醫院信息化與醫院檔案管理探究

孫 宏

（濰坊市中醫院，山東濰坊 261041）

0.引言

眾所周知，醫院的醫療科研活動不僅僅包括手術、藥物等較為直觀的醫療內容，還包括數量巨大的核心文件、院史資料、用戶記錄以及科研數據等。這些數量巨大且種類繁多的文件共同組成了醫院的檔案管理系統，按照傳統的醫院檔案管理模式來說，尤其是在信息化時代尚未到來之前，醫院的檔案管理主要是由紙張的形式進行存儲，由人工進行分類與整理。這樣的檔案管理模式不僅效率低，在資料儲存上面也難免會有所遺漏和缺失，無法保障檔案的質量。而在信息化時代出現后，醫院的檔案管理系統則可以完全實現智能化、便捷化和現代化。

1.運用大數據，實現醫院檔案管理信息化

在大數據時代，醫院能夠用信息數據去代替紙張為醫院的檔案管理服務。按照傳統的醫院檔案管理模式來說，各種各樣的核心文件以及非核心文件等都是通過對紙張進行相應的分類的方式進行儲存，由于醫院本身所具備的生產經營活動十分巨大，導致在其生產經營活動過程中應運而生的文件也隨之增多，這樣一來，醫院便不得不花費更多的儲存空間和人力資源去對醫院的檔案進行管理和分類。而在信息化時代到來后，醫院可以充分運用大數據對檔案管理進行及時且有效的改革，讓醫院的檔案管理與現代化接軌，并緊跟現代化的步伐。

首先，大數據可以幫助醫院快速地收集并整理信息。考慮到醫院每天都有大量的新信息錄入，無論是病護還是醫院內部人員的各種信息和文件等，大數據都能以最為快速且準確的方式對這些信息進行錄入，并確保這些信息在醫院的檔案管理系統中足夠安全。其次，大數據可以幫助醫院快速而準確地調動信息。在醫院的生產經營活動中其文件檔案等并不是一成不變的，而是需要隨時調動甚至有所改變的，尤其是在核對文件的過程中，如果僅僅只是借助人工去完成，那么它所需要花費的時間是很長的。但是大數據的出現能夠徹底改變這種低效率的狀況，在大數據的幫助之下醫院可以通過電腦以及其他電子數據儲存設備快速地調動文件和資料，并對文件或者資料進行相應的修改與核對[1]。最后，大數據還可以幫助醫院檔案管理系統進行相應的整合。由于醫院在收集資料或者文件的過程中，其資料或者文件的種類是多樣且繁瑣的，這樣就會導致醫院的檔案信息較為分散，很難進行一個較為系統的整合。而在大數據的幫助之下，醫院能夠極為迅速地將各種各樣的信息匹配整合在一起，讓檔案管理系統變得更加具有規劃性和統籌性。總而言之，醫院可以借助大數據迅速地收集、調動、整理以及整合文件，并對醫院的檔案管理系統進行一個較為全面的升級，提高醫院檔案管理的效率和質量，并使得醫院檔案管理系統更加現代化，更加信息化。

2.運用云儲存，實現醫院檔案管理信息化

首先，云儲存技術是信息化時代中應運而生的高端信息存儲技術之一，它主要是依托信息網絡技術、現代通訊技術以及各種現代化的電子設備去開展儲存活動的。按照傳統的醫院檔案管理儲存模式來說，主要是通過將各種紙質文件或者紙質資料進行分類以及整理進行存儲的，在紙質文件或者紙質資料分類整理完成后，醫院的檔案管理工作人員一般會將這些種類眾多的檔案分別放在不同的空間之內，或者給它們標上特定的記號，以防止這些檔案或者資料被意外混淆。此外，傳統的醫院檔案管理模式還有一個十分嚴重的弊端，那便是這些紙質檔案的保管期限是十分有限的，在紙質文件被使用或者調動的過程中，出現磨損等狀況是不可避免的，而一旦部分紙質文件出現了磨損，那么它能夠被保存的年限就會大大縮短[2]。尤其是在信息化時代到來之前，醫院大部分的紙質文件都是通過手寫完成的，而手寫的文件其筆跡在長時間的保存后難免會出現字跡模糊不清或者字跡褪色等狀況，再加上紙質檔案本身就具有脆弱性，它對保管的環境和條件有著相當程度的要求，一旦紙質檔案所保管的環境出現潮濕等狀況，也會導致其遭受不可挽回的磨損與殘缺。這樣一來，對于醫院的檔案系統完善狀況來說，將會是十分不利的。而在信息化時代到來后，醫院可以借助云儲存技術對檔案進行相應的存儲，使得檔案所保存的時間得以無限期延長，并以此來確保檔案的完整性。其次，云儲存技術的出現還能為醫院的檔案管理系統提供足夠的安全性和保密性，畢竟對于一些相關的核心文件來說，以信息儲存的方式去保存比紙質的方式去保存要更加具備穩定性，在通過云儲存技術對相關核心文件進行保存后，醫院還可以在云技術端上對其設置一層又一層的密碼，防止核心文件外泄或者被偷盜。最后，云儲存技術還具備將檔案進行相關備份的功能，同一份檔案能夠以不同數量的形式存在，并及時保障檔案不會因電子設備故障而丟失。總而言之，信息化時代出現后，醫院可以充分運用云儲存技術取代傳統的紙質儲存，并節省大量的儲存空間和因檔案儲存而消耗的人力資源[3]。除此之外，利用云儲存技術，醫院不僅能無限期延長檔案的保存時間，還能保障檔案的安全性和穩定性，讓醫院的檔案管理系統處于一個更加完善且封閉的狀態之下。

3.運用網絡通訊，實現醫院檔案管理信息化

信息時代在某種程度上能夠等同于網絡時代，畢竟大量的信息技術都是建立在網絡通訊的基礎上的，一旦失去了網絡通訊技術，那么大量的電子設備與信息技術將會處于無法鏈接或者停用的狀態之中。同時，醫院的檔案管理系統在與現代化進行接軌的同時也將不可避免地需要使用網絡通訊技術，并讓網絡通訊技術服務于醫院檔案管理的方方面面。按照醫院傳統的檔案管理模式來說，也就是在網絡通訊技術尚未出現之前，其檔案管理系統很大程度上是由人工進行各種操作的，這樣的管理方式不僅消耗了大量的時間和資金，也不利于確保檔案管理操作過程中的準確性與種種突發狀況。而在網絡通訊技術出現之后，醫院則可以使用少量的電子設備代替人工去進行相關的檔案管理，在使用相關的電子設備的過程中，醫院不可避免地需要用到網絡通訊技術，該技術的鏈接能夠使得檔案的管理過程更加靈活更加順暢，尤其是在查詢或者調動相關的文件資料時，僅僅只需要很短的時間就能通過網絡通訊技術從電子設備上搜索到醫院所需要的文件[4]。

除此之外，網絡通訊技術還能讓醫院的相關檔案與病人之間的聯系更加緊密，能夠更加及時地歸類病人的信息。一般來說，在網絡通訊技術尚未出現之前，醫院對病人信息的錄入往往是通過手寫的，且由于其信息量繁多的緣故，手寫的各種信息文件也層出不窮，很難在短時間內對其進行分類整理。而借助網絡通訊技術，病人不僅可以通過醫院預約程序去完善自己的個人信息，還能與醫院之間建立起更加密切的信息溝通和更加穩定的信息交流，不僅大大縮短了醫院收集和整理文件的時間，還讓醫院的檔案文件變得更加具有開放性，讓醫院外部的信息交流更加便捷，更加緊密。除去醫院外部的檔案信息交流之外，醫院內部也需要通過網絡通訊技術去建立起檔案溝通和交流的渠道，通過網絡通訊技術，醫院可以對相關工作人員的信息進行整理歸納，讓內部工作人員可以在短時間內進行文件或者資料的收集與整理，以便維護醫院內部檔案管理的秩序，使得醫院的檔案管理系統更加井井有條，能夠更好地服務于整個醫療體系。總而言之，現代網絡通訊技術的出現能夠很好地代替人工去進行相關的醫院檔案管理，并使得相關文件和資料之間的交流更加開放更加流暢，縮短人工檔案管理所耗費的時間，減少人工檔案管理所消耗的資金，加強醫院和病人之間的信息聯系，維護醫院檔案管理的秩序，并使得醫院檔案管理成為支持整個醫療系統進行運作的強有力的一部分。

4.運用水印技術，實現醫院檔案管理信息化

在進行檔案管理的過程中，最為重要的便是保障檔案的安全性和其傳播途徑的可靠性，以免檔案的流失或者公開等行為造成信息混亂，引起不必要的誤會。尤其是對于醫院的檔案管理系統來說，部分文件或者資料的公開是在所難免的，為了保障醫院的名譽，在公開這些文件或者資料的同時，醫院也必須申明出處，以此來防止其被人二次修改。按照傳統的醫院檔案管理模式來說，在對相關文件進行公開以及傳播的過程中，醫院的工作人員往往會通過蓋章的方式對這些文件或者資料的傳播途徑進行申明，以防止這些文件或者資料被有心之人濫用。然而，盡管蓋章的方式具備一定程度上的私密性，但是這種給文件進行申明的方式并不是完全可靠的，也就是說，蓋章的痕跡與相關筆跡的認證是十分容易被模仿的，從醫院傳出去的部分文件或者資料一旦流通到社會上也極有可能存在著被人濫用的風險。因此，在信息時代到來后，醫院可以通過相關的水印技術去取代蓋章或者筆跡的方式給醫院的文件或者檔案進行加密，以保障這些文件與資料的可靠性與權威性。

首先，水印技術的出現能夠保障醫院檔案的不可復制性，畢竟僅僅只憑借蓋章或者筆跡認證的文件在其流通到市面上之后會十分容易地被人復制，甚至被有心之人濫用，而使用了水印技術的文件是不可復制的，在其流通的過程中能夠充分保障文件來源的可靠性。其次，水印技術的出現能夠保障醫院檔案管理的權威性。畢竟在這個信息量巨大且繁雜的時代，許多信息以及文件的傳播都是很難追究其源頭的，而一些錯誤信息的傳播也會給醫院帶來不小的負面影響，尤其是涉及病人信息的相關文件時，對這些檔案使用現代化的水印技術則顯得格外重要。例如，當某病人的相關病例被傳播到網絡上之后，病人會對這些信息的來源進行追究，倘若病人認為自己的信息是從醫院傳播出去的，那么他便可以對該醫院提起上訴，并追究該醫院的法律責任，要求該醫院對他的損失進行賠償。而在醫院使用了現代化的水印技術后，一旦醫院發現病人流傳到網絡上的相關病例信息并沒有添加水印，那么醫院便可以排除該信息是從醫院傳播出去的，以保障醫院檔案管理的權威性和醫院經營生產活動的相關名譽權[5]。最后，水印技術的出現還能夠更好地保障醫院檔案傳播的知識產權性。眾所周知，在醫院生產經營活動的過程中，醫院會接觸到各種各樣的病例，開展各種類型的手術以及藥物治療等。而這些流動的病例決定了醫院治療病人的方式并不是一成不變的，而是根據病人的實際狀況進行創新以及各種各樣的實驗的過程。既然醫院所開展的醫療實驗是不間斷的，那么醫院從實驗中所獲得的各種臨床經驗與醫療理論等也是始終處于一個隨時更新的狀態之中。通過這樣龐大的醫療活動的開展，導致醫院需要對各種各樣的手術以及臨床經驗和醫療理論等進行記錄與總結，并使其形成完成的知識產權資料。從某種程度上來說，這些知識產權資料既是醫院檔案管理的一部分，也是醫院獨特且寶貴的知識財富，在醫院公開這些知識產權資料的過程中，醫院是需要對其進行授權的，而現代水印技術的出現則能夠很好地保障授權途徑的可靠性，保障醫院的知識產權資料不受外界侵犯，并維護醫院檔案管理的合法權益。總而言之，現代水印技術的出現能夠取代傳統的蓋章認證或者筆跡認證，讓醫院檔案的傳播和流通能夠更加具有保障性，能夠維護醫院的名譽權，維護醫院知識產權的合法性。

5.結語

現代信息技術在醫院檔案管理系統中的應用能夠幫助醫院更好地進行檔案整合與檔案歸納，提高醫院檔案管理的質量和效率，保障醫院檔案管理的安全性與穩定性，實現醫院檔案管理系統的全面發展。