務及時、準確和高效的需求。

2.4 做好保密工作是企業(yè)檔案數(shù)字化建設的重點

雖然現(xiàn)在處于和平時代，但是境外敵對勢力對我國的刺探和策反行動始終沒有停止。在進行檔案數(shù)字化建設中，許多企業(yè)是把這項業(yè)務外包給第三方或者檔案事務所開展。在進行檔案業(yè)務外包時，保密工作是重中之重。雖然很多企業(yè)的檔案并不涉及國家秘密，但是作為檔案信息一旦泄露給境外敵對勢力，同樣會給國家和企業(yè)利益造成多方面的損害。所以在開展檔案數(shù)字化建設時，如果把業(yè)務外包給第三方，一定要從各方面做好保密工作，確保檔案信息與實體的絕對安全。

3.針對檔案數(shù)字化建設中存在問題的應對措施

企業(yè)檔案的數(shù)字化建設要圍繞服務企業(yè)整體發(fā)展這個中心來開展。企業(yè)檔案數(shù)字化建設不是企業(yè)檔案部門一個部門的事，也不是信息化一個部門的事，而是關系到企業(yè)所有部門的一個系統(tǒng)建設工程。因為檔案數(shù)字化建設管理的是數(shù)據(jù)，所有的數(shù)據(jù)都產(chǎn)生于企業(yè)的各個部門，企業(yè)的檔案數(shù)字化建設就是要把這些數(shù)據(jù)管理好、利用好，并提供好的服務，為企業(yè)各個部門的發(fā)展和企業(yè)整體的發(fā)展提供最真實、有效和及時的數(shù)據(jù)。而這一切都要通過企業(yè)檔案數(shù)字化建設的不斷推進來實現(xiàn)。所以說企業(yè)的檔案數(shù)字化建設，不能為了數(shù)字化建設而建設，而應站在企業(yè)整體發(fā)展的高度，站在企業(yè)各個業(yè)務部門、數(shù)據(jù)產(chǎn)生部門的角度來規(guī)劃、來建設，構建符合企業(yè)各個部門和企業(yè)整體發(fā)展的檔案數(shù)字化建設模式，從而真正發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用，推動企業(yè)整體持續(xù)、高速發(fā)展。

3.1 自上而下地推進企業(yè)檔案數(shù)字化建設

怎么推進建設企業(yè)的檔案數(shù)字化？這不僅僅是企業(yè)檔案部門的事，也是企業(yè)最高管理者從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的角度來規(guī)劃企業(yè)發(fā)展的重要使命。

首先，企業(yè)的檔案數(shù)字化不是一個孤立的信息化模塊，而是與企業(yè)其他應用系統(tǒng)互聯(lián)互通，通過接口可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的相互傳遞、轉換的模塊，是企業(yè)所有信息的歸集處。所以企業(yè)的檔案數(shù)字化建設要從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的高度來設計規(guī)劃，要與其他應用系統(tǒng)相協(xié)調，預留接口，為今后的升級和對接充分做好準備。

其次，一個企業(yè)的檔案數(shù)字化建設要與本企業(yè)的發(fā)展實際相協(xié)同。也就是說這個企業(yè)發(fā)展在某個階段或者這個企業(yè)的信息化開展到什么程度，就應該有什么樣的檔案數(shù)字化規(guī)模與之相匹配。對一個企業(yè)來說，并不是說這個企業(yè)的檔案數(shù)字化建設推進得越快越好，深度越深越好，而是一定要與這個企業(yè)的發(fā)展相協(xié)調，脫離了這個企業(yè)的發(fā)展實際，搞檔案數(shù)字化建設將會適得其反，成為企業(yè)的負擔。

最后，一定要有具體的企業(yè)檔案數(shù)字化建設實施方案。要把建設的目標、內容，資金、人員等做好統(tǒng)籌規(guī)劃，責任到人，落到實處，并按部就班地開展。因為企業(yè)的檔案數(shù)字化建設必須是自上而下地推動，所以需要企業(yè)的管理者為檔案數(shù)字化建設提供必要的資金和人員配備，從而可以按照既定的實施方案開展檔案數(shù)字化建設的相關工作，把數(shù)字化建設落到實處，并發(fā)揮作用。

3.2 轉變觀念，從管理理念上適應檔案數(shù)字化變革

傳統(tǒng)的檔案工作者所積累的經(jīng)驗大多是以紙質檔案管理為基礎的，面對企業(yè)信息化的不斷深入，各類應用系統(tǒng)的不斷推陳出新，電子文件海量遞增，如果還用傳統(tǒng)的對待紙質檔案的管理手段和理念必然會造成管理上的滯后和混亂。從某種程度上來說，開展企業(yè)檔案數(shù)字化轉型就是對檔案管理者管理理念和手段的轉型：要從管理紙質檔案串行的思路轉變?yōu)槊鎸Ａ侩娮游募⑿泄芾淼乃悸飞蟻怼?/p>

企業(yè)的檔案數(shù)字化建設不僅是把紙質檔案掃描成電子文件提供信息利用服務的一項工作。它是信息時代檔案工作的一次飛躍，是通過信息系統(tǒng)和流程完成以前紙質檔案時代人工完成的各項工作和功能，是通過系統(tǒng)自動實現(xiàn)而非人為干預。隨著企業(yè)各應用系統(tǒng)的不斷上線，現(xiàn)代企業(yè)的檔案大部分都是電子文件，所以企業(yè)的檔案數(shù)字化建設主要面對的是將各應用系統(tǒng)中的電子文件收集、歸檔，然后提供信息利用服務，而非僅僅是對傳統(tǒng)的紙質檔案進行掃描、掛接。也就是說企業(yè)的檔案數(shù)字化建設重點在于對各應用系統(tǒng)中的電子文件的管理，而非存量文件數(shù)字化工作。

3.3 重視檔案數(shù)字化建設中的信息安全保密問題

保密問題是檔案數(shù)字化建設過程中需要特別關注的問題，這是因為相較于傳統(tǒng)的紙質檔案信息傳輸模式而言，信息化處理模式更容易出現(xiàn)信息泄露問題。管控這些風險必須結合單位的實際情況，運用現(xiàn)代信息技術保證檔案數(shù)字化進程在安全保密的控制下進行。檔案數(shù)字化建設的保密措施要從以下4 個方面開展。

（1）制定針對性的保密制度。檔案數(shù)字化建設相對于傳統(tǒng)的檔案管理來說是一個新生事物，必須有與之相匹配的保密制度來保證檔案信息的絕對安全。企業(yè)檔案數(shù)字化建設牽涉到網(wǎng)絡技術、信息技術、數(shù)字化加工、檔案管理等方方面面。針對檔案數(shù)字化建設的制度必須涉及數(shù)字化進程中的各個方面，確保每一步操作都在保密措施的控制下開展，以確保檔案實體與信息的絕對安全。

（2）規(guī)劃合理的保密流程。企業(yè)的檔案數(shù)字化建設有兩個階段，第一階段是數(shù)字化建設的構建階段，第二階段是檔案數(shù)字化持續(xù)實施階段。在檔案數(shù)字化建設的構建階段主要包含網(wǎng)絡的架構和軟件的上線。這就需要根據(jù)信息安全的規(guī)則，購買符合保密要求的軟、硬件，從而從軟、硬件上確保檔案數(shù)字化建設的絕對安全。在檔案數(shù)字化實施階段，主要工作包括對原有傳統(tǒng)紙質檔案的數(shù)字化加工、掃描、掛接、上線和下載利用等，其各環(huán)節(jié)都要制定符合企業(yè)保密措施的流程，通過信息技術的手段和流程審批 來確保檔案信息服務的合規(guī)性。保密流程的設置既要符合保密要求，也要方便企業(yè)檔案利用者的實際需求，要做到既保密安全又方便可行。

（3）加強管控數(shù)字化加工的第三方機構。業(yè)務外包是源于工業(yè)企業(yè)的一種創(chuàng)新經(jīng)營管理方式。它是將一些傳統(tǒng)上由組織內部人員負責的非核心業(yè)務以外加工方式包給專業(yè)、高效的服務提供商，以充分利用組織外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源，從而降低成本、提高效率、增強自身競爭力的一種管理策略[2]。這種“外包”行為正是企業(yè)檔案數(shù)字化建設中容易出現(xiàn)保密漏洞的癥結所在。所以在進行檔案數(shù)字化加工過程中，一定要按照國家的法律、法規(guī)與外包機構簽訂保密協(xié)議，并在數(shù)字化加工現(xiàn)場安排專人值守，做好檔案實物提取、交接、掃描和歸還等各個環(huán)節(jié)的管控工作，嚴格確保檔案實體的絕對安全，同時確保所加工的檔案的信息不外泄。

（4）采取統(tǒng)一檔案數(shù)字化標準建設模式。統(tǒng)一檔案數(shù)字化標準建設模式也是檔案數(shù)字化建設過程中重要環(huán)節(jié)。企業(yè)要充分理解國家頒布的相關技術標準與規(guī)范要求，切實結合本單位檔案管理的實際需要對流程與內容進行優(yōu)化、升級，做好技術規(guī)范的構建，切實滿足檔案管理體系與其他應系統(tǒng)協(xié)同工作的需求，這樣才能夠更好滿足整體建設的目標，推動檔案數(shù)字化建設工作的順利開展。

檔案數(shù)字化建設的標準模式建設包含兩個方面：（1）檔案數(shù)字化應用系統(tǒng)的標準建設。檔案數(shù)字化應用系統(tǒng)的接口應與ERP、PDM、門戶系統(tǒng)等統(tǒng)一，可以從其他應用系統(tǒng)獲取應歸檔的數(shù)據(jù)，并預留標準接口，以便和其他應用系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)間的交互；（2）應該統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)著錄的規(guī)范，通過系統(tǒng)設置和相應檔案制度來規(guī)范檔案工作人員的工作，不同人在不同時間著錄的信息格式統(tǒng)一，方便信息的需求者檢索與利用，同時也方便其他應用系統(tǒng)從中獲取數(shù)據(jù)。

4.結語

每一個企業(yè)的發(fā)展不同、企業(yè)的規(guī)模、生產(chǎn)領域不同，在檔案數(shù)字化建設方面，企業(yè)一定要從本企業(yè)運營與發(fā)展的實際出發(fā)，規(guī)劃好、實施好本企業(yè)的檔案數(shù)字化建設工作。同時，檔案數(shù)字化建設是循序漸進、不斷完善的一項系統(tǒng)工程，它是與企業(yè)各業(yè)務環(huán)節(jié)緊密相關的，不能脫離企業(yè)的業(yè)務工作開展檔案數(shù)字化建設，要把檔案數(shù)字化建設根植于企業(yè)的業(yè)務數(shù)據(jù)之上，為企業(yè)的發(fā)展提供及時、有效、準確、全面的數(shù)據(jù)，保障并助力企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。